1단계
제적을 정책의 일부로 만들어라. 정책은 행위와 결정을 규정한다. 정책은 또한 사업을 운영하는 과정에서 발생하는 문제를 처리하도록 직원들을 돕는다. 정책은 문제가 발생하기 전에 최우선적으로 논의되고 정해진다. 제적 정책은 모든 공공도 서관의 표준 정책 중 하나가 되어야 한다. 모든 정책은 도서관 위원회(이사회거나 자문위원회)와 도서관 경영진(만약 권한이 평의회에 있지 않다면)에 의해 승인을 받아야 한다. 서면화된 제적정책의 승인은 가능한 논쟁에 대비하는 효과적이고 필 수적인 방어책이다. 만약 선정정책(강력하게 추천되는 자료)이 이미 존재한다면, 제적정책을 수정안이나 부록으로 만들 수 있고, 혹은 별도의 정책으로 만들 수 있 다. 정책 개발을 통해 도서관 자료의 제적과 관련된 문제들을 논의하게 된다.
폐기된 자료의 처리 방식에 영향을 주는 법률 규정을 확인해야 한다. 도시 헌장 이나 시 규정이 도서관 자료를 포함한 공공 자산의 처분에 관한 규정을 포함한다.
만약 선정정책이 아직 존재하지 않는다면, 시간을 들여 선정정책을 개발하고 도서 관 위원회, 시의회, 혹은 다른 정부단체에 의해 승인을 받는다. 이러한 정책 개발
과 관련된 책을 읽고자 한다면, 원문의 서지사항을 참조하라. 온라인에서 많은 사 례들을 이용할 수 있다. 다른 도서관들의 정책이 도서관 정책을 위한 본보기가 될 수는 있겠지만, 자신의 지역사회에 적합하고, 도서관의 요구를 충족시키기 위해서 는 신중하게 논의하고 정책을 개발해야만 한다.
기증 정책은 자료선정정책의 일부로써 도서관 관리자가 기증도서를 수용, 거절, 처분할 수 있도록 만들어져야 하며, 나머지 기증 자료들은 도서관의 장서개발요구 를 따라야 한다. 덧붙여서, 어떤 기증 자료를 장서에 추가할지에 대한 의사결정을 돕자면, 우수한 기증정책은 기증 자료와 도서관 자금으로 구입한 자료를 동일한 결정에 따라 처리한다는 것을 명시한다. 이는 기증도서가 나중에 제적될 때 나쁘 게 생각되는 것을 피하기 위한 것이다.
도서관 직원은 일반적으로 자료를 감정할 권한이 없으므로, 세금 용도로 값을 매기지는 말아야 한다. 도서관은 세금을 용도로 기증된 자료의 가치를 정하기 위 한 어떤 시도도 하지 않으며, 또한 이 문장은 기증 정책에 포함될 것이다. 지침을 원하는 이용자들은 미국국세청(Internal Revenue Service, IRS)에서 발간한 ‘기부된 자산의 가치 결정’15)을 참조하라. 또한 도서의 평가와 감정을 위한 리스트 자원인 미국연구대학도서관의 희귀필사본 분과의 온라인 지침서 ‘고서’16)를 참조하라. 여 기에서는 책을 귀중하게 만드는 것이 무엇인지에 대한 질문과 대답 및 도서 기증 을 환영하는 조직을 제시한다.
자료의 공정시장가격은 세금공제에 따라 정해질 수도 있지만, 가치를 확립한 기 증자에게 달려있다. 고서라고 반드시 귀중한 책은 아니며, 만약 그것이 귀중하고 드문 책이라면, 아마도 도서관 장서에 속하지 않을 것이다. 국세청 규정은 또한 공제를 받기 위해서는 반드시 소장자료가 ‘이용 상태가 좋거나 더 나은 상태’라고 명시한다. 그러므로 일부 도서관들은 즉시 폐기될 것 같은 오래되고 곰팡이 난 책 들의 기증을 거절하거나, 최소한 영수증 발급을 거절한다.
아래는 기증도서의 수용과 제적에 대한 도서관의 선정정책에 더해질 수 있는 진 술의 견본이다.
제적 : 도서관의 규정된 목표에 더 이상 부응하지 않는 자료들(훼손되고 쓸모없는 자료들 포함) 은 ‘CREW: A Weeding Manual for Modern Libraries’에 설명된, 일반적으로 용인된 전문적인 관행에 따라 체계적으로 제거될 것입니다. 제거된 도서관 자료의 폐기는 ______도시 헌장과 텍사스의 법령의 모든 규정에 의거하여 도서관장의 재량에 따릅니다.
15) Determining the Value of Donated Property, 561(http://www.irs.ustreas.gov/pub/irspdf/p561.pdf) 16) Your Old Books, http://www.rbms.info/yob.shtml
CREW 방식을 이용한 현대 공공도서관을 위한 장서제적지침서 83
기증 : _______도서관은 이용자로부터 기증물 및/또는 기념물을 인수하는 것을 기쁘게 생각 하는 바입니다. 기증물의 이용과 폐기에 제한을 두지 않는다면, 감사히, 그리고 기꺼 이 받아들이겠습니다. 기증물(도서 및 기타 도서관 자료)의 수령은 도서관의 명문화된 자료선정정책에 따라서 도서관의 목적 및 요구의 적합성을 기반으로 도서관장에 의해 결정될 것입니다. 모든 기증 자료의 이용은 도서관장이나 대표자에 의해 결정될 것입 니다. 도서관은 물리적 상태가 나쁜 기증품(부서지기 쉬운 종이, 물이나 곰팡이로 인 한 손상, 찢어지거나 손실된 페이지)을 폐기할 권리가 있습니다. 소득세 용도로 기증 된 자료에 대한 가치를 정하지는 않지만, 상태가 좋거나 더 나은 자료에 대해서는 영 수증이 제공될 것입니다.
2단계
도서관장서의 이용 통계를 수집하라. 통계 보고서를 통해 가장 많이 이용되는 분야와 가장 요구가 많은 분야를 분석하고 알 수 있다. 이것은 예산을 세우거나 기금을 따려고 할 때 매우 도움이 될 수 있다. 만약 건강과 피트니스 분야의 도서 가 평균 일년에 4번 대출되는 것을 안다면, 일년에 한 번 대출되는 다른 분야의 자료보다 자주 갱신되거나 대체할 필요가 있다는 것을 알게 될 것이다.
대출 통계는 대출 이용을 주제 분류 뿐 아니라 자료의 유형과 수준별로 분석해 야 한다. 예를 들면, 어린이 그림책이 작년에 대출되지 않았음을 말해주는 통계 보고서를 볼 수 있어야 한다. 또한 많은 대출 시스템은 특정일 이전에 장서에 추 가된 도서만 검색할 수 있어서, 대출할 수 있는 시간이 없었던 새로운 도서의 리 스트를 산출할 수 없다. 만약 통합도서관시스템에서 어떤 보고서를 이용할 수 있 는지 알 수 없다면, 시스템 판매상에게 확인해야 한다. 아마도 즉시 이용할 수 있 는 정보의 깊이와 넓이에 놀라게 될 것이다.
참고정보원 이용에 관한 통계와 지역사회에서 문의한 질문 유형에 관한 데이터 는 기본적으로 계속 유지하고 또한 정기적으로 견본을 추출하여 수집하여야 한다.
또한 도서관 내에서는 사용되지만, 대출되지는 않는 자료들의 데이터를 수집하기 위해 자료의 관내 이용 사례를 정기적으로 표본화 하는 것이 좋다.
3단계
연간 작업 일지에 제적계획을 수립하라. 장서를 제적하는 시기를 정하고 우선순 위를 수립한다. 제적이 가장 필요한 특정분야의 장서, 바코드를 붙이거나 재배치 하는 등의 특정 이유에 의해 처리되어야 하는 장서를 가장 먼저 제적해야 한다.
완벽한 환경에서 전체 장서를 대상으로 CREW를 한번 하면 약 일년이 소요된 다. 그러나 CREW를 처음 시행할 때, 특히 장서가 오래되었거나 수년간 폐기가 되 지 않은 경우에는 대부분 더 오랜 기간이 소요된다. 그러나 이것이 모든 도서를 그 해에 물리적으로 처리한다는 의미는 아니고, 각 분야 혹은 최소한 오래되고 낡 아서 제거되는 도서들에게 해당된다. ‘텍사스 공공도서관 표준 2004’를 포함한 일 부 기준들은 3년에서 5년마다 제적할 것을 권한다.
CREW를 시행하려면 오랜 시간이 필요하다. 만약 제적을 신중한 방식으로 한다 면, 이는 숙고와 판단을 필요로 하는 느린 과정이 될 것이다. 만약 어떤 도서 유 형이 한창 이용되는 때가 있다면(예를 들면, 과학분야 도서는 학교과학박람회가 열리는 기간 전에 많이 이용된다), 그 분야는 더 정확한 목록을 만들기 위해 그 시기의 한참 전이나 한참 후에 계획을 세워야 한다. 혼란이 최소화되는 시기인, 자료의 이용이 활발하지 않은 시기에 제적하는 것이 가장 이상적이지만, 이 시기 를 경험한 사서들은 거의 없다. 제적을 하기 위해 이용이 저조한 시기를 기다리는 사서들은 매우 오랜 시간을 기다려야 할 것이다. 제적을 위해 특정 시간을 정하면 제적 업무가 일상 업무의 한 부분이 될 것이고 또한 자원봉사자나 보조원의 도움 을 이용할 수 있다.
4단계
분석해야 하는 서가에 있는 북트럭에 다음 물건들을 모아라.
검토하는 분야의 확인용 출력물
아무것도 없는 메모장과 끈적이는 메모장(포스트 잇 등) 펜 및/혹은 색연필
서가 표
이 지침서(또는 부록에 있는 Overview Chart of CREW Formulas의 사본) 빈 북 카트
처리증서(부록 참조)
이상적으로, 특정 분야에서 업무를 하기 전에, 정확한 자료 순서를 확인할 수 있 도록 서가가 준비되어 있어야 한다. 또한 자원봉사자들이 낡은 도서와 여분의 복 본을 추려내도록 시간표를 짤 수도 있다. 이는 처리과정을 더 쉽고 더 정확하게 만들며, 제적으로 어지럽혀지고, 잘못 배치된 자료들을 재배가하는 노력을 줄여준다.
CREW 방식을 이용한 현대 공공도서관을 위한 장서제적지침서 85
5단계
제적하고자 하는 분야를 전체적으로 조사하라. 각 자료의 물리적 상태, 마지막 대출일, 판권년, 장서에서의 적합성 등을 차례로 조사하라. 철저히 하기위해 시간 간격을 둔다. 집중력과 우수한 판단력을 잃으므로 한번에 너무 많이는 하지 않는 다. 일반적인 주제를 고려하여 배울 수 있도록 이 지침서에 있는 듀이십진분류체 계에 따른 CREW 지침안을 참고하라. 해당 지역사회에 대한 지식과 경험을 바탕 으로, 특정 요구에 맞추기 위해 언제든 정해진 방식을 변경해도 된다. 지역적 일
제적하고자 하는 분야를 전체적으로 조사하라. 각 자료의 물리적 상태, 마지막 대출일, 판권년, 장서에서의 적합성 등을 차례로 조사하라. 철저히 하기위해 시간 간격을 둔다. 집중력과 우수한 판단력을 잃으므로 한번에 너무 많이는 하지 않는 다. 일반적인 주제를 고려하여 배울 수 있도록 이 지침서에 있는 듀이십진분류체 계에 따른 CREW 지침안을 참고하라. 해당 지역사회에 대한 지식과 경험을 바탕 으로, 특정 요구에 맞추기 위해 언제든 정해진 방식을 변경해도 된다. 지역적 일