5장 비즈니스
문서작성 및 실습(I)
학습 내용
1. 문서의 개요
2. 국문 비즈니스 문서작성의 원칙 3. 국문 비즈니스 문서의 분류
4. 국문 비즈니스 문서의 종류와 의미 5. 사내문서
6. 사외문서
1. 문서의 개요
문서 란? 조직 내 업무를 위해 사용되는 모든 서류
1)
문서의 의미
종이에 문자, 또는 기호를 이용하여 사람의 의사, 사물의 상태, 관계 및 형편 등을 표시하고 기록한 것
(1) 좁은 의미
종이가 아니더라도 의사를 기록하고 보존하는 것이면 모두 문서로 포함
(2) 넓은 의미
1. 문서의 개요
2)
문서의 기능
의사전달
자료제공 및 협조
의사보존
(1) 작성 목적을 분명히 파악한다
(2) 자료를 수집하고 선택한다
(3) 초안을 작성한다
(4) 문서를 작성한다
(5) 문서 교정 후 보고한다
1. 문서의 개요
3)
문서 작성의 순서
2. 국문 비즈니스 문서작성의 원칙
1) 긍정문으로 작성 2) 개조식으로 작성
3) 정확한 표현과 문장의 사용 4) 객관적 표현의 사용
5) 적절한 경어의 사용
2. 국문 비즈니스 문서작성의 원칙
6) 과격한 용어와 중복된 어구 피함 7) 간단한 표제를 붙임
8) 결론을 먼저 씀 9) 육하원칙을 활용
10) 문서의 외형적 요소를 고려함
3. 국문 비즈니스 문서의 분류
1)
작성주체에 의한 분류
• 공문서: 공적인 목적을 위해 공공기관 또는 공무원이 직권상 권한 내에서 작성한 문서
• 사문서: 개인이 사적인 목적을 위해 작성한 문서
2)
내용에 의한 분류
• 비밀문서/공개문서
• 일반문서/특별문서
3. 국문 비즈니스 문서의 분류
3)
수신대상에 의한 분류
• 사내문서: 사내의 각종 지시, 협조, 보고, 통지 등을 목적으로 하는 문서
• 사외문서: 거래처, 공공기관, 일반 외부인 등을 상대로 만든 문서
4)
처리단계에 의한 분류
• 접수문서
• 배포문서
• 보관문서
• 폐기문서
4. 국문 비즈니스 문서의 종류 및 의미
국문 비즈니스 문서의 종류
기안(起案)
보고(報告)
품의(稟議) 계획(計劃)
기획(企劃)
5. 사내문서
1)
종류
• 상사, 상급부서에 대해 업무에 관한 일의 내용이나 결과를 전달하는 문 서
• 정보제공보고서, 일일/월간 보고서, 정보분석보고서, 기안서,기획서, 출 장보고서, 회의록, 요약문 등
(1) 보고문서
• 조직이나 부문 간 커뮤니케이션을 긴밀하게 해주는 문서
• 전언문, 전화메모, 게시문, 통지문/안내문, 조회문, 협조문 등
(2) 연락문서
5. 사내문서
2)
사내문서 작성요령
(1) 사안이 생길 때마다 즉시 작성
(3) 두문, 본문, 결문으로 내용구성 (4) 항목의 구분
(2) 간결한 형식과 간결한 내용으로 작성
(5) 문서의 끝 표시
5. 사내문서
2)
사내문서 작성요령
(4) 항목의 구분
(5) 문서의 끝 표시
구분 항목부호
첫째 항목 둘째 항목 셋째 항목 넷째 항목 다섯째 항목 여섯째 항목 일곱째 항목 여덟째 항목
1, 2, 3,4………
가, 나, 다, 라……….
1), 2), 3), 4)………
가), 나), 다), 라)………
(1), (2), (3), (4)………
(가), (나), (다), (라)………
①, ②, ③, ④…………
㉮, ㉯, ㉰, ㉱………
• 본문이 끝나는 지점에서 “끝” 표시: 본문 문장 끝에서 1자 띄우고 “끝”자를 씀
• 첨부물이 있는 경우: 첨부 표시 다음 1자 띄우고 “끝”자를 씀
5. 사내문서
<
결재(決裁)의 종류>
정규결재
• 기안작성자로부터 최종 결재권자까지 정상적인 절차를 거쳐 결재하 는 형태
전결(專決)
• 최종 결재권자로부터 결재권을 위임받은 사람이 위임된 전결 사항에 대해 행하는 결재
• 최종 결재권자가 출장, 휴가, 기타 사유로 상당기간 부재중일 때 긴 급한 문서 결재를 위해 그 직무를 대행하는 사람이 대신 행하는 결재
대결(代決)
• 최종 결재권자가 부재중이거나 특별한 사정에 의해 결재할 시간적 여 유가 없을 때 최종 결재권자의 차하위자가 우선 결재한 뒤 사후 최종 결재권자로부터 재결재를 받는 <조건부적 대결>형태
후결(後決)
5. 사내문서
(1) 문서번호
문서의 고유번호를 말하며 다른 문서와 구별되는 표시이자 문서를 분류, 정리 하기 쉽게 하기 위함
회사의 문서관리규정에 따라 문서의 주체, 문서생산부서에 맞는 번호의 규칙 을 따라야 함
문서번호의 구성: 기관기호 + 문서분류번호 + 문서등록번호 ex. 기획 12310-77
(2) 수신: 받는 대상을 기재. 단 수신기관이 둘 이상이면 수신에 수신자(수신처) 참조라고 적고 발신명의 하단에 수신자란을 만들어 “수신자(또는 수신 처)”라고 쓴 다음 1자 띄운 뒤 구체적인 이름 또는 기관부서명 기재
3)
연락문서의 작성
5. 사내문서
(3) 작성년월일
• 문서를 작성한 날이 아닌 문서를 발신한 날을 말함
• 날짜 기재방식은 년, 월, 일을 표기하거나 대신 온점( . )을 찍기도 함 (4) 발신: 보내는 부서(사람), 전화번호의 기입
(5) 제목: 문서작성의 목적을 간단명료하게 명기 (6) 내용: 문서의 내용
(7) 추신: 문서의 내용에서 누락되었거나 강조할 부분이 있을 경우 별도 기록 (8) 결재: 문서작성 담당자부터 최종 결재권자의 직함을 기록하며, 합의를 얻고
자 할 경우 문서 상단, 또는 하단에 별도의 난을 만들거나 부서명을 기재하여 결재를 얻도록 함
3)
연락문서의 작성
5. 사내문서
발신기관 -문서를 발신하는 회사의 명칭 기재
-소속회사 주소, 전화번호, 담당자명 기재
수신기관 수신하는 곳이 한 곳인 경우 수신자명(수신처) 기재, 둘 이상인 경우
수신자(수신처)참조로 쓴 뒤 하단에 별도의 수신란을 만들어 자세히 기재 문서번호 문서관리, 특히 전산화와 문서검색을 용이하게 하기 위해 부서기호, 분류
번호, 등록번호로 구분하여 기재
보존기간 내부 보존에 관한 규칙에 따른 보존기간 기재 (영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년)
시행일자 문서가 효력을 발생하는 날짜로 보통 회사에서는 최종 결재권자의 결재일 이 시행일임
제목 문서 전체의 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 핵심적인 글로 간단명료하 게 기재
내용 제목, 내용, 붙임(첨부)구성; 6하 원칙에 따라 일목요연하게 사안별로 작성 추신 -추신: 본문 중 누락되었거나 강조할 부분을 본문과 구분하여 기재
결재 문서 작성 담당자, 보조기관, 최종결재권자의 직함과 서명
<
문서구성의 기본 항목>
4)
기획서의 작성
(1) 기획서의 정의
5. 사내문서
• 기획(planning)이란? 어떤 목표를 이루기 위해 계획하는 과정
• 기획서: 아직 하고 있지 않은 일을 대상으로 목표를 이루기 위한 미래지향적 대처방법이나 실행방법에 관한 제안을 담고 있는 문서
일반 비즈니스 문서 기획서
문서대상의 시점 현재진행 중인 일 아직 하고 있지 않은 일
문서의 표준화 잘 되어있음 별다른 양식이 없음
문서의 기능 전달, 보고, 기록, 증거제시 제안, 전달
작성방법 현재 상황에 관한 데이터의 나열 현재상황인식-미래 대처방법 및 실 행방법 제안
문서의 성격 현실적, 즉흥적 건설적, 창조적
문서의 특징 현재상황적 미래지향적
(2) 기획서와 일반 비즈니스 문서의 차이
(3) 기획서의 종류
5. 사내문서
4)
기획서의 작성
구분 핵심사항 비고
마케팅 기획서 -판매전략, 가격전략, 유통전략, 촉진전략
작성 형식은 동일 사업 기획서 -사업내용, 조직, 판매계획, 홍보계획 등
이벤트 기획서 -컨셉, 실행계획, 일시, 장소, 광고계획 등 교육 기획서 -교육내용, 방법, 일시, 장소, 교제 등
(4) 기획서의 작성원칙
① Who : 누가 행하는가? (주체, 관계자)
② What : 무엇을 기획하는가? (기획의 내용),
③ When : 기획은 언제 시행되는가? (시기, 기간)
④ Where : 어디에서 시행되는가? (장소)
⑤ Why : 왜, 기획을 하는가? (기획의 배경, 이유, 의의 등), 기획의 목표는 무엇인가?, 의뢰 자는 무엇을 요구하는가? 이를 통해 어떤 효과를 기대하는가?(기획의 목표)
⑥ How : 어떻게 진행, 수행하는가? (방법)
⑦ How Much : 어느 정도의 돈이 드는가? (예산)
6. 사외문서
1)
종류
• 친분관계를 유지하는 사람 또는 조직끼리 관계 유지에 대한 표시로 주 고받는 문서
• 초대장, 안내장, 인사장, 축하장, 감사장, 위문장, 부고장 등
(1) 의례문서
• 기업간 업무 관계로 서로 주고받는 문서
• 의뢰서, 견적서, 청구서, 통지서, 법률문서 등
(2) 거래문서
6. 사외문서
2)
