가. 결재의 의의
1) 결재의 개념
결재란 해당 사안에 대하여 행정기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위를 말한다. 따라서 기관의 장 또는 결재권을 위임 받은 자가 행정기관의 의사를 결정하기 위한 과정에서 각급 보조기관 또는 보좌기관의 서명을 받는 검토와 협조는 결재의 개념에 해당되지 않는다.
2) 결재의 기능
가) 순기능(1) 기관의 의사결정과정에서 현실적이고 실무적인 사정을 반영할 수 있다.
(2) 결재권자의 의사결정에 필요한 지식과 정보를 제공 · 보완시켜 준다.
(3) 하위직원의 창의·연구 및 훈련의 기회로 활용될 수 있다.
(4) 결재과정을 통해 직원의 직무수행에 대한 통제가 가능하다.
나) 역기능
(1) 여러 단계의 검토 과정을 거쳐 결재에 이르기 때문에 의사결정이 지연 되기 쉽다.
(2) 상위자의 결정에 의존하기 때문에 하위자가 자기책임하에 창의성을 발휘 하기 어렵고, 소극적인 자세로 업무를 처리하는 경향이 있다.
(3) 결재 과정이 형식적인 확인 절차에 그치는 경우도 많다.
(4) 상위자에게 결재안건이 몰리는 경우, 상세한 내용 검토 없이 문구 수정
정도에 그치기도 하고, 결재하느라 보내는 시간 때문에 상위자 역할인 정책 구상, 계획 수립 등에 시간을 할애하기 어렵게 된다.
다) 역기능 해소 방안
(1) 결재권을 하위자에게 대폭적으로 위임한다.
(2) 검토 과정이나 업무처리 절차를 간소화한다.
(3) 안건에 따라서는 상위자가 직접 기안하거나 처리지침을 지시한다.
나. 결재의 종류
1) 결재
(決裁 ; 좁은 의미)좁은 의미의 결재란 법령에 따라 소관 사항에 대한 행정기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자(주로 행정기관의 장)가 직접 그 의사를 결정하는 행위를 말한다. ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣상 문서는 해당 행정기관의 장의 결재를 받되, 보조(보좌)기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조(보좌)기관의 결재를 받아야 한다(영 제10조제1항).
2) 전결
(專決)전결이란 행정기관의 장으로부터 업무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자 (보조기관·보좌기관·업무담당 공무원)가 행하는 결재를 말하며, 그 위임전결사항은 해당 기관의 장이 훈령(위임전결규정) 또는 지방자치단체의 규칙(사무전결처리규칙)으로 정한다(영 제10조제2항).
3) 대결
(代決)대결이란 결재권자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다. 대결한 문서 중에서 내용이
결재권자 : ①행정기관의 장, ②행정기관의 장으로부터 결재권을 위임받은 자, ③대결 하는 자
후결(後決) : 1984. 11. 23. 전까지 결재의 한 방식으로 후결이 있었음. 당시 후결도 문서의 성립 또는 효력에 영향을 주는 결재행위였는데, 선 행정행위(대결)와 후 행정행위(후결) 사이에 법적 안정성을 해치는 문제점이 있어, 1984. 11. 23. 당시 ｢정부 공문서규정｣을 개정, ‘후결’을 폐지하고 ‘후열(後閱)’로 변경하였음. 그 후 1999. 8.
7. ｢사무관리규정｣을 개정, ‘후열’ 대신 ‘사후보고’로 변경함(1999. 9. 1. 시행) ∙ 후결 : 결재란에 ‘후결’ 표시, 결재권자 서명, 문서 수정 가능
∙ 후열 : 결재란에 ‘후열’ 표시, 결재권자 서명, 문서 열람만 가능(수정 불가) ∙ 사후보고 : 정해진 보고방법 없음(구두보고, 메모보고 등 가능), 서명 불요
중요하다고 판단되는 문서는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다(영 제10조제3항).
다. 결재의 효과
문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명 포함)의 방식으로 결재함으로써 성립한다. 따라서 결재는 문서가 성립하기 위한 최종적이며 절대적인 요건이다(영 제6조제1항).
라. 결재의 표시
• 기안문, 시행문에 기안자, 검토자, 협조자 및 결재권자의 직위(직급)를 온전하게 나타내고 (기관장 · 부기관장의 직위는 간략히 표현 가능)하고, 서명을 그대로 표시하도록 한 것은 의사결정 과정과 참여자를 알 수 있도록 하여 행정의 책임성·투명성 제고를 위한 것임.
⇨ 정책실명제 실현
1) 결재
(좁은 의미)의 표시
가) 행정기관의 장이 결재하는 경우에는 기관장의 직위를 직위란에 간략히 표시하고 결재란에 서명한다.
나) 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시한다(규칙 제7조제1항).
행정제도과장 하과장 제도정책관 정국장 조직실장 김실장 차관 서차관 장관 협조자
12/15 맹장관
※ 이 경우 발신명의는 항상 행정기관의 장이 된다.
2) 전결의 표시
가) 전결하는 사람의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명한다(규칙 제7조제2항).
나) 서명하지 않는 사람의 결재란은 설치하지 않는다(규칙 제7조제4항).
행정제도과장 하과장 제도정책관 정국장 조직실장 협조자
전결 12/15 김실장
※ 이 경우 발신명의는 항상 행정기관의 장이 된다.
3) 대결의 표시
가) 위임전결 사항이 아닌 사항을 대결하는 경우(“대결”만 표시) : 대결하는 사람의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하며, 서명하지 않는 사람의 결재란은 설치하지 않는다(규칙 제7조제3항 및 제4항).
(1) 행정기관장의 권한 사항을 직무대리자인 차관이 대결하는 경우
행정제도과장 하과장 제도정책관 정국장 조직실장 김실장 차관 협조자
대결 12/15 서차관
※ 이 경우 발신명의는 항상 행정기관의 장이 된다.
(2) 과장 권한 사항을 직무대리자(담당)가 대결하는 경우
주무관 김주무 행정사무관 협조자
대결 12/15 홍담당
※ 이 경우 발신명의는 보조기관 또는 보좌기관인 과장이 된다.
제4조(기관장과 부기관장의 직무대리) ① 기관장에게 사고가 발생한 경우에는 부기관장이 기관 장의 직무대리를 한다.
② 부기관장에게 사고가 발생한 경우에는 실·국을 설치하는 법령에 규정된 실·국의 순위에 따른 실장·국장(본부장·단장·부장, 그 밖에 이에 준하는 직위에 재직 중인 공무원을 포함하며, 실·
국이 설치되어 있지 아니한 기관에서는 과장이나 이에 준하는 보조기관을 말한다. 이하 같다)이 부기관장의 직무대리를 한다. 다만, 실장·국장보다 상위 직위가 설치되어 있는 경우에는 그 직위를 설치하는 법령에 규정된 순위에 따라 그 상위 직위에 재직 중인 공무원이 실장·국장에 우선하여
나) 위임전결 사항을 대결하는 경우(“전결”과 “대결”을 함께 표시) : 전결권 자의 서명란에는 “전결” 표시를, 대결하는 사람의 서명란에는 “대결”
이라고 표시하고 서명하며, “전결” 표시를 하지 않거나 서명을 하지 않는 사람의 결재란은 설치하지 않는다.
※ 이 경우 발신명의는 항상 행정기관의 장이 된다.
(1) 조직실장 전결 사항을 직무대리자인 국장이 대결하는 경우
행정사무관 홍담당 행정제도과장 하과장 제도정책관 협조자
대결 12/15
조직실장 전결 정국장
(2) 과장 전결 사항을 보조 · 보좌기관이 아닌 직무대리자가 대결하는 경우
주무관 김주무 행정사무관 협조자
대결 12/15
행정제도과장 전결 홍담당
(3) 총괄책임자 전결사항을 업무분담자인 직무대리자가 대결하는 경우
주무관 협조자
대결 12/15 행정사무관 전결 김주무
☞ 직무대리(법정대리·지정대리), 권한대행 등은 대리행위이므로 이들에 의한 결재 행위는 “대결”로 표시함. 대결권자로서의 직무대리자 결정 및 운영 원칙은 중앙행정 기관의 경우에는 ｢직무대리규정｣, 지방자치단체는 해당 자치단체의 ｢권한대행 및 직무대리 규칙｣ 등이 정하는 바에 따름
◈ ｢직무대리규정｣(대통령령 제22956호, 2011. 6. 7. 일부개정)
부기관장의 직무대리를 한다.
③ 기관장은 대리하게 할 업무가 특수하거나 그 밖의 부득이한 사유로 제2항의 순위에 따른 직무 대리가 적당하지 아니하다고 인정되는 경우에는 제2항에도 불구하고 직무대리의 취지에 맞게 부기관장 직무대리의 순위를 미리 정하여 운영하여야 한다.
④ 기관장과 부기관장 모두에게 사고가 발생한 경우에는 제2항의 순위(제3항에 따라 미리 정해진 직무대리 순위가 있는 경우에는 그 순위를 말한다)에 따른 직위에 재직 중인 공무원이 순차적으로 각각 기관장, 부기관장의 직무대리를 한다.
제5조(기관장과 부기관장 외의 직무대리) ① 기관장과 부기관장 외의 공무원에게 사고가 발생한 경우에는 해당 공무원의 바로 위 공무원(이하 “직무대리지정권자”라 한다)이 해당 공무원의 바로 아래 공무원 중에서 직무의 비중, 능력, 경력 또는 책임도 등을 고려하여 직무대리자를 지정한다.
다만, 과(담당관, 팀, 그 밖에 이에 준하는 기관을 포함한다. 이하 같다) 소속 공무원에게 사고가 발생한 경우에는 과장이 과 소속 공무원 중에서 직무대리자를 지정한다.
② 직무대리지정권자는 대리하게 할 업무가 특수하거나 그 밖의 부득이한 사유로 제1항에 따른 바로 아래 공무원이 직무대리를 하는 것이 적당하지 아니하다고 인정되는 경우에는 사고가 발생한 공무원과 동일한 직급의 공무원(사고가 발생한 공무원이 고위공무원단에 속하는 공무원인 경우에 는 고위공무원단에 속하는 공무원 또는 이에 상당하는 직위에 재직 중인 공무원을 말한다) 중에서 적합한 공무원을 직무대리자로 지정할 수 있다.
③ 직무대리지정권자는 직무대리자에게 사고가 발생한 경우에는 이로 인하여 업무 공백이 생기지 아니하도록 제1항 또는 제2항에 따라 직무대리자를 다시 지정하여야 한다.
제7조(직무대리권의 범위) 직무대리자는 사고가 발생한 공무원의 모든 권한을 가지며, 그 권한에 상응하는 책임을 진다.
※ ｢직무대리규정｣ 상의 기관장이라 함은 중앙행정기관 또는 이에 준하는 기관의 장(대통령 소속 기관 및 국무총리 소속기관 포함)을 말함.
마. 결재 받은 문서의 수정
1) 원 칙
결재 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하여야 한다(영 제17조).
2) 종이문서의 경우
삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인
경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정한다(규칙 제14조).
가) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인한다.
나) 문서의 중요한 내용에 관한 부분을 삭제 또는 수정하는 경우, 그 줄의 오른쪽 여백에 삭제 또는 수정한 글자 수를 표시하고 서명 또는 날인한다.
다) 시행문을 삭제 또는 수정하는 경우, 그 줄의 오른쪽 여백에 삭제 또는 수정한 글자 수를 표시하고 관인으로 날인한다.