업무개선사례
응급카트 약품 관리시스템 변경과 업무개선 사례
양진아, 이지연, 최지영, 박윤희, 이은영, 김재연, 송영천 서울아산병원 약제팀
Modification and Process Improvement of Emergency cart medication Management System
Jin A Yang, Ji Youn Lee, Ji Young Choi, Yun Hee Park, Eun Young Lee, Jae Youn Kim and Young cheon Song
Department of Pharmacy, Asan Medical Center 388-1, Pungnab-dong, Songpa-gu, Seoul, 138-736, Korea
Abstract : Quick and easy access to correct functioning resuscitation equipment is critical to successful life support in a state of emergency. Since medications are used in emergency state only, emergency cart medication’s inventory turnover is low and it is easy to stock medications for a long term, which leads to the fact that checking expiry dates of medications is important.
Earlier emergency cart medication management system of Asan Medical Center (AMC) was com- puterized, yet inconvenient and less efficient. Highly pharmacy-dependent work flow also increased the burden. Therefore, AMC modified emergency cart medication management system for process improvement. An emergency cart medication is classified according to expiry dates notation, and pharmacy exchange annually medication which lacks expiry dates notation. When doctor prescribes emergency cart medication, pharmacists provide medication with enough expiry dates. In this study, we considered emergency cart medication management system modification and evaluated process improvement of modified system. We analyzed the cases of medication exchange and computerized correction during 7 months before modifying system and surveyed 36 staff in charge of emergency cart on departments where emergency cart are kept. Through ques- tionnaire we assessed restocking time, efficiency, convenience, satisfaction, improvement about before and after system modification. In results, the monthly mean number of computerized cor- rection was 87.4 cases, the monthly mean number of exchange was 45 cases, and the monthly mean number of exchange medications was 161.7 ampule. The survey showed earlier system was
심폐소생(cardio-pulmonary cerebral resusci- tation, CPCR)과 같은 응급상황에서 환자를 지원하 기까지의 반응 시간은 환자의 생명에 중요한 영향을 끼치므로, 적절한 환자지원을 위해 처치에 필요한 응 급약품과 장치가 준비된 응급카트를 병원 내에 갖추 어야 한다. 서울아산병원은 원내의 응급상황에 대처 하기 위해 병동별, 지원부서별로 응급카트를 구비하 여 관리하고 있으며, 응급카트 내 약품은 원내 CPCR위원회 권고품목을 기준으로 각 병동과 지원 부서의 특성에 따라 등록된 약품이다.
전산처방 후 불출되어 바로 사용되는 일반 처방약 품과 달리, 응급카트 약품은 응급상황이 발생하여 사 용될 때까지 응급카트 내에 유지되므로 재고 회전율 이 낮고 장기간 보관될 가능성이 크다. 따라서 응급 카트 약품의 유효기간 관리는 중요한 문제이며, 특히 유효일자 미표기 생산 약품의 경우 응급카트 보유부 서 내 자체관리만으로는 약품의 유효기간을 확신할 수 없어 약품사용의 적정성을 보장할 수 없다.
본원에서는 응급카트 관리를 위하여, 전산으로 부 서별 응급카트 약품의 품목, 수량 및 개개의 유효일 자를 관리 하였다. 그러나, 전산등록과정이 복잡하여 약국과 부서 모두에서 시간적, 인력적 소모가 있었 고, 유효일자 미표기 생산약품의 경우 개개의 약품마 다 수기로 라벨링하여 교환해야 하므로 교체하는데 오랜시간이 소요되는 문제가 제기 되었다. 또한 전산 등록과정에서 부서간 정보전달 오류로 실물과 전산 의 상호 불일치가 발생할 수 있어 약품 재고와 유효 기간의 신뢰성에 문제가 있을 수 있었다. 따라서, 약 품관리의 불편함과 업무부담을 줄이기 위해 응급카 트 관리시스템을 새롭게 변경하였고 이에 따른 효과 분석을 위해 본 연구를 시행하게 되었다.
연구 방법
시스템 변경 전인 2007년 1월부터 7월까지의 약제 팀의 응급카트 약품교환 및 수정 건수를 조사하여, 응급카트 관리시스템 변경 전의 문제점을 검토하고 시스템의 변경사항을 고찰하여 그에 따른 업무개선 효과를 평가하였다.
그리고, 관리시스템 변경 후의 만족도 조사를 위하 여 응급카트 보유부서의 관리담당자를 대상으로 설 문 조사를 실시하였다. 설문조사는 2007년 10월, 총 36개의 병동 및 지원부서를 대상으로, 시스템 변경 전·후를 비교하는 문항으로 응급카트 약품 교체소 요시간, 시스템의 효율성, 편리성, 만족도, 개선도 등을 알아보았다.(Table 1)
결과 및 고찰
1. 기존 응급카트 약품 관리시스템 고찰
기존 응급카트 약품 관리시스템에서는 응급상황 발 생시 카트 내 약품을 사용한 후 처방을 하여 약국에 서 사용부서로 약품이 불출되었다. 그 후 부서에서는 유효일자 표기약품의 경우 전산상 유효일자변경을, 유효일자 미표기 약품의 경우 유효일자를 라벨링한 약품으로의 교환 및 전산상 유효일자변경을 약국에 요청하였다. 사용이 없어 유효일자가 임박한 약품(3 개월 이상)에 대해서도 약국에 요청하여 유효기간이 긴 약품으로 교환을 하고 전산상 유효일자를 변경하 였다. 전산관리는 ERP(Enterprise Resource Planning)의‘응급카트유효일자관리’항목을 통해 약사에 의해 이루어졌다. ‘응급카트유효일자관리’에 somewhat inconvenience and complicated, while modified system is more improved and helping the whole work. Process efficiency has improved since emergency cart medication management system modified because of the procedure simplification, medication with enough expiry dates, restocking time reduction.
[Key words]Emergency cart, System improvement
서는 각 부서의 응급카트명, 물품코드, 물품명, 물품 규격, 정량수량을 조회, 수정할 수 있고 보유 약품 각 각에 대한 유효일자가 관리되었다. 약국을 제외한 부 서에서는 조회만 가능하여 약품별 수량의 유지와 유 효일자 임박 약품 교체에 활용하였다. 예를 들면 특 정 병동 응급카트에 에피네프린주사 20엠플이 있는 경우‘응급카트유효일자관리’에서는 에피네프린의 수량과 각 엠플에 대한 유효일자가 조회된다. 보유부 서가 처방된 약품에 대한 정보수정을 요청하였을 때
약사는 해당 유효일자와 수량을 수정하였다. 이로써 기존 시스템은 약품의 품목, 수량, 유효일자 관리를 전산화하고 응급카트 약품으로서 적정한 약품을 보 유할 수 있도록 하였다.(Figure 1)
그러나 기존 응급카트 약품 관리시스템은 전산등록 을 위한 복잡한 업무절차로 약국과 부서 모두에게 시 간적, 인력적 소모가 있었고, 유효일자 미표기 약품 의 경우 유효일자를 명시한 약품으로의 교환 때문에 불출 후 바로 응급카트에 채울 수 없기 때문에 교체
<변경 전 시스템 관련 문항>
과거 응급카트 내 약품을 사용한 날로부터 다시 채워 넣기 까지 소요되었던 시간은?
1) 1일 2) 3일 3) 5일 4) 1주 5) 2주 6) 3주 7) 1달 이상 응급카트 약품 관리의 절차상 시간적, 인력적 소모는 어떠 했습니까?
1) 매우 방해 2) 방해 3) 영향 없음 4) 효율 5) 매우 효율 유효일자 미표기 약품 맞교환 절차는 어떠했습니까?
1) 매우 불편 2) 불편 3) 보통 4) 편리 5) 매우 편리 유효일자 표기 약품 전산관리를 위한 절차는 어떠했습니까?
1) 매우 불편 2) 불편 3) 보통 4) 편리 5) 매우 편리 응급카트 약품 관리 시스템이 불편했다면 그 이유는 무엇 입니까? (복수응답)
<변경 후 시스템 관련 문항>
현재 응급카트 내 약품을 사용한 날로부터 다시 채워 넣기 까지 소요되는 시간은?
1) 1일 2) 3일 3) 5일 4) 1주 5) 2주 6) 3주 7) 1달 이상 새로운 약품 관리 방식은 어떠합니까?
1) 매우 만족 2) 만족 3) 보통 4) 불만족 5) 매우 불만족 기존의 관리방식과 비교해 볼 때 더 개선되었다고 생각하 십니까?
1)훨씬 개선 2) 개선 3) 이전과 비슷 4) 더 못함 5) 매우 못함 응급카트의 관리 업무가 과거에 비해 어떠합니까?
1) 매우 편리 2) 조금 편리 3) 이전과 비슷 4) 불편 5) 매우 불편 개선되었다고 생각한다면 그 이유는 무엇입니까? (복수응답) 바뀐 시스템이 전체 업무에 미치는 영향은 어떠합니까?
1) 매우 도움 2) 도움 3) 영향 없음 4) 부정적 영향 5) 매우 부정적 영향
Table 1. 설문 문항
Figure 1. 기존 응급카트 약품 관리시스템 업무흐름 응급
상황 발생
응급카트 약품 사용 약품 처방
(임시)보관
약품준비(유효일자 라벨링 등
유효일자표기약품 유효일자미표기약품
임시보관:유효기간 미표기 약품
사용약품에 대한
정보확인 Mail 발송
Mail 확인 약제팀 맞교환 보유부서
전산상 유효일자 변경
라벨링된 약품으로 보관 약품불출
[병동약국]
소요시간(restocking time)이 길어지는 문제가 있 었다. 또한 정보전달상의 오류로 인한 실물과 전산 의 상호 불일치가 발생할 가능성이 있었다. 이 경우 약품 재고와 유효기간의 신뢰성에 문제가 있을 수 있었다.
기존 시스템은 약국의존도가 높아 약국의 업무부담 이 컸다. 약국에서는 유효일자 미표기 약품의 맞교환 을 위해 약품을 준비하고 유효일자를 확인하여 각 약 품에 라벨링하였고, 각 병동과 지원부서의 모든 응급 카트 약품의 수량, 유효일자 변경사항을 매번 전산에 반영해야 했다. 이 과정에서 약사의 시간, 인력적 소 모가 컸다. 이에 응급카트 약품 관리시스템을 변경하 였다.
2. 응급카트 관리시스템 변경 사항
응급카트 약품관리에 있어 가장 큰 문제가 되는 것 은 약품의 유효기간이므로 약품을 유효일자 표기 유 무에 따라 구분하여 관리방법을 나누었다.
유효일자 미표기 생산 약품은 약품의 유효기간이 불출일로부터 1년 6개월 이상이 되도록 확보하여 약 국에서 연 1회 일괄교체 공급한다. 이로써 유효일자 확인을 위한 복잡한 맞교환절차 없이 한번의 약품 불 출로 약품의 유효기간을 관리할 수 있고 유효기간이
명확하지 않아 폐기되는 약품의 손실도 막을 수 있게 되었다. 유효일자 표기 약품은 응급카트 보유부서 내 에서 자체관리하고 유효일자 임박약품에 대해서 주 1회 별도의 절차 없이 약국에서 교환한다.
전산시스템에 있어서도 변화가 있다. 유효일자 표 기 유무에 따라 관리방법을 달리하므로 각 약품의 유 효일자 표기 유무에 따라 약품이 조회된다. 그리고 유효일자 대신 교체일자를 나타내어 유효일자 미표 기 약품의 정기적 교체 시에 활용하도록 하였다.
또한 처방 시 응급카트 약품임을 표시하도록 하여 라벨에‘응급카트 약품’이라 인쇄되므로, 약국은 유 효기간이 확보된 약품을 불출할 수 있고, 응급카트 보유부서는 다른 처방성 약품과 응급카트 약품을 구 별하여 관리 할 수 있게 하였다.(Figure 2)
3. 응급카트 약품 교환 및 전산수정 건 검토 2007년 1월부터 7월까지 약제팀의 응급카트 약품 교환 및 전산수정 건을 검토한 결과, 변경 전 전산수 정건수는 1달 평균 87.4건, 유효일자 미표기 약품의 맞교환 건수는 평균 45건, 이에 해당하는 약품개별 수량은 평균 161.7개였다.(Table 2)
하지만 시스템 변경 후 유효일자의 전산수정이 없 어지므로 보유부서에서는 약품의 유효일자를 확인할
Figure 2. 변경된 응급카트 약품 관리시스템 업무흐름 응급
상황
발생 응급카트 약품 사용
적정유효기간 확보된 약품 불출
유효기간 미표기약품 주기적 교체
약품 처방 보관
응급약품 사용함을 표시하여 처방
보유부서
약제팀
필요가 없어 응급상황 시 불필요한 시간소모를 하지 않아도 되고, 복잡했던 전산수정 요청절차가 없어진 다. 또한 약국에서는 유효일자 미표기 약품을 일괄
교체함으로써 미표기 약품의 맞교환을 위해 매달 평 균 161.7개에 달하던 약품을 준비하고 유효기간을 확인하고 각각의 약품에 라벨링하는 수고가 없어지 고 전산수정 업무가 감소한다. 응급카트 보유부서에 서도 유효일자 미표기 약품을 맞교환하는 절차를 생 략하게 된다. 따라서 약사와 응급카트 보유부서 모두 에서 시간과 노력이 감소하고 약품 관리가 편리하다.
4. 설문 조사를 통한 업무 개선도 및 만족도 조사 응급카트 관리시스템 변경 전 문항과 변경 후 문항 으로 나누어 교체소요시간, 시스템의 효율성, 편리 성, 만족도, 개선도 등을 설문 조사한 결과, 교체소 요시간은 시스템 변경 전 유효일자 미표기 약품이 평 균 9.4일, 유효일자 표기약품이 평균 8.6일이었고,
시스템 변경 후에는 약품 교체소요시간이 평균 2.6 일로 월등히 단축되었음을 알 수 있다.(Figure 3)
변경 전 관리절차가 불편하고 방해되었다는 의견이 다수였던 반면 변경 후에는 만족하며 편리하다는 의 견이 다수였다.(Table 3) 변경 전 시스템에서 약품 관리 절차상 시간, 인력적 소모에 관한 질문에 대해 41.7%가 업무에 매우 방해되었다, 50%가 업무에 방 해되었다고 답해 총 92%가 시간적, 인력적 소모로 업무에 부정적 영향을 끼쳤음을 나타내었다. 또한, 변경 전 유효일자 미표기 약품의 맞교환방식이 매우 불편했다는 의견이 25%, 불편했다는 의견이 63.9%
로 총 89%가 유효일자 미표기 약품의 맞교환 절차에 대해 불편했음을 답하였다. 유효일자 표기약품의 수 령 후 ERP상 수정을 위한 절차가 어떠한가에 대해 서는 30.6%가 매우 불편했다, 58.3%가 불편했다라 고 답해 총 89%가 전산수정절차에 불편함을 느꼈다.
개선 전 개선 후
1월~7월 합 월평균 10월
ERP정보변경 건수 (A) 297 42.4 0 맞교환 및 ERP정보
변경 건수 (B) 315 45.0 0
ERP 정보변경
총 건수 (A+B) 612 87.4 0
유 효 기 간 기 록 후
맞교환 앰플수 1,132 161.7 0
Table 2. 변경 전 응급카트 약품 교환 및 전산 수정 건
Figure 3. 교체 소요 시간
양진아 : 응급카트 약품 관리시스템 변경과 업무개선 사례
변경 전 변경 후
교체 절차 (%)
미표기 의약품 (%)
표기 의약품
(%) 만족도(%) 개선도(%) 편리성(%)
매우 효율/만족 0 1 (2.8) 0 5 (13.9) 11 (30.6) 9 (25)
효율/만족 0 0 0 23 (63.9) 22 (61.1) 25 (69.4)
보통 3 (8.3) 3 (8.3) 4 (11.1) 7 (19.4) 3 (8.3) 2 (5.6)
방해/불만족 18 (50) 9 (25) 21 (58.3) 1 (2.8) 0 0
매우 방해/불만족 15 (41.7) 23 (63.9) 11 (30.6) 0 0 0
Table 3. 변경 전·후 시스템 관련 설문조사 결과(N = 36)
이로부터 응급카트 관리담당자중 상당수가 기존의 관리시스템에 대해 불만족했음을 알 수 있었다.
변경 후 시스템에 관련해서는 설문자중 78%가 변 경된 관리절차에 만족한다고 하였다. 또한 기존의 관 리시스템과 비교해 볼 때 더 개선되었는지 여부에 대 해 92%가 개선되었다고 하였고, 94%는 과거에 비해 응급카트 관리업무가 편리해졌다고 하였다. 업무개 선의 이유로는 교환절차의 간소화, 시간소모의 감소, 유효일자의 자체관리, 처방·불출시 응급카트 약품 임을 구분한 점, 인력 소모의 감소와 같은 순서로 조 사 되었다.(Figure 4) 그리고, 시스템 변경이 전체 업무에 매우 긍정적인 영향을 주는 것으로 나타났다.
변경된 시스템이 전체 업무에 미치는 영향을 물은 질 문에“매우 도움이 된다”는 36%, “도움이 된다”는 56%를 차지하였고 부정적 영향을 미친다는 답은 0%였다.(Figure 5)
결론
응급카트 약품은 환자 지원을 위해 필수적으로 구 비하여, 필요 시 즉시 사용 가능하도록 하며 품목, 수 량을 부서특성에 맞게 갖추고 유효일자를 주기적으 로 점검하여 관리해야 한다.
응급카트 약품 관리시스템의 변화로 관리절차가 간 소화되어 인력과 시간소모가 감소되고, 실물의 관리 가 편리해졌다. 그리고 응급카트 내 약품의 적정수량 및 적정유효기간을 확보할 수 있고 약품의 교체소요 시간을 단축하였다. 응급카트 관리시스템의 변경으로 업무 효율성과 관련 담당자의 만족도가 향상되었다.
참고문헌
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5) David Gabbotta, Gary Smithb, Sarah Figure 5. 전체 업무에의 영향
Figure 4. 업무 개선의 이유
Mitchellc, Michael Colquhound, Jerry Nolane, Jasmeet Soare, David Pitcherf, Gavin Perkinsg, Barbara Phillipsh, Ben Kingi, Ken Spearpointi: Cardiopulmonary resuscitation standards for clinical prac- tice and training in the UK. Resusci- tation, 64, 13-19 (2005)
