○ 자체평가는 행사가 끝난 후 설문조사 결과 및 원내 참석자 및 준비위원들의 의견을 분석해 부족한 점과 잘된 점을 파악함으로서 차년도 행사준비를 보 다 원활하게 진행하기 위해 실시됨.
○ 결과보고서를 작성한 2003년부터는 자체평가 기록이 남아 있으나 그 이전 행사는 관련 자료가 정리되어 있지 않음.
○ 2003년도에는 좌장제도를 도입한 것이 좋은 평가를 받았으며, 2002년 대회 의 경우 준비과정에서 원고에 대한 충분한 검토가 이루어지지 못한 점이 지 적됨.
○ 2005년과 2006년은 행사장 선정에 대해 참석자들로부터 좋은 호응을 얻은 반면 질의응답 시간 부족은 문제적으로 지적됨.
연 도 평가 결과
2002
· 발표 주제 원고에 대한 충분한 검토가 이루어지지 못함 · 참석자가 크게 늘어 행사장이 혼잡하였음.
· 일괄적으로 파워포인트 자료를 준비하여 참석자들의 흥미를 유발함.
2003
· 등록업무 인력 보강으로 원활한 등록처리 · 책자 유료화로 질 행상
· 좌장제도 도입으로 회의 진행의 원활화를 꾀함.
2004
· 품목모형 개발로 전망치 조기에 확정 · 플래시 무비와 발표무대 설치
· 사전등록대의 혼잡 우려 예상 못함.
2005 · 접근성이 용이하고 넓은 행사장을 선정
· 포스터 전시 및 연구보고서 판매로 연구원 홍보
2006 · 대회 장소를 호텔로 선정해 직원들의 서비스로 원활한 진행과 함께 안락한 회의 분위기로 참가자들의 호평
2007 · 전반적인 행사 진행과 행사 디자인이 깔끔하다는 호평.
· 대회 협력 대행사의 잦은 교체로 동일한 문제점이 매년 되풀이 됨 표 4-19. 연도별 주요 평가 결과
[2002]
○ 행사장인 상공회의소는 교통이 편리하고 잘 알려진 장소이나 회의실 좌석 이 600석으로 부족하여 참석자의 불편 초래함.
- 추후 교통이 편리하고 잘 알려진 넓은 장소를 선정할 필요성이 제기되었음.
○ 장별 분량이 균형이 맞지 않고 충분한 검토가 부족하였음. 원고 검토기간, 인쇄기간을 충분히 확보토록 노력하고 주요사안에 대해서는 원내 발표회의 를 통한 검토과정이 필요함.
○ 발표 주제수가 많아 시간이 충분치 못해 일부 발표자가 발표 시간을 초과함.
○ 파워포인트를 활용하여 시각적 효과를 얻고 관중의 흥미를 유발한 것으로 평가됨. 자료준비 수준이 주제별로 큰 차이를 보여 조정이 필요함.
○ 만찬 음식의 양․질이 양호하고 주요 인사가 참석하여 대회 분위기를 고조 시킨 것으로 평가됨.
○ 식순이 너무 길어 참석자들의 불만을 야기하였음.
[2003]
○ ｢농업전망 2003｣은 현장등록대를 4개에서 6개로 확대하여 현장등록업무의 효율적 처리를 가능하게 하고 참석자의 대기시간을 최소한 점이 자체적으 로 높게 평가됨.
○ ｢농업전망 2003｣ 책자를 유료화함으로써 농업전망대회를 통한 연구원의 수 익사업 토대 마련. 책자에 대한 가치를 높임으로써 개별 연구자의 책임감 제고와 농업전망대회의 질 향상이 가능해진 것으로 평가됨. ‘수익자 부담 원칙’이 실현됨으로써 참석자의 진지한 태도도 유도한 것으로 평가됨.
○ 2003년도부터 기존 부착식 명찰에서 목걸이형 명찰로 바꿈으로써 참석자들 의 큰 호응을 얻음. 이를 통해 종전과 비슷한 비용으로 명찰 제작 및 등록 업무가 개선됨.
○ 또한 2003년도부터 좌장제도를 도입함으로써 회의장의 분위기를 유연화하 고 발표 및 질의/응답시간을 준수하는 데 일조함.
○ 반면 발표대회장의 음향, 조명시설, 로비 난방이 미흡하고 등록업무 및 휴게 공간이 부족했던 점은 문제점으로 지적됨.
[2004]
○ ｢농업전망 2004｣는 품목모형(KREI-COMO)의 개발로 전망대회 20일 전에 전망치 확정, 예년에 비해 전망치가 조기에 확정되어 보고서 원고 준비가 수월하였음.
○ 각 품목의 책임자(팀장)가 해당 발표주제를 총괄하여 발표함으로써 발표내 용을 쉽고 명확하게 전달할 수 있었음.
○ 플래시 무비 상영, 발표무대 연출 등으로 참석자들에게 많은 볼거리를 제공 하였음.
○ 대회의실 및 중회의실의 좌석이 부족하여 자리에 앉지 못하고 그냥 돌아간 참석자들이 많았던 것은 문제점으로 지적됨.
○ 발표진행이 원활하지 못하였음.
- 좌장과 발표자들이 발표시간에 미리 대기하지 못하여 발표 진행이 다소 지 연된 사례가 있었음.
- 제4부(중회의실) 발표 시 노트북과 빔 프로젝트의 기술적인 문제로 발표화 면이 끊어진 사례가 있었음.
- 따라서 발표자들에게 행사진행에 대한 내용을 사전에 명확하게 전달해야 할 필요성이 제기됨.
○ 2004년 대회의 경우 사전등록대에 참가자가 많이 몰릴 것을 예상하지 못해 등록업무에 어려움이 있었음.
○ 행사장과 VIP접견실이 멀리 떨어져 있어 접견실 이용이 저조하였음.
○ 입금자와 신청자의 이름이 상이한 경우가 있어 참가신청자 파악에 어려움 이 있었으며, 당시 카드결재시스템을 갖추지 못해 은행에 직접 입금해야 하 는 불편함이 있었음.
○ 전망대회의 발표주제에 대한 확대 요구가 많았음.
- 특작(인삼, 녹차 등)부문 및 환경농업 등
○ 전망대회의 행사규모가 계속 확대되고 있고, 발표 진행 등 행사 전반에 대 한 참가자들의 기대 수준이 높아지고 있음. 따라서 향후 농업전망대회는 행 사를 전문적으로 대행하는 업체를 통해 준비하는 방안을 고려할 필요가 있 음.
[2005]
○ 사전 행사준비가 비교적 철저하여 진행에 큰 문제가 없었음.
- 사전등록자가 많았으며(875명), 사전등록자 참석률(86%, 750명)이 증가함.
○ 참가자들의 접근성이 용이한 행사장을 선정해 참석자들의 만족도가 높았음.
또한 행사장의 규모 확대로 단일공간에서 행사를 진행함에 따라 참석자들 의 집중력이 향상됨.
○ 개회식부터 마지막 주제발표까지 꾸준한 참석자수를 유지함(약 800여 명).
○ 사전 등록을 통한 현장등록의 번잡함을 감소시켰으며 사전등록자를 이름별 로 구분하여 사전등록에 소요되는 시간을 단축시킴.
○ 보고서(2권)에 대한 참석자들의 호평이 있었음.
○ 포스터 전시 및 연구보고서를 판매함으로써 시각적 효과 및 연구보고서 홍 보 효과를 누렸음.
○ 일부 발표자의 배정시간 초과로 인해 질의 및 응답시간이 단축되고, 분과발 표구분에 대한 사전안내 미흡으로 일부 혼선이 야기됨.
- 동시진행 분과발표의 경우 사회자의 공지나 별도의 안내사인이 필요한 것 으로 보임.
○ 보고서 2권을 배포함에 따라 기존에 제공했던 봉투에 담기는 부적절하였음.
○ 행사장 안내를 위한 유도사인이 부족해 일부 참석자들이 행사장을 찾는 데 어려움을 겪었음.
○ 현장등록대의 업무에 비해 상대적으로 인원이 부족함.
○ 분과 발표시 일부 세션의 좌석이 부족하였음. 이는 사전 예상 분과별 참석 인원을 조사하지 못한 데서 기인함.
○ 방송용 조명으로 인해 참석자들이 회의장 스크린을 보는 데 어려움을 겪음.
방송용 조명이 참석자들에게 피해를 끼치지 않게끔 해결책을 마련해야 함.
○ 행사진행요원들에게만 점심식사를 제공함에 따라 발표자, 좌장, 사회자, 연 구원직원들이 불편을 겪음.
○ 행사직전 메인 빔 프로젝트에 연결된 컴퓨터에 문제가 발생, 임시방편으로 해결하였음. 비상용 컴퓨터에 동일하게 회의 자료를 준비할 필요성 있음.
[2006]
○ 호텔에서 개최하였기 때문에 호텔직원의 서비스를 받기가 용이하고 분위기 가 안락하였음.
- 개회식부터 마지막 주제발표까지 꾸준한 참석자 수가 유지(약 1,000여 명) 되었으며 만남의 장과 연사대기실 운영이 잘 되었음. 휴식간 감귤, 감귤주 스 등을 제공하였으며 전반적으로 진행이 깔끔하다는 호평을 얻음.
○ 호텔 공사로 인한 소음은 문제점으로 지적됨.
○ 온라인 등록프로그램의 개선으로 사전 및 현장등록 진행을 원활히 하였음.
그러나 당시 프로그램은 저렴한 예산에 맞춰 기본적인 등록기능 밖에 수행 못하였음.
○ 사전등록 마감일을 D-3~4일로 개선함으로써 입금 미납자 등의 처리 및 현 장등록 업무 처리의 효율성을 높임.
○ 오전에는 참석자들이 일시에 행사장에 도착해 혼잡이 유발됨. 이를 해소하 기 위해 외주 또는 연구원 내부 인력을 확대 배치해야 함.
○ 등록데스크 장비의 경우 사전 소프트웨어를 설치하고, 비교적 성능 좋은 컴 퓨터 및 프린터를 배치해야 함. 또한 사무국 복사기 및 프린터의 경우도 성 능 좋은 컴퓨터를 배치하여 업무 효율을 높여야 할 것으로 지적.
○ 약 500여 명의 VIP의 리스트 정리를 철저히 하고, 등록 시작 전부터 진행지 침을 확실히 주어 그들에게 제공되는 서비스 사항과 무료등록 문제를 사전 에 파악하여 등록접수 시 혼란이 없도록 하였음. 특히 VVIP의 경우 기자단 과 발표자와 마찬가지로 연구원에서 직접 관리할 필요가 있는 것으로 파악 됨.
○ 행사대행사를 통한 행사 준비인력을 확충하고 이들과의 업무 분담 및 연락 체계를 단일화하여 디자인 결정에 대한 결재시간이 단축된 것으로 평가됨.
[2007]
○ 사전 행사준비가 철저하여 진행에 문제가 없었던 것으로 평가됨.
- 사전 등록신청자가 지난해 986명보다 26%나 늘어난 1,235명에 달했으며 사전등록자 참석률도 지난해 86.1%보다 2.7%포인트 늘어난 88.8%를 기록 함.
- 이는 무료초청자인 VIP참석자에 대한 전화확인을 거치는 작업이 주효한 결과이며 전망대회가 유료화 된 이후 참석자들의 사전등록에 대한 인식이
- 이는 무료초청자인 VIP참석자에 대한 전화확인을 거치는 작업이 주효한 결과이며 전망대회가 유료화 된 이후 참석자들의 사전등록에 대한 인식이