가. 출장 복명 시 주요하게 고려되어야 할 사항
o ITU-T 표준화를 위한 국외 출장 후 출장 복명을 할 때 고려해야 할 주요한 사항들은 다음과 같이 두 가지 관점으로 나누어 살펴 볼 수가 있음
- 일반적으로 표준화를 위한 출장을 다녀온 후 복명 시 고려해야 할 사항 - ITU-T 표준화 출장을 다녀온 후 복명 시 특별히 고려해야 할 사항
1) 표준화를 위한 출장을 다녀온 후 복명 시 고려해야 할 사항
o 출장 복명 시 고려해야 할 중요한 사항 중의 하나는 무엇보다도 직접 해당 표준화 회의에 참석하지 않은 사람이 그 회의의 분위기가 전체 모습을 왜곡되지 않게 파악할 수 있도록 해야 함
o 종종 본인이 다녀온 표준화 회의의 분위기나 환경 등이 왜곡되어 전해지는 경우가 적지 않으며, 때로는 본인이 참여한 작은 부분에 관한 내용만 기술하여 전체 회의의 모습은 전혀 알 수 없는 복명 자료 등이 있는바, 이는 실제로 회의에 참석하지 않은 사람들에게는 별 도움이 되지 않는 경우가 많음7)
o 대부분의 표준화 관련 회의는 일회성이 아닌 연속성을 가지고 진행된다는
7) 특히 출장 복명 시 이미 웹사이트 등에 잘 정리되어 올라가 있는 자료를 다시금 번역하는 수준 정도로 복명서에 장황하게 수록하는 것은 별로 바람직하지 못하다고 판단됨. 이러한 자료는 ‘어디에 무슨 자료가 존재하고 있다’는 식의 정보 접근을 위한 단서만을 제공해 주 는 것이 바람직함
점을 명심하여 출장 복명서가 작성되어야 함. 즉, 표준화 출장 복명서에는
이와 관련된 유의미한 변동사항이나 특기 사항 등이 있을 때는 이를 출장 복명과 관련하여 적절히 고려하여야 함
나. 기고서 증빙 시 필요한 자료
o 다른 표준화기구에서도 기고서를 제출하여 반영시켰을 경우 이를 증빙하기 위해 필요한 자료들은 유사하겠지만, 특히 ITU-T 표준화에서 기고서를 제출하여 이를 성공적으로 반영시켰을 경우, 즉 원래 기고서를 통해 소기의 의도한 바를 달성했을 경우에 이를 증빙하기 위한 자료들은 아래와 같이 세분화 할 수 있음
- 제출한 기고서(들)의 원본(들)
- 회의에서 해당 기고서가 논의 및 반영된 내용이 수록된 문서, 즉 보고서나 회의록 등
- 해당 기고 활동의 성공적인 마무리를 증빙하는 자료, 즉 사무국(TSB)의 공식 문서나 공지 등
- 기고 결과로 도출된 최종 결과물 문서, 즉 승인된 권고안, 보고서, 핸드북, 가이드라인 등
1) 제출한 기고서(들)의 원본(들)
o 기고서(들)의 원본과 관련하여서는 근본적으로 어떠한 성격의 기고 내용을 증빙하려 하는가에 따라 증빙을 위해 제시해야할 문서(들)도 상당히 달라질 수 있음. 예를 들어 단순히 국제 또는 지역이나 단체표준화기구에 기술적 또는 정책적 내용을 제안하여 채택된 표준화 기고의 경우를 증빙하고자 한다면 동 회의에 제출한 원본 기고서 1부와 동 기고서에 대한 논의 및 최종 채택에 관한 결정 등이 포함된 회의 보고서나 이에 상응하는 결과가 담긴 문서를 제출하면 됨
o 그러나, 만일 증빙하고자 하는 표준화 기고의 내용이 권고 승인 등에 관한 것이라면 당연히 동 권고 승인과 관련하여 제출된 기고서들(회의에서의 논의에 따른 단계적 수정 기고서 등도 포함)을 모두 제출해야 함. [그림 6-6]은 여기서 설명하고자 하는 제안된 기고서의 한 예시를 보여주는 것임
[그림 6-6] 제안 기고서 예
2) 해당 기고서에 관한 논의 및 반영된 내용이 수록된 문서
o 해당 권고안의 승인에 관련한 특별한 의견 등을 제안한 기고서(들)에 대해 회의에서 논의된 바와 최종적으로 제안된 내용이 채택 또는 승인 여부를 알 수 있는 내용이 담긴 회의록이나 보고서를 말함
o 이와 관련하여 유의할 점은 최종 폐막 전체회의(Closing Plenary) 등에서 보고서나 회의록 초안을 검토할 때 본인이 제안한 기고서와 관련하여 수록된 내용이 채택 또는 승인 등을 명확히 기술하고 있는지를 잘 살펴서 만일 검토회의에서의 논의와 결정된 내용이 문서에 분명하게 기술되지 않았을 경우에는 전체회의에서 반드시 수정이나 보완을 요청하여야 함 o [그림 6-7]는 여기서 설명하고자 하는 회의 결과로서 최종적으로 권고안이
전통적인 TAP(Traditional Approval Process)에 따라 채택(determination) 되었음을 알려주는 문서의 한 예시를 보여주는 것임
[그림 6-7] 채택(determination) 확인 문서의 예
3) 사무국(TSB)의 공식 문서나 공지
o 제출한 기고서가 권고안을 만들거나 개정하는 내용을 담고 있을 경우, 그러한 기고서가 회의에서 채택되어 최종 승인을 추진하게 될 때에는 사무국에서 공식 문서나 공지를 하게 됨
o 이 경우에 신속성을 높인 대체승인절차(AAP)와 기존승인절차(TAP)라는 두 가지 상황이 있을 수 있는데, 우선 대체승인절차의 경우에는 회의에서 권고안의 초안이 채택(consent)되면 이러한 사실을 알리면서 최종 승인을 앞두고 회원국들이 승인에 관해 특별한 의견이 있는지를 공지를 보내게 됨 o 하지만, 정책적 사항 등을 다루는 기존승인절차에서는 회의에서 권고안의
초안이 채택(determination)되면 이러한 사실을 알리면서 차기 회의 중 어느 때에 이에 대한 승인절차를 진행하게 될 것이라는 사전 공지를 하게 됨
o [그림 6-8]은 다음 회의의 특정 일자에 기존승인절차에 따른 권고안의 승인절차를 진행할 예정임을 회원국들에게 미리 공지하는 문서의 한 예시를 보여주는 것임
[그림 6-8] 최종승인절차 공지 문서(Circular)의 예
o 사무국(TSB)에서는 특정한 권고안이 승인되거나 개정 및 변경이 이루어진 경우에는 이를 모든 회원국들에게 공식문서로 공지하게 됨
o [그림 6-9]는 이와 같은 권고안 승인을 공식적으로 알리는 문서의 예시임
[그림 6-9] 권고안 승인 공지문서(Circular)의 예
4) 권고안등 기고 결과로 도출된 최종 결과물 문서
o 기고서에 따른 활동 결과를 증빙하기 위한 문서로, 그러한 기고의 내용이 새로운 권고를 만들거나 핸드북, 가이드라인 등을 만드는 것을 의도하였을 경우 이와 같은 최종 결과물, 즉 권고안, 핸드북, 가이드라인 등을 담은 결과물 문서가 증빙을 위한 자료가 될 수 있음
o [그림 6-10]는 개정된 권고안 최종 결과물을 예시로 보여주는 것임
[그림 6-10] 개정된 권고안 예