가. 관인의 개념
관인(官印)이란 일반적으로 정부기관에서 공식문서에 사용하는 인장을 말 한다. ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣에서는 합의제 행정기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 청인(廳印)과 행정기관의 장이나 보조기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 직인(職印)을 통틀어 관인이라고 말한다(영 제33조제1항).
행정기관: 독임제(獨任制)·합의제(合議制) 행정기관을 의미함. 합의제 행정기관은 기관 구성자가 다수인이며, 다수인의 의사합치(다수결)에 의하여 결정을 내리고, 책임을 지는 행정기관으로서 국가인권위원회, 방송통신위원회, 공정거래위원회, 금융위원회, 국민권익위원회, 소청심사위원회, 중앙노동위원회 등이 있음
행정기관의 장 : 독임제 또는 합의제 행정기관의 장을 의미함
보조기관 : 행정기관의 장으로부터 법령(｢행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정｣)이 정하는 바에 의하여 행정권한을 위임받아 그 범위 안에서 업무를 수행하는 때의 보조 기관을 의미함
나. 구별 개념
1) 관인
(官印)대비 개념으로서의 공인
(公印)지방자치단체의 기관이 사용하는 청인 및 직인은 중앙행정기관과 그 소속 기관의 관인에 대비한 개념으로 공인(公印)이라 칭하고, 해당 지방자치단체의 공인조례로 정하여 사용·관리하도록 하고 있다(영 제40조). 하지만 일반적 으로 관인이라고 하면 공인을 포함한 개념이라 할 수 있다.
☞ 종전에는 개념 구분없이 관인이라는 용어를 사용하였으나, 1991. 6. 19. ｢사무관리규정｣을 제정하면서 지방자치단체에 대하여는 공인이라는 개념을 도입하였음
2) 사인
(私印)대비 개념으로서의 공인
(公印)공인(公印)이라는 용어는 사인(私印)에 대비하는 개념으로 사용되는 경우 (예 : 공인 등의 위조·부정 사용죄, 사인 등의 위조·부정 사용죄)가 있는데, 이 경우의 공인은 관인의 일반적인 개념과 유사하다고 볼 수 있다.
공인 등의 위조·부정 사용죄: 공무원 또는 공무소의 인장·서명·기명 또는 기호를 행사할 목적으로 위조 또는 부정 사용하는 죄 (｢형법｣ 제238조)
사인 등의 위조·부정 사용죄: 타인의 인장·서명·기명 또는 기호를 위조 또는 부정 사용한 죄 (｢형법｣ 제239조)
다. 관인의 효력
행정기관의 장 또는 합의제기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에는 관인(또는 행정기관장의 서명도 가능)을 찍는다(영 제14조제1항). 따라서 관인을 찍지 아니하거나 관인생략 대상 문서를 제외하고는 관인이 날인되지 아니한 문서는 흠이 있는 문서로서 해당 문서를 시행한 행정기관에 보완을 요청할 수 있다. 또한 이러한 문서를 접수한 행정기관의 장은 형식상의 흠을 이유로 발신행정기관의 장에게 반송할 수 있다(규칙 제16조제1항).
라. 관인제도의 연혁
1) ｢관인규정｣ 제정
(1948. 11. 9. 총리령 제1호)가) 관인은 청인과 직인으로 하고, 그 모양은 정방형, 자체는 전서체로 한다.
나) 중앙 각 관서는 총무처에서, 부처 직속기관은 해당 부처에서, 시·도는 내무부에서 새겨 교부하되, 관인의 인영은 총무처 관인대장에 등록한다.
다) 중앙 및 시·도의 차관·국장·기타 보조기관은 필요시 직인을 가질 수 있고, 그 직의 서리(署理)도 사용할 수 있다.
2) ｢관인규정｣ 신규 제정
(1962. 4. 10. 각령 제644호) 관인은 한글 전서체로써 가로로 새긴다.3) ｢관인규정｣ 개정
(1962. 12. 11. 각령 제1067호)가) 청인은 문서발행 연월일의 ‘연’자가 가운데 오도록 찍고, 직인은 문서를 발신·교부·인증하는 자의 성명 끝 자가 가운데 오도록 찍는다.
나) 관인을 폐기할 경우 교부기관의 승인을 얻어 소각 처리한다.
4) ｢관인규정｣ 전문개정
(1970. 3. 23. 대통령령 제4772호)가) 중앙 및 시·도의 각 차관·국장·기타 보조기관은 직인을 가질 수 없다.
나) 보조기관이 법령에 따라 행정권한을 위임받은 사무를 행정기관으로서 처리하는 경우 그 사무처리를 위하여 직인을 갖는다.
다) 중앙행정기관의 관인은 총무처에서, 기타 행정기관의 관인은 직근 상급 기관에서 새겨 교부하고, 이를 등록대장에 등록한다.
라) 관인의 인영은 기관·직위 명칭에 ‘인’자를 붙이고, 청인은 그 기관 명칭의 끝 자가 가운데 오도록 찍는다.
5) ｢관인규정｣ 개정
(1986. 12. 27. 대통령령 제12020호)등본·초본 등 민원서류에는 발신명의 표시의 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.
6) ｢사무관리규정｣
(1991. 6. 19.)및 ｢사무관리규정 시행규칙｣
(1991. 9. 30.)으로 통합
가) 관인은 그 기관 또는 직위 명칭의 끝 자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.
나) 관인의 글자는 그 기관 또는 직위의 명칭에 ‘인’ 또는 ‘의인’자를 붙인다.
다) 행정기관의 폐지로 관인을 폐기하거나 그 밖에 관인을 보존할 필요가 있을 때에는 정부기록보존소에 이관하여 보존한다.
라) 지방자치단체의 공인은 지방자치단체의 조례가 정하는 바에 따른다.
7) ｢사무관리규정｣ 개정
(1996. 5. 3. 대통령령 제14989호) 전자문서에 사용하기 위하여 전자관인을 가질 수 있다.8) ｢사무관리규정｣ 개정
(1999. 8. 7. 대통령령 제16521호)가) 합의제기관의 장은 법령에 따른 사무 처리를 위하여 직인을 가질 수 있다.
나) 관인의 모양은 행정기관의 장이 정한다.
9) ｢사무관리규정｣ 개정
(2001. 2. 14. 대통령령 제17129호)전자문서에 사용하는 전자이미지관인은 관인의 인영을 전자적으로 입력 하여 사용한다.
10) ｢사무관리규정｣ 개정
(2002. 12. 26. 대통령령 제17811호)가) 관인은 해당 기관의 관인대장 등에 등록하되, 제3차 소속기관은 직근 상급 기관에 등록할 수 있다.
나) 관인폐기시 정부기록보존소(지방기록물관리기관)에 이관하여야 한다.
11) ｢사무관리규정 시행규칙｣ 개정
(2011. 3. 22. 행정안전부령 제200호) 관인의 글자는 국민이 쉽고 간명하게 알아볼 수 있는 한글로 새긴다.12) ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣으로 전부개정
(2011. 12. 21. 대통령령 제23383호)전자이미지관인은 관보에 공고하지 않는다.