Abstract : Seoul National Hospital can purchase drugs through an annual bidding process. So if a contract brings change in the pharmaceutical manufacturer, we require continuous updating of barcode information and needs to reallocate item code. Moreover, because of results in frequent change of the brand name, being prone to medication errors coming from similar appearance and packaging, and tracing issues for problematic drugs in use. Thus, we need to seek an efficient improvement measure. Also, Ministry of Health & Welfare announced “Pharmaceuticals Standard Code: Guidelines for Use and Management of Drug Barcodes”which was released on January 15, 2008. The ministry mandated use of pharmaceuticals barcode labels from January 1, 2010. In response to the new policy, we began to develop a real-time inventory management system that uses Personal Digital Assistants (PDAs) to read the Korea Drug Code(KDC) printed on drug pack- aging.
The system was designed to control inventory movement, by reading information assigned to the KDC of inbound/outbound sheet with a PDA, Development of this system led to improve the job satisfaction of employees as it helped them prevent medication error and reduce the time in drug inventory management. In order to develop a KDC-based program, the hospital needed to
의약품 표준코드를 이용한 재고관리시스템 개발에 따른 업무 효율성 평가
서울대학교병원 약제부
Evaluation of Efficacy in Drug Inventory System by Using Korea Drug Code
Ji Hyun Kim, Kwi Suk Kim, In Ja Son and Hye Sook Lee
Department of Pharmacy, Seoul National University Hospital, 101 Daehak-ro, Jongno-gu, Seoul, 110-744, Korea,
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연구배경
서울대학교병원의 의약품 구매 및 재고관리 업무는 통합물류실 약품관리파트에서 담당하고 있는데, 2008년 1월에 약제부로부터 분리되었다. 원내에서는 통합물류 프로그램과 OCS(Order Communication System) 프로그램을 사용하고 있는데, 재고관리 프로 그램에서는 물품코드를 사용하고, 처방 및 조제를 위 한 OCS 프로그램에서는 약품코드를 이용하고 있다.
물품코드는 2008년 1월부터 통합물류실이 만들어지 면서 각 의약품에 대해 일괄적으로‘2005’ 로 시작되 는 13자리 일련의 숫자를 부여하여 만들었고, 2008년 이후 도입되거나 계약이 변경된 의약품에 대해서는 KDC (Korea Drug Code)가 있는 경우, KDC를 그대 로 사용하고 있다(Table 1). 반면, 처방관련 업무에서 는 알파벳과 숫자, 제형구분을 조합하여 7자리 이내로 만들어진 약품코드를 사용하고 있다.
서울대학교병원은 매년 입찰을 시행하여 의약품을 create a barcode information database. The hospital IT team then developed a KDC management program and conducted an operational review before its completion in September, 2009. Program implementation began with narcotics and was expanded to other drugs in November, 2009. And before and after application of this inventory management system, we conducted the survey about the working time and employee’ s satisfaction. The survey showed mean time reduced 6.1%
in inventory movement and drug management. And job satisfaction enhanced 7.1% at the employee level.
This program allowed the hospital to control drugs at the entry point, in an effort to enhance patient safety. Furthermore, this program promotes timely and efficient management of phar- maceuticals logistics, thereby enhancing satisfaction also at the patient level.
[Key words] Korea Drug Code, Drug Inventory System, GTIN-13, PDA
2005009000257 Bearse 100T TAB
2015083700264 Amikacin Sulfate 250MG/2ml VIAL
8806114100382 Albumin 20% 100ML BTL
2005012500027 Ambroxol HCl Syr 15MG/5ML 500ML Ml
2009999600602 Atropine 0.5% 0.5% 10ML/V EA
Table 1. The examples of SNUH code
SNUH code Drug Name Content Unit
투고일자 2012. 1. 25; 심사완료일자 2012. 2. 17; 게재확정일자 2012. 4. 6
구매하고 있기 때문에, 연단가계약에 따라 제약회사 가 달라질 수 있고, 매년 계약변경시기에는 한가지 약품코드에 두 제약회사의 제품이 공존하는 경우가 발생하여 재고관리에 많은 어려움이 있었다. 또한 원 내 물품코드는 tablet, vial 등 최소 단위로 지정되 어 있어 박스단위의 재고관리에는 활용하기 어려웠 고, 특히 의약품을 입고 처리할 때 모양이나 포장형 태가 유사할 경우 오류를 범할 가능성이 높았다. 따 라서 이런 여러 가지 문제점들을 개선하고자 KDC바 코드를 이용한 재고관리시스템을 개발하게 되었다 (Table 2, Table 3)
1).
KDC는 개개의 의약품을 식별하기 위해 고유 설정 번호로 GTIN-13체계를 따르는 코드이다. GTIN- 13체계는 국가 코드, 업체코드, 상품코드(품목코드 4 자리, 포장단위
1), 체크디지트로 총 13자리의 숫자로 이루어져 있다. GTIN-13체계는 비영리 민간국제표 준기구인 GS1기관1에서 개발한 것으로 The Right Product, The Right Route, The Right Dose, The Right Time, The Right Patient 즉, 5R 원칙 을 전제로 하고 있다. 2008년 1월 15일, 보건복지가 족부에서 고시한‘의약품 표준코드: 의약품 바코드
표시 및 관리요령’ 에 따라 2009년부터 KDC에 따른 바코드(GTIN-13)표시를 의무화하였으며, 2010년 1 월 1일부터는 15ml 또는 15g 이하 약품에 바코드 (GTIN-13)표시 의무화, 2012년부터 지정의약품에 대해 GS1-128코드 사용 의무화, 2013년부터 전문 의약품까지 GS1-128코드 사용의 의무화를 단계별 로 추진하기로 되어 있다
3).
서울대학교병원에서는 KDC를 이용한 재고관리시 스템을 개발하기 위해 2009년 5월부터 사용의약품 단가계약 시 KDC 바코드를 반드시 부착하여 납품을 하도록 계약을 체결하였다. 이후 2009년 6월부터 9 월까지 3개월간 바코드의 자료를 수집하고 별도의 원내코드 부착이 필요한 원료 및 소분의약품의 리스 트를 작성하였다. 다음에는 각 협력업체로부터 수집 한 바코드 자료의 검토, 수정, 실사를 거친 후 이지케 어텍ㄜ와 연계하여 프로그램을 개발하였으며, 시스 템의 운영 평가를 거쳐 재고관리시스템을 구축하였 다. 재고관리시스템의 적용은 마약류를 시작으로 조 영제, 수액 류 및 일부 배송 처치약을 제외한 위탁 의 약품으로 확대하였다.
본 연구의 목적은 서울대학교병원에서 개발한 KDC Table 2. Configuration of GTIN-13(Global Trade Item Number-13)
N13 C/D Item code
Company Prefix
N12 N11 N10 N9 N8 N7 N6 N5 N4 N3 N2 N1
National identification code (3digit)
Company identification code (4digit)
Item code (4digit)
Package (1digit)
C/D (1digit)
880 6400-6999 0000-9999 1-9 C/D
Digit
Contents Case
Morphine sulfate 20mg/2ml 10 Ampule 2005141200164 8806531016822 Table 3. The example of change from SNUH code to Korea drug code
Content
General name Package Before After
1GS1 기관 : 공급체인관리용 글로벌 표준의 개발 및 보급을 담당하는 민간 국제표준 기구
2GS1 128코드 : 상품이나 박스의 식별정보 외에 다양한 속성 정보를 표현할 수 있는 코드로 GTIN-13 및 GTIN-14의 번호체계에 응용식별자 중 최대유통일자와 로트번호를 추가
바코드를 이용한 재고관리시스템을 시행하기 전과 후 의 재고관리 업무시간과 약품관리 담당자들의 업무 만족도 변화를 파악하고자 하였다.
연구방법
1. 의약품 표준코드를 이용한 의약품의 입∙출고 관리 프로그램 개발
납품업체에서 입고약품과‘단가계약 품목 납품 지시 서’출력 본을 가져오면, 약품관리파트 담당자가 Fig.
1과 같이 PDA로‘단가계약 품목 납품 지시서’ 에 인쇄 되어 있는 바코드를 스캔하면 입고약품에 대한 정보 가 PDA로 전송되고, PDA 화면에 입고약품의 리스트 가 나타난다. PDA로 입고되는 약품의 포장겉면에 인 쇄된 KDC 바코드를 읽어 약품을 확인 후 전송 버튼을 누르면 바로 입고를 처리할 수 있게 하였다.
불출관리도 비슷한 방식으로 Fig. 2와 같이 PDA로‘불 출증’ 에 인쇄되어 있는 바코드를 읽으면 PDA 화면에 불 출약품의 리스트가 나타나고, PDA로 실제 불출하는 약 품의 KDC 코드를 확인함으로써 불출처리가 되도록 하 였고, 재고 수량도 실시간으로 표시되도록 하였다.
2. 설문 조사
2009년 6월과 11월에 의약품의 재고관리업무 소요 시간과 업무 만족도에 대해 설문 조사를 진행하였다 (Table 4). 1차 설문조사는 새로운 재고관리시스템 시행 전인 6월에, 2차 설문조사는 새로운 재고관리 시스템 시행 후인 11월에 실시하였으며, 설문조사 대 상은 서울대학교병원 의약품 재고관리 업무 담당자 로서 통합물류실 약품관리파트와 약제부내 각 조제 파트 및 협력업체 직원들이며, 1일 업무시간 중 약품 재고관리 업무에 대한 소요시간과 업무 만족도를 조 사하여 그 결과를 비교, 평가하였다.
연구결과
1. 의약품 재고관리 업무의 소요시간
1일 업무시간 중 의약품 재고관리 업무 소요시간에 대해 개발한 재고관리시스템을 시행하기 전과 후에 설문 조사를 실시한 결과, 약품관리파트의 조사결과 는 3.5시간에서 4.3시간으로 19.0% 증가한 반면, 약 제부내의 각 조제파트에서는 1.8시간에서 1.3시간으
Fig. 2 The process of taking drug of ware- house by the KDC management
1) 업무량을 고려할 때 현재의 입, 불출 관리업무에 소요되는 시간이 적합하다고 생각하십니까?
2) 약품의 입, 불출 공간이 충분히 확보되어 있다고 생각하십니까?
3) 근골격계질환을 고려할 때, 기계 설비가 적절하게 갖추어져 있다고 생각하십니까?
4) 현재의 약품장 배치에 만족하십니까?
5) 현재의 약품 입고시스템이 적절하다고 생각하십니까?
6) 현재의 약품 불출시스템이 적절하다고 생각하십니까?
7) 냉장약품의 입, 불출 시스템은 적절하다고 생각하십니까?
8) 수액,조영제,처치약 등의 배송시스템은 적절하다고 생각하십니까?
9) 여러 종류의 포장형태를 사용하는 경우, 각 단위별 입, 불출이 적 절하게 이루어지고 있다고 생각하십니까?
10) 물류프로그램에서 바코드 변경 정보가 신속하게 반영되고 있습니까?
Table 4. The questionnaire for drug inventory system by using korea drug code
약품의 입, 불출 관리
Fig. 1 The process of put drug into a ware-
house by the KDC management
로 27.8% 감소하였고, 협력업체는 2.8시간에서 2.5 시간으로 10.7% 감소하였다(Fig. 3). 전체 재고관리 업무 소요시간은 6.1% 감소하였고, 1인당 평균 소요 시간은 1일 2.7시간에서 2.5시간으로 감소한 것으로 나타났다.
2. 재고관리 업무 관련 만족도
의약품 재고관리 업무의 만족도에 대한 설문조사 결 과에서, 약품관리파트에서는 2.6점에서 2점으로 23.1%가 감소한 반면, 약제부내의 각 조제파트에서는 2.5점에서 2.9점으로 16.0% 증가하였고, 협력업체는 3점에서 3.5점으로 16.7% 증가하였으며, 전체 재고관 리 만족도는 7.1% 증가한 것으로 나타났다(Fig. 4).
고찰
KDC 바코드를 활용한 재고관리시스템은 med- ication error를 예방하기 위해 의약품의 재고관리, 처방전, 약품을 투여 시 환자확인 등 각 단계에서 활 용할 수 있으며, 의약품의 바코드를 재고관리에 활용 하는 것은 이러한 medication error 예방의 첫 연 결고리로써 매우 중요하다.
6)2차 설문조사 결과에서, 재고관리시스템 개발 후에 약품관리파트의 재고관리 업무 소요시간이 오히려 증가하였는데, 1차 설문조사를 실시한 6월과 2차 설 문조사를 실시한 11월에는 입출고 업무량의 차이가 적은 시기이므로 재고관리 소요시간의 증가 원인은 아닌 것으로 보인다. 주요 원인은 2차 설문조사 시기 에 약품관리파트 약사 1명의 결원으로 인해, 남은 직 원들이 업무를 분담해서 1인당 업무부담이 늘어났기 때문으로 생각된다(Fig. 4). 또한 일부 의약품에 대 해 육안 검수를 병행해야 하는 점과 최소포장에만 바 코드가 기재되어 있는 경우는 포장을 개봉해서 확인 해야 하는 번거로운 점, 바코드 업데이트 업무 병행 등으로 인한 개발초기의 어려움이 반영된 것으로 보 인다. 그러나 약제부내 각 조제파트와 협력업체 재고 관리 담당자들의 의약품 재고관리 업무시간은 감소 하였으며, 전체적으로는 6.1%가 감소하였다.
재고관리시스템 개발 후 의약품 재고관리 담당자 등의 업무 만족도 조사에서 약품관리파트에서 만족 도가 감소한 이유는 앞서 업무시간 증가에서 언급한 것과 같은 이유로 생각되며 지속적인 자료 업데이트 와 보완 후에는 만족도가 상승할 것으로 기대된다.
KDC 바코드를 이용한 재고관리시스템의 개발을 진행하면서 건강보험심사평가원에 바코드 부착 예외 품목으로 지정되어 있던 원료의약품에 대해 예외품 목 지정을 해제해 줄 것으로 요청하여 2009년 11월 부터는 원료의약품에도 KDC 바코드 부착이 적용되 었다. 현재 15g 또는 15ml 이하 의약품에 대해서는 외국의 바코드를 그대로 활용하고 있는데, 2010년부 터 이들 의약품에 대해서도 KDC 바코드의 적용이 의무화되므로, 이에 따라 원내 재고관리시스템의 바 코드 자료도 변경할 예정이며, 앞으로는 원내제제에 대해서도 원내 바코드를 부착하여 재고관리시스템을 Fig. 4 Change of employee’ s satisfaction
after application of inventory
Very satisfied: 5, Satisfied: 4, Neither satisfied nor disatisfied: 3, Disfatisfied: 2, Very disfatisfied: 1
