약제업무개선사례
서울아산병원 약품관리업무의 ERP system 도입의 적용 사례연구
송영천, 정수원, 한혜원, 이은영, 윤수원, 신혜영 서울아산병원 약제팀
The case study of ERP system application for AMC drug management.
ERP는 Enterprise Resource Planning의 줄인 말로서 통상적으로 "전사적 자원관리"라고 번역한다.
한마디로 ERP system은 회사의 모든 자원을 효과 적으로 계획하고 관리하는 경영 시스템이다. 기업의 목적은 적법한 과정을 통한 이윤 추구에 그 목적을 두고 있으며 기업이 이윤추구를 극대화하고 고객을 만족시키는 등 그러한 목적을 달성하기 위하여 자원 의 구매, 생산, 물류관리, 판매, 경영, 회계, 인사 등 종적, 횡적으로 구성되어 있는 기업의 경영 자원을 최대한 활용하고 효율적인 계획과 관리를 해야 하는 것이 지상 과제로 대두되고 있으며 ERP는 이러한 기업의 목적을 최대한 실현시켜 줄 수 있는 경영 개 념 중 하나라고 볼 수 있다.
특히 기업 전체의 모든 인적 물적 경영자원을 유용 하게 활용한다는 차원에서 구매, 생산, 판매, 물류, 인사, 회계 등의 기업 전반업무 절차를 하나로 통합 하여 하나로 새롭게 재구축 한다는데 그 중요한 의미 가 있으며 기업내의 ERP 정보를 공유하고 신속한 업무 처리를 할 수 있게 한다는 것을 기본 이념으로 하고 있다.
서울아산병원에서는 경영효율 극대화를 목적으로 2003년도 기존 시스템의 현황을 분석하여 문제점을 파악해서 ERP 시스템에 개선 사항을 반영한 뒤 2004년도 1월 ERP을 적용, 가동하기 시작하였다.
그 과정 중 병원업무의 중요 분야 중 하나인 약품관 리, 발주, 재고관리, 청구 등의 약제부서 관련 업무 사항도 ERP 시스템을 적용하여 약제업무의 변화 및 개선을 이루었기에 병원약제부서 업무의 ERP 도입 사례에 대해서 분석하여 분석하여 보고하고자 한다.
ERP 적용의 업무 단계
1) 약제업무 현황분석 (Analysis) : Isuue list 작 성, As is report 작성
2) 요구사항정의서 작성 3) 개선사항 도출
4) CODE 체계 개선 및 통일 5) 업무 설계 (Design)
핵심과제 도출 실시계획서 작성 To be process확정
6) ERP 전산프로그램 구축 (Construction)
7) ERP 적용 8) ERP 안정화
[Key word] ERP, Enterprise Resource Planning, 약무, 약품관리, 시스템, 프로그램
I. ERP 개념
1. ERP의 의미
Enterprise Resource Planning(ERP)는 기업의 목적을 극대화 하기 위해 제한된 자원을 이용하여 효 율적인 일련의 활동을 수행하기 위해 기업전체에서 동원 가능한 모든 인적, 물적 경영자원 등 유용하게 활용한다는 관점에서 기업 활동 과정을 일괄된 체계 로 통합, 재구축하여 구성원간의 정보를 공유하고 신 속하고 정확한 업무처리를 수행 할 수 있도록 도와주 는 자원, 정보관리 시스템으로 작은 의미로는 상기의 업무를 수행하고 기업의 경영상 문제를 실시간 파악 하고 해결을 지원하는 패키지 소프트웨어 프로그램 이라고 할 수 있다.
2. ERP의 역사
ERP는 일련의 발전 과정을 거쳐 계속해서 변화 되 어 온 것으로서 1980년대 초자재 투입을 최적화하기 위한 Material Requirement Planning(MRP : 자 재소요계획)이 탄생되었으며 이를 통해서는 기업의 가동 자원의 비효율적 부분과 낭비요소를 제거 함으 로써 기업의 생산활동의 효율성을 극대화 시킬 수 있 었다. 그러나 MRP는 생산중심의 재고 비용감소에 그 목적을 두고 있었으며 그 뒤를 이어 개발된 Manufacturing Resource Planning (MRP-II)이 개발 되었으며 이는 기존의 MRP의 문제점을 개선하 였으며 원가절감에 그 주목적을 두고 있다.
이후 그 개념과 기능적인 면에서 월등히 개선을 이 루어 기업의 활동을 극대화하기 위해 전사적 경영자 원을 관리하는 측면에서 Enterprise Resource Planning(ERP)라는 이름의 시스템이 탄생하였다.
이는 종래의 것과는 다르게 경영혁신의 관점에서 출 발하였으며 일종의 정보체계의 형태라는 관점에서 시스템은 IT(정보기술, Information Technology) 발전과 불가분의 관계가 있다.
ERP에 관해서는 개념적으로 다음과 같이 정의 하 기도 했다.
APICS(American Production & Inventory Control Society)의 ERP 정의 : An accounting- oriented information system for identifying and planning the enterprise-wide resources needed to take, make, ship, and account for customer orders.
Gartner Group의 ERP 정의 : A set of appli- cations designed to bring business functions into balance and represents the next genera- tion of business systems.
※참고 : 확장 ERP (Extended ERP)
글로벌 경쟁환경에 대응하기 위한 시스템 e-Business를 가능케 하는 ERP
기업간 또는 기업과 고객간 효율적인 관리 를 위한 시스템
3. ERP 구축을 위한 경영 환경의 변화 및 도입의 필요성
과거 70~80년대는 생산자 중심 또는 기업의 내부 지향적 경향이 있었으나 최근 들어 기업은 소비자중 심 나아가 세계화하는 글로벌 마켓을 형성하며 철저 하게 외부 고객 지향적으로 변화 하고 있다. 또한 정 보의 형태가 다량화 또는 분산화 하고 있으며 그에 따라 기업 내부의 통합정보 시스템이 필요하며 나아 가 Web을 기반으로 하는 기업과 기업 간에, 기업과
1 ERP 시스템 구축
2
기업내부의 정보 인프라 구축을 위한 통합정보시스템 구축, 선진 비즈니스 프로세스 도입
3 잘못된 관행 제거, 비부가가치업무 제거, 단순화, 표준화 4 재고비용감소, 납기단축, 정보공유, 매출액 증대 등 5 투명경영 가능
6 글로벌 경쟁체제 적절히 대응 7 경쟁력 강화
8 고객만족과 이윤 극대화 실현 표 1. ERP의 목표
고객간 정보의 통합이 불가피하게 되었다. 그리고 생 산되는 재화나 서비스 의 순환기간이 단축되는 것과 동시에 소비자에 의한 유형, 무형 상품의 고품질화를 요구 받게 되었다. 이에 따라 종래의 경영 관행을 고 수 할 경우 수익률이 감소 하게 되었으며 이를 극복 하기 위해 경쟁력을 강화하고 고객만족과 기업성과 의 극대화를 위해 ERP의 도입이 불가피하게 되었다.
4. ERP 도입의 효과 1) 비용절감
- 물류비용절감 : 배송비용 및 재고비용의 절감 - IT 유지비용 절감 : IT 통합에 따른 인원의 효
율적 배분
- 유사기능 시스템의 통폐합 2) 업무 생산성 향상
- 시스템간, 부문간 중복업무 제거 - 전표 등 증빙서류의 보관체계 개선
- 수작업무 자동화 : 전산 report 활용도 제고 3) 업무표준화
- CODE 표준화 - Report 표준화 4) 고객만족도 증가
- 투명경영정보 제공 : ERP standard process준수 - 사내 통합정보의 실시간 적시 제공
- 정보공유 및 정확성 향상
II. 서울아산병원의 ERP 추진 경과
① RP TFT 구성 : 물류팀, 시설팀, 약제팀, 의공학 팀, 인사팀, 경리팀, 구매부, 간호부, 의료정보 팀, Consultant
② 분석
- Issue list 작성 - A.I report 작성 - 요구사항 정의서 작성 - 기준 CODE 정립 - 업무흐름분석
- ERP 적용범위 확정 (당장 해결 불가능한 사항 은 업무 조율을 통해 개선 한다.)
③ BPR (Business Process Reengineering)
- 핵심과제도출 - BPR 대상 선정 - 개선대책 수립
- 대책심의(실무/조정 위원회) - 실시계획서 작성
- 개선내용 실시 - To-Be process 확정
※ 분석과 BPR이 병행으로 이루어졌다.
④ ERP 시스템 구축
⑤ ERP 시스템 적용 및 안정화단계
1. 약제팀 업무의 정의 및 분석
약제팀 업무의 ERP적용을 위해 가장 기본적인 업 무로 약제팀 업무를 분석하고 현황을 파악하여 해당 업무의 정의와 목적은 무엇이지, 또한 업무의 주체는 누구이고 객체는 누구인지를 파악했으며 기존업무의 문제점을 분석하여 변화 되어야 할 것이 무엇인지 변 화되어야 한다면 어떻게 변화해야 하는 지를 확인하 였다.
약제팀 약품관리와 관련된 업무의 기능을 정의한 사항은 다음과 같았다.
1) 발주업무 1차 발주
매월 초순 이후부터 사용 할 약품에 대해 전달 말에 별도의 약품재고관리 프로그램을 통해 전산으로 발 주량을 산정해서 추출한뒤 추출된 발주내역을 발주 담당약사가 수정하 여 발주서를 Fax로 전송하는 업 무로서 원내에 적정재고를 보유하는데 가장 큰 목적 이 있었다.
이 업무의 문제점은 발주수량의 정확한 예측에 어 려움이 있었으며 발주 행위의 수작업 진행으로 인해 업무의 정확성과 신속성에 지장이 있었다.
약제팀 약무실에서 이루어지는 정기발주 업무 절차 는 다음과 같았다.
수시구매요청
안전재고 이하의 약품을 매일 조회하거나 당일 긴 급 사용약품 등을 파악하여 구매품목과 수량을 결정 한 후 구입요청을 하는 것으로 이 업무의 목적은 재 고과잉보유로 인한 사장재고 방지를 통해 물류비용 을 감소하는데 있으며 응급약품의 적시 공급에 그 목 적 이 있었으며 이 업무 단계의 문제점은 매일 주문 량 산정에 많은 시간이 소요 된다 는 것이고 특히 전 화 주문에 의한 시간 낭비가 많았다는 것이다.
2차 발주
수시 구매요청 된 약품의 전산 입고 수량 및 변동약 가 등을 확인하여 정리해서 일정시 기에 발주서를 출 력하여 전송하는 것을 통해 발주작업을 했으며 이 업 무의 목적은 수시 입고 약품을 정확한 수량과 단가로 발주하는데 있었다.
3차 발주
원내 청구에 의해 업체에서 해당 청구 부서로 직접 납품하여 사용하는 기초수액제, 투석 액 등의 출고된 약품의 배송수량을 확인하여 해당 업체에 발주하는 작업이다.
2) 입고, 출고업무, 기초수액관리 입고
입고작업은 크게 1차 검수와 기술 검수 부문에 해당 하는 2차 검수를 거쳐 정확한 용량, 수량, 유효기간, 보관방법이 준수된 약품을 입고 시킨다 1차 검수는 물류팀에서 이루어 지고 2차 검수 및 입고는 약제팀 약무실의 약품관리실에서 이루어진다. 입고 확정은 약제 팀에서 실시하는 전산입고에 의해 발생 한다.
출고
출고작업은 약제팀 조제부서와 간호부 각병동에서 이루어지며 상당히 많은 량의 수기 작성된 문서 청구서 산정기간 설정 : 약무실
발주 전 작업
전산자동 발주 : 약무실
발주내역 수정, 발주서 출력 : 약무실
가발주서 접수 : 납품업체
수정 후 확정 : 약무실
발주서 출력, 전표작성: 물류팀
가발주
발주확정
및 전산청구서에 의해 청구되어 약품이 불출되었다.
기초수액관리
도매업체 직납품인 기초수액제제군의 문제점은 처
방입력과 청구입력에 의해 이중으로 관 리 되어 입출 고 비교표가 부정확 했으며 출고의 전산화가 안되어 처방 입력의 누락 방지와 정확한 발주 수량 파악이 필요하였다.
3) 기타 업무
병동비품, 응급카트 관리
기존에 각 간호병동의 비품이나 응급카트 약품의 관리는 수작업에 의해 청구된 청구서를 통해 불출되 어 전산 관리가 되지 않아 병동비치 약품의 정확한 파악과 유효기간 관리에 어려움이 많았다.
약품의 코드관리
약품 재고관리 프로그램에서 사용되는 원내의 약품 코드는 처방에서 사용되는 OCS 코드와 동일하게 하 여 물류체계로서 다른 물품과는 다른 code 체계로 관리 되었다. 기존 재고 master의 문제점은 하루에 2회 이상의 수정이 불가능했던 점이었으며 일부 column은 수정이 불가능 했다.
2. BPR (Business Process Reengineering) 및 ERP 시스템구축
업무 분석을 완료 한 이후 ERP TFT 팀 실무자들 은 도출된 핵심과제를 바탕으로 BPR 대상 선정하고 개선대책을 수립하였으며 가장 우선적으로 실시한 업무는 병원전체 ERP 시스템 체계에 맞는 CODE 통합 작업을 실시하였다. 기존의 CODE는 부서별,
물품별로 모두 상이한 형태로 관리 운영되었으며 약 품의 경우 OCS CODE와 같은 CODE를 사용 하였 으며 7자리 문자 및 숫자로 운영되었으나 ERP체계 에서는 머리 글자를 영문자 alphabet 대문자를 비롯 해서 총 8자리로 구성된 공통 코드체계에 따라 단일 한 약품에 단일 CODE로 부여되는 CODE를 체계를 따랐다.
약품 물류코드 체계 변경과 함께 2003년 3월부터 12월까지 설계 및 시스템 구축을 마무리한 후 2004 년 1월부로 ERP 체제의 약품관리 시스템으로 최종 적용하였다.
III. ERP 적용 이후 변화 사항 및 제언
서울아산병원의 경우 ERP 시스템 구축의 병원 차 원의 대목적은 일반관리 업무의 프로세스 개선 및 정
처방량 집계 : 약무실 처방
출고량을 Exel 작성 : 납품업체
처방 vs 출고량 비교 ; 약무실
비교표 사후 비교 : 간호부
출고
비교, 검증
약품명 OCS CODE 재고관리CODE 변경 전 Adalat ADAL30 ADAL30 변경 후 OROS 30 ADAL30 K001023 (ERP)
예) Adalat oros 30
확한 원가 산정과 물류 CODE의 분류체계 개선 및 CODE 통합, 표준화에 있었으며 이러한 것은 약품이 나 자재 관리 부문에만 국한 하는 것이 아니라 인사, 회계, 구매, 자재, 관재, 교육, 예산, 시설, 장비 등을 아우르는 일반관리 전분야의 효율적인 자원관리를 대상으로 한다.
약품관리 부문의 경우 즉 약제팀 관점에서 ERP적 용 후 개선 효과는 다음과 같다.
1. 발주업무에 있어서 가장 큰 변화는 기존에는 1차 발주(정기발주 : 월간소요 예정양의 일괄 발주), 2차 발주(응급 주문분의 정리 발주), 3차 발주(기초 수액 등 직납품 발주) 형태의 발주 패턴이 사라지고 미리 설정된 ERP의 안전재고 관리 시스템에 의해 매일 적량을 적시에 발주 할 수 있게 되었다.
그리고 약품 발주시 기존에는 유선발주에 전면 의 존하던 것을 ERP 서버와 연계되어 있는 Web 시스 템을 기반으로 PC전송이(E mail 혹은 Fax) 가능 해 져서 발주업무 시간이 대략 매일 30분 정도 단축되 었다. 이는 약제팀 약무실에서 매일 오전에 동시 다 발적으로 발생 하는 약품 발주업무를 고려 할 때 의 미 있는 시간의 절약이었다.
2. 입출고 업무와 관련해서는 입고약품의 품목과 수량을 모두 각각 개별 입력하던 것을 ERP 상의 발 주 등록 및 청구 프로그램을 통해 입, 출고 사항을 일 괄 또는 개별 확인하고 수정함으로써 처리하여 오류 및 수정 작업이 감소하였으며 이를 통해 매일 약 30 분 정도의 담당약사의 업무시간 절감을 가져왔다.
3. 서울아산병원에서 직납관리하고 있는 기초수액 및 투석액은 기존에 수작업 청구에 의해 주로 관리 운영되었으나 각 부서에서의 소요되는 원내 모든 수 액을 ERP 상의 수액청구 프로그램을 통해 업체의 공유된 ERP프로그램으로 자동 전송, 집계되어 배송 불출되어 정확한 수량이 검정과 관리가 가능해졌다.
4. 응급카트약품 관리 전산화
기존에 Exel 파일이나 수작업으로 관리되는 각 병 동의 응급카트 약품 관리 업무를 ERP 상에서 전산
구현하여 어느 병동에 어떤 응급 약품이 얼마 만큼의 양으로 운영되고 있는지가 일목 요연하게 파악되게 되었으며 특히 각 병동의 응급카트 약품의 경우 장기 간 미사용 시 방치 되어 유효기간 경과 상태로 보관 하는 경우가 있었으나 유효기간 관리프로 그램이 보 강되어 유효기간 경과 약품을 미리 파악하여 항상 적 정한 응급약품 관리 상태를 유지 할 수 있게 되었다.
5. 청구업무의 경우 기존에는 청구 사용자 입장(각 병동, 각 부서)에서 약품, 자재, 관재 기타의 청구를 모두 다른 프로그램이나 다른 청구 방식으로 하였으 나 ERP 시스템 적용 이후에는 약품을 포함한 모든 물류 청구를 한가지 프로그램으로 전산화 청구가 가 능 해졌고 이로 인해 한번의 전산접속으로 청구업무 가 단순해졌으며 청구 업무시간을 단축 할 수 있었 다.
6. 지급결의
종전에는 1차, 2차, 3차에 걸쳐 월 3회 처리하였던 것을 ERP 적용 후에는 수시로 처리가 가능하게 되 어 특정 시기로 업무가 집중되던 것을 해소 시킬 수 있었고 그로 인해 상대적으로 정확한 업무 수행이 가 능하게 되었다.
IV. 결론
궁극적으로 ERP 시스템을 통해 서울아산병원의 비전과 전략, 중심가치에 합당하게 부합하는 평가지 표를 유지 관리하고 그 지표의 적정성과 객관성을 확 보하여 장기적이고도 상호 만족적인 성과관리를 하 고자 한다. 또한 CEO는 기업의 유한한 자원을 바탕 으로 효과적인 자원 배분을 통해 이를 성과와 연계 시켜 경영의 효율성을 극대화 시키고자 하며 원가와 예산을 연계시킴으로써 정확한 수익 및 비용의 평가 를 통해 균형 잡힌 목표원가관리를 하고자 함에 그 목표를 두고 있다.
그러나 간과하지 말 것은 ERP의 시스템의 도입을 통해 일정부분 업무 편의성이 증가 하는 부분도 있지 만 전산화를 통한 ERP의 도입이 업무를 쉽게 하는 것에 목적을 두고 있지 않는다는 것이다. 분명한 것
은 앞에서 말한 것처럼 기업의 모든 자원을 정확하고 객관적으로 관리하는 것이 ERP의 목적이므로 사용 자들이 기존에 관념적으로 생각 했던 것에 비해 가능 한 정확하고 많은 자료의 입력을 요구하는 ERP 프로 그램에 접근하는 것을 어렵고 부담스럽게 느낄 수 있 다. 그러나 병원계에서 초기에 ERP 시스템를 도입한 병원의 약제 부서원의 입장에서 볼 때 ERP를 도입하 는 것을 단순히 업무를 전산화 하거나 ERP 시스템을 기존 업무 틀의 기준에 정형화 시킨다는 것이 아니라 기존의 업무를 심층적으로, 그리고 제 3자의 시각으
로 분석하고 문제점이라고 생각 했던 부분을 역으로 ERP 체계에 맞추어 개선하는데 큰 효과가 있었다고 본다. 마지막으로 지적하고 싶은 말은 ERP의 성공적 인 운영을 위해서는 해당 기업(병원)의 혁신의 의지 이외에 협력업체와 기타의 제반 여건의 공동 보조 및 병행 발전을 필수 요소로 하고 있으며 잊지 말아야 할 것은 ERP 시스템의 적용은 그 자체가 목적이 아 니며 ERP가 모든 것을 가져다 주는 것이 아니라 ERP는 기업 경영의 한가지 도구라는 것이다.
▲ ERP log in 화면
▲ ERP 초기 화면 및 물류관련 메뉴
▲ 소요량 산정 및 안전재고량 설정 화면
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▲ 정량발주 등록관리
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▲ 창고별 품목별 재고현황
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▲ 병동별 응급카트 유효일자 현황
▲ 병동별 응급카트 유효일자 관리
▲ 병동별 약품-비품관리
▲ 수액청구 화면
▲ 수액청구 출고 등록 화면(공급업체)
참고문헌
1. www.erp21.com : 한국erp협회 2. ERP 혁명 (최병현)
3. www.itmast.com/erp/erp_main.html: ERP 공개자료
4. http://huniv.hongik.ac.kr/~sungho/
ERP_eff.htm
5. http://www.itmast.com/erp/case/
sm_effect.html
6. http://www.sisait.co.kr/199907/
solution/202.htm
7. http://www.b2berp.co.kr/erphome/
page/html/B2B10.aspx
