가. 운영 주체
1)
행정안전부장관은 기관간 업무협조가 원활하게 수행되도록 지원하기 위한 협업시스템을 구축 · 운영할 수 있다(영 제42조제1항).2)
업무협조와 관계되는 기관은 관련 문서 등을 협업시스템을 통하여 상호간에 공유하여야 한다. 다만, 업무의 성질상 협업시스템을 통하여 공유하는 것이 곤란한 경우에는 그러하지 아니하다(영 제42조제2항). 협업시스템 보급· 활용: 2012년 2월부터 협업룸(협업 공간)과 협업과제 기능을 통합한 협업시스템의 시범운영을 거쳐 중앙행정기관과 지방자치단체 등에 확산 예정
나. 시스템의 구성
협업시스템에는 협업 시작부터 종료까지 전 과정에서 수행되는 협업과제에 대한 체계적 관리·공유·활용을 지원하는 기능이 포함되도록 구성한다.
1) 온라인 협업일터
가) 범정부 차원의 다양한 업무협조 형태를 지원할 수 있도록 온-나라시스템을 사용하지 않는 기관도 고려하여 포털 형태로 구축한다.
나) 기관간 협의가 필요한 사안에 대해 의견 수렴 · 교환 기능을 제공하고, 진행상황 상세열람 및 의견수렴 결과 조회 등 기능을 포함한다.
2) 통합 의사소통 환경
가) 사용자간 실시간 의사소통을 지원하기 위하여 메신저, SMS 등 UC (Unified Communication) 도구를 사용하는 협조 체계를 구축한다.
※ UC(Unified Communication) : 메신저, 이메일, 전화 뿐 아니라 영상회의시스템에 이르기 까지 모든 의사소통 수단을 하나의 시스템으로 통합 관리하는 것
나) 기본 의사소통 도구로 웹메신저, 기관 내부 메신저와 타 UC 도구를 상호 연계한다.
다) 행정기관 분산, 스마트워크 등 원격근무 증가에 대응하여 출장비용과 소요시간 절감 등을 위한 영상회의 기능을 포함한다.
다. 협업시스템 이용 순서
1) 준비단계
: 과제 관련 협업룸을 개설하고 사용자를 등록하는 단계로 본격 적인 협업수행에 앞서 사전에 시스템 사용 준비를 수행함2) 수행단계
: 협업 당사자간 본격적인 협업 및 소통이 이루어지는 단계로 과제 관련 문서작성, 메모보고, 영상회의, 자료 등록‧공유 등이 활발하게 일어남3) 완료단계
: 과제가 완료되어 더 이상의 자료 생산이나 등록이 발생하지 않음라. 핵심 기능별 주요 서비스 내용
1) 업무방
(협조요청, 전자문서)가) 과제 관련 전자문서 및 메모보고의 작성과 일괄 조회 가능
나) 협조요청을 받은 자는 업무협조 상세보기를 통해 내용을 확인하고 처리 결과를 작성하여 등록함으로써 자료 제출
다) 제출된 자료는 자동으로 자료실 내에 저장
(이 때 생성된 폴더는 협조요청 명칭으로 지정됨)
2) 소통방
(영상회의, 메신저 등)가) 영상회의를 통해 문서의 공유 ‧ 수정 및 회의 내용의 녹화 가능 나) 회의 종료 후 결과 등록
다) 공유 자료 및 회의 결과는 자료실에 일괄 저장
라) 그 밖의 의사소통 수단으로 메신저, 쪽지, SMS 등 활용
3) 과제방
(실적조회)가) 나의 과제를 비롯하여 전체 과제의 상세정보 조회 가능
나) 문서등록, 회의 실적 등 과제별 통합·관리로 인계·인수 등에 활용
4) 게시방
(공지, 토론, 자료실 등)가) 공지사항, 토론 안건, 자료 등을 편리하게 공유 나) 정보보안을 위해 작성·조회 등 사용자별 권한 설정