변화관리팀의 효과적인 운영방법

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HUNET Information 2005-09-21

변화관리팀의 효과적인 운영방법

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변화관리는 모빌의 균형을 유지하는 것과 같다.

문제는 어떻게 균형을 유지하는 가이다.

이를 위한 방법 중의 하나가 변화관리팀을 구성하여 조직의 변화를 효과적으로 운영하는 것이라고 할 수 있다.

변화관리팀의 운영을 위한 핵심과제에 대해서 살펴보자.

* 참고자료: Jone Kotter 著, “변화관리”

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변화관리는 모빌의 균형을 유지하는 것과 같다. 문제는 어떻게 균형을 유지 하는 가이다. 한 가지의 방법은 조직 여기저기에 있는 경영자들에게 이 역할을 맡 기는 것이다. 그들이 어떻게 조직의 다양한 부분들이 상호작용 하는가에 대한 인식 을 공유하고, 모든 이에게 궁극적으로 이런 보편적인 인식이 조직을 이끌어 나가리 라는 믿음을 주어야 한다. 물론 이는 현실적으로 아주 어려운 일이다. 또 다른 선 택은 많은 기업들이 활용하는 변화관리를 전문으로 관리하는 “변화관리팀 (transition management team)”을 구성하는 것이다.

변화관리팀의 역할과 성격

변화관리팀을 효과적으로 운영하기 위해서는 우선 변화관리팀의 성격을 분 명하게 파악하는 것이 중요하다. 변화관리팀은 관료제의 새로운 계층이나 퇴직할 임원을 위해 마련된 영구직이 아니다. 또한 그 팀은 실무자들을 정기적으로 지도하 는 위원회도 아니다. 변화관리팀은 기업의 대규모 변화노력을 관장한다. 모든 변화노 력이 서로 조화되도록 한다. 그 팀은 8-12명의 유능한 리더로 구성되며, 많은 시간 을 투입하여 변화가 실제로 일어나도록 노력하게 된다. 팀원들과 그들의 역할을 조 직의 관련구조가 수용해야 한다. 변화과정 중에 변화관리팀의 역할은 최고경영자와 마찬가지인 것이다.

단지 최고 경영자의 역할을 변화를 위한 ‘가시적인 챔피언’이 되는 것이다.

기업의 새로운 방향에 대한 정당성을 확보하고 상황을 명확히 하는 것이다. 가이드 라인을 만들고 사람들이 이 지침을 이해하고 사용하도록 하는 것이 변화관리팀의 과제이다. 이는 팀장이 실질적으로 변화의 최고 책임자임을 의미한다. 따라서 팀장 은 자신의 재능과 신뢰성을 증명해야 하며, 회사의 장기 비전을 이해하고, 사업에 관해 완벽한 지식을 보유해야 한다. 이 과정을 거치며 그는 변화관리팀의 리더로서 최고경영자의 신임을 얻게 된다.

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Copyright ⓒ 2004 HUNET. All Rights reserved. ㈜ 휴넷(http://www.hunet.co.kr) 변화 프로세스가 안정화되고 지속적인 개선의 단계로 이동하면 변화관리팀 은 해산된다. 그때까지 변화관리팀은 변화에 대해서 전반적인 책임을 진다. 팀은 최고경영자에게 정기적으로 보고를 하지만 최고경영자는 그 팀의 세세한 운영에 관 여하지는 않는다. 변화관리팀은 자금배분권한을 가지며 프로젝트가 변화노력의 전 반적인 방향과 어긋날 때 그 프로젝트를 중단할 권한을 가진다. 그리고 프로젝트와 프로젝트를 수행하는 개인과 팀을 평가하는 권한 역시 가지게 된다.

변화관리는 기본적으로 감정의 관리를 동반한다. 따라서 변화에 의해 야기 되는 감정적, 행동적 문제에 특별히 관심을 기울이는 사람을 포함해야 한다. 이들 은 팀이 그런 문제들을 무시하거나 타협하지 않도록 보장해준다. 또한 IT, 관리, 보 상과 관련한 정책 담장자와 인적자원 및 의사소통 관리자들도 포함해야 한다. 변화 관리팀을 만들 때 기업은 실패하지 않을 안전한 접근법을 채택해야 한다. 감정적, 행동적 문제가 필요하지 않다고 확실한 수 없다면, 이 문제들을 관장하는 직위를 만들어야 한다. 중요한 것은 어떤 감정적인 이상형에 사로잡혀 운영상의 변화를 만 들어내는 것이 아니다. 오히려 감정적인 문제의 중요성을 인식하는 것이며, 어떤 사 람이 문제를 가지고 있지 않다면 어느 누구도 그 문제에 대해서 책임을 질 수 없다 는 점을 인정하는 것이 관건이 된다.

변화관리팀의 8가지 주요 역할

변화관리팀은 여덟 가지의 기본적인 책임을 진다. 그 각각의 세부 요소는 다음과 같다.

1. 변화를 위한 상황조성과 안내자의 역할

최고경영자와 다른 경영자들은 회사의 전략적 비전을 수립한다. 변화관리팀은 조직 내의 모든 사람들이 이 비전을 공통적으로 이해하고, 회사의 경쟁상황을 이해하는지를 명확 히 해야한다. 조직 전체의 토론을 통해 변화관리팀은 회사의 비전과 경쟁상황을 전파하여 개인과 팀이 회사의 새로운 방향에 맞추어 자신의 활동을 정확하게 수행하도록 한다.

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대부분 오래되고 규모가 큰 조직 내에서는 조직 내의 수준이나 부문간의 대화가 거 의 일어나지 않는 기능적인 소외현상이 발생되며 사람들은 공식적인 발표에만 익숙해진다.

그러나 변화를 위한 노력은 근본적으로 오래되고 진부해진 경계들을 뛰어넘어 정보를 이동 시킴으로써 시작된다. 결과적으로 회사의 상이한 부분들간의 대화를 조장하고 이런 대화 노 력들에 가치를 부여 함으로서 변화 프로세스를 인정하고 허용하는 것이 변화관리팀의 중요 한 과제이다.

3. 적절한 자원배분자로서의 역할

변화관리팀은 각종 자원을 배분하는 권한과 불필요해진 프로젝트를 없애는 두 가지 유형의 중요한 권력을 가진다. 변화관리팀은 자원배분권한을 가지고 시간과 예산을 통제한 다. 변화노력이 멈칫하는 경우가 자주 발생하는데, 이는 선도적인 팀에서 중요한 역할을 해 야 할 사람이 주변적인 일에 매달리는 경우에 발생한다. 또한 변화관리팀은 더 이상 중요하 지 않은 낡은 프로젝트를 없앨 수도 있다. 유용성이 사라진 오래된 프로젝트를 제거하는 어 려운 결정을 내리는 사람은 거의 없다. 그 결과 없어지는 것이 나은 프로젝트들이 살아 남 아 사람들의 관심을 분산시키고 자원을 허비하게 만든다. 변화관리팀은 이런 프로젝트를 제 거할 강력한 권한을 지녀야 한다.

4. 프로젝트의 조정과 정돈자로서의 역할

기업이 빠르게 변화 프로그램을 추진함에 따라 태스크포스팀, 프로젝트팀 등이 많 이 생기게 된다. 이 과정에서 많은 에너지와 활동이 필요하며 혼란이 생겨난다. 모든 활동 들이 타당하고 필요하다고 하더라도 문제는 이들이 서로 조화를 이루지 못하는데 있다. 변 화관리팀은 두 가지 과제를 수행해야 한다. 그것은 프로젝트를 제대로 조정하고 정돈 시켜 서로 조화시키는 일과 각 부분들이 전체적인 그림을 볼 수 있게 하고 일관성 있는 계획이 가능하도록 전체조직과 의사소통 하는 일이 그것이다.

5. 메시지, 활동, 정책, 행동들을 부합 시키는 역할

변화를 겪고 있는 조직 내 구성원의 주요한 불만은 경영진이 말한 대로 행동하지 않는다는 점이다. 경영진은 권한위임을 말하면서도 구성원들이 제시한 새로운 아이디어를 무시한다. 변화관리팀의 과업은 변화 노력의 신뢰성을 해치는 비일관성을 감시하고 감독하 는 것이다. 메시지, 조치, 행동, 보상은 서로 밀접하게 관련되어 있으며 일관성 있게 추진되 어야 한다.

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오늘날 대부분의 변화 프로그램이 권한위임의 개념을 포괄하고 있지만, 이를 정확 하게 정의 내리지는 못하고 있다. 그러나 권한위임은 기업의 모든 구성원들이 함께 미래를 창조할 수 있는 진정한 기회이다. 이는 경영자, 책임자, 공장 작업자, 기술진의 모든 구성원 들이 정확한 결정을 내리고 적절한 행동을 취하는 데 필요한 정보를 가지는 것을 의미한다.

그들의 실책은 능력의 부재라기보다는 정보의 부재에서 기인한다. 변화관리팀이 모든 의사 소통을 다 관장하고 가르칠 수는 없으나 그들은 학습과 창조를 위한 조정자와 지원자로서의 역할에 충실해야만 한다.

7. 문제의 예측과 처리자로서의 역할

사람의 문제는 변화의 핵심이다. 그렇기 때문에 의사소통과 인적자원팀이 변화관리 팀에 포함되어야 하는 것이다. 의사소통과 인적자원은 변화관리가 성공하기 위한 핵심적인 요소이다. 의사소통과 인적자원을 다루는 다기능팀이 조직 전반에 수직적, 수평적으로 정보 를 수집하고 배분하는 기회를 제공해야 한다.

8. 변화관리의 주동자로서의 역할

변화가 성공적으로 수행된 기업에서 리더들은 조직이라는 모빌 전체를 제대로 파악 하고, 운영과 감정의 조화가 변화의 핵심이라는 점을 인식한다. 이를 수행하기 위한 구체적 인 과업들과 변화가 서로 균형을 유지하도록 하는 것은 쉬운 일이 아니다. 변화관리팀은 변 화의 내용과 프로세스, 운영과 감정 모두를 관리할 때 변화를 위한 강력한 추진력을 가지게 된다.

변화의 시대에 리더십의 진정한 가치는 부분이 아니라 조직 전체의 역동성 을 관리하는 데 있다. 리더십의 기본 관제는 변화의 역동성, 즉, 변화가 자유롭게 일어날 수 있도록 하는 힘을 조화롭게 관리하여 기업이 더욱더 경쟁에 잘 대비할 수 있도록 무장시키는 것이다.