품질과 환경 세미나

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품질과 환경 세미나

(13주차 강의자료)

2011 가을학기

전공: 국제기술경영전공 담 당 교 수 : 임 상 호

국제문화대학원대학교

본 자료는 도서출판 미래경영기술컨설팅 유영준 저와 도서출판 지영사

2004년 ISO9001학교품질경영시스템에 매뉴얼을 재 구성한 것임.

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H.U 한국대학교

지침서

문 서 번 호 HUI-0401

개 정 번 호 -

파일링 규칙 ^{개 정 일 자} ^-

페 이 지 1/9

* 목 차 *

1. 적용범위 2. 목 적 3. 용어의 정의 4. 책임과 권한

5. 문서분류의 체계 확립 6. 문서보존기간

7. 문서분류의 단계별 세부실시 방법 8. 분서보관, 보존 방법

9. 보존문서의 열람, 대출 및 폐기 10. 관련문서

11. 별 첨

작성부서 기획처 제정일자 2004년 3월10일

구 분 작성 검 토 승 인

직 책 담당

서 명

날 짜 / /

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지침서

개 정 번 호 -

페 이 지 2/9

(4)

개 정 이 력

개정번호 개정위치 개정일자 개정내용

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지침서

개 정 번 호 -

페 이 지 3/9

1. 적용범위

이 규칙은 한국대학교(이하 ‘본교’하고 함)에서 일반행정문서, 시스템문서, 서식 등 각 종 문 서와 대내외의 발송 또는 접수되는 모든 문서 및 기록에 대해 적용한다.

2. 목적

이 규칙은 본교에서 업무를 수행하면서 발생되는 모든 문서, 자료, 기준서, 편람 등의 관리 시스템 정착과 문서의 사물화 방지, 문서의 안전보관 및 보존기준의 명확화로 사무실 공간 의 유효한 활용으로 사무능률 향상을 추구한다.

3. 책임과 권한

가. 파일링 시스템

업무를 수행하면서 발생되는 모든 문서, 자료, 편람 등을 필요에 따라 즉시 이용할 수 있도 록 그 발생에서부터 조직이고 체계적으로 분류, 정리한 후 보관 및 보존의 단계를 거쳐 제 도적으로 폐기시키는 일련의 SYSTEM을 말한다.

나. 보관문서

정보가치가 충분한 것으로 사용빈도가 많으며 사무실 내에서 공동 보유하는 문서를 말한다.

다. 보존문서

정보의 가치는 있지만 활용빈도가 낮은 문서, 즉 전표, 증빙서, 장부 등 내. 외부 감사 에 해 당되는 서류 또는 회사 연혁 상 보존 가치가 있는 문서, 금년도 이전의 모든 완결문서를 말 한다.

라. 문서폐기

보존년한이 경과되어 보존가치가 없는 문서를 일정한 절차에 의해 문서로서 사용할 수 없 도록 하는 것을 말한다.

4. 시스템 절차

가. 각 총무처장은 파일링 시스템 구축을 위한 체계수립 유지, 규칙의 개정 및 교육 등 문 서 파일링 시스템과 관련하여 총괄 관리하여야 할 책임과 권한이 있다.

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1) 전교직원에 대한 문서관리의 문제의식 함양과 관리방식의 철저화

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2) 신입교직원 및 부서별 문서담당자에게 교육실시 3) 각 부서 파일링 담당자에 대한 지원 및 통제대책 강구

4) 각 부서 단위의 보관 및 보존문서 파일링 관리방식의 점검 및 지도, 권고 5) 각 부서에서 작성된 파일 기준표의 종합조정

6) 보존기간 경과문서의 폐기

나. 해당부서장 및 학과장은 문서관리책임자로서 문서담당자를 지정하고 문서보존년한의 재검 토 파일교체의 실시감독 등 문서 화일링 작업을 실시할 책임과 권한이 있다.

1) 부서원 및 조교의 문서자료관리에 대한 의식고취 2) 부서내 보관, 보존문서 자료관리의 철저

3) 주관부서와의 제휴, 협력

4) 각 팀에서 작성된 파일 기준표의 종합조정 5) 보존문서를 지정된 장소에 보존

6) 보존기간 경과문서의 폐기 5. 문서분류와 체계 확립

가. 문서분류의 대상

당사에서 발생되는 모든 정보자료 즉 일반 및 학사행정문서, 전표류, 장부, 편람, 카 다로 그, 전산출력 DATA , 각종자료(기술자료 포함)등을 분류 대상으로 한다.

나. 문서분류 원칙

1) 부서내의 고유업무 단위별로 분류하여 담당자 또는 조직이 변경되어도 일관성과 계속 성이 있는 명칭을 사용하여야 한다.

2) 분류 항목들 간에 개념의 한계가 명확하여 중복 분류가 없어야 하며 구체적이고 객관 성이 있는 명칭을 사용하여야 한다.

3) 유사한 항목들을 모아서 GROUPING하되 업무의 진행순으로 분류하여 사용이 용 이하 도록 한다.

다. 분류체계

단위 조직별(부서별, 팀별)기능분류 방법으로 각 부서별, 팀별 업무분장을 통한 교유 업무 를 중심으로 분류한다.

1) 문서분류 번호 부여 방법

□ - □ - □

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대분류 중분류 소분류

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1차분류 (대 분류)

2차분류 (중 분류)

3차분류 (소 분류)

-각 부서명을 기준으로 분류 -부서 고유 업무의 대표성 분류

-1차 분류를 팀별 업무로 세 분화하여 주요업무 중심 분

류

-2차 분류를 세분화하여 업무 수행시 필요한 서식위주로

분류

2) 전체부서의 문서분류 기호 표시는 표준문서 분류 체계표(별첨1)에 따른다.

6. 문서 보존기간

가. 보존기간 선정 순서

아래 순서에 의거보존기산을 해당 부서장이 분석 검토한다.

1) 문서별로 보존기간을 작성한다.

2) 업무 담당자가 작성한 보존기간을 해당 부서장이 검토한다.

3)매년 2월에 문서보존기간 설정 및 개정작업을 주관부서가 종합 조정하고 관련 위 원회의 심의를 거친다.

나. 보존기간 설정기준

1) 교육법, 관련 법규, 세법, 노동법 등 법률상의 보존기간을 우선적으로 따른다.

2) 보존기간 설정시 동일문서의 원본과 부본은 주관부서와 비 주관부서에 따라 달라 질 수 있으며 본교에서의보존기간은 본 지침서의 표준문서분류체계표에 따른다.

3) 보존기간 기준(예시) 가) 영구보존 문서

영구보존문서는 영구히 보존할 필요가 있는 다음 항목들의 문서로서, 원본을 보관한 다.

(1) 본교 설립관련 중요정책 문서 (2) 정관, 학칙 및 규정문서

(3) 중요 계약문서 및 재산 관련문서 (4) 중요 인허가 문서

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(5) 중요 인사관련서류, 학적부, 학위수여대장 및 명예학위 관련 문서 (6) 본교의 역사적 가치가 있는 중요문서

(7) 기타 법규 요구사항 및 학교존속을 위해 필요한 중요 근거 문서 등

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나) 준영구(20년) 보존 문서

영구보존은 필요 없으나 문서의 성질에 따라 10년을 초과하는 기간을 정하여 보존 해야할 필요가 있는 경우이며 본교에서는 20년을 보존기간으로 설정한 다.

(1) 영구보존대상 이외의 중요정책 및 기획문서 (2) 일반 지침서 등의 세칙, 내규, 편람 문서 (3) 감독관청의 법령 해석 및 지시에 관한 문서

(4) 관리 및 활용기간이 10년이 초과할 것으로 예상되는 비치카드, 대장, 도면 등의 문서

(5) 이사회 의사록 (6) 중요누적통계 자료 (7) 중요 지침 및 방침문서 다) 10년 보존문서

일반정책기획 및 제도에 관한 계획, 조사, 통계, 지침 및 보고문서로서 6년이상 10년 이하의 기간동안 보존할 가치가 있는 문서

(1) 중장기 경영정책 및 사업(업무)계획/실적서 (2) 주요 예산, 결산 및 회계 관련 문서 (3) 관공서 제출(보고)서

(4) 만기해약 된 계약문서

(5) 영구 보존가치가 없는 계약서

(6) 대내. 외 왕복문서 중 중요문서 사업의 중요방침 결재서류 (7) 법령에서 보존기간을 10년으로 지정한 문서

(8) 중요제도 개선에 관한 조사, 연구, 보고의 기본문서 (9) 주요경리, 회계 및 자금관련 문서

(10) 감독기관의 감사관련 문서

(11) 기타 업무수행과 관련 근거를 확보하기 위하여 보존할 문서, 기록, 자료 등

라) 5년 보존문서

(1) 일반 증빙관계 경리, 회계 및 자금관련문서

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(2) 단기 업무계획 및 학사에 관한 기본문서

(3) 내부심사, 시정조치, 경영검토, 지속적 개선활동 관련 문서 마) 3년 보존문서

(1) 각종 대외왕복문서

(2) 각종 검사(검수) 및 점검 기록

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(3) 각종 증명발급관계 문서 바) 1년 보존문서

(1) 일일명령 및 기록, 하급승인권자에 의해 처리된 단순업무 (2) 대외 사소한 문서 및 빈번히 발생되는 문서

(3) 부서 간 업무협조에 관련 문서

4) 각 부서장은 문서의 내용과 필요성을 검토하여 보존기간을 연장 또는 단축할 필요 가 있 는 문서에 대하여는 관련부서 및 주관부서와 협의하여 그 보존기관을 연장 또는 단축 조정할 수 있다.

7. 문서분류의 단계별 세부실시 방법

가. 불필요 문서 폐기

사무실, 연구실 내의 각종 캐비넷, 책상서랍 내. 외 서고에서 불필요한 문서, 잡지, 정 기간행 물, 도서 등을 폐기한다.

나. 대, 중, 소분류 실시

1) 사무실 내(각종 캐비넷, 책상 등)의 모든 서류 및 자료를 완전히 개방한 다음 문서 분류 표상의 대, 중, 소분류별로 기존 파일별로 분류한다.

2) 분류 시 중분류 사이에서 문서량이 늘어나면 파일을 추가로 사용한다.

다. 상세분류

상세분류란 대분류 및 중, 소분류별로 그룹단위로 된 문서를 기능별로 세분화하여 보 관문서, 보존문서, 폐기문서, 진행문서로 구분 정리하는 단계를 말한다.

1) 보관문서 정리법

가) 원칙적으로 보관문서는 문서 발생 년도로 한다.

(1) 보존문서라도 활용빈도가 높은 것(4년/ 년 이상 사용)은 문서의 양을 고려 하여 사 무실에 비치된 문서보관 캐비넷에 병행 또는 별도 보존 책장에 보 관 할 수 있다.

(2) 당해연도 발행문서라도 활용빈도가 낮은 것은 보존 또는 책장에 보관할 수

(10)

있다.

나) 각 업무 담당별로 대, 중, 소 분류 기준으로 문서보관(보존)상자(별첨2,3)에 문 서를 상세하게 분류하여 새로 FILE을 만들어 나간다.

다) 한 개 FILE에는 항상 문서 발생 년도를 기입한다.

라) FILE에 편철은 상철을 원칙으로 하되, 상철시 기록이 보이지 않을 때는 좌철한 다.

마) 문서의 크기는 A4 기준이며 사이즈가 맞지 않을 시는 A4크기로 접어서 편철 한다.

바) 1개의 FILE내에 문서량이 늘어날 경우에는 소분류 다음에“(2)”라고 표기를 한

다 .

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사) FILE의 제목 및 관련항목의 기재는 FILE기재방법(별첨 4)에 따라 작성한다.

2) 보존문서 정리법

가) 상세 분류실시 중 보존가치가 있는 문서만 선별한다.

나) 문서분류 표상의 분류기준에 따라 대분류, 중 분류, 단위까지 연도별로 구분정 리 한 다.(단, 현 문서 분류체계는 반드시 따른다.)

다) 중 분류 단위에서 보존 파일이 소량 발생할 경우는 대분류별, 폐기 년도로 취 합하여 정리한다.

라) 당해연도 발생문서라고 활용빈도가 낮은 것은 보존문서로 할 수 있다.

마) 보존문서는 원본을 위주로 한다.

3) 폐기문서 정리법

원칙: 미래 지향적 보다는 과거 지향적으로 폐기한다. “언젠가는 보겠지” 하면서 지금까 지 한번도 본적이 없는 문서는 과감하게 폐기한다.

가) 폐기의 CHECK POINT

(1) 활용이 되지 않는 자료나 문서의 유무

(2) 목적이나 업무와의 관련이 분명하지 않는 자료의 유무

(3) 전혀 필요치 않는 자료와 이용도가 낮은 자료의 계속 보관 여부 (4) 종래의 습관으로 형식적으로 보관하는 자료 여부

(5) 동일 또는 유사한 자료가 중복 보관 여부 나) 폐기대상문서

(1) 불필요한 MEMO, 정서 필의 초안문서, 오래된 연하장, 문하장 등 (2) 개정 후 변경전의 통보사항

(3) 각종 COPY 문서, 각 팀의 중복 보관문서 내용이 경미한 문서 (4) 계약만기가 끝난 문서

(11)

(5) 참고 정도로 보내온 보고서, 통지, 일보, 속보 등 (6) 기타 불필요한 각종 자료 등

(7) 보존 기간이 경과한 문서 다) 폐기장소 및 방법

각 팀에서는 폐기문서를 일정한 장소에서 일관 처리한다.

4) 진행문서 정리방법

가) 보관, 보존문서도 진행문서가 될 수 있으나, 참고자료 형식으로 개인이 보관하 는 문 서는 진행문서가 아니다. (참고자료는 공동보관 또는 폐기한다.)

나) 진행문서도 HOLDER에 정리하여 HOLDER 진행 중임을 명시한 후 정리한다.

라. 특수 자료의 관리

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도서, 전산화일, 기술자료 등의 특수 자료는 문서관리규정(HUP-0402)에 따라 집중 관리

하며, 부서 단위로 눈으로 볼수 있도록 세워서 관리한다.

마. 점검실시

상세분류 작업이 완료되면 부서장은 점검을 실시한다.

8. 문서보관, 보존방법

가. 각 문서보관 캐비넷 등은 정, 부책임자를 지정 엄격히 관리되어야 한다.

나. 문서보관 책장은 각 부서의 문서별로 책장표기 방법(별첨5)에 따라 관리,유지한다.

9. 보존문서의 열람, 대출 및 폐기

문서관리 규정(HUP-0401) 및 기록관리 규정(HUP-0402)에 따른다.

10. 관련문서

1) 문서관리 규정 (HUP-0401) 2) 기록관리 규정 (HUP-0402)

11. 별첨

1) 표준문서 분류 체계표

(12)

2) 문서보관 상자 3) 문서보존 상자 4) FILE 기재 방법 5) 책장표기 방법

(별첨1)

표준문서 분류 체계표

(13)

대분류 중분류 소분류 보존

기호 분류명 기호 분류명 기호 분류명 년한

A 기획

A 기획업무 일반 10년

B 학과 구조조정 관련철 10년

C 제위원회 관리 10년

D 국제교류 관련철 10년

E 고객만족평가 보고서철 5년

F 고객조사 설문지철 1년

B

시스템 문서

A 시스템문서 제, 개정의회서 10년

B 시스템 문서등록 대장 영구

C 서식관리대장 영구

C 방침관리

A 주간업무계획서 3년

B 월간 업무보고서 5년

C 반기 방침관리 실적서 5년

D 년간 업무 계획서 5년

E 년간 업무실적서 5년

D

D 경영검토

A 경영검토보고서 5년

B 회의록 5년

C D E

E 내부심사

A 년도내부심사계획서 5년

B 심사실시계획서 5년

C 심사체크리스트 5년

D 심사보고서 5년

E 인증기관 심사 관련철 10년

F 내부심사원 등록대장 5년

G 매부심사원 이력관리 5년

H

F 시정조치

A 부적합 통보서 5년

B 부적합통보서관리대장 5년

(14)

대분류 중분류 소분류 보존 년한

기호 분류명 기호 분류명 기호 분류명

A 기획 G 제안활동

A 제안서 5년

B 제안관리대장 5년

C 제안실시명령서 5년

D 제안실시보고서 5년

B 사무

A 총무

A 시설물관리대장 10년

B 시설보수의뢰서 3년

C 경비일지 3년

D 물품관리카드 10년

E 기기 및 비품설치대장 10년

F 비품관리카드 10년

G 반출증 3년

H 소모품수불대장 3년

I 불용품처분신청서 3년

J 비품손망실보고서 3년

K 사고경위서 3년

L 수변전일지 3년

M 유지보수일지 3년

B 일반문서

관리

A 문서접수대장 3년

B 문서색인목록 3년

C 문서발송대장 3년

D 보존문서기록대장 3년

E 보존문서이관서 3년

F 대외발송공문서 3년

C 구매

A 물품구입요구서 3년

B 실습기기구입요구서 3년

C 구매규격서 영구

D 견적서 3년

E 물품구매표준계약서 10년

F 공사표준계약서 10년

물품검사보고서 3년

기술용역검사조서 10년

입찰관리대장 5년

공급자등록대장 5년

공급자평가서 5년

(15)

(16)

B 사무 D 직원인사

A 서약서 3년

B 근태통보서 3년

C 휴가원 3년

D 출장신청서 3년

E 출장복명서 3년

F 근무기술서 3년

G 경력평정표 3년

H 승진후보자명부 3년

직원임용구비서류철 영구

C

예산

A 예산

A 예산결산보고서 10년

B 부처별 예산계획서 10년

C 월 예산집행계획서 3년

D B 급여

A 퇴직급여청구서 10년

B 퇴직금 카드 10년

C 급여지급관리대장 5년

D 교무

A 학사

A 재입학신청서 3

B 군입대휴학원 10

C 일반복학원 3

D 군제대복학원 3

E 출석부 5

F 성적정정원 5

G 재학증명서 3

H 재적증명서 3

I 수료증명서 3

J 졸업증명서 3

K 성적증명서 3

L 일반휴학신청서 10

M 학적부 기재사항 정정원 10

N 학적부 영구

O 학위수여증명서 영구

B 교육

A 학과교육과정표 5년

B 교수별 강의 시간표 5년

C 학과별 강의시간표 5년

D 강의 계획서 5년

(17)

대분류 중분류 소분류 보존

기호 분류명 기호 분류명 기호 분류명 년한

D 교무 C 교원인사

A 교수채용평가표 10년

B 교수임용구비서류 영구

시간강사 추천서 5년

외래교수(겸임,초빙) 채용평가표 10년

교원재임용 심사평정표 10년

조교 재임용 심사 평정표 10년

E 학생

A 학생활동

A 포상대장 10년

B 징계대장 10년

C 학생징계심의요구서 5년

D 징계심의결과서 5년

E 진술서 5년

B 장학제도

A 장학생지원서 3년

B 근로장학생신청서 3년

C 근로장학생근무확인서 3년

C 인재개발

A 취업홍보계획서 5년

B 취업홍보보고서 3년

C 취업추천의뢰서 3년

E 입학관리

A 홍보

A 홍보업무일반 5년

B 홍보계획서 5년

C 언론기관별 광고철 5년

B 입학관리

A 입학전형계획서 10년

B 입학지원서 10년

C 입학자 관련 통제 10년

D 학교별 지원통계 10년

(18)

G 산학협력

A 산학협력

A 산학협동체결신청서 10년

B 산학협동협의회 회의록 10년

C 산학협동 협약서 10년

B 특성화사업

A 교육부 특성화 사업철 10년

B 중소기업청 사업철 10년

C 주문식 교육 특성화 철 10년

E 연구소

A 학술진흥재단 사업철 10년

(19)

(별첨2)

문서보관상자

대 분 류

① ②

중 분 류

③ ④

소분류

기호

분류명

⑤ ⑥

책장 NO

⑦

단 NO

⑧

열 NO

⑨

⑩

각 항목별 표기내용

1) 표준문서분류표에 의한 대부류 기호 기재

2) 표준문서분류표에 의한 대분류명 기 재

3) 표준문서분류표에 의한 중분류 기호 기재

4) 표준문서분류표에 의한 중분류 기재 5) 표준문서분류표에 의한 소분류 기호 기재

6) 표준문서분류표에 의한 소분류 기재 7) 각부서에서 관리되고 있는 책장 NO 기재

8) 각부서에서 관리되고 있는 책장 단 NO 기재

9) 각 부서에서 관리되고 있는 문서보관 상 자의 열 NO 기재

10) 부서명 기재

(20)

(별첨3)

문서보존상자

대 분 류

① ②

중 분 류

③ ④

소분류

기호

분류명

⑤ ⑥

⑦

⑧

⑨

(21)

각 항목별 표기내용

1) 표준문서분류표에 의한 대부류 기호 기재

2) 표준문서분류표에 의한 대분류명 기 재

3) 표준문서분류표에 의한 중분류 기호 기재

4) 표준문서분류표에 의한 중분류 기재 5) 표준문서분류표에 의한 소분류 기호 기재

6) 표준문서분류표에 의한 소분류 기재 7) 보존년한 표기

8) 보존만기 표기 9) 부서명 기재

(별첨4)

FILE 기재 방법

(22)

관리번호

①

생산년도

②

보존기간

③

분류번호

④

제목

⑤

부서명

⑥

제목 분류 번호

④

⑤

^생산_연도

⑤

보존 기간

③

⑦

⑧

1) 관리번호 : 책장의 관리NO, 관리NO, 단 NO, 열NO를 기록

2) 생산년도 : FILE작성 연도표기 3) 보존기간 : 기록에 의한 보존기간

4) 분류번호 : 표준문서분류체계표에 의한 분 류번호 기재

5) 제 목 : FILE명 6) 부서명

7) 해당년도 표기(진행 문서의 경우 진행중 임 표기)

8) 부서명

(23)

(별첨5)

책장표기 방법

1) 관리책임자 표기

관 리 책임자

정 부

2) 관리 부서명

3) 책장 NO

책 장

NO 기획 - 01

2 3

1

(24)

(25)

내부심사 점검표

^결재

작성 검토 승인

작 성 자 발생건수

심사일자 페 이 지 1/7

번호 점 검 사 항 관련문서 수행상태 기록

4.1

- 프로세스의 효과적이고 효율적인 관리를 위하여 프로세스 접근방법을 활용하고 있는가?

4.2 4.2.1

- 프로세스의 효과적이고 효율적인 운영을 위 하여 품질 방침 및 품질목표를 수립하여 실 행하고 있는가?

4.2.2

- 프로세스의 효과적이고 효율적인 운영을 위 하여 품질 매뉴얼 및 절차를 수립하여 실행 하고 있는가?

4.2.3 - 프로세스의 효과적이고 효율적인 운영을 위 하여 문서관리를 수립하여 실행하고 있는가?

4.2.4

- 기록은 읽기 쉽고, 식별, 보관, 보호, 검색, 보유기간 및 처분에 필요한 관리를 하고 있 는가?

5.1

- 총장은 학교품질경영시스템의 개발, 실행 및 효과성을 지속적으로 개선하기 위한 실행 의 지를 제시하고 있는가?

5.2 - 고객을 파악하고 유형별(지역별, 학교별, 성별, 점수별 등)로 파악하여 관리하고 있는가?

- 고객의 요구 및 기대를 정기적으로 파악하여 관리하고 있는가?

- 인식, 업무만족, 능력과 지식의 개발을 위한 인원의 요구를 파악하고 있는가?

- 품질목표 또는 경영목표를 수립할 때 기타 이해관계자의 요구 및 기대를 파악하고 있는가?

- 법적 및 규제 요구사항이 고려되어 품질목표 또는 경영목표를 수립하였는가?

결과범 례 : 만족 : O 보통(권고사항) : △ 불만족(지적) : X 해당없음 : NA

(26)

내부심사 점검표

^결재

5.3 - 품질방침이 고객과 기타 이해관계자의 요구 및 기대가 이해됨을 보장하고 있는가?

- 품질방침이 가시적이고 기대할 만한 개선을 이끌어 낼 수 있는가?

5.4 5.4.1

- 품질방침을 측정 가능한 품질목표(경영목표) 로 수립하였는가?

- 목표가 각 조직 단계에서 달성을 위한 기여를 보증할수 있도록 전개되고 있는가?

5.4.2 - 목표를 수행하기 위해 요구되는 자원의 능력을 보장하고 있는가?

5.5 5.5.1

- 조직의 책임과 권한 사항이 수립되고 조직내의 인원에게 전달되고 있는가?

5.5.2

- 총장은 학교품질경영시스템의 수립, 실행, 유지, 성과 및 개선을 위한 경영대리인을 선임하였는가?

5.5.3

- 조직의 성과 개선에 기여하는 요구사항, 목표 및 성취가 조직 내의 인원에게 전달되고 있는가?

5.6 5.6.1

- 총장은 학교품질경영시스템의 지속적인 적합성, 충족성 및 효과성을 보장하기 위하여 주기적으로 학교품질경영시스템을 검토하고 있는가?

5.6.2

- 경영검토 입력사항은 심사결과, 고객피드백, 프로세스성과 및 학사행정서비스적합성, 예방조치 및 시정조치, 이전 검토에 대한 후속조치, 경영환경변경 및 개선을 위한 제안 등이 포함되어 있는가?

결과범례 : 만족 : O 보통(권고사항) : △ 불만족(지적) : X 해당없음 : NA

(27)

내부심사 점검표

^결재

5.6.3

- 검토결과는 학교품질경영시스템의 효과성 및 그 프로세스의 효과성 개선, 고객요구사항과 관련된 학사행정서비스개선 및 자원의 필요성 등이 포함되어 있는가?

6 6.1

- 자원을 적새에 활용하기 위하여 필요한 자원을 결정하고 확보하였는가?

6.2 6.2.1

- 학사행정서비스 품질에 영향을 미치는 업무를 수행하는 인원은 교육훈련을 받았는가?

6.2.2 - 총장은 조직내 인원의 능력이 현재와 미래의 요구에 충족하고 있는지 보장하는가?

- 조직은 학력, 교육훈련, 숙련도 및 경험에 대한 적절한 기록을 유지 관리하고 있는가?

6.3 - 총장은 기반구조가 조직 목표의 달성에 적절한지를 보장하고 있는가?

- 총장은 기반구조에 환경문제가 연계됨을 관리하고 있는가?

6.4

- 학사행정서비스의 요구사항에 대한 적합성을 달성하기 위해 필요한 업무 환경을 결정하고 관리하는가?

7 7.1

- 총장은 학사행정서비스 실현의 효과적이고 효율적인 운영을 보장하기 위하여 프로세스 접근 방법을 어떻게 적용하고 프로세스와 관련되는 프로세스 네트워크를 어떻게 지원하고 있는가?

7.2 7.2.1

- 학교조직은 학사행정서비스에 관련된 고객관련 프로세스 요구사항을 결정하여야 한다.

(28)

내부심사 점검표

^결재

7.2.2 - 학교조직은 학사행정서비스에 관련된 고객관련 프로세스 요구사항을 검토하였는가?

7.2.3

- 조직은 학사행정서비스 정보, 문의, 접수 또는 요구사항의 취급 및 고객불평을 포함한 고객피드백을 어떻게 정하고 있는가?

7.3 7.3.1

- 학교조직은 학사행정서비스에 대한 설계 및 개발계획을 수립하여 관리하고 있는가?

7.3.2

- 학사행정서비스 요구사항에 관련된 설계 및 개발 입력을 결정하고 기록을 유지하고 있는가?

7.3.3

- 설계 및 개발 출력은 설계 및 개발 입력에 대하여 검증이 가능한 형태로 제공되고 배포 전에 승인되어 있는가?

7.3.4

- 설계 및 개발에 대한 체계적인 검토는 계획된 결정사항에 따라 설계 및 개발검토를 하였는가?

7.3.5

- 설계 및 개발출력이 설계 및 개발입력 요구사항을 충족시켰다는 것을 보장하기 위하여 설계 및 개발 검증을 실시하였는가?

7.3.6 - 총장은 기반구조에 환경문제가 연계됨을 관리하고 있는가?

7.3.7

- 학사행정서비스의 요구사항에 대한 적합성을 달성하기 위해 필요한 업무 환경을 결정하고 관리하는가?

- 총장은 학사행정서비스 실현의 효과적이고 효율적인 운영을 보장하기 위하여 프로세스 접근 방법을 어떻게 적용하고 프로세스와 관련되는 프로세스 네트워크를 어떻게 지원하고 있는가?

(29)

(30)

내부심사 점검표

^결재

7.4 7.4.1

- 학교조직은 학사행정서비스에 관련된 고객관련 프로세스 요구사항을 결정하여야 한다.

- 학교조직은 물품, 서비스를 공급할 수 있는 능력을 근거로 공급자를 평가, 선정하고 있는가?

- 학교조직은 공급자에 대한 선정, 평가 및 재평가 기준을 수립하고 이러한 기록은 유지관리하고 있는가?

7.4.2

- 구매할 제품 및 서비스에 대하여 구매 정보를 포함하여 공급자에게 통보하고 있는가?

7.4.3 - 구매한 제품 및 서비스의 구매 요구 조건을 충족시키고 있는가?

- 학교조직 또는 조직의 고객이 공급자 현장에서 검증을 수행하고자 할 때 이러한 사항을 구매정보에 명시하였는가?

7.5 7.5.1

- 학교조직은 학사행정서비스 제공을 위하여 서비스의 특성이 기술된 정보의 가용성, 업무지침의 가용성, 적절한 장비의 사용, 모니터링 및 측정장치의 가용성 및 사용, 모니터링 및 측정 평가의 실행 및 추수지도 활동의 실행에 대한 계획을 수립하고 실행하고 있는가?

7.5.2

- 조직은 결과로 나타난 출력이 후속되는 모니터링 또는 측정에 의하여 검증될 수 없는 경우 타당성 확인을 하였는가?(제외)

7.5.3

- 모니터링 및 측정요구사항과 관련하여 학사행정서비스 상태를 식별하여 관리하고 있는가?

- 추적성이 요구사항인 경우

학사행정서비스의 고유한 식별을 기록하여 관리하고 있는가?

(31)

내부심사 점검표

^결재

7.5.4

- 학교조직은 고객으로부터 제공된 고객재산에 대하여 식별, 검증,보호 및 안전하게 유지하고 고객재산이 분실, 손상 또는 사용하기에 부적절한 것으로 판명된 경우, 고객에게 보고하고 기록을 유지하는가?

7.6

- 학교조직은 내부프로세스 진행중에는 물론 졸업할때까지 학사행정서비스의 적합성(식별, 학생지도)을 유지하는가?

- 학교조지은 수행하여야 할 모니터링 및 측정장치를 결정하고, 관련 근거를 유지, 관리하고 있는가?

- 교정 및 검증 결과에 대한 기록은 유지하고 있는가?

8 8.1

- 학사행정서비스의 적합성 실증, 시스템의 적합성 보장, 효과성을 지속적으로 개선하기 위한 프로세스를 실행하고 있는가?

8.2 8.2.1

- 고객요구사항을 충족시키는지에 대한 고객만족에 대하여 조사하여 활용하고 있는가?

8.2.2

- 학교품질경영시스템의 적합성 및 효과적으로 실행되고 유지되는지에 대한 여부를 결정하기 위하여 내부심사를 계획하고, 계획대로 수행하고 있는가?

8.2.3 - 프로세스에 대한 모니터링 및 측정을 정하여 프로세스의 능력을 실증하고 있는가?

8.2.4

- 학사행정서비스 요구사항이 충족되었다는 것을 검증하기 위하여 서비스의 특성을 모니터링하고 측정하고 있는가?

- 모니터링 및 측정결과에 대한 승인자의 인원이 서명되어 있는가?

(32)

내부심사 점검표

^결재

8.3

- 의도하지 않은 사용 또는 인도를 방지하기 위하여 학사행정서비스 요구사항에 적합하지 않는 것을 식별되고 관리되고 있는가?

- 부적합의 상태에 대한 취해진 모든

후속조치에 대한 기록은 유지되고 있는가?

- 부적합 사항이 시정될 경우 요구사항에 따른 적합성을 실증하기 위하여 확인되고 있는가?

- 부적합사항이 다음 프로세스에 시작된 후 발견되면, 부적합의 영향 또는 잠재적 영향에 대해 적절한 조치를 취하였는가?

8.4

- 학교품질경영시스템의 적절성 및 효과성을 실증하고, 지속적으로 개선할 수 있는지를 평가하기 위하여 적절한 데이터를 결정, 수집 및 분석하고 있는가?

8.5 8.5.1

- 품질방침, 품질목표, 심사결과, 데이터 분석, 시정조치 및 예방조치 및 경영검토의 활용을 통하여 학교품질경영시스템의 효과성을 지속적으로 개선하고 있는가?

8.5.2

- 부적합의 재발방지를 목적으로 부적합의 원인을 제거하기 위한 조치를 취하여 관리하고 있는가?

8.5.3

- 부적합의 발생 방지를 위하여 잠재적 부적합의 원인을 제거하기 위한 조치를 결정하고 실행하고 있는가?