학습내용

10주차. 통지・안내 메일 1강. 메일 작성 시 유의사항

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학습내용

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학습목표

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1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (1) 비즈니스 메일의 서식

제목

비즈니스 메일 본문 - 수신자명

- 자기 소개 - 서두 인사

- 본문(主文) - 맺음말

- 서명

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (1) 비즈니스 메일의 서식

① 수신자(宛先)

(+발신인(送信者・

差出人名))

② 첨부파일(添付 ファイル)

③ 본문(主文)

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (2) 수신자(宛先あてさき)

수신자는 이메일 주소(예: xxxx@○○○○.co.jp) 비즈니스 일본어 메일에서 수신자로 이메일 주소만 기입하는 것은 성의 없어 보임

비즈니스 매너를 고려한 수신자 표시법

회사명-부서명-직책-성명-경칭 <이메일 주소>

회사명-부서명-성명-경칭 <이메일 주소>

회사명-성명-경칭 <이메일 주소>

성명-경칭(회사명) <이메일 주소>

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (2) 수신자(宛先あてさき)

예: XX商事 営業部 課長 佐藤浩一

<ksato@○○○○.co.jp>

수신자 표시(이메일 앱에서 지정하면 편리함)

XX商事_営業部_課長_佐藤浩一様 <이메일 주소>

XX商事_営業部_佐藤浩一様 <이메일 주소>

XX商事_佐藤浩一様 <이메일 주소>

佐藤浩一様（XX商事）<이메일 주소>

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (2) 수신자(宛先あてさき)

발신인(送信者そうしんしゃ・差出人名さしだしにんめい) 표시도 ‘회사명-성명’이나 ‘성명(회사명)’으로 표시함 (이메일 앱에서 지정하면 편리함)

예: サイバー商事 営業部 金韓国

<hankookkim@○○○○.co.jp>

발신인 표시(이메일 앱에서 지정하면 편리함)

サイバー商事_金韓国 <이메일 주소>

金韓国（サイバー商事）<이메일 주소>

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (3) 수신자 구분(「TO」 「CC」 「BCC」)

수신자는 받는 사람(「TO」), 참조(「CC」), 숨은 참조(BCC」)의 3가지로 구분됨

구분 정식 명칭 상대방

이메일 주소 어떤 사람을 넣어야 하나

TO _ーーーー 보임 메일 내용 담당자

CC ^{カーボンコピー}

(carbon copy) 보임 메일 내용 관계자

BCC ^{ブラインド}_{カーボンコピー}

(blind carbon copy)

안 보임

다른 수신자에게 보이지 않게 정보를 공유하고 싶은 사람

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (3) 수신자 구분(「TO」 「CC」 「BCC」)

수신자 구분의 예

예1 거래처 담당자: 山田一郎様<yamada@○○○.co.jp>

거래처 관계자: 田中次郎様<tanaka@○○○.co.jp>

자사 관계자: 寺田敦<terada@□□□.co.jp>, 山本進<yamamoto@□□□.co.jp>

(거래처에 이메일 주소를 알리고 싶지 않음)

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (3) 수신자 구분(「TO」 「CC」 「BCC」)

수신자 구분의 예

예2 to: 山田一郎様 <yamada@○○○.co.jp>

cc: 田中次郎様 <tanaka@○○○.co.jp>, 寺田敦

<terada@□□□.co.jp>

bcc: 山本進 <yamamoto@□□□.co.jp>

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (3) 수신자 구분(「TO」 「CC」 「BCC」)

이 경우 메일 본문의 수신자명에 참조인을 넣는 것이 매너임

예3 to: 山田一郎様<yamada@○○○.co.jp>

cc: 田中次郎様<tanaka@○○○.co.jp>, 寺田敦

<terada@□□□.co.jp>

--- スザク社

営業部 山田一郎様

(cc: 田中次郎様、 寺田敦)

관계자가 많을 경우엔 (cc: 関係者各位)도 가능

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (4) 첨부파일(添付てんぷファイル)

비즈니스 업무에서 메일의 장점: ‘장문의 문서’, ‘표’,

‘그림’, ‘음성 데이터’ 등을 파일로 첨부할 수 있음 첨부파일은 비즈니스에 문제를 일으킬 수도 있음 - 첨부파일 용량이 크면 수신이 불가능하기도 함 - 컴퓨터 환경에 따라 파일을 못 열기도 함

비즈니스 메일의 첨부파일에도 규칙과 매너가 있음

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (4) 첨부파일(添付てんぷファイル)

첨부파일의 규칙과 매너

① 기본적으로 첨부파일 합계 용량이 3mb를 초과하지 않도록 함 (압축 또는 분할 송신)

② 사이즈가 큰 파일을 보낼 경우 파일 전송 서비스(ファイル転送サービス)를 이용 (메일로 사전에 통지)

③ 첨부파일의 종류를 본문 안에 명기

예 企画書(Power Pointファイル)をお送りします。

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (4) 첨부파일(添付てんぷファイル)

첨부파일의 규칙과 매너

④ 복수의 첨부파일을 보낼 경우에도 각각의 파일을 설명함(개조식으로 작성)

예 ● 新商品企画書(Power Pointファイル) … まず ご覧ください。

● アンケート調査データ … 参考資料です。

1 비즈니스 메일 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일 작성 시 유의점 (4) 첨부파일(添付てんぷファイル)

첨부파일의 규칙과 매너

⑤ 메일과 첨부파일을 구분해야 할 필요가 있는 경우 억지로 본문에 쓰기 보다는 첨부파일로 - 상대방에게 문서 내용의 확인・수정・편집을

받을 경우

- 메일 내용과 독립되어 있는 것(제안서, 기획서, 견적서 등)

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

(1) 비즈니스 메일의 서식: 본문(主文)

비즈니스 문서처럼「さて」「早速の知らせで すが」를 사용해도 되지만 바로 용건으로

들어가도 됨

간결하게 작성하는 것이 중요함

가독성을 위해 한 행에 30-35문자 정도

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

(2) 비즈니스 메일의 본문 내용 구성에 필요한 것 본문은 상대방이 읽기 편해야 함

① 내용을 알기 쉽게

② 비즈니스를 의식한 언어를 사용

③ 메일의 특징을 반영한 매너

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

① 내용을 알기 쉽게

본문의 첫째 줄에 메일의 목적을 알기 쉽게 써야함 메일은 한 통당 용건 하나만 써야함(불가피하게 복수의 용건을 쓸 경우 제목과 본문을 구분해서 써야함)

5W3H를 의식하면서 써야함

예 件名: ○○のお知らせ / □□のご報告

■ ○○のお知らせ (본문 안에 소제목 사용)

■ □□のご報告 (본문 안에 소제목 사용)

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

誰が

누가

Who

どこで

어디서

何を

무엇을

どのように 어떻게

いつ

Wh en

왜

Why

How many

どのくらい 얼마만큼 いくらで

얼마에

How long

いつまでに 언제까지

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

② 비즈니스를 의식한 언어를 사용

사내 메일은 격식보다는 간결함과 속도를

중시하지만 사외 메일은 경어 등의 격식을 갖춰야 함 이모티콘(絵文字)나 「？」 「！」 등의 문장부호를 많이 사용하면 좋지 않음

부탁 또는 다른 의견을 내거나 거절을 할 경우에는 정중한 인상을 주는 쿠션어(クッション言葉)를 사용함

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

② 비즈니스를 의식한 언어를 사용 주요 쿠션어(1)

- 恐おそれ入りますが(송구스럽지만)

- お手数てすうですが(수고스러우시겠지만) - ご面倒めんどうですが(귀찮으시겠지만)

- ご迷惑めいわくをおかけしますが(폐를 끼치게 되었습니다만)

- 大変恐縮きょうしゅくですが(대단히 죄송하지만) - 申し訳ございませんが(죄송하지만)

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

② 비즈니스를 의식한 언어를 사용 주요 쿠션어(2)

- お忙しいとは存じますが(바쁘시다고는 알고 있지만)

- よろしければ(괜찮으시다면)

- お差支さしつかえなければ(지장 없으시다면) - 失礼しつれいですが(실례지만)

- 念ねんのため(만일을 대비하여)

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

② 비즈니스를 의식한 언어를 사용 주요 쿠션어(3)

- あいにくではございますが(공교롭지만) - せっかくですが(모처럼이지만)

- 残念ざんねんながら(유감스럽지만)

- 申し上げにくいのですが(말씀드리기 송구스럽지만)

- 大変心苦^{こころぐる}しいのですが(매우 마음이 편치 않습니다만)

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

③ 메일의 특징을 반영한 매너 이메일은 왼쪽 정렬 문서 한 줄에 30-35자로 사용：

대략 두점(読点)이 찍히는 위치에서 줄 바꿈 의미를 구분하는 단락 사이에 1행 띄우기

2 비즈니스 메일 본문 작성 시 유의점

1) 비즈니스 메일의 본문

③ 메일의 특징을 반영한 매너

비즈니스 메일은 HTML 형식이 아닌 텍스트 형식으로 작성

컴퓨터 기종이나 운영체제(OS)에 따라 읽을 수 없는

‘운영체제 의존적 문자(機種依存文字)’ 가 없도록 주의

- 원문자・괄호문자: ①, ②, ③, ⒜, ⒝, ⒞…

- 생략문자・단위: ℡, ㊞, ㎝, ㎞, 〶, ㈱…

- 로마숫자: Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ…

3 ^{실습 문제}

다음 사람들에게 비즈니스 메일을 보내고자 합니다. 수신자를 올바르게 표시하고 받는 사람(「TO」), 참조(「CC」), 숨은

참조(「BCC」)로 구분해 봅시다.

거래처 담당자: □□商事 広報部 田中茂 <…>

거래처 관계자: □□商事 広報部 課長 向井徹 <…>

자사 관계자: ○○商事 広報部 課長 山田進 <…>

to: □□商事_広報部_田中茂様 <…>

cc: □□商事_広報部_課長_向井徹様 <…>, 山田進

<…> (상대방에게 메일 내용이 공유되는 것을 알 경우)

Bcc: 山田進 <…> (상대방에게 메일 내용이 공유되는 것을 모를 경우, 상대방에게 메일 주소를 알리고 싶지 않을 경우) 답

Q.