12주차. 승낙・거절・회답 메일 3강. 회답 메일
[ 살펴보기 ]
학습내용
• 회답 메일 작성법
학습목표
• 회답 메일이 사용되는 상황 및 작성 시 주의점을 익힐 수 있다.
• 구체적인 예시를 통해 회답 메일 작성법을 익힐 수 있다.
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회답 메일
1) 회답 메일
(1) 회답 메일(回答かいとうメール)이란 무엇인가?
상대방의 문의 또는 의뢰에 대한 답신을 하는 메일
승낙・거절・사과 메일보다는 설명이 주가 됨
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회답 메일
1) 회답 메일
(2) 회답 메일 작성 시 주의점
상대방의 문의 사항에 맞게 답을 해야함 구체적인 답변 사항은 문장 나열보다는 개조식으로 작성
단순 답변에 머무르는 것이 아니라 상품 주문 등 이후의 과정으로 진행될 수 있도록 유도함
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회답 메일
1) 회답 메일
(3) 회답 메일의 종류
在庫状況についての回答 製品に関する照会への回答 取引先の質問への回答
見積もりの回答
商品未着に関する回答
収納品不足についての回答
商品遅延に関する回答(とお詫び)
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회답 메일
2) 회답 메일의 예(거래 조건 문의 회답) (1) 메일 작성의 흐름
거래 조건을 문의해 준 것에 대한 감사를 표시함 문의 사항에 대한 회답을 작성
구체적인 사항은 별도 기재로 문의 순서대로 기재
검토 후에 주문을 부탁함
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회답 메일
2) 회답 메일의 예(거래 조건 문의 회답) (2) 제목
「○○」のご照会について
「○○」の取引条件についてのご照会 商品「○○」に関するご照会の件
「○○」の取引条件
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회답 메일
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회답 메일
2) 회답 메일의 예(거래 조건 문의 회답) (3) 메일 전체 내용
□□□ 株式会社
□□□部 □□□様
いつも大変お世話になっております。
□□□ 株式会社・□□□部長の□□□□です。
この度は弊社の「○○」についてお問い合わ せをいただき、誠にありがとうございます。
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회답 메일
2) 회답 메일의 예(거래 조건 문의 회답) (3) 메일 전체 내용
早速ですが、お取引条件について、下記の通り ご回答申し上げます。
１ 1個あたりの価格：○○○○円
２ 支払方法：毎月２０日締め切り、翌月１０日決算 ３ 発送方法：○○運輸にて。費用は弊社負担
４ 最小ロット数：○○個
何とぞご検討の上、ご用命いただきますよう、
お願い申し上げます。
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회답 메일
❸
❹
❷
❶
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회답 메일
2) 회답 메일의 예(거래 조건 문의 회답) (4) 본문 내용 확인
작성 포인트: 상대방 회사가 자사의 상품에 대해 문의해 준 것에 대한 감사 인사를 함
❶この度は弊社の「○○」について
お問い合わせをいただき、誠にありがとう ございます。(요전에 저희 회사의 ‘○○’에 관해 문의해 주셔서 진심으로 감사드립니다.)
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회답 메일
2) 회답 메일의 예(거래 조건 문의 회답) (4) 본문 내용 확인
❷早速ですが、お取引条件について、下記の 通りご回答申し上げます。(본론으로 들어가서 거래 조건에 관해 다음과 같이 답신 드립니다.)
작성 포인트: 문의한 내용(거래 조건)에 대해 회답함을 작성
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회답 메일
2) 회답 메일의 예(거래 조건 문의 회답) (4) 본문 내용 확인
❸１ １個あたりの価格：○○○○円 (1개 당 가격) ２ 支払方法：毎月２０日締め切り、翌月１０日決算
(지불방법: 매월 20일 마감, 다음 달 10일 결산) ３ 発送方法：○○運輸にて。費用は弊社負担
(발송방법: ○○운수로. 비용은 폐사 부담) ４ 最小ロット数：○○個 (최소 수량)
작성 포인트: 문의 사항에 대한 구체적인 회답 내용을 개조식으로 작성. 문의 내용의 순서에 맞게 작성
最小ロット数: 최소 수량. 「最低ロット数」
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회답 메일
2) 회답 메일의 예(거래 조건 문의 회답) (4) 본문 내용 확인
❹何とぞご検討の上、ご用命いただきますよう、
お願い申し上げます。(아무쪼록 검토하시고 주문해 주시기를 부탁드립니다.)
맺음말 작성 포인트: 검토 후에 주문을 부탁함 用命ようめい: 주문, 분부
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회답 메일
3) 회답 메일에 쓰이는 문구 (1) 답신 드립니다
「〜について回答します」
「～の件につきお答えします」
「〜につきまして、ご回答申し上げます」
「ご返答へんとう申し上げます」
「改めてご返事いたします」
「お問い合わせの件につきましては、
以下の通りです」
「〜の件、メールにてご連絡させて いただきます」
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회답 메일
3) 회답 메일에 쓰이는 문구 (2) 설명 드립니다
「〜の件について、説明いたします」
「〜につき、ご説明申し上げます」
「〜につきまして、事情をご説明させて いただきます」
「〜につきまして、改めてご説明申し上げます」
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회답 메일
3) 회답 메일에 쓰이는 문구 (3) 상황 보고
「〜となっております」
「〜という次第です」
「〜と判明はんめいいたしました」
「〜によるものです」
「〜が生じました」
「〜に至いたった次第です」
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회답 메일 실습
1) 재고 상황 회답 (1) 메일 제목
「○○」の在庫について (‘○○(상품명)’ 재고에 관하여)
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회답 메일 실습
1) 재고 상황 회답 (2) 회답 사항
상품 재고 상황 문의에 감사: 이번에 다음 상품 재고에 관해 문의해 주셔서 진심으로 감사드립니다.
재고 상황 문의 답변: 곧바로 재고를 조사한 결과 귀사의 의뢰대로 다름과 같이 수량, 납기 모두 수배 가능합니다. (별도 기재: 상품명, 수량, 납기)
검토 후 주문 부탁: 잘 검토해 주셔서 주문해 주시기를 부탁드리겠습니다.
맺음말: 우선은 서둘러 재고 상황에 관해 답변 드립니다.
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회답 메일 실습
1) 재고 상황 회답
(3) 회답 사항을 일본어로 하면
이번에 다음 상품 재고에 관해 문의해 주셔서 진심으로 감사드립니다.
▶ このたびは、下記商品の在庫について お問い合わせいただき、誠にありがとう ございます。
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회답 메일 실습
1) 재고 상황 회답
(3) 회답 사항을 일본어로 하면
곧바로 재고를 조사한 결과 귀사의 의뢰대로 다름과 같이 수량, 납기 모두 수배 가능합니다.
조사한 결과(조사했더니) ▶ 調べたところ 수배 ▶ 手配てはい
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회답 메일 실습
1) 재고 상황 회답
(3) 회답 사항을 일본어로 하면
곧바로 재고를 조사한 결과 귀사의 의뢰대로 다름과 같이 수량, 납기 모두 수배 가능합니다.
▶ さっそく在庫を調べたところ、貴社の ご依頼どおり下記の数量、納期とも 手配可能です。
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회답 메일 실습
1) 재고 상황 회답
(3) 회답 사항을 일본어로 하면 상품명: ○○
수량: ○○개
납기: □월 □일 (□)
▶ １ 商品名：○○
２ 数量：○○個
３ 納期：□月□日（□曜）
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회답 메일 실습
1) 재고 상황 회답
(3) 회답 사항을 일본어로 하면
잘 검토해 주셔서 주문해 주시기를 부탁드리겠습니다.
▶ よろしくご検討いただき、ご注文 いただけますようお願いいたします。
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회답 메일 실습
1) 재고 상황 회답
(3) 회답 사항을 일본어로 하면
우선은 서둘러 재고 상황에 관해 답변 드립니다.
▶まずは、取り急ぎ在庫状況に ついてご回答いたします。
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회답 메일 실습
승낙 메일
1
• 의뢰나 신청, 주문 등에 대하여 수락 의사를 전하는 메일
• 신규 거래의 경우 거래가 시작되는 단계이기 때문에 최대한 정중하게 작성함
• 승낙 의사 표시 후 추가로 실무 차원의 논의나 자사의 입장 등에 관하여 작성함
• 승낙 메일의 종류
新規取引の承諾 注文の承諾
注文変更の承諾 価格値上げの承諾 支払い期日の変更の承諾
納期延期の承諾 取引条件の変更の承諾
학습정리
승낙 메일
1
• 승낙 메일에 쓰이는 문구
학습정리
「～の件、承知しょうちいたしました」
「～の件、承諾しょうだくいたしました」
「～の件、了承りょうしょうしました」
「～の件、了解りょうかいいたしました」
「～の件、わかりました」
「～の件、かしこまりました」
승낙 메일
1
• 승낙 메일에 쓰이는 문구
학습정리
「お引き受けいたします」
「お受けすることにいたします」
「受諾じゅだくいたしました」
「喜んで〜させていただきます」
「ご期待に添そうことができれば幸いです」
「お役に立てれば幸いです」
「微力びりょくながら精一杯がんばりたいと思います」
「お力になれれば幸いと存じます」
거절 메일
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• 상대의 의뢰나 요구에 응할 수 없음을 전하는 메일
• 거절의 이유는 명확해야 하며 상대방이 납득할 수 있는 것이어야 함. 대안이 있으면 제시함
• 거절 이후에도 서로의 관계가 지속할 것을 염두에 두고 작성해야 함
• 거절 메일의 종류
(急ぎの)注文への断り 注文取り消しへの断り 見積もりに対する断り 値引きに対する断り 納期延期に対する断り 支払延期に対する断り 提案の断り 資料送付の断り
新規取引依頼への断り
학습정리
거절 메일
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• 거절 메일에 쓰이는 문구
학습정리
「お断り申しあげます」 「お受けいたしかねます」
「(お)引き受けかねます」 「お受けすることはできません」
「お断りせざるを得えない状況です」
「ご要望ようぼうには添そいかねます」
「ご遠慮えんりょ申し上げます」
「ご勘弁かんべんいただきたく思います」
「謹つつしんでご辞退じたいさせていただきたく思います」
「お力になれなくて」
「お役に立てなくて」 ＋ 「申し訳ございません」
「ご協力できなくて」
거절 메일
2
• 거절 메일에 쓰이는 문구
학습정리
「誠に不本意ながら」
「誠に残念ではございますが」
「残念ながら」
「申し訳ございませんが」
「せっかくのお申し出ですが」
「ありがたいお申し越しですが」
「せっかくのお申し出ですが」
「結論から申し上げますと」
「検討させていただいた結果」
회답 메일
3
• 상대방의 문의 또는 의뢰에 대한 답신을 하는 메일.
설명이 주가 됨
• 상대방의 문의 사항에 맞게 답을 해야함
• 구체적인 답변 사항은 개조식으로
• 상품 주문 등 이후의 과정으로 진행될 수 있도록 유도함
• 회답 메일의 종류
在庫状況についての回答 製品に関する照会への回答 取引先の質問への回答 見積もりの回答
商品未着に関する回答 収納品不足についての回答 商品遅延に関する回答(とお詫び)
학습정리
회답 메일
3
• 회답 메일에 쓰이는 문구
학습정리
「〜について回答します」 「～の件につきお答えします」
「〜につきまして、ご回答申し上げます」
「ご返答へんとう申し上げます」 「改めてご返事いたします」
「お問い合わせの件につきましては、以下の通りです」
「〜の件、メールにてご連絡させていただきます」
「〜の件について、説明いたします」
「〜につき、ご説明申し上げます」
「〜につきまして、事情をご説明させていただきます」
「〜につきまして、改めてご説明申し上げます」
회답 메일
3
• 회답 메일에 쓰이는 문구
학습정리
「〜となっております」
「〜という次第です」
「〜と判明はんめいいたしました」
「〜によるものです 」
「〜が生じました 」
「〜に至いたった次第です」
