(1)클레임의 효율적 관리를 위한 협상능력의 제고
클레임의 효율적 관리를 협상에 실패하는 이유는 계약조건에 대한 이해의 부 족, 계약의 주체간의 계약조건 해석상의 차이, 계약서 자체의 애매성과 불공정성 등이며, 부적절한 정보 및 문서화도 큰 이유로 작용한다.
이미 많은 연구자70)들은 부적절한 정보 및 잘못된 문서화 작업이 클레임 현실
70) 구체적으로 Wood(1975)는 지연대금지불과 장기화된 분쟁의 분쟁원인은 바로 사실에 입각한 증거의
에서 크게 부각되고 있음을 지적하기도 하였다. 우리나라의 클레임 사례분석에 서도 사전 클레임 절차의 결여와 구두에 의한 협의로 협의사항에 대한 문서화의 부족으로 클레임에 효과적으로 대응하는 데 실패한 경우가 있었다.
하지만 무엇보다 중요한 것은 효율적으로 클레임에 대응하기 위한 관리 기재 (mechanism)가 결여되어 있다는 점이다. 그간 클레임의 법적 기초와 원칙에 입각 한 연구성과와는 달리 클레임 관리 활동을 지원하는 효율적인 수단을 개발하기 위한 노력은 상대적으로 부족하였다. 우리나라의 경우에도 사례마다 클레임에 대응하는 방식이 상이하여 체계화되지 못하고 있으며, 클레임 사례에 따른 축적 된 경험과 절차도 확립되어 있지 못한 실정이다.
아울러, 클레임 협상이 비공식적이어서 협상의 중요성에 대한 개념이 부족하여 클레임 협상이 발주기관의 우월적 지위로 무시되거나 아니면 분쟁화되는 극단적 인 양상이다. 즉, 클레임 협상이 체계적인 게임의 룰에 의해 효율적으로 이루어지 지 않고 있다.
일반적으로 클레임 협상은 많은 시간과 비용을 초래하는 활동으로 간주된다.
그 이유는 지적인 배경의 다양성, 협상과정에서 복잡한 상호작용 및 비효율성에 기인하는 것이다.71) 예를 들어, 감리자와 발주자는 클레임에 대한 부정적인 인식 때문에 설계서 등의 문제로 인한 클레임 협상에 응하지 않는 경우가 많으며, 설사 응한다 하더라도 설계서 검토가 소홀하게 이루어진데 따른 책임의 문제로 클레임 협상에 굴복하지 않으려는 입장을 취한다.
클레임 협상의 비효율성에 영향을 미치는 요인은 크게 세 가지로 나누어 볼 수 있다. 즉, 클레임의 준비 및 협상과정, 발주기관의 초기 클레임에 따른 개입수 준의 저조와 기타 인적 요소들이다.
결함에 있다는 점을 강조하고, Scott(1992)는 클레임에 있어서 사업자의 입장에서 가장 큰 실패는 지 연 및 중사중단과 같은 사건의 효과에 대한 충분히 기록된 자료의 부족에 있다는 점을 지적, Wilson(1982)과 Badger & Gay(1996)은 회의 시간, 통신내용, 진행보고, 사진, 지체 및 혼란의 기록 등 과 같은 초기의 기록이 부족하다는 것을 강조하였다.
71) Zack. 1994.
첫째, 클레임의 준비 및 협상과정상의 비효율성에 대해 Smith(1992)는 클레임 협상 당사자의 부적합한 협상 스타일과 클레임 협상 계획이 미비한 점을 들고 있으며, 이러한 부적합한 협상 스타일에 대해 Zack(1994)은 성공․실패 전략, 완 고한 협상 스타일, 관계를 고려한 포기, 고정된 목표의 설정 대 범위설정, 올바른 협상팀 구성원을 선정하는 데 실패, 협상계획의 실패, 불명확한 권한, 협상을 위 한 문서화의 실패 등을 들고 있다.
둘째, 클레임의 관리에 발주자의 개입도는 매우 낮으며, 발주자의 낮은 개입과 독립된 전문가로서의 감리자와 발주자의 대표자로서의 갈등적 역할은 클레임 협 상의 비효율성에 기여하는 중요한 요소로 인식하고 있다.72) 마지막으로 인적 요 소로 협상은 순수한 기술적 문제와 더불어 많은 인적 요소들을 포함하며, 많은 경우 협상당사자의 개인적 능력과 태도가 협상의 결과에 미치는 영향을 지대하 다. 이에 협상 전문가의 부족이 클레임 협상의 성공에 제약요인으로 작용한다.
이와 같은 효율적 클레임을 제약하는 요인을 제거하기 위해서는 첫째, 클레임 관리과정의 표준화하고 클레임 관리활동을 효율화할 필요가 있다. 클레임의 관 리는 계약조건과 균등한 위험배분에 대한 명확한 이해와 아울러 클레임 관리 (claim management)와 이러한 관리의 주체가 되는 클레임 당사자로서의 인적 요 인이 중요하다.
클레임 과정의 핵심적 요소는 Levin(1998)73)이 제시한 바와 같이 클레임의 정 당화과정과 이것을 구체적인 문서로 계량화하여 협상을 어떻게 진행하는 가에 달려 있다. 구체적으로 클레임의 관리에 있어 중요한 것은 문서화이다. 적절한 사건에 대한 기록은 식별된 클레임을 정당화하고 프로젝트범위의 변경을 분석하 고 식별된 클레임의 비용을 제시하는 데 결정적인 요소이며, 다음으로 클레임에 따른 계약금액 조정과 관련한 계량화다. 이것은 직접비용과 예기치 못한 사건에 의해 야기되는 지연비용 등 간접비용(가령, 생산성의 손실, 공사중단 그리고 간
72) European Construction Institute; ECI, 1992
73) Levin, P. 1998. Construction Contract Claims, Changes and Dispute Resolution. 2nd edition. ASCE Press.
New York.
접비용)에 대해서는 논란이 많다.
의 활용 등이 제시되고 있다74).
이러한 MA시스템은 클레임 협상의 준비과정 및 협상과정에서의 문제를 해결 하거나 줄이는 데 기여하며, 자율적인 행위자간에 행위가 협상에 개입함으로써 발생하는 불합리적인 인적요인의 영향을 줄이고, 클레임 협상에 따른 시간의 지 연을 줄이는 데 도움이 된다.
이상과 같은 협상모형을 개발, 적용하여75) 최대한 인적 영향을 줄이면서 합리 적으로 협상을 통해 클레임이 분쟁화 이전에 해결되도록 노력할 필요가 있다.
(2) 공사감독자의 계약적 역할의 강화와 계약담당공무원의 전문성 제고
이미 계약조건의 개선에서 개략적으로 살펴본 바와 같이 FIDIC 계약조건에서 는 감리자(engineer)의 계약적 역할은 우리나라와 달리 그 역할이 매우 크다. 실제 공사수행과정에서는 감리자와 수주업체간의 일상적인 접촉이 빈번하고, 현장의 상황에 매우 정통하다.
FIDIC 계약조건에 규정하는 감리자의 계약적 역할은 중요한 결정 및 지시사항 을 포괄하고 있으며, 이러한 결정 및 지시에 대해서는 발주기관과 동일한 것으로 간주하고 있으며 감리자는 발주자에 의해 임명되는 것으로 반드시 제 3자일 필 요는 없으며, 발주자의 조직내 구성원도 가능하다. 새로 개정된 계약조건은 감리 자를 발주자의 구성원으로 정의하고 있다. 이러한 규정은 감리자를 발주자와 동 일하게 정의함으로써 감리자의 잘못된 계약행위에 대해 시공자로 하여금 감리자 를 직접 상대로 하여 다툴 수 있도록 한 것이다.
74) Ren, Z. et al. 2001.
75) 이 모형의 적용에 있어서 두 가지 종류의 정보가 필요하다. 하나는 그 자신의 유보가치(reservation value)와 클레임 항목에 대한 최적 가치(optimum value) 에 관한 일방 협상당사자의 추정치(estimate) 이며 다른 하나는 협상 상대 당사자의 유보가치의 범위(reservation range)와 협상의 습관에 관한 사전 지식이다. 이러한 정보는 상대방에 대한 협상자의 경험에 근거하는 것이다. 만약 상대방에 대한 충 분한 지식을 가지고 있지 않다면 학습 메커니즘은 협상이 진행되는 과정동안에 이러한 정보를 축적 하도록 한다. 협상의 결과는 협상상대방의 클레임에 대한 보상 및 사전지식에 관한 협상일방당사자 의 추정치에 의존한다. 향후, 클레임 협상을 촉진하기 위해서는 협상 당사자간의 합리적인 룰을 확 립하여 상호 이익을 절충하여 최적의 협상합의안이 도출되도록 하는 노력이 요망된다 할 것이다.
이처럼 FIDIC 계약조건은 감리자에게 절대적인 권한을 부여하고 있는데, 발주 자가 감리자의 이러한 계약적 권한을 제한할 경우에는 이러한 제한사항이 특수 조건에 규정하도록 하여 감리자에 대한 발주자의 간섭 정도를 시공자가 입찰시 에 인지할 수 있도록 하고 있다.
아울러, 감리자 독자적으로 계약 관리하는 것이 어려우므로 감리자가 위임한 범위 내에서 보조자(assistant)를 둘 수 있도록 하고 있다. 보조자가 자신에게 위임 된 권한의 범위를 벗어나는 경우 해당권한이 감리자에 의해 위임된 것으로 간주 하도록 하여 시공자를 보호하고 있다.
우리나라의 「공사계약일반조건」도 공사감독관 또는 감리원을 계약에 참여 시킴으로써 형식적으로 FIDIC계약조건과 비슷한 틀을 유지하고 있지만, 「공사 계약일반조건」제 12조 2항)에 명시된 공사감독관(감리자)의 역할은 주로 검토, 확인, 의견제시, 계약상대자가 계약담당공무원에게 제출하는 서류의 경유처에 국한이 되어 있어, FIDIC 계약조건의 감리자의 역할과는 엄청난 차이를 보이고 있으며 FIDIC계약조건 상의 보조자의 역할에 불과한 실정이다.
계약의 직접적 이해 당사자가 아닌 공사감독관을 계약관리에 관여시키는 것은 공사감독관이 가지는 전문성을 활용하고자 한 것이지만, 우리나라의 계약조건은 계약담당공무원에 의해 계약관리가 주도되도록 함으로써 감리원의 전문성을 활 용하여 협상의 여건이 조성되어 있지 않다.
따라서, 감리자의 역할을 보다 강화하고 역할에 따른 계약적 책임을 부과함으 로써 전문성을 살리고 보다 신속하게 의사결정이 이루어지도록 함으로써 공사의 지연 등으로 인한 공사비의 낭비를 줄이는 것이 필요하다. 하지만 감리자의 계약
따라서, 감리자의 역할을 보다 강화하고 역할에 따른 계약적 책임을 부과함으 로써 전문성을 살리고 보다 신속하게 의사결정이 이루어지도록 함으로써 공사의 지연 등으로 인한 공사비의 낭비를 줄이는 것이 필요하다. 하지만 감리자의 계약