기관평가의 사전준비 단계는 평가기관의 내부적 과정과 평가대상 기관과 의 상호작용 과정으로 구분하여 고려할 수 있다. 기관평가가 가지고 있는 구체적인 목적 중의 하나가 기관의 자발적 발전노력을 자극하고 격려하는데 있다. 따라서 강제적인 기관평가보다는 자발적인 평가를 유도하고, 평가준비 에 따른 노력을 통하여 기관의 질적 수월성을 확보하기 위해서는 기관의 자 발적인 평가신청 방식을 취해야 할 것이다. 따라서 기관평가의 사전준비 단 계가 기관평가에 앞서 고려되어야 한다.
1 ) 평가기관 내부의 과정
평가기관의 내부적 과정은 기관평가와 관련된 의사결정을 내리고, 기관평 가 실행을 외부에 알리는 단계까지 포함하게 된다.
[그림 Ⅳ- 6]에서 ①에 해당하는 과정은 기관평가를 평가주체인 국가 및 지방자치단체가 실시하지 않고 법률에 의해 기관평가의 권한이 부여된 한국 직업능력개발원에 위탁하는 경우에만 해당한다.
②에서 기관평가와 관련된 의사결정 사항으로 항목, 비용, 결과처리, 범위 등이 제시되고 있는데, 이들 사항은 기관평가와 관련하여 사전에 결정되어 야 할 중요한 내용들이다. 공개를 목적으로 하고 있는 정기 기관평가의 경 우, 평가항목 및 평가도구는 사전에 개발되어 활용 가능한 상태에 있어야 하나, 특정한 목적으로 이루어지는 수시 기관평가의 경우에는 별도의 평가 항목 개발 혹은 선정 과정을 필요로 한다.
① 평가주체와 평가기관의 포괄적 기관평가 위탁계약
② 기관평가와 관련된 의사결정 (항목, 비용, 결과처리, 범위 등)
③ 총괄적 기관평가 일정계획 수립
④ 접수공고 문안 작성 및 검토
⑤ 매체의 선택 및 계약
⑦ 평가에 대한 문의 조회에 대한 답변준비
⑥ 접수공고
⑧ 기초평가자료 양식의 준비
[그림 Ⅳ- 6] 사전준비 단계에서 평가기관의 내부적 활동
기관평가의 비용과 관련하여서는 비용의 수준은 물론 부담주체의 결정이 포함된다. 기관평가의 비용 수준은 기관평가와 관련하여 발생하는 제반 경 비(예를 들면, 인건비, 문서 인쇄비, 보고서 인쇄비, 회의비, 출장비 등)를 감 안하여 적절하게 설정되어야 하며, 물가수준에 따라 매년 재검토되어야 할 것이다. 비용 수준과 함께 고려되어야 하는 것은 비용의 부담주체를 결정하 는 것이다. 비용 부담주체의 결정은 기관평가가 이루어지기 이전에 명확하 게 결정되어야 할 것이다. 또한 기관평가가 마무리된 이후에 평가결과를 어 떻게 처리할 것인지에 대한 사전 의사결정이 이루어져야 할 것이다.
마지막으로 고려될 수 있는 의사결정 사항으로 평가대상의 범위이다. 평 가주체는 모든 직업교육훈련기관에 대하여 기관평가를 할 수 있는 것이 아 니며, 동일한 유형에 속하는 기관들이라도 세부적으로 유형분류가 가능하다.
또한 기관평가의 효율성과 효과성을 고려한다면, 단계적인 평가대상 범위의 설정이 고려될 수 있다. 이러한 의미에서 평가대상 기관의 범위를 사전에
선정하는 것은 매우 중요한 의미를 가질 수 있다.
①,②의 과정이 진행된 이후에는 기관평가에 대한 총괄적 일정계획을 수 립하고, 이에 기초하여 기관평가에 대한 공고를 계획 실행하게 된다. 다른 한편에서는 기관평가 공고와 관련하여 직업교육훈련기관으로 문의 조회를 받았을 경우에 대비한 응답준비 및 양식준비를 수행한다.
2 ) 평가기관과 평가대상기관의 상호작용 과정
기관평가의 사전준비 단계에서 평가대상 기관과의 상호작용은 기관평가의 적합성을 판단하는데 초점을 두고 있다. 기관평가는 법률에 의하여 모든 직 업교육훈련기관들이 주기적으로 받아야 하지만, 특정한 상황에 의해서 연기 되어야 할 필요성이 나타날 수 있다. 즉, 특정한 직업교육훈련기관이 기관평 가의 적합성을 가지고 있는가하는 문제가 제기될 수 있다. 예를 들어, 설립 되지 얼마 안된 직업교육훈련기관, 즉 제공되는 교육훈련 프로그램이 한번 도 완료가 안된 기관이 평가를 받고자 한다면, 기관평가의 목적에 비추어 그 기관을 평가하는 것은 무의미해진다. 따라서 기관평가의 목적을 달성할 수 있는 기관에 대해서는 기관평가가 이루어질 수 있도록 사전에 평가대상 기관으로서의 적합성이 검토되어야 할 것이다.
사전준비 단계에서 평가기관과 평가대상 기관간의 상호작용을 보면 [그림
Ⅳ- 7]과 같다. 평가기관과 평가대상 기관의 상호작용은 평가대상 기관이 기 관평가를 신청하고, 평가기관이 평가신청을 최종적으로 허가하는 과정까지 다루고 있다. 즉, 사전준비 단계에서는 실질적인 기관평가가 이루어지는 것 이 아니라 기관평가를 위하여 이루어지는 평가기관의 내부적 과정과 평가대 상 기관과의 상호작용 활동을 대상으로 하고 있다.
① 대중매체를 통하여 접수공고를 공표
③ 문의 조회에 대한 답변
⑤ 기초평가 자료양식의 제공
⑦ 기초평가 자료의 검토 및 적합성 평가 결과의 통보
② 기관평가에 대한 문의 조회
④ 기관평가에 대한 신청
⑥ 기초평가 자료의 작성 및 제출
⑧ 기관평가의 계약
평가기관 평가대상 기관
[그림 Ⅳ- 7] 사전준비 단계에서 평가기관과 평가대상 기관의 상호작용
기초평가 자료를 통하여 직업교육훈련기관의 평가대상 적합성이 평가되 며, 적합성 평가가 이루어진 이후에 평가기관과 평가대상 기관의 계약에 의 해서 실질적인 평가대상 기관이 결정된다. 적합성 평가를 위하여 사용되는 기초평가 자료에는 기관의 명치, 소재지, 설립연도, 면허증, 제공되는 프로그 램의 목록 및 내용기술서, 프로그램별 등록 교육훈련생 수, 조직구조 등과 같은 내용들이 포함된다.