3) CoP 운영 체계
가) 운영 조직운영총괄은 CoP 성격에 따라 CEO(최고경영자)가 맡기도 하나, 주로 CKO(최고지식관리자)가 담당한다. 운영총괄 아래 CoP 활동 전반을 관리 하는 운영자를 두며, CoP 발전을 위해 자문 또는 평가위원단을 둘 수 있다.
운영총괄
CoP 운영자 자문위원단 평가위원단
CoP (갑) CoP (을) CoP (병)
[CoP 운영을 위한 조직체계]
나) 구성원의 역할
(1) 운영총괄 : CoP와 관련한 최종 의사결정자(CKO 또는 CEO가 담당) (2) CoP 운영자 : CoP 개설‧종결 등 승인 관리(1~2명으로 구성)
(3) 자문위원단 : 전문지식 자문 및 활동 지원(분야별 전문가로 구성) (4) 평가위원단 : CoP 최종 결과보고서 심의, 평가 등 담당(CoP 관련 부서장
3~5명으로 구성)
(5) CoP (갑) 등의 리더 : 지식관리시스템 내의 CoP 홈페이지 관리 [개설자가 담당하거나 선출하며, 시솝(system operator)으로도 불림]
(6) CoP (갑) 등의 총무 : 리더를 도와 회원관리, 실무지원, 기록 등 담당
4) 운영절차
가) 단계별(1) 개설단계 : CoP 활동계획서를 작성, 관리주체에게 승인을 요청하며 회원을 구성하는 단계로 ‘개설 신청’, ‘승인’과 ‘구성’ 단계로 세분
CoP 활동계획서 수록 내용(기관 특성에 따라 변경 가능)
활동체계 : 구성원 소속, 활동기간 등 명시
활동내용 : 핵심주제와 선정 배경, 활동목표와 기대효과, 지원요청 사항 등
(2) 활동단계 : CoP 구성원 각자의 역할에 따라 활동을 시작하는 단계
非활동 CoP에 대한 관리
관리부서는 승인 이후 지식활동 촉진을 위해 비활동 CoP 폐쇄기준 마련·운영
폐쇄기준은 CoP 활동 정도, 실태 등 모든 객관적 판단 가능한 지표로 설정
(3) 종결단계 : CoP의 활동 목적이 달성되어 활동결과를 제출하거나 더 이상 활동이 곤란하여 그 동안의 활동을 종료하는 단계
성과물 등록
CoP 유형에 관계없이 지식활동 과정에서 생산된 모든 성과물 등록
등록은 지식관리시스템에서 정한 절차를 따름
나) 유형별
유 형 운영절차
토론형
① CoP 개설 희망자가 학습주제에 적합한 CoP 명칭, 개설취지 등을 정함
② 회원 모집(10인 이상) 및 개설 신청(지식관리부서)
③ CoP운영자가 이를 승인하면 활동 개시
④ 활동 종료시 결과물을 시스템 등에 등록
학습형
① 시솝(System operator) 및 구성원 선발 - 시솝은 대체로 연구회 창설자가 담당 - 구성원은 공모절차를 통해 선발
② 운영원칙 및 절차 마련
- 운영원칙 및 절차는 연구회별 성격에 맞게 독자적 기준 마련
③ 승인요청과 승인절차
- 승인요청은 지식등록(또는 시스템) 담당부서에 신청. 별도 절차 없음
④ CoP 활동 관리(모니터링)
- 연구회 활동을 평가하여 우수연구회 선정 · 포상
⑤ CoP 활동 및 결과물에 대한 성과 평가(1)
- 부기관장을 위원장으로 하고 국장급을 위원으로 하는 위원회 구성 - 연구회 활동실적 및 업무발전 기여도를 평가, 우수 CoP 선정 등
⑥ CoP 활동 및 결과물에 대한 성과 평가(2)
- 내 · 외부인이 포함된 위원회 구성, 공직 내 업무발전 기여도가 높고 우수 연구결과물을 산출한 CoP 발굴 · 포상
문제 해결형
① 학습동아리 운영계획 공고
- 직원이 자율적으로 학습동아리 구성
② 제안서 접수
- 구성원의 업무와 관련한 제안을 자유롭게 제출
③ 연구 수행
- 업무과제 발굴, 연구수요가 반영된 과제에 대해 연구활동 수행
④ 연구결과 평가 및 정책반영
- 종료된 연구과제에 대한 평가(관련 위원회)
- 우수과제 채택 포상, 채택과제는 소관 부서 정책에 반영
유 형 활동내용
토론형 (국토해양부)
○ 개별 CoP의 토론횟수(한 CoP가 토론한 주제 수, 마일리지)에 대한 평가
○ 개별 토론결과보고서(등록지식)에 대한 평가
평가요소/평점 3점 2점 1점
토론내용(업무관련성, 혁신성 등) 상 중 하
결론(타당성 등) 상 중 하
실행계획(제도반영 또는 계획수립 등) 상 중 하
○ 토론회 참여활동(횟수) 평가(토론글 1회당 마일리지 + 토론회 참석당 마일리지)를 기준
5) 활동에 대한 평가
CoP 활성화를 위해 구성원의 활동을 촉진할 필요가 있는데 긴장감을 유지하기 위한 수단으로 지속적인 지식활동 평가가 필요하다.
(1) 활동기준, 중점 등록기준
유 형 등록기준
토론형 활동기준(토론참가 정도)을 중시, 등록지식에 대한 평가 병행
학습형 활동기준(학습참여 정도)과 학습을 통한 등록지식의 품질에 초점
문제해결형 활동기준 보다는 문제해결(결과보고서) 여부에 초점
(2) 평가 사례
유 형 활동내용
학습형 (법무부)
○ 활동기준 평가 항목
① 소모임관리자 구성시 가점 부여 ② 회원수 누진가점 부여
③ 외부 전문가 참여시 가점 부여
④ 자체 소모임 내 게시판․자료실 등 등록건수 ⑤ 전체회원 중 실제 활동 회원수
○ 등록지식기준 평가 항목
① 창의성 : 단순 인용지식이 아닌 직접 연구, 개발한 지식인가?
② 업무 활용성 : 업무수행 및 활용에 얼마나 많은 도움을 주는가?
(공유범위, 업무활용 정도)
③ 지식 완성도 : 얼마나 구체적이고 정교하게 표현된 지식인가?
(지식 생성을 위한 노력정도)
④ 업무 개선효과 : 얼마나 많은 유 · 무형(인력 · 예산절감, 업무개선) 효과를 주는가?
문제해결형 (국세청)
○ 활동기준 보다는 문제해결 기여도를 중점 평가
○ CoP를 운영하면서, 등록지식을 기준으로 한 평가기준 사용
평 가 항 목 평점
창 의 성
∙ 유사한 제안 전무
∙ 다소 유사한 부분이 있으나 독창성 가미
∙ 일반적 사항으로 평범
∙ 창의성 미약
실 용 성
∙ 즉시(3일내) 실시 가능
∙ 일정기간 후(6일내) 실시 가능
∙ 상당한 기간 경과 후(6일 초과) 실시 가능
∙ 실시 가능성 희박
효 과 성 ∙ 괄목할 만함 ∙ 다소 많음
∙ 보통임 ∙ 미약함
완 성 도
∙ 관련자료, 법령검토 등 서류 완비
∙ 일부분 미비하여 보완 필요
∙ 전반적으로 보완 필요
적용범위
∙ 기관 및 납세자에게 미치는 파급효과 탁월
∙ 기관 및 납세자에게 미치는 파급효과 우수
∙ 기관 또는 납세자에게 미치는 파급효과 우수
∙ 업무개선 및 납세자에게 미치는 파급효과 미약 ※ 가점 : 지정과제에 ＋1점. 단 총점 10점 한도
6) CoP 활동에 대한 지원
대체로 CoP 활동에 대한 지원은 활동유형(토론형, 학습형, 문제해결형)에 따라 지원수준을 결정하게 되는데, 다음과 같은 사례를 참고할 수 있다.
구 분 지원 내용 지원 사례
도서/교재 구입
지원 ∙ 테마 관련 전문서적 구입 ∙ 기본 지원(현물지급)
∙ 월 2권(￦20,000/권) Off Line 모임
지원
∙ 음료 및 다과비
∙ 진행 문구비
∙ 기본 지원
∙ 회원 1명당 월 ￦5,000
사외 교육 지원
∙ 외부 교육기관 세미나, 포럼 참가
∙ 외부기관 교육 의뢰
∙ 타당성 검토 후 승인
∙ 지원비율(50~100%)
∙ 월 450만원 한도
기타 특별활동비 지원
∙ 별도의 행사성 비용
∙ 외부 전문가 위촉
∙ 세부계획 제출
∙ 검토, 승인(품의)후 시행
∙ 월 200만원 한도
7) CoP 활동에 대한 보상
보상은 마일리지에 따라 인사가점 등과 연계하는 간접보상 방식과 금전적 보상, 물품 제공 등 직접보상 방식을 들 수 있다.
유 형 주요 사례
토 론 형 ∙ 온라인 CoP에 대한 보상, 우수 CoP 연구결과물을 KMS에 등록하고 지식마일리지 부여
학 습 형
∙ 연구활동 포상
- 활동실적과 업무발전 기여도 평가를 통해 고득점 순으로 선정, 활 동비 지원 및 포상
∙ 경진대회 포상
- 연구회를 대상으로 경진대회를 개최하고, 최우수, 우수, 장려, 격려상 등으로 선발하여 소정의 격려금 지급
- 최우수상 팀에게는 해외연수 등 기회 제공 등
8) CoP 활동 활성화 방안
가) CoP 활동을 활성화하기 위하여 조직원의 CoP 활동 부담감 해소, 추진 사례 벤치마킹, 활성화에 관한 변화관리 전략 수립 등과 함께 다음과 같은 적극적인 노력이 필요하다.
(1) CoP 활성화에 대한 기관장의 의지를 구성원 전원이 공유
(2) CoP 활성화 교육, 홍보, 경진대회, 이벤트 실시 등 구성원의 관심도 제고 (3) CoP 활동실적 모니터링을 통한 인센티브 부여 등
나) CoP 활동을 성공적으로 이끌기 위해서는 다음과 같은 사항에 착안하여 지원할 필요가 있다.
(1) CoP에 대한 강한 정체성 확립
∙ 구성원이 CoP의 목적을 명확하게 이해
∙ 추상적 주제에 대한 구성원들의 명확한 사전 개념 이해
∙ 활동에 필요한 충분한 참여자 확보
∙ 리더나 총무(서기)의 효과적 조정자, 촉진자 역할 수행 (2) CoP의 학습과제는 조직의 미션, 정체성과 연계
(3) 집단사고를 위해 ‘반대를 위한 반대자’도 구성원에 포함
∙ 필요에 따라서는 외부인 영입 방안 강구 (4) CoP의 핵심지식과 정보 정리
∙ 웹사이트, 모임노트, 각종 서적, 제출자료 등
(5) 구성원의 소속감 증진 및 활동리듬 유지를 위한 온 · 오프라인 이벤트 (6) 온라인 CoP의 경우에도 대면회의 적극 활용
∙ CoP 구성원 상호간의 친밀감을 높여 외부와 장벽을 쌓는 친목단체로 전락할 수 있는 위험 경계
(7) 집중 활동기한 설정 운영
∙ 새로운 참여자의 영입, CoP 활동 소멸기한 지정 운영 등 나. 협업 · 공유
1) 필요성
다수부처와 관련한 정책 협력과제의 증가 등 행정환경 변화에 대응하기 위해서는 협력체제 구축이 필요하다. 또한, 스마트폰, 태블릿 PC 등 모바일 환경 및 IT 기술 진화에 따라 시공간의 제약이 없는 협업기반의 업무환경이 요구되고 있다.
※ 스마트폰․태블릿 PC 사용자 : ’10년 700만 ⟶ ’13년 2,500만 예상
이에 따라 2015년에는 전 공무원의 30%가 협업을 통해 업무를 수행할 것으로 예상된다.
2) 추진 사례
가) 모이소(MOISO)(문화체육관광부) (1) 운영 목적
행정업무 수행에 있어 공직 내부와 외부 전문가의 연계기능 구축으로 업무에 필요한 전문 지식·정보를 상호 공유할 수 있는 소통의 장소를 제공 하는데 그 목적이 있다.
특히, 모이소*는 망 분리로 인해 차단된 공공기관과 외부 전문가가 웹상 에서 접촉할 수 있는 ‘가상협업 공간**’을 제공하는데 큰 의미가 있다.
* 모이소(MOISO)는 만남(Meeting), 열림(Opening), 소통(Interacting), 나눔(Sharing), 조직화(Organizing)의 공간 의미
** ｢가상협업공간｣ : 정책관련 이해당사자(내․외부)들이 편리한 환경(UC, Web2.0)에서 업무를 수행할 수 있도록 조성한 웹상의 가상 업무협의 공간
(2) 운영 효과 및 기능
외부 전문가와 공공기관의 업무 관계자가 협업과 소통의 공간을 확보 함으로써 업무의 전문성을 제고하고 편의성을 증진할 수 있다.
운영기관인 문화체육관광부에서는 인터넷 업무포털(i-나루)에서 통합의사 소통 환경(메신저, 쪽지, SMS, 메일 등)을 제공한다.
주요 기능으로는 개설 및 폐쇄, 게시판 생성 및 삭제, 게시판(일반형 자료실, 블로그형 게시판)별 권한 지정 등이 있다.
(가) Wiki 기술을 기반으로 공동 저작이 가능한 Wiki 게시판
(나) 협업공간 내 지정 사용자를 대상으로 하는 자료 취합, 게시판 기능 (다) 특정 주제에 대한 의견 수렴을 위한 토론방
(라) 회원관리, 메일 및 SMS 발송 기능
(마) 게시물에 대한 태그 클라우드 및 태그 검색 기능 (바) 운영현황을 파악할 수 있는 각종 통계 서비스 (사) 회원간의 일정관리 기능
(아) Web Presence 서비스를 통한 실시간 사용자 확인 기능 (자) 쪽지, 파일, 팩스 등 통합 메시지 발송 서비스
(3) 주요 성과
예산자료 등 각종 취합 업무의 효율성을 증진하는데 도움을 주고 있다.
특히, 주관부서에서 각 실·국·소속기관을 대상으로 예산편성, 집행, 결산, 평가 등 자료취합 시 메일·공문 등으로 처리하던 것을 모이소 공간에 게시 하는 것으로 대체하였다. 이에 따른 주요 성과는 다음과 같다.
(가) 업무수요자 그룹관리, 자료 미제출자 독촉, 마감, 자료 일괄 내려 받기 등 각종 취합업무 편의 제공