구체적 절차

5.1. 샘플 입수 가능성

a. 샘플 수집 담당은 예정된 1차 현장(primary site)에서 샘플을 수집할 수 있도 록 모든 노력을 다하여야 함. 생산물을 1차 현장에서 수집할 수 없다는 결정 이 내려진 경우, 샘플 수집 담당은 1차 현장과 비슷한 규모와 장소의 제 2 현장(alternate site)을 선정함. 생산물을 1차 현장이나 제 2 현장에서 모두 구 할 수 없는 경우, 샘플 수집 담당은 새로운 제 2 현장을 선정할 수 있음. 1차 현장이 농산물 중앙 도매 시장인 경우, 제 2 현장은 그 농산물 중앙 도매 시 장과 유사하여야 함.

b. 샘플을 제 2 현장에서 수집한 경우, 샘플 수집 담당은 개별 샘플에 붙어있는 샘플 식별 태그에 1차 (예정된) 현장 코드를 의무적으로 넣어야 함. 또한 샘 플 수집 담당은 전자 혹은 서면 샘플 정보양식(Sample Information Form:

SIF)에 정보를 기재하고 “Comments(보충 설명)" 란에 예정된 샘플 수집을 제 2현장에서 한 이유를 기재하여야 함.

c. 지정된 샘플 수집 날짜 하루 전에 해당 현장을 방문하여 샘플을 수집할 생산 물 입수 가능성에 대해 물어보는 것이 바람직함.

d. "대행 현장(Proxy sites)" (유통 체인 상에 있으며 1차 혹은 제 2현장 에서 생산물을 직접 받는 1차 혹은 제 2현장과 가까운 소매상점)은 다음과 같은 불가피한 상황에서 PDP 샘플 수집 장소로 이용할 수 있음: (1) 샘플을 1차 혹은 제 2 현장에서 구할 수 없는 경우, (2) 생산물을 빠르게 재 수집해야 하는 위급한 상황인 경우 (허용불가 상태로 실험실에 도착하였거나, 샘플이 유실된 경우), (3) 1차 혹은 제 2 현장에서 샘플 수집을 거부한 경우.

e. 대행 현장에서 수집한 샘플은 원래 상자(carton/container)에 든 채여야 하며 소매점의 저장 창고에서 가져온 것이어야 함. 소매점의 진열대에서 샘플을 수집할 수 없음. 단, 샘플 수집 담당이 소매점의 저장 창고로 들어가지 못하 는 경우, 샘플 수집 담당은: (1) 상점 관리자에게 필요한 샘플을 저장실에서 가져오도록 요청하거나, 이것이 불가능한 경우에는, (2) 가공 생산물의 경우 에 한해, 진열대에서 샘플을 가져오도록 함. 오염 위험이 있기 때문에 상점 의 진열대에서는 생물은 샘플을 취할 수 없음. 샘플 수집 담당은 수집한 샘 플의 개별 단위/용기의 로트 번호가 모두 동일하며 샘플에 필요한 정보가 모 두 기재되어 있는 지 확인하여야 함.

f. 샘플 수집을 위해 대행 현장을 이용한 경우, 샘플 수집 담당은 SIF에 다음 정보를 기재하여야 함: (1) (이 정보를 구할 수 있는 경우) 샘플을 취한 생산 물을 대행 현장으로 들여오는 유통 센터, (2) 1차 현장 코드 번호, "P", 대행 현장 명과 주소, (3) 소매점에서 샘플을 수집한 사람 (상점 관리자, 샘플 수집 담당 등).

g. 1차 및 제 2 현장에서 샘플 채취자가 수집 시설에 들어갈 수 없는 경우에 한해 담당자는 샘플을 무작위로 골라 현장에서 샘플러가 고르도록 할 수 있

음. 이 수집법은 예외적인 경우로 하여야 하며 일반적인 수집법으로 사용하 지 않아야 함. 수집 담당은 상기 (f)에서 명시한 것처럼 SIF 상에 이러한 샘 플 수집 방식에 대해 기재하여야 함.

h. 샘플 수집 담당이 도착 시 생산물을 가져갈 수 있도록 사전에 양해를 구한 경우, 수집 담당은 그러한 생산물을 고르는 시점까지 냉장 보관하도록 요청 하여야 함.

5.2. 주 샘플 할당

a. 각 참여 주에 매 월 생산물 별 샘플을 취할 양을 배정함. 이 수치는 USDA 미 농업통계서비스(National Agricultural Statistics Service: NASS) 통계처리 사의 자문 하에 MPO 프로그램 관리 이사가 정함.

b. 매월 할당된 샘플 수는 주의 소비량/인구를 근거로 함. 별도로 지시한 사항 이 있는 경우 이외에는 이 수치는 년 중 매월 일정해야 함.

c. PDP 샘플 수집을 하는 주는 분석을 위해 하나 혹은 그 이상의 주립 혹은 연방 실험실로 샘플을 수송하여야 함. 이러한 할당량에 대한 구체적 정보는 "PDP 샘플 수송 할당 차트(Shipping Assignment Chart)"에 실려있음 (5.7 참조).

5.3. 주 샘플 수집 담당 목록

a. 각 참여 주는 PDP 샘플 수집에 관여하는 담당자 명단을 보유하고 있어야 함. 이 명단에는 다음과 같은 각 샘플 수집 담당의 정보가 들어있어야 함:

- 성명

- 샘플 수집 현장, 도시, 지역 배정

- 샘플 수집 담당의 PDP 전임/시간제 근무 표기

- PDP 샘플 수집 요건을 만족하기 위한 전담 시간. 이 수치에는 샘플 수집, 프로그램 관리, 샘플추적, 서기 의무 등 모든 부분이 포함됨.

b. 필요 시 각 분기 샘플 수집 계획 진행에 맞추어 샘플 수집 담당의 정보나 FTE 변경 사항을 분기 별로 검토함. MPO 제출 시 개정된 목록을 샘플 수집 계획 상에 포함시켜야 함. 개정일자가 목록 상에 표시되어 있어야 함.

5.4. 샘플 수집 현장 마스터 목록

a. PDP 샘플 수집에 참여한 각 주는 모든 PDP 수집 현장을 포함한 전체 마스 터 사이트 목록을 문서화할 의무가 있음.

b. 마스터 사이트 목록에는 다음과 같은 각 샘플 수집 현장에 대한 정보가 들어감:

- 현장 코드

- 지역이나 기타 지리적 구역 (해당 시) - 시설 명 및 우편 주소

- 목록 포함/제외 일자, [신규 및 삭제한 현장 기록에 대한 요건은 5.4 (n) 과 (o)를 참조함].

- 시설 형태 (예, 농산물 중앙 도매 시장, 체인점 유통 센터, 소매/도매 시장 등) - 그 현장에서 구할 수 있는 생산물 종류 (예, 생물/캔류/냉동 과일 및 채소 등). 이 정보는 MPO가 PDP 데이터베이스에 현장을 코드화할 때 사용하 여, 개별 생산물 유형 목록이 출력됨.

- 상대량 정보 (계산법은 5.5 참조)

c. 각 생산물이나 생산물 종류 별 수집 현장 수는 주 마다 달라질 수 있으며, 특정현장을 포함시킬 지 여부에 대한 구체적 지침은 MPO 샘플 수집 관리자 와 NASS 통계사를 통해 사례 별로 구할 수 있음. 주 내부 SOP에서 현장 포함/제외 범주에 대한 기본 기준을 제시하여야 함.

d. 너무 비싸거나 샘플 수집을 위한 접근이 어려운 소규모, 원격지 샘플 수집 현장은 주 샘플 수집 관리자가 주 샘플 수집 현장에서 제외시킬 수 있음. 단, 주 샘플 수집 관리자는 MPO 샘플 수집 관리자나 그 피지명자, NASS 통계 사에게 그러한 변경 사항을 알려야 함.

e. 농산물 중앙 도매 시장[5.4 (f) 참조]을 제외한 모든 종류의 샘플 수집 시설에 대해 주에서 개별 현장 별로 MPO 안내에 따른 고유 숫자 참조 코드를 할당 하여야 함. 이 "현장 코드"는 샘플의 영구 식별 번호로 들어감.

f. 농산물 중앙 도매 시장의 경우, 주는 다음 중 한 가지 방법을 택할 수 있음:

(1) 시장 안에 전체 업체가 들어가 있는 전체 농산물 중앙 도매 시장 명 하에 하나의 현장 코드 할당 (2) 시장 내 각 업체 별로 현장 코드 할당.

g. 무작위 숫자나 알파벳 순서가 아닌 특정 조직적 구조를 기반으로 현장 코드 를 할당한 경우, 이 숫자 체계는 현장 목록에서 쉽게 식별 가능해야 함. 예를 들어, 주에서는 현장을 지리적 지역에 따라 나누고 이에 따라 현장 코드를 배정할 수 있음 (예, 지역 1의 경우 100번 대, 지역 2의 경우 200번 대 등).

h. 변경 사항이 있는 경우 마스터 현장 목록을 변경하여야 함. 현장 변경에 대 한 정보는 MPO 샘플 수집 관리자나 그 피지명인과 NASS 통계전문가에게 모두 알려야 함. NASS는 현장이 삭제되었거나 사용하지 않게 되어 분기 별 선택 과정에서 제외되었다는 사실을 알고 있어야 함. 마찬가지로, 새로운 현 장이 추가되었거나, 기존 현장을 다시 샘플 수집 지역에 넣은 경우, 이런 현 장은 일상적 현장 선택 과정에 들어가야 하므로 MPO 샘플 수집 관리자나 그 피지명인 및 NASS 통계전문가가 가능한 빨리 이를 알려야 함. 주에서 샘플 수집을 위해 자체 마스터 현장 목록에서 현장을 선택한 경우, 변경 통 보는 해당 MPO에만 보고하면 됨.

i. MPO는 PDP 데이터베이스를 업데이트 하여 샘플 수집 현장 변경 사항을 반 영할 책임이 있음. MPO가 주 샘플 수집 관리자에게 갱신된 현장 찾아보기 표를 보내 샘플 수집 담당이 신규 사이트가 추가되면 휴대형/랩탑 컴퓨터의 RDE 전자 SIF 시스템으로 가져올 수 있도록 함.

j. 매년 3월, MPO 샘플 수집 관리자나 그 피지명인은 주 샘플 수집 관리자에게 수집 현장 코드, 각 현장에서 샘플 채취한 생산물 종류 (예, 캔류/냉동/생물 과 일 및 채소류), 상대적 현장 규모 (5.5 참조)가 들어있는 주 마스터 현장 목록 출력본을 보냄. 주 샘플 수집 관리자는 데이터베이스 출력본과 기록을 비교하 여 편차가 있는 경우 이를 탐지하고 개정본을 3월 31일까지 MPO 샘플 수집

관리자나 그 피지명인에게 보낼 책임이 있음. MPO는 RDE 접촉을 하여 필요 시 수정을 하여 정보를 갱신하고 다음 분기에 다운로드 할 수 있도록 함.

k. 현장 코드는 한 번만 할당함. 물리적 장소와 시설이 동일한 경우 (이름만 바 뀐 경우) 현장은 원래의 현장 번호를 그대로 갖음. 이름을 변경하기 전에 수 집한 샘플을 참조할 수 있도록 기존 및 신규 명칭을 마스터 현장 목록에 나 타내야 함.

l. 현장 명은 동일하나 시설의 물리적 위치가 다른 주소로 바뀐 경우, 기존 또는 신규 현장 코드 배정 결정은 사례 별로 NASS와 상의하여 MPO 샘플 수집 관리자가 결정함.

m. 현장이 샘플 수집 장소에서 제외되었다 이후에 다시 샘플 수집이 재개된 경우, 이전과 동일한 현장 번호를 유지함.

n. 마스터 현장 목록 추가 시에는 추가 일자와 함께 이전에 사용한 적이 없던 번호를 사용해야 함. 현장을 추가하는 이유 (예, 단순 발견, 참여 결정 등)를 요약보고 상에 제시하여야 함. 마스터 현장 목록에 장소가 추가된 경우, 각 각의 새로운 장소에 해당하는 상대량 정보(relative volume information)도 함께 제시하여야 함. NASS에 제출 시 개정한 마스터 현장 목록과 연례 수량 정보가 분기별 샘플 수집 계획 상에 포함되어 있어야 함.

o. 삭제된 현장은 마스터 파일 상에는 남아 있어야 하되, 더 이상 샘플 수집 장소가 아니라는 것을 알 수 있도록 한 줄을 긋고 날짜를 기재함. 삭제된 현

o. 삭제된 현장은 마스터 파일 상에는 남아 있어야 하되, 더 이상 샘플 수집 장소가 아니라는 것을 알 수 있도록 한 줄을 긋고 날짜를 기재함. 삭제된 현