가. 문서 시행의 의의
1) 문서 시행의 개념
문서시행이라 함은 내부적으로 성립한 행정기관의 의사를 외부로 표시 하는 단계로서 문서의 효력을 발생하게 하는 절차를 말한다.
2) 문서 시행의 절차
문서를 시행하기 위해서는 일반적으로 시행문의 작성, 관인 날인 또는 서명, 문서 발신 등의 절차를 거친다.
3) 문서 시행의 방법
문서를 시행하는 방법으로는 발신, 홈페이지 게시, 관보 게재, 고시·공고, 교부 등이 있다.
나. 시행문의 작성
1) 일반 사항
결재 받은 문서 중 발신할 문서는 시행문을 작성하여야 하는데 2004년 부터 기안문과 시행문이 하나로 통합됨에 따라 별도의 시행문 서식은 없다 (영 제12조제1항/규칙 제9조제1항). 따라서 결재가 끝난 일반기안문(별지 제1호서식)에 관인을 찍으면 시행문이 된다. 다만, 수신자의 개인정보보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 시행문을 작성, 시행하여야 한다 (영 제12조제2항).
가) 전자문서 : 업무관리시스템 또는 전자문서시스템에서 전자이미지관인을 찍으면 시행문이 된다.
나) 종이문서 : 결재받은 기안문을 복사하여 관인을 찍으면 시행문이 된다.
2) 예외 사항
가) 전신·전신타자·전화 발신 문서
전신·전신타자·전화로 발신하는 문서는 시행문을 작성하지 아니하나, 시행문 형식으로 발신한다.
나) 생산(접수)등록번호란 · 수신란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서 서식 자체를 기안문 · 시행문으로 갈음할 수 있도록 설계된 서식으로 기안한 경우에도 별도의 시행문을 작성하지 아니하고 해당 문서의 발신명 의란에 관인(전자이미지관인 포함)을 찍거나 행정기관의 장이 서명(전자 이미지서명 포함)하여 시행할 수 있다.
다. 관인 날인 또는 서명 등
1) 관인을 날인하거나 서명하는 문서
가) 행정기관의 장 또는 합의제기관의 명의로 발신하는 문서
시행문, 고시·공고 문서, 임용장·상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지관인 포함)을 찍거나 행정기관의 장이 서명(전자이미지관인 포함)한다(영 제14조제1항).
관인은 발신 명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.
다만, 등·초본 등 민원서류를 발급할 때 사용하는 직인은 발신 명의 표시의 오른쪽에 찍을 수 있다(규칙 제11조제1항).
☞ 관인날인 대신 행정기관의 장이 직접 서명하여 시행하거나 발급할 수 있는 경우는 행정 기관의 장이 직접 결재한 문서로 한정한다.
나) 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서
발신 명의 표시의 마지막 글자 위에 보조기관 또는 보좌기관이 서명(전자 이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명 포함)하여 시행하되, 전자이미지 서명, 전자문자서명, 행정전자서명은 전자적으로 자동 생성되도록 하여야 한다.
다만, 보조기관이나 보좌기관의 직무를 대리하는 사람이 서명을 하는 경우 에는 서명 앞에 “직무대리”의 표시를 하여야 한다(영 14조제2항/규칙 제11조 제3항).
2) 관인 날인 또는 서명을 생략하는 문서
가) 생략 표시를 하지 않는 문서(영 제14조제3항) 관보나 신문 등에 실리는 문서
나) 생략 표시를 해야 하는 문서(영 제14조제3항/규칙 제11조제4항) (1) 대상문서
(가) 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서
(나) 행정기관 또는 보조(보좌)기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서
(2) 표시위치 : 발신명의 표시의 오른쪽
(가) 관인날인 생략의 표시 : 행정기관장 및 합의제기관 명의의 발신문서
3㎝
1㎝
관 인 생 략
(나) 서명 생략의 표시 : 보조(보좌)기관 상호간 발신문서
3㎝
1㎝
서 명 생 략
3) 관인의 인영을 인쇄하여 사용하는 문서
가) 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부 하거나 알리는 문서에는 관인의 날인을 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다(영 제14조제4항).
나) 관인의 인영을 인쇄하여 사용하려면 미리 관인을 관리하는 부서의 장과 협의하고 해당 행정기관의 장의 승인을 받아야 한다(규칙 제11조제5항).
다) 관인의 인영을 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 문서의 크기, 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소하여 인쇄할 수 있다(영 제14조 제4항).
라) 관인의 인영을 인쇄하여 사용하는 처리과의 장은 다른 법령에 특별한 규정이 없으면 관인인쇄용지 관리대장(규칙 별지 제5호서식)을 갖추어 두고 그 사용 내역을 기록 · 유지하여야 한다(규칙 제11조제6항).
[별지 제5호서식]
관인인쇄용지 관리대장 인쇄문서명
관인명 인쇄관인규격
일 자 인쇄량 (매)
사용량
(매) 사 용 명 세 잔여량 (매)
확인 (서명)
※ 관인 인영 인쇄시 유의사항 : 인쇄 현장에 담당 직원이 입회하여 인영 및 인쇄용지 등의 유출을 방지하고, 인쇄가 완료되면 인쇄 원판과 인쇄용지 잔여분 등을 인수하여 파기 하여야 함
라. 문서의 발신
1) 발신 원칙
가) 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다(영 제15조제1항).
나) 하급기관이 바로 위 상급기관 외의 상급기관(바로 위 상급기관에 대한 지휘·감독권을 갖는 상급기관)에 발신하는 문서 중 필요 하다고 인정되는 문서는 바로 위 상급기관을 거쳐 발신하여야 한다(영 제15조제2항).
다) 상급기관이 바로 아래 하급기관 외의 하급기관(바로 아래 하급기관의 지휘 · 감독을 받는 하급기관)에 문서를 발신하는 경우에도 필요하다고 인정되는 문서는 그 바로 아래 하급기관을 경유하여 발신하여야 한다 (영 제15조제3항).
라) 문서는 처리과에서 발송한다(규칙 제12조제1항). 다만, 인편 또는 우편 으로 발송하는 경우에는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다.
처리과 : 업무처리를 주관하는 과·담당관 등
문서과 : 행정기관 내의 공문서를 분류·배부·보존하거나 수신·발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 과·담당관 등
마) 다음의 경우에는 문서를 생산한 처리과의 장의 승인을 받아 이미 발신 할 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다. 이 경우 승인날짜 등 관련 정보를 업무관리시스템이나 전자문서시스템으로 관리 하여야 한다(영 제15조제4항/규칙 제12조제2항).
(1) 결재권자나 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 지시가 있는 경우 (2) 수신자의 명칭이 변경된 경우
(3) 착오로 인하여 수신자를 누락하였거나 잘못 지정한 경우 (4) 해당 업무와 관련된 기관의 요청이 있는 경우
2) 발신 방법
가) 일반 사항(1) 문서는 업무관리시스템이나 전자문서시스템 등의 정보통신망을 이용 하여 발신한다. 이 경우 그 발신 또는 수신 기록을 전자적으로 관리 하여야 한다(영 제16조제1항/규칙 제13조제1항).
(2) 업무의 성질상 정보통신망을 이용하여 발신하는 것이 적절하지 않거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 우편 · 팩스 등의 방법으로 문서를 발신 할 수 있으며 이 경우 발신 기록을 증명할 수 있는 관계 서류 등을 기안 문과 함께 보관하여야 한다(영 제16조제2항/규칙 제13조제2항).
(3) 우편 · 팩스 등의 방법으로 발신하는 경우 내용이 중요한 문서는 등기 우편이나 그 밖에 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신 하여야 한다(영 제16조제2항).
(4) 행정기관이 아닌 자에게는 행정기관의 홈페이지나 행정기관에서 공무원 에게 부여한 전자우편주소를 이용하여 문서를 발신할 수 있다(영 제16조제3항). 다만, 이 방법으로 문서를 발신하는 것은 수신자가 사전에 그 사실을 알고 있는 경우에만 가능하다.
(5) 관인을 찍는 문서가 전자문서인 경우에는 기안자나 문서의 수신 · 발신 업무를 담당하는 사람이 전자이미지관인을 찍고, 종이문서인 경우에는 관인을 관리하는 사람이 관인을 찍은 후 처리과에서 발송한다(규칙 제12조제1항).
나) 특수 사항 : 암호 또는 음어 송신
(1) 시행할 문서의 내용이 비밀사항이거나 비밀은 아니라도 누설되면 국가 안전보장, 질서유지, 경제안정, 그 밖의 국가이익을 해칠 우려가 있는 내용의 문서를 결재할 때 결재권자는 그 문서 내용의 암호화 등 보안
유지가 가능한 발신방법을 지정하여야 한다. 이 경우 본문의 마지막에
“암호” 등으로 발신방법을 표시하여야 한다(영 제16조제5항/규칙 제13조 제3항).
(2) 암호 등으로 발신할 문서 중 비밀로 분류된 문서는 송수신자간에 서로 응답이 있는 경우에만 발신하여야 하며, 문서의 제목 다음이나 본문의
“끝” 또는 “이하빈칸” 표시 다음에 따옴표(“”)를 하고 그 안에 비밀등급을 표시하여 발신하여야 한다(규칙 제13조제4항).
다) 문서의 게시(규칙 제9조제2항)
단순한 업무 관련 지시 또는 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 문서는 업무관리시스템 또는 전자문서시스템의 전자게시판 이나 행정기관의 홈페이지 등에 게시하여 시행할 수 있다.
라) 관보 게재(관보규정 제17조/관보규정 시행규칙 제9조)
관보에 실린 사항 중 다음 각 호의 사항은 시행한 것으로 본다.
(1) 법령 공포의 통지
(2) 대통령 및 국무총리의 훈령과 지시사항의 통지 (3) 각급 기관에 대한 인사발령 통지
(4) 그 밖에 ｢관보 규정｣ 제10조 각 호의 어느 하나에 해당하는 내용으로서 관보에 공문을 대체한다는 내용을 적어 실은 사항
｢관보규정｣ 제10조 : ①대통령 지시사항, ②국무총리 지시사항, ③정부의 행정지침 으로서 각 행정기관에 공지시킬 필요가 있다고 인정되는 사항, ④그 밖에 행정안전부 장관이 관보에 실을 필요가 있다고 인정하는 사항
3) 문서 등의 보안 유지
가) 행정기관의 장은 문서를 수신 · 발신하는 경우에 문서의 보안 유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 마련하여야 한다(영 제16조제4항).
나) 행정기관의 장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여야 한다.
다) 업무관리시스템 또는 전자문서시스템을 이용하여 문서를 작성·처리 하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID)·비밀번호 및 전자이미지서명을 등록하여 사용한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경 하여야 한다.
※ 전자문자서명을 사용하는 경우에는 전자이미지서명을 등록하지 않는다.
라) 컴퓨터 및 개인별 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.
｢행정안전부 정보통신 보안업무 규정｣(행정안전부 훈령 제2009-147호)
∘ 적용범위 : 행정안전부 및 그 소속기관, 특별시·광역시·도·특별자치도 및 시·
군·구와 그 소속기관(훈령 제2조)
∘ 사용자계정(훈령 제27조)
- 신규 사용자계정 생성시 신청서 작성, 신원확인 등의 절차를 거쳐 발급 - 외부 사용자의 계정부여는 불허하되, 부득이한 경우에는 행정기관장의 책임하에
유효기간을 설정하는 등 보안조치 강구 후 허용
- 비밀번호 등 사용자 식별·인증수단이 없는 사용자계정은 사용 금지 - 사용자계정을 주기적(6개월)으로 점검하여 접근 권한 재검토 등
[예시]
사용자계정 및 전자이미지서명 등록신청서
소 속 전화번호
성 명 직 위 직 급
주민등록번호
사용자계정 (ID)
㉠
㉡
㉢ 비밀번호
전자이미지서명
행정안전부 정보통신보안업무규정 제27조에 따라 사용자계정(ID) 및 전자이미지서명 등록을 신청합니다.
년 월 일
신청인 (서명 또는 인) ○○기관의 장 귀하
※ 작성방법
1. 소속은 과 단위까지 구체적으로 기재한다.
2. 사용자계정(ID)은 ㉠㉡㉢란에 다음 기준에 의하여 기재한다.
첫 자는 영문으로 그 외 문자는 영문과 숫자를 조합해서 6~8자 이내로 기재한다(중복되는 사용자계정이 있을 경우에는 ㉡㉢순으로 부여된다). 다만, 사용자계정은 기관의 실정에 따라 달리 정할 수 있다.
3. 비밀번호는 영문, 숫자와 문자 및 특수문자 등을 조합하여 8자리 이상으로 설정한다.
4. 전자이미지서명은 서명자의 성명을 반드시 한글로 알 수 있도록 표시하되, 싸인펜 등으로 네모 안에 꽉 차도록 진하고 크게 표시한다.
5. 본 서식과 작성방법은 예시이므로 기관의 설정에 따라 변경하여 사용할 수 있다.