행사준비

○ 전망대회 행사 준비는 발표주제를 선정함으로써 본격적으로 시작됨. 2005 년 대회 이후 발표주제는 행사 전년도 10월에 원내 협의회를 통해 조기 확 정됨.

○ 발표주제의 연구진 역시 조기에 확정 짓는 것이 원고의 완성도를 높이는 데 도움이 됨. 연구진이 조기에 확정될 경우 초안회의를 앞당겨 검토회의를 2 차에 나누어 진행함으로써 검토의견이 충분히 반영되기 때문임. 2000년 초 반까지 검토회의는 1월 둘째 주 경에 한번 정도 진행되었으나 2002년부터 2차로 나누어 진행한 결과 원고의 완성도가 높아졌음.

○ 회의 진행 방식에 변화가 생겼을 경우 미리 발생할 수 있는 문제점들에 대 한 대책이 필요함.

- 2005년 동시분과 세션을 진행할 때 참석자들이 큰 혼란을 겪었음. 하나의 회의장을 여러 개로 분할 해 행사가 진행됨으로써 야기될 혼란을 미리 예 상치 못한 데서 기인함.

- 보고서를 2권으로 늘려 봉투에 담아 배포할 경우 참석자가 가질 불편함을 예상하지 못했음.

○ 행사 준비과정 및 행사당일 업무별로 예상 업무량을 가급적 상세히 파악해 적절한 인력배치가 필요함.

○ 발표용 프레젠테이션 작성의 기본 지침을 확정하여 미리 통보하여 통일성

을 강구할 필요 있음.

○ 외부 발표자의 경우 연구원이 의도한 방향으로 발표가 이루어지지 않음.

- 전망대회 행사에 익숙한 원내 발표자와 달리, 원외 발표자는 전망대회에 대한 이해가 부족하고 충분한 검토과정을 거치지 않아 원내에서나 참석자 들로부터 좋은 평가를 받지 못함.

- 외부 발표자 초청이 불가피한 경우 충분한 행사 설명과 함께 양해를 구한 후 검토과정을 거칠 필요가 있음.

○ 사전등록시스템의 경우 일부 사용자의 컴퓨터에서 결제 시 메뉴가 닫히는 등의 문제가 발생함. 이러한 문제는 시스템의 문제라기보다 등록자 개개인 의 컴퓨터상의 문제로 판단됨. 예상되는 문제에 대한 해결방법을 등록시스 템에 공지할 필요가 있음.

○ 2006년 참석자들을 대상으로 전망대회 희망 개최 장소를 물어본 결과 대전 을 희망하는 참석자가 총 25명으로 서울로 응답한 참석자 22명과 비슷한 비 율을 보였음. 지리상 전국의 중심이라는 이유로 대전이 개최 선호 장소로 꼽 혔으므로 개최 장소로 대전을 고려해볼 필요가 있음.

○ 2007년의 경우 시스템 문제로 동반 참석자와 2005년, 2006년 중복 참석자들 에게 홍보 문자가 중복하여 발송됨. 홍보 수단이 무엇이든지 이런 경우는 참 석자들로부터 항의를 받게 되는 사항이므로 각별히 주의할 필요가 있음.

○ 2007년 대회의 경우, 행사관리시스템을 통해 주제별로 참석자를 파악한 결 과 품목별 전망세션인 3부의 경우 쌀과 축산주제 참가자들이 다른 주제보다 월등히 많음. 발표장 조성 시 이에 대한 준비를 실시함.

구분 내용 사전등록(명)

1부 농업 환경과 종합 전망 1,017

2부 소비자 지향형 농업과 농촌 복지

농업 협상 ․ 북한 농업 246 신기술 ․ 시장 개발 387 농촌 개발 ․ 복지 247 외국의 농업 ․ 농정 210

소계 1,090

3부 산업별 전망과 과제

쌀, 축산 619

청과, 임산 242

시설원예, 인삼 259

소계 1,120

표 5-1. 2007년 주제별 사전등록자 현황

○ 2007년 대회에서는 좌장의 역할이 증대하면서 외부전문가를 초청해 좌장들 을 대상으로 회의 진행에 대한 강좌를 실시함. 행사의 유기적인 구성을 위해 앞으로도 좌장의 역할을 강조하면서 지원하는 방안을 지속적으로 강구할 필 요가 있음.

○ 단체메일이나 SMS발송 등 다수를 대상으로 여러 번 이루어지는 홍보의 경 우 홍보 문구나 내용에 각별한 주의가 요구됨.

- 2007년 행사를 홍보한 KREI i-zine의 경우 일부 발송분에 대해 행사날짜에 대한 부분이 누락되어 행사안내가 제대로 되지 못했음.

○ 디자인 결정 등 다양한 의사결정 과정에서 결정 권한 및 결정 시간 단축이 필요함.

- 행사대행사를 통한 행사준비 인력 확충

- 대행사와의 업무 분담 및 업무 협의 단일화 필요

○ 한정된 장소에 1,000명 이상의 참석자를 수용하다 보니 70% 이상이 의자만 놓여 있는 좌석임. 때문에 지속적으로 참석자들로부터 장시간 착석하는 데 불편하다는 지적이 있음. 장기적으로 전 좌석에 필기가 가능하도록 책상을 배치하는 방안을 검토할 필요가 있음.

○ 행사의 언론사 보도는 주로 농업전문지에서만 이루어짐. 전망대회의 홍보를 중앙 일간지 및 공중파 방송으로 확대시킬 필요가 있음.

○ 전망대회 발표주제 수는 첫 대회 때 6개에서 2007년 대회 때 30개로 늘어 남. 대회 일수를 이틀로 늘리지 않는 한 30개 내외가 적정 수준으로 판단됨.

발표주제를 늘릴 경우 주제 당 발표수가 줄어들고 질의응답 시간이 더욱 줄 어드는 문제점이 발생하며 현재 4개인 동시진행 세션수를 늘리는 것은 장소 와 인력문제로 어려울 것으로 판단됨. 동시진행 세션수를 4개로 유지하고 현재의 발표수를 유지하거나 약간 줄이는 것이 적절하리라 판단됨.

○ 지금까지 전망대회 구상 시 일부대회를 제외하고 전년도보다 많은 발표주 제수를 선정함으로써 외형적인 확대를 모색해왔음. 전일 대회로 발표주제가 30개를 넘는 것은 지나치게 많다고 판단되므로 앞으로는 외형적인 확대보 다는 발표형식의 변경 등 질적인 면에서 변화를 추구할 필요가 있음.

○ 행사관리시스템이 운영 초기인 만큼 예상하지 못했던 문제가 종종 발생함.

이를 최소화하기 위해 예상되는 문제점을 미리 파악 후 방지할 필요가 있음.

2007년의 경우 VIP는 등록비 면제대상임에도 불구하고 등록을 완료하면 자 동으로 SMS와 입금독려 메일이 발송되어 혼동을 야기하였으며 실제로 일 부 VIP의 경우 참가비를 입금하였음.