가. 기안의 개요
1) 기안의 개념
기안이라 함은 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말한다. 기안은 주로 상급자의 지시사항이나 접수한 문서를 처리하기 위하여 행하여지나 법령·훈령·예규 등을 근거로 하거나 또는 순수한 자기발안(自己 發案)으로 이루어지기도 한다.
2) 기안의 원칙
문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 종이문서로 기안할 수 있다(영 제8조제1항).
3) 기안자의 자격
가) 기안자의 범위에 관하여는 아무런 제한이 없다. 공무원이면 누구든지 기안자가 된다.
나) 영 제60조에 따라 분장 받은 업무에 대하여 그 업무를 담당하는 자는 직급 등에 관계없이 기안할 수 있다.
다) 또한 결재권자는 영 제18조제5항에 따라 접수문서를 공람할 때 처리 담당자를 따로 지정할 수 있으므로 이 경우 지정된 자도 기안자가 된다.
나. 기안문의 작성시 고려사항
1) 작성전 고려사항
가) 기안자는 안건에 관련된 문제를 파악하고 관계 규정 및 과거 행정선례를 숙지하고 있어야 한다.
나) 또한 기안하는 목적과 필요성을 파악하고 자료를 수집·분석하며 필요한 경우에는 설문조사, 실태조사, 회의 등을 통하여 의견을 청취한다.
다) 복잡한 기안의 경우에는 초안을 작성하여 논리의 일관성을 해치는 내용 이나 빠지는 사항이 없도록 검토한 다음 작성한다.
라) 기안자는 담당 업무에 대한 책임의식을 가져야 하며 해당 기관과 수신자 와의 관계 및 입장 등을 고려하여 기안하여야 한다.
2) 작성시 유의사항
올바른 문서 작성은 정확한 의사소통을 위하여 필요할 뿐만 아니라 문서 자체의 품격을 높이고, 그 기관의 대외적인 권위와 신뢰도를 높여준다. 문서의 올바른 작성을 위하여 다음과 같은 사항에 유의할 필요가 있다.
가) 정확성(바른 글)
(1) 일반적으로 6하원칙에 따라 작성하고 오·탈자나 계수 착오가 없도록 한다.
(2) 필요한 내용을 빠뜨리지 않고, 잘못된 표현이 없도록 문서를 작성한다.
(3) 의미전달에 혼동을 일으키지 않도록 정확한 용어를 사용하고 문법에 맞게 문장을 구성한다.
(4) 애매모호하거나 과장된 표현에 의하여 사실이 왜곡되지 않도록 한다.
사 례
광복절기념행사에 직원 2명을 참석하도록 하시기 바랍니다.
∙ 직원 2명의 성별 및 직급 불분명
∙ 각 과에서 2명인지, 국 전체에서 2명인지 불분명
∙ 직원 2명이 행사장 참석자인지, 행사지원 요원인지 불분명 나) 용이성(쉬운 글)
(1) 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 작성하다.
(2) 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현한다.
(3) 복잡한 내용일 때는 먼저 결론을 내린 후 이유를 설명하는 것이 좋다.
(4) 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어를 쓴다.
(5) 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어를 사용하고, 한자나 어려운 전문용어 또는 일반화되지 않은 약어는 사용하지 않는다. 한자나 전문용어를 쓸 필요가 있을 때에는 ( )에 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다.
다) 성실성(호감 가는 글)
(1) 문서는 성의 있고 진실하게 작성한다.
(2) 상대방에게 불쾌감을 주거나 상대를 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어를 사용한다.
(3) 감정적이고 위압적인 표현을 쓰지 않는다. 상급기관이 하급기관에 보내는 문서에 “…… 할 것”, “…… 하기 바람” 등과 같이 위압감을 주는 문구를 쓰게 되면 조직 상하간의 관계를 경직시켜 원활한 의사소통에 지장을 초래하기 쉽기 때문에 바람직하지 않다. 조직구조상 지휘·감독관계에 있다하더라도 상호간에 존중한다는 의미에서 “…… 하시기 바랍니다.”와 같은 표현을 사용하는 것이 좋다.
라) 경제성(효율적으로 작성하는 글)
(1) 일상 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용한다.
(2) 용지의 규격·지질을 표준화한다. 규격이나 지질이 다르면 표준화된 경우에 비하여 많은 시간과 노력이 요구된다.
(3) 서식을 통일하여 규정된 서식을 사용하는 것이 경제적이다.
(4) 한눈에 내용을 파악할 수 있고 다루기 쉽게 1건 1매주의로 하는 것이 효율적이다.
다. 기안의 종류
1) 일반기안
일반기안이라 함은 가장 일반적인 형태로 어떤 하나의 안건을 처리하기 위하여 정해진 기안서식에 문안을 작성하는 것을 말한다. 기안문 서식은 일반기안문, 간이기안문의 2가지가 있다(영 제8조제2항 / 규칙 제3조제1항).
가) 일반기안문
행 정 기 관 명
수신 (경유) 제목
발 신 명 의
기안자 직위(직급) 서명 검토자 직위(직급) 서명 결재권자 직위(직급) 서명 협조자
시행 처리과명-연도별 일련번호(시행일) 접수 처리과명-연도별 일련번호(접수일)
우 도로명주소 / 홈페이지 주소
전화번호( ) 팩스번호( ) / 공무원의 전자우편주소 / 공개 구분
작 성 방 법
1. 행정기관명: 그 문서를 기안한 부서가 속한 행정기관명을 기재한다. 행정기관명이 다른 행정기관명과 같은 경우에는 바로 위 상급 행정기관명을 함께 표시할 수 있다.
2. 수신 : 수신자명을 표시하고 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조·보좌 기관의 직위를 표시하되, 그 직위가 분명하지 않으면 ○○업무담당과장 등으로 쓸 수 있다. 다만, 수신자가 많은 경우에는 두문의 수신란에 ‘수신자 참조’라고 표시하고 결문의 발신명의 다음 줄의 왼쪽 한계선에 맞추어 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시한다.
3. (경유) : 경유문서인 경우에 ‘이 문서의 경유기관의 장은 ○○○ (또는 제1차 경유기관의 장은 ○○○, 제2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○○입니다.’라고 표시하고, 경유 기관의 장은 제목란에 ‘경유문서의 이송’이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다.
4. 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다.
5. 발신명의 : 합의제 또는 독임제 행정기관의 장의 명의를 기재하고, 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 명의를 기재한다. 시행할 필요가 없는 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 않는다.
6. 기안자 · 검토자 · 협조자 · 결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를, 직위가 없는 경우에는 직급(각급 행정기관이 6급 이하 공무원의 직급을 대신하여 사용할 수 있도록 정한 대외 직명을 포함한다. 이하 이 서식에서 같다)을 온전하게 쓴다. 다만, 기관장과 부기관장의 직위는 간략하게 쓴다.
7. 시행 처리과명-연도별 일련번호(시행일), 접수 처리과명-연도별 일련번호(접수일) : 처리과명(처리과가 없는 행정기관은 10자 이내의 행정기관명 약칭)을 기재하고, 시행일과 접수일란에는 연월일을 각각 온점( . )을 찍어 숫자로 기재한다. 다만, 민원문서인 경우로서 필요한 경우에는 시행일과 접수 일란에 시 · 분까지 기재한다.
8. 우 도로명주소 : 우편번호를 기재한 다음, 행정기관이 위치한 도로명 및 건물번호 등을 기재하고 괄호 안에 건물명칭과 사무실이 위치한 층수와 호수를 기재한다.
(예) 우110-760 서울특별시 종로구 세종대로 209 (정부중앙청사 11층 1104호)
작 성 방 법
9. 홈페이지 주소 : 행정기관의 홈페이지 주소를 기재한다.
(예) www.mopas.go.kr
10. 전화번호( ), 팩스번호( ) : 전화번호와 팩스번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다. 기관 내부문서의 경우는 구내 전화번호를 기재할 수 있다.
11. 공무원의 전자우편주소 : 행정기관에서 공무원에게 부여한 전자우편주소를 기재한다.
12. 공개구분： 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개 또는 비공개인 경우에는 ｢공공 기록물 관리에 관한 법률 시행규칙｣ 제18조에 따라 ‘부분공개( )’ 또는 ‘비공개( )’로 표시하고,
｢공공기관의 정보공개에 관한 법률｣ 제9조제1항 각 호의 번호 중 해당 번호를 괄호 안에 표시 한다.
13. 관인생략 등 표시: 발신명의의 오른쪽에 관인생략 또는 서명생략을 표시한다.
※ 기안자· 검토자 및 결재권자(직위/직급) 서명: ‘기안자’ · ‘검토자’ · ‘결재권자’ 및 ‘직위(직급)’의 용어는 표시하지 아니하고, 기안자 · 검토자 및 결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명하되, 직위/직급 및 서명란의 수와 크기는 필요에 따라 조정하여 사용할 수 있다.
※ 협조자(직위/직급) 서명 : ‘협조자’의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다.
※ 전결 및 서명 표시 위치 : ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 제10조제2항 및 동 시행규칙 제7조제2항에 따라 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에
‘전결’ 표시를 한 후 서명하되, 서명하지 아니하는 사람의 서명란은 설치하지 아니한다.
※ 대결 및 서명 표시 위치 : ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 제10조제3항 및 동 시행규칙 제7조제3항에 따라 대결하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 ‘대결’ 표시를 하고 서명하며, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결권자의 서명란에 ‘전결’ 표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 ‘대결’ 표시를 하고 서명한다. 이때 서명하지 아니하거나 ‘전결’ 표시를 하지 아니하는 사람의 서명란은 설치하지 아니한다.
※ 발의자(★)와 보고자(⊙)의 표시는 직위/직급의 앞 또는 위에 하되, 보고자의 표시는 직접 결재권자 에게 보고하는 경우에만 표시한다.
<예시 1> 일반기안문
함께하는 공정사회! 더 큰 희망 대한민국!
행정안전부
수신 수신자 참조(문서관리업무담당과장) (경유)
제목 ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 일부개정령안 입법예고 알림 ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 일부개정령안의 입법예고가 2011. 12. 9.자 관보, 행정안전부 홈페이지(www.mopas.go.kr)를 통해 실시되고 있음을 알려드립니다.
붙임 ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 전부개정령안 1부. 끝.
행정안전부장관
수신자 서울특별시장, 부산광역시장, 대구광역시장, 인천광역시장, 광주광역시장, 대전광역시장, 울산광역시장, 경기도지사, 강원도지사, 충청북도지사, 충청남도지사, ………
행정사무관 홍○○ 서기관 박○○ 행정제도과장 전결 12/14 하○○
협조자
시행 행정제도과-283(2011. 12. 14.) 접수
우 110-760 서울특별시 종로구 세종대로 209 (정부중앙청사 11층 1104호) / http://www.mopas.go.kr 전화번호 (02)2100-3424 팩스번호 (02)2100-4259 / dream1004@mopas.go.kr / 대국민공개
나) 간이기안문
이 서식은 보고서·계획서·검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에 한하여 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없다(규칙 제3조제3항).
생산등록번호
등 록 일
결 재 일
공 개 구 분
협조자
( 제 목 )
※ 필요한 경우 보고근거 및 보고내용을 요약하여 적을 수 있음
○○○○부(처·청·위원회 등)
또는 ○○○○부(처·청·위원회 등)
○○○○국 ○○○○과