가. 회의 진행 방식 및 참여 방법
1) 국제회의에 참가 일반 사항 o 절차적 관점
- 회의참가 사전등록, 기고서 등록 등이 필요
- 국가대표단으로 국제회의에 참가하였을 경우에는, 대표단장을 중심으로 참가자들의 역할 구분 등을 포함한 준비회의가 필요
- 회의 도중 정기적으로 진행사항 공유 및 대응을 위해 중간 회의가 필요 - 핵심 이슈에 대하여 의사 결정 등이 필요할 경우에는 현지 대응회의 혹은
본국과의 연락을 통한 대표 공식의견을 전달할 수 있도록 함
- 회의가 끝났을 경우에는, 회의결과 공유 및 차기회의를 준비하기 위한 결과 보고회의를 통하여 회의를 마무리 함
2) 회의 참가 준비 및 유의사항 o 사전 준비사항
- 회의에 참석하기 전에 사전 이력과, 이번회의에 제출된 기고서들을 살펴봄
- 이를 통해 이번 회의의 진행 방향을 예측하고, 참석자 본인이 성취하고자 하는 목표와 방향성을 결정하고 회의에 참석하는 것이 필요
- 기고서를 제출한 해당 SG 혹은 WP에서 지금까지의 작업 진행 현황을 파악 - 해당 SG 및 WP, Question 각각의 회의록 및 관련 권고표준과 기고서 등을
사전에 숙지
- ITU의 정보 교환 서비스인 Information Exchange Services (TIES)와 해당 연구과제에 대한 corresponding group에 가입을 함으로써, 최근 작업이 되고 있는 권고초안 및 제출된 기고서 등의 자료를 확보
3) 회의 참가
o 회의 첫째 날 등록을 확인하고 이름표를 부여받아야 함
o 첫째 날 개최되는 Plenary 회의에서 제출한 기고서가 원하는 Question에 할당되었는지를 파악하고 원하는 Question 회의에 참석
- 만약, 기고서가 제출된 것과 달리 다른 Question에 할당되었으면 해당 Question Rapporteur나 WP 의장과 협의하여 재할당 등을 처리
o 기고서가 누락되었거나 1개 이상 Question에 할당되었을 경우
- 발표 시간이 중복되는 지를 살펴보고, 이를 해당 Question의 라포터들과 상의하여 확인 및 발표 시간을 조정
4) 회의 참가 자세
o 서로 다른 생활문화와 의사소통 방식을 가진 외국인이라 할지라도 기본적인 인간의 습성은 동일
o 회의에 참석하고도 종종 자리를 비우고 한눈을 팔며 딴짓을 하는 사람에게 주위 사람들은 깊은 신뢰감을 주지 않음
- 회의에 참석하는 자세가 성실할 때에야 대화의 상대로서 존중을 받게 됨 - 동서양을 떠나 인간 교류의 기본적인 방식이고 이는 국제표준화
회의에서도 그대로 유지
- 국제표준화 회의에 참석할 때는 회의에 오롯이 집중해야 함
o 회의를 진행하는 의장의 입장에서는 회의 참석자로부터 반응이 돌아올 때 고무될 수 있음
- 회의에 참석하는 동안에는 적절한 반응을 보여 회의 진행에 적극 기여하고 있음을 드러내는 것이 좋음
- 본인에게 낯선 기술적 주제여서 토론에 참여하지는 못 할지라도 자신이 이해한 바에 따라 지지하는 입장만이라도 밝혀주면 회의에 대한 적극적 기여로서 인정받게 됨
- 이러한 과정이 의장단과 원만한 관계를 만들고 유지하는 손쉬운 방법임 o 회의가 진행되는 동안에 본인의 역할과는 관계가 없을지라도 어떤 문서
작업의 필요성이 있을 때가 있음
- 업무 관리 및 일정 관리에 무리가 없다면 이런 문서 작업을 자원하여 맡음으로써 의장단이나 회의 참석자들에게 깊은 인상을 줄 수도 있음 o 이러한 과정들을 통해 회의의 초보 참석자라도 몇 년 후에는 회의의 핵심
참여자로서 또한 전문가로서 인정받게 되고, 그만큼의 권위를 가지면서 발언권을 갖게 됨
- 이것은 국제표준화 회의뿐만 아니라, 인류의 모든 조직 속에서 공통적으로 나타나는 교류 방식임
5) 그 밖의 사항들
o 회의 주관기관에서 개최하는 비공식적인 행사 등에는 적극 참여하여 빠른 시간 내에 자신을 알리고, 교분을 맺는 것이 필요
o 유창한 언어표현력 보다는 적극적인 참여 자세가 오히려 효과적이며, 당당하되 예의를 지키는 자세가 요구
나. 기고서 발표 및 반영 방법
1) 기고서 발표 방법
o 참석자가 내용에 대한 전반적인 사항을 숙지한 것으로 간주하고 기고서의 핵심적인 주장에 대하여 간단하게 2 ~ 3 분 정도 발표하고, 질문 및 토론을 통해 보충 내용을 설명
- 회의장에 빔 프로젝터가 설치되어 있는 경우에는 파워포인트 자료로 설명하는 것도 가능
o 많은 참석자가 영어가 능숙하지 않은 여러 국가에서 참석하므로 현란한 미사여구나 수식어를 붙이지 않고 설명
o 영어 표현이 잘 안 되는 경우에는 미리 Rapporteur에게 기고서의 취지에 대하여 협의를 하면 다양한 질문에 대하여 Rapporteur로부터 도움을 얻을 수 있음 - 때로는 발표할 내용을 미리 작성하여 정확히 읽는 것이 보다 효과적일 때도 있음 o 기고서에 대하여 반대되는 의견이 나왔을 경우
- 곧바로 반박하기보다는 의사 결정에 영향을 미칠 수 있는 사항을 하나씩 검토하는 형태로 의견 개진을 하는 것이 바람직
o Rapporteur는 참석자의 전반적인 의사를 모니터링하고, 이를 권고안에 어떠한 형태로 반영할 지 여부에 관심이 집중되어 있으므로 이러한 의사 결정에 도움을 주는 발언을 하는 것이 필요
o 회의 이전에 해당 회의에서의 주요 발언자 및 핵심 인물을 파악하여, 사전에 협의를 하는 것이 바람직
- 특히 우호적인 기관으로부터 지지 발언을 하도록 부탁해 놓는 것도 매우 유리
- 이번 회의에서 합의가 되지 않으면, 다음 회의에 다시 기고서를 제출하는 등의 번거로움이 있을 수 있으므로 기고서 내용에 대하여 사전에 이메일 그룹에서 충분한 검토를 받는 것이 중요
2) 발표요령 정리
o 기고서가 무엇에 관한 내용인지를 밝힘 o 기고서의 작성배경과 목적, 과정 등을 밝힘.
o 기고서의 핵심내용(제안, 주장내용 등)을 분명히 밝히고 지지 혹은 승인을 구하는 내용인 경우 회의 참가자들의 협조를 요청
o 발표 시 회의 참가자들의 이해도, 내용 숙지도, 입장 등을 고려
o 필요 시 사전에 주요 멤버 또는 지지/반대그룹과 사전 설명/공유의 시간을 갖도록 함
o 세부사항이 별도 세션에서 논의될 경우에는 요지만 간단히 소개
o 준비과정에서 기여했거나 도움을 받은 인물들이 있는 경우 이들의 공헌을 적절히 언급
o 결론으로 기고서가 제안하는 내용을 간략히 정리
3) 기고서 반영 방법
o 회의에 참석하고 나서 자신이 발표/참석한 회의록을 점검
o Question 회의록을 검토할 때 제안된 내용이 Question 회의록에 포함되어 있는지 확인
- WP 회의록에 포함될 수 있도록 하면 더욱 효과적
o 이를 위해 해당 Question의 Rapporteur가 조금만 배려하도록 유도하고, 발표한 내용에 대한 명확한 결론이 표현되도록 점검하고 유도
4) 그 밖의 사항들
o 표준화 회의는 영어 능력을 겨루는 자리가 아니라 기술 내용에 대한 국제적 중재와 합의를 통해 최선의 해결책을 찾는 과정이기 때문에 질문자에게 천천히 말해 달라고 부탁할 수 있고, 심지어는 종이에 질문을 써달라고 요청할 수도 있음
- 서로의 이해를 나누는 교류가 제일 중요하기 때문
o 응답의 순간에도 완벽한 영어 문장이 아닐지라도 전달하고자 하는 의미에 대한 핵심 단어 몇 가지를 통해 뜻이 전달되기도 함
- 중요한 것은 틀리지 않은 영어를 말하려고 하는 것이 아니라 본인이 가진 이해를 짧은 문장이나 단어의 조합으로 설명하고자 하는 노력임
- 의장이 제안 사항에 대한 사전 이해를 갖고 있다면 답변 내용에 대한 미진한 부분을 도와줄 수 있음
o 충분한 설명을 해주지 못했고 상대방도 제대로 이해를 못 하고 있는 상황이라면 커피 휴식시간에 얘기를 나누자며 비껴갈 수도 있음
- 휴식시간에 나누는 일대일의 의견 교환은 훨씬 원활하게 서로의 생각을 나눌 수 있는 좋은 기회
o 뻔뻔해지는 길, 대범함이 필요
- 틀린 영어 문장을 말하지 않으려고 머릿속에 문법을 생각하여 제대로 된 문장을 맞춘 다음에 말하게 되면 말할 기회를 놓쳐 회의를 따라갈 수가 없음 - 문장의 오류, 단어의 오류 등과 같은 실수에 둔감해질 수 있어야 하며, 이렇게
되면 훨씬 편한 마음으로 회의에 참여할 수가 있음. 이를 통하여 질문을 하거나, 질문에 응답을 하거나, 토론에 참여하는 과정이 매우 수월해 짐
o 사적 교류 방법
- 표준화 회의에 참석하는 다른 전문가들과 친분을 쌓고 유대관계를 돈독히 만들어 두는 것이 요구됨, 이러한 사적 관계는 표준화 논의라는 공적 관계에도 영향을 미쳐 논쟁의 수위 조절을 가능하게 함
- 휴식시간에 표면적인 논점 외에 본질적인 사항에 대한 속내도 나눌 수 있어 여러모로 이해관계를 조절하기가 수월해짐
- 식사를 함께 하는 것은 교류의 지평을 넓힐 수 있는 좋은 기회임.
외국인의 기본적으로 식사비를 나눠내는 것을 염두에 두기 때문에 함께 식사하자는 제안에 대해 비용을 염두에 두지 말고 서로의 문화를 나누는 자리로 가볍게 여기면 됨
- 회의 과정에서 도움을 주고 격려를 해준 참석자에게 다음 회의에서 가벼운 선물을 전해주는 것도 추천함. 선물은 절대 부담스럽지 않아야 하므로 1~2만원 정도의 특산품을 준비하여 우리 문화를 알리는 방식이 되면 적당함