목 차 >>> 1. 스마트 협업이란?
2. 기업에서의 협업의 모습 3. 클라우드 환경에서 협업 4. 적용사례
5. 앞으로
(그림 1) 스마트워크 활용 시나리오
1. 스마트 협업이란?
IT기술이 급속도로 발달하면서 최근 몇 년간 유행했던 단어는 클라우드 컴퓨팅이었다. 프로그 램을 사용자가 직접 설치해 쓰는 것이 아니라 해 당 프로그램을 서비스 해주는 회사에 접속해 사 용하는 개념이다. 인터넷만 연결하면 내가 원하 는 소프트웨어와 데이터를 사용하는 것이다.
클라우드(Cloud, 구름)는 인터넷 기반이라는 의미이고 컴퓨팅(Computing)은 컴퓨터 기술을 사 용한다는 의미로 컴퓨팅 자원을 관리할 수 있도 록 특화된, 제 3자가 제공하는 인프라를 저렴하 고 쉽게 사용할 수 있도록 제공되는 서비스를 의 미한다. 이것은 인프라의 비용을 자본비용에서 운영비용으로 바꿀 수 있을 뿐만 아니라 사용비 용도 90%까지 절감이 가능하기에 인프라의 혁신 정동철 (다우데이타)
클라우드 기반의 스마트 협업
(그림 2) 협업의 발전단계
인크루트&엡브레인 조사 2007년
직장인 2,036명 조사 (복수선택) 시간대: 오전 9시부터 12시사이
집중 근무 시간: 평균 2시간 30분 / 8시간 기준 31.3% 수준 평균 근무 시간: 10시간 30분
(그림 3) 직장인, 업무집중이 가장 잘 되는 시간은?
에 가깝다고 볼 수 있다.
이런 클라우드 컴퓨팅 기술의 발전과 급격한 스마트폰의 보급은 기업의 업무환경을 사무실에 마련된 업무공간에서 관련된 사람들끼리 모여서 업무하는 전통적인 협업형태에서 시간과 장소에 벗어나 언제 어디서나 업무를 처리 할 수 있는 스 마트워크 형태의 협업으로 변모하고 있다.
2. 기업에서의 협업의 모습
기업에서의 전통적인 협업 형태는 사무실에 마 련된 회의공간에서 관련된 사람들끼리 모여서 회 의를 하면서 업무를 진행하는 형태이다. IT 기술 의 발달에 따라 기업들은 업무 생산성과 효율성 을 높이기 위해 그룹웨어, 비즈니스 프로세스 관 리(BPM)등의 시스템을 도입하기 시작했고 이런 시스템을 이용해 ‘팀룸’, ‘파일서버’ 등의 공간을 이용하거나, 간단하게 전화, 이메일, 메신저로 커 뮤니케이션을 진행하는 형태로 발전했다.
최근 스마트폰과 다양한 디바이스들의 보급확 대와 클라우드 나 회사 업무를 추진할 수 있는 환 경이 제공되기 때문에 회사와 집, 이동 등 장소에 가리지 않고, 메일 및 메시징, 일정 등 다양한 서 비스를 활용할 수 있는 시나리오가 늘어나고 있 는 것이 요즘 직장인들의 현실이다.
업무 생산성과 효율성은 어떻게 일을 하고, 어
떻게 여러 사람과 일을 잘 하느냐에 달려 있다.
보통 직장인들은 하루에 자기 자리에서 집중 근무하는 시간은 평균 2시간 30분 정도라는 결과 가 나왔다. 평균 근무 시간은 10시간 30분 정도가 되며, 집중 근무시간 2시간 30분 이외에 시간에 는 커뮤니케이션과 미팅, 문서 작업과 검토, 공유 와 협업, 그리고 검색 등의 업무를 하고 있다.
이러한 결과는 개인 중심의 업무는 점점 감소 하고, 2인 이상의 협업 업무가 증가하고 있는 것 을 의미한다.
이러한 2인 이상의 업무에서 얼마나 생산성과 효율성을 높이기 위해서는 협업이 매우 중요하다.
한 사람이 혼자 처리할 수 있는 일은 없다. 중 요한 프로젝트는 혼자가 아닌 여러 사람이 같이 참여하여 추진한다. 그런데 관건은 사람이 많이 모인다고 해서 성과나 효과도 비례하여 좋아지지
회의 ‐ 회의 준비 시간 단축
‐ 의사결정의 신속화
커뮤니케이션 ‐ 유무선 통합으로 업무 연속성 증대
‐ 원격 커뮤니케이션 활성화 검색 ‐ 사내 전문가 및 인맥 검색
‐ 언제 어디서나 사내 통합 검색 지원 공유 & 협업 ‐ 사업 경험 축적 및 이력 공유
‐ 원격 협업 생산성 증대
문서작업 ‐ 문서 동시 편집/작업으로 시간 단축
‐ 쉽고 빠른 문서 작업 및 공유
<표 1> 업무 유형의 정의
(그림 4) 외부 직원 및 파트너와의 협업 시나리오 않는 데 있다. 성공적이 협업을 하려면 다음 몇
가지 사항이 필 수적이다.
∙첫째, 구성원들 간에 긴밀하고 깊이 있는 소통 스마트워크는 협업이 생명이다. 그런데 서로 소통하지 않거나 다른 사람들의 의견이나 아이디 어를 활용하지 못한다면 스마트워크는 의미를 잃 는다.
소통이란 일을 할 때만 해서는 큰 효과를 얻을 수 없다. 평소에는 거의 소통을 하지 않던 사람들 이 특정한 업무를 수행하기 위해 협업을 하고, 그 때만 소통한다면 제대로 된 소통은 불가능하다.
기존에 사용하던 이메일이나 사내게시판은 한 계가 있고, 이것을 통해 자유로운 소통을 하지도 않는다. 그래서 필요한 것인 소셜 네트워킹이다.
이를 통해 평소에 가벼운 대화나 서로간의 의견 이나 생각을 공유하면, 온라인을 통해 협업을 하 더라도 활발한 협업이 가능하다.
∙둘째, 업무를 보다 효과적으로 빠르게 할 수 있는 클라우드 컴퓨팅 기반의 협업 도구 현재 여러가지 협업의 문서작업 도구들이 있으 나, 가장 보편적으로 Google Drive (문서도구), MS오피스365, 한컴 씽크프리 순으로 업무현장에 서 많이 사용되고 있다.
협업에 참가하는 사람들은 기본적으로 이런 협 업 도구의 사용법에 익숙해야 한다.
∙셋째, 실제로 협업을 잘 할 수 있는 능력의 극대화
여러 사람들이 대면하여 일하는 경우에는 궁금 하거나 이해되지 않는 것은 직접 질문하면 되지 만, 다른 장소, 멀리 떨어진 경우에는 이것이 만 만치 않다. 물론 이런 문제점을 극복하기 위해 화 상회의 시스템, 메신저와 같은 온라인 협업 시스 템을 구축하지만 근본적으로 어떻게 소통해야 하 는지, 온라인 협업 상에서의 리더의 역할, 그리고 더욱 고도화된 커뮤니케이션과 퍼실리테이션의 학습이 필요하다.
(그림 5) 클라우드 환경에서 협업
3. 클라우드 환경에서 협업
클라우드 협업의 기본 사상은 모든 콘텐츠와 서비스가 중앙화된 스토리지와 웹 서비스에서 제 공이 되는 것이며, 특히 이전의 물리적 전달과 공 유에서 위치 기반의 공유와 전파로 전환되고 있 다. 대표적인 업무인 문서 작업의 경우, 웹 화면 상에서 문서를 동시에 실시간으로 편집 및 작성 할 수 있다.
기존의 협업을 위한 시스템은 대기업을 중심으 로 문서관리시스템, 그룹웨어, 통합커뮤니케이션, 메일 시스템 등의 기간계 시스템들을 통합시킨 협업 포털 시스템 형태로 구축하였다. 하지만 최 근 퍼블릭 클라우드 컴퓨팅의 서비스의 보급이 활발히 진행되면서 설비, 운영 인력 등이 필요 없 이 손쉽고 저렴하게 사용할 수 있는 SaaS형태의 스마트오피스 서비스가 나타나면서 굳이 자사 서 버 자원을 활용해 그룹웨어를 돌리고, 소프트웨 어를 구입하고, 관리직원을 둘 필요가 없는 것이
다. 월 사용료만 내면 얼마든지 좋은 솔루션을 이 용할 수 있다.
대표적인 솔루션은 Google Apps, MS오피스 365, 한컴 씽크프리 등이 있다.
업무상의 협업을 위해 대표적인 활동인 일정관 리/공유, 공동 문서작업, 데이터 보관/공유가 어떻 게 이루어지고 있는지 살펴보겠다.
3.1 첫번째 일정관리 및 공유
협업을 위해 일정에 대한 계획을 세우고, 프로 젝트에 참여하는 구성원들과 공유하는 활동으로
캘린더 서비스를 활용할 수 있다.
1. 다수의 캘린더 생성 가능 2. “할 일 목록” 및 메일과 연계 3. 완벽한 모바일 지원
4. 동료, 팀원과 캘린더 공유 5. 무료SNS를 통한 알림
6. 다른 서비스의 캘린더 가져오기
7. 기업에서 많이 쓰는 아웃룩과 연동 가능
3.2 두번째 공동의 문서작업
프로젝트를 진행하다 보면, 특정사항은 공동으 로 문서작업을 해야 할 경우가 있다. 예를 들어 전체 프로젝트 기획(안)에 대해 공지하고 각 구성 원들의 의견을 받아야 할 경우 구성원들이 문서 를 직접 수정하게 한다면, 좀 더 빠르고 효율적으 로 기획(안)을 완성할 수 있다.
공동의 문서작업을 위한 클라우드 기반 서비스 의 핵심은 다른 사람과의 공유기능 외에도 문서 의 버전관리로 여러명이 문서를 작성하는 것이기 때문에, 간혹 실수로 문서의 내용이 모두 삭제되 거나 잘못된 내용으로 덮어 쓸 수 있는 경우가 종 종 발생하기 때문이다.
클라우드 기반의 웹/모바일오피스 서비스를 활 용하면 다음과 같은 이점이 있다.
1. MS오피스, 한컴오피스 등 다양한 문서 작성 형태 지원
2. 한 문서에서 실시간 공동 작업 및 공유 가능 3. 작업중인 문서의 공유 범위 설정 가능 4. 문서 변경사항에 대한 추적관리가 가능하여
버전별 문서 생성 및 관리가 필요 없음 6. 오프라인 문서 작성 지원
7. 트렌드에 맞는 다양한 템플릿을 실시간 지 원 및 업데이트
8. 문서 변경 알림, 댓글, 메모, 메신저 등 협업 을 위한 커뮤니케이션 지원
3.3 세번째 데이터 보관 / 공유
협업을 하다보면 필수적으로 여러가지 파일을
다른 사람들과 공유해야 한다. 이때는 클라우드 기반 스토리지 서비스를 활용하시는 것이 좋은 방법이다.
일반적으로 파일을 PC의 특정 폴더에 저장하 면, 서버와 동기화 되어 인터넷의 클라우드 서버 에 저장되며, 인터넷을 사용할 수 있는 곳이라면 확인할 수 있다. 또한 파일/폴더 자체를 공유하는 기능을 제공하며, 휴지통 기능을 제공해 실수로 지운 파일을 복구할 수 있다. 더불어 여러 사람이 공유된 파일에 접근해 수정했을 경우 각 수정한 히스토리를 보관하고 있다가 되돌릴 수 있는 기 능을 제공함으로써, 파일을 버전별로 관리할 수 있다.
크게 Google Drive, MS SkyDrive, 네이버 n드 라이브 등과 같이 웹오피스 기능과 통합된 서비 스 유형과 DropBox로 대표되는 스토리지 서비스 만을 제공하는 유형으로 구분할 수 있다.
클라우드 스토리지 서비스를 통해 사용하는 기 능을 살펴보면
1. 언제 어디에서나 인터넷만 가능하면 접속, 사용이 가능
2. 다양한 협업의도에 따라 폴더, 파일 단위의 공유 가능
3. 자체적인 문서 읽기/뷰어 기능이 있어 다양 한 문서 포멧을 지원
4. 다른 어플리케이션과 자료공유가 가능 5. 윈도우 탐색기와 연동되어(로컬 동기화) 사
용이 편리함
6. 안전한 데이터 보관 (삭제 파일 복구)
4. 적용사례
다우데이타는 클라우드 기반의 스마트 협업 시
스템을 도입하기 위하여 크게 회사 시스템을 보 안이 중요한 기업내의 On‐Promise 시스템과 외 부와의 빈번한 접속 및 협업이 필요한 Off‐
Promise 시스템 부문으로 나누었고 2012년 여름 부터 Off‐ Promise 시스템으로 Google Apps를 도입하여 회사 업무에 적용하였다.
기존에 활용도가 떨어졌던 스마트기기의 업무 활용도가 Google Apps를 통한 모바일 오피스 환 경 구축과 이를 적용한 업무 활성화 활동을 통해 현재 모든 직원들이 스마트폰을 통해 업무메일, 일정관리, 회의/보고 문서 작성 및 검토 등의 업 무를 수행하고 있다. 특히 외부에 있어 회의에 참 석하기 힘든 경우 Hangout이라는 화상회의 기능 을 사용하여 진행하고, 업무에 필요한 문서, 자료 를 클라우드 서버에 집중화하여 불필요한 문서작 성 및 종이 출력을 최소화 하였다.
또한, 소셜네트워크 기능을 활용하여 사내 동 호회 활동 및 개인별 다양한 소식을 공유하고, 앞 으로 점점 확장되고 있는 스마트 업무환경을 더 욱 잘 활용하기 위한 다양한 아이디어와 의문사 항을 서로 제안하고 질문 답하는 소통의 장으로 활용하고 있다.
앞으로 다우데이타는 기존 시스템과 클라우드 시스템의 통합을 통해 스마트 업무환경 인프라를 더욱 확장하고 이와 동시에 이런 인프라를 충분히 활용 할 수 있도록 직원들에게 업무방식과 문화의 교육 및 공유를 지속적으로 진행할 예정이다.
5. 앞으로
이제는 클라우드도 진화하고 있다. 특히 기업 의 솔루션도 클라우드로 전환되고 있는 추세다.
아직까지 일부의 기업은 데이터의 안정성을 신뢰 하지 못하고 있어 도입하지 않고 있지만 비용절 감과 협업에 최적화된 클라우드를 도입하지 않을
이유가 없다.
모든 규모의 기업들에게 클라우드는 엄청난 기 회를 제공한다. 적은 리소스로 시스템을 유지 관 리하는데 80%의 시간과 예산을 지출하는 IT 전 문가들의 고질적인 문제를 해결하고 혁신에 전념 할 수 있는 기회를 가질 수 있다. 클라우드 서비 스를 통해 IT 그룹은 혁신에 더 전념할 수 있고 차별화되지 않는 활동들은 신뢰할 수 있고 비용 효율적인 공급업체에게 위임할 수 있다. 클라우 드 서비스를 이용하여 IT 리더들은 구현이 너무 어렵거나 비용이 높다고 생각되었던 새로운 솔루 션을 제공할 수 있게 될 것이다. 클라우드 플랫폼 (Platform as a Service)이 바로 이러한 예이며 클 라우드의 모든 이점을 활용하는 새로운 응용 프 로그램 구축 시 시간과 복잡성을 대폭 절감시켜 준다.
스마트워크 환경을 위한 차세대 협업은 어떤 모델로 전환될 것인가? 가트너에 따르면 4세대 협업은 ‘통합’이라는 트렌드를 중심으로, 더욱 더 많은 사람들이 함께 하며, 다양한 상황을 감안해 야 하고, 전문지식을 활용할 수 있게 된다. 소셜 분석과 공동편집 등도 4세대 협업에서 반드시 지 원돼야 하는 내용이다. 현재 협업 시스템은 4세 대 모델로 진화를 하고 있다.
저 자 약 력
정 동 철
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이메일: dongchul@daoudata.co.kr
∙ 숭실대학교 정보과학대학원 정보과학 석사
∙ 2012년 07월~ 다우데이타 대표이사
∙ 2011년 11월~2012년 06월 토마토투자자문 대표이사
∙ 2010년 11월~2011년 10월 뉴스토마토 대표이사
∙ 2008년 01월~2010년 10월 이토마토 마케팅본부 본부 장, 전무
