Journal of Korean Society of Health-System Pharmacists

1. 개선 배경

병동 비상보유의약품(이하 비품)은 응급상황에서 환 자에게 투약하기 위해 필요한 것으로서 생명에 중요한 영향을 끼칠 수 있는 의약품이다. 국립중앙의료원은 각 병동에서 환자에 대한 투약시간을 단축하고 업무 효율 성을 높이기 위해 비품을 구비하여 사용하고 있다. 비 품은 Emergency cart약품¹(이하 E-cart약품)과 상비 약품²으로 구성되는데, E-cart약품은 응급환자 발생 시 즉시 활용할 수 있는 의약품이고 상비약품은 병동에 서 자주 사용하는 약품을 필요에 따라 선정하여 보관하 는 의약품이다.¹⁾

약제부와 병동에서는 각각 비품목록을 가지고 있고 이 목록에 맞추어 약제부에서 연 2회 정기점검을 통해 수량 및 유효기간 경과 여부를 관리하여 왔다. 그러나 비품의 정기점검 시 원내 전산 시스템을 활용하지 못하 고 있어 약제부와 병동에서 비품목록의 품목 및 수량을 수기로 작성하여 관리하고 있었는데 이로 인해 두 부서 간의 목록이 불일치 하였을 뿐만 아니라 수기로 관리하 는 방식은 시간, 인력적 소모 또한 매우 큰 것으로 나타 났다. 또한 2014년 회계감사 시 원내 병동 비품재고가 약제부 자산금액에 자동으로 포함됨으로 문제가 된 바 있었다.

이에 본 개선 활동을 통해 약제부와 전 병동 간의 비 품목록을 일치시키고 이를 토대로 향후 비품 관리에 전

산시스템을 활성화하여 재고 및 유효기간 관리에 시간 및 인력의 소모를 줄여 효율성을 증대함으로써 정확한 자산관리 및 연말 회계감사 대비를 강화하고자 한다.

또한 개선활동 이후 전산상 일치된 비품목록을 가지고 약사들이 병동으로 올라가 점검한 후, 약사와 수간호사 를 대상으로 설문조사를 하여 만족도, 편리성 및 효율 성 증대 측면을 평가하였다.

2. 개선 전략 및 과정

1) 약제부와 병동의 비품목록 일치화

기존 수기 방식의 비품관리 방식은 부서간 정보전달 오류로 실물과 비품목록, 혹은 두 부서간 목록간의 상 호 불일치(Fig. 1)가 발생할 수 있었다. 따라서 병동에 서 실제로 가지고 있는 비품의 종류 및 수량, 약제부와 병동 각각의 비품목록 이 세가지를 병동과 협의 하에 비교, 수정하여 실재고의 수량으로 일치시키는 작업을 하였다.

2) 비품 재고종합관리 메뉴 활용

MIS(MIS;국립중앙의료원 일반행정관리시스템)상에 비품 재고종합관리 메뉴(Fig. 2)가 있음에도 실제로 활 용되고 있지 않아 실재고의 수량으로 전산화되어 있지 않았다. 비품 재고종합관리 메뉴는 약제부와 병동 간호 부 사이에 공유되고 있어 이것을 활용하면 양 부서가

업무개선사례

병동 비상보유의약품 문제점 개선과 만족도 향상 사례

손예슬, 손은정, 박정란, 여지영, 강지은, 손인자 국립중앙의료원 약제부

1 E-cart 약품의 예시로는 adenosine injection, amiodarone HCl inj, atropine sulfate inj, dobutamin inj, dopamine inj, epinephrine HCl inj이 있다.

2 상비약품의 예시로는 calcium gluconate inj, diazepam inj, magnesium sulfate inj, magnesium chloride inj, nitroglycerin inj, sodium chloride inj, scopolamine butylbromide inj, sodium bicarbonate inj이 있다.

공통의 비품목록 조회가 가능하다. 따라서 이 메뉴를 병동에 소개하고 수간호사들에게 전산상으로 실제 병 동에서 보유하고 있는 품목과 수량으로 수정하도록 안 내하였다. 병동에서 전산상으로 E-cart약품과 상비약 품 각각에 대해 청구와 반납 수량을 약제부에 요청(Fig.

3)하면 약제부의 승인(Fig. 4)을 통해 전산상의 조정이 이루어진다.

3. 전산화 비품점검 실시 전후의 만족도, 편리성, 효율 성에 대한 설문조사

이전의 수기목록 점검방식과 비교하여 만족도, 편리

성, 효율성에 대한 업무개선 효과를 평가하기 위하여 설문지(별첨)를 만들어 2015년 11월 17, 18일 이틀간 설 문 조사를 시행하였다. 비품 점검에 참여한 8명의 약사 와 14명의 수간호사를 대상으로 시행하였으며, 앞으로 비품 관리 방식의 변화에 관하여 간략히 설명한 후 설 문지를 배부하고 설문조사에 응하도록 하였다. 설문지 의 내용은‘응급카트 약품 관리시스템 변경과 업무개선 사례’에 관한 논문을 참고하여 작성하였고 약제부장과 수간호사 1인의 자문을 받았다.²⁾설문문항은 총 10가지 로 내용은 전산이 활용되기 전과 후를 비교하여 비품관 리방식에 대한 만족도, 편리성, 효율성을 묻는 것이었 다. 이를 위해 설문조사 시행 전인 2015년 11월 11일

Fig. 1 약제부와 병동의 비품목록 불일치의 예

Fig. 2 기존 MIS 비품 재고종합관리 화면

≠

MIS의 비품 목록이 정리된 이후 처음으로 이 목록을 사 용하여 비품 점검을 실시하여 전산화된 이후의 설문문 항에 답할 수 있도록 하였다. 설문 내용 중 정도를 묻는 7개의 문항은 선택지를‘매우 그렇다’, ‘그렇다’, ‘보 통’, ‘그렇지 않다’, ‘매우 그렇지 않다’로 고안하여 응 답의 쏠림을 방지하였고, 2개의 문항은 편리성 설문에 대한 이유를 제시하도록 하였다. 추가로 설문 대상자의 기타 의견을 구하는 문항을 따로 두어 비품 점검의 주 체가 되는 약사와 수간호사를 상대로 앞으로 전산시스 템을 활용하기 위해 보완되어야 할 부분에 대하여 조사 하였다.

4. 개선 활동 및 결과

1) 병동과 약제부 비품목록 비교 후 수정 결과

약제부에서는 2015년 9월 1일 약제부와 병동의 수기 비품목록을 비교하여 불일치 품목 및 수량을 조사한 후 병동에 올라가 실제 병동에서 보유하고 있는 비품 수량 을 확인하였다. 그리고 각각의 수기 목록을 실제 수량 으로 수정함으로 두 목록을 일치시켰다(Table 1).

2) 비품 목록의 전산화

약제부와 병동의 목록을 일치시킨 뒤, 약제부에서는 2015년 11월 9일부터 수간호사에게 전산으로 청구와 반납을 하도록 요청하여 전산의 목록을 조정하였다. 이 러한 약제부와 간호부의 공동 비품목록 전산화 과정을 통해서 따로 관리하던 비품목록이 하나로 통일되고 비 품점검 시 마다 전산의 비품 재고종합관리 메뉴를 활용 하여 엑셀 파일로 변환, 출력하여 바로 비품의 수량을 확인하고 유효기간을 기입할 수 있게 되었다.

Fig. 3 간호부 비품 청구, 반납 요청 화면

Fig. 4 약제부 비품 청구, 반납 승인 화면

5. 설문조사 결과 분석

1) 기존 수기 방식의 비품 관리에 대한 만족도 조사

결과

2015년 11월 17, 18일 이틀간 약제부 약사 8명과 각 병동 수간호사 14명을 대상으로 종전의 수기 비품관리 방식의 만족도 설문조사 결과, 약사와 수간호사 모두 Fig. 5 기존 수기 목록 비품관리에 대한 만족도 설문조사

동5 30 26 21(70)

동6 51 50 38(74)

동7 19 19 2(10)

분만/신생 40 31 37(92)

서6 40 39 28(70)

서8 39 40 3(7)

신6 35 30 9(25)

신7 56 55 50(89)

신8 28 28 2(7)

외상병동 38 38 26(68)

외상중환자실 21 24 3(14)

응급실 70 67 23(32)

중환자실 64 67 17(26)

호스피스 21 21 7(70)

조정건수(%) 비품 종류수

병동 조정 전 조정 후

Table. 1 수기 비품 종류수 및 조정건수

보통 또는 불만족의 비율이 높았는데 약사는 보통이 1 명(12%), 불만족이 6명(75%)으로 나타났고, 수간호사 는 보통이 10명(71%), 불만족이 3명(22%)이었다(Fig.

5). 특히 약사의 불만족도가 높았는데 이는 수기 작성의 부정확성, 병동과 약제부 간의 목록을 매번 비교해야 하는 번거로움, 반납이나 청구 시 누락되는 경우가 많 아 재고가 일치하지 않는 문제 발생 등을 그 이유로 제 시하였다.

2) 전산 도입 후 설문조사 결과

비품관리의 전산화를 시도한 후 약사와 수간호사를 대상으로 설문조사를 실시하였다. 앞으로 전산화된 시 스템이 도입된다면 편리성이 어떻게 될 것인가에 관한 설문조사에서 약사는 매우 편리의 항목이 0명(0%)에서 1명(13%), 편리가 0명(0%)에서 7명(88%)으로 증가했 고, 수간호사는 매우 편리가 0명(0%)에서 1명(7%), 편 리가 3명(21%)에서 12명(86%)으로 증가하여 모두 편리

성이 증대될 것이라고 대답하였다. 종전의 수기작성은 품목마다 그 수량을 적기가 불편하고 병동과 약제부 간 의 약품 목록 비교가 불편하였으나 전산으로 입력되어 있는 비품 목록을 사용함으로 그 불편함이 현격히 감소 하게 된다. 또한 같은 목록을 공유함으로 수량의 변화 나 품목의 조정이 필요할 때에도 서로간의 소통이 원활 하게 된다.

두 번째로 효율성에 관한 설문조사에서는 약사의 경 우 시간과 인력소모가 매우 많다의 항목이 1명(13%)에 서 0명(0%)으로 감소하였고, 많다가 6명(75%)에서 0명 (0%)으로 감소하였다. 수간호사는 시간과 인력소모가 매우 많다가 0명에서 0명으로 변화 없었고, 많다가 7명 (50%)에서 4명(29%)으로 감소하였다. 양측 모두 전산 화한 후 비품점검 시 소요되는 시간과 인력소모가 줄어 들게 되어 효율성이 크게 증대될 것이라고 기대하였다 (Fig. 6).

Fig. 6 약사와 수간호사를 대상으로 한 전산 시스템 도입 전후의 편리성, 효율성 설문조사

편리성 시간, 인력의 소모(효율성)

약 사

수 간 호 사

6. 고찰 및 결론

기존 수기 비품목록에 의한 관리 방식은 병동에서는 병동의 비품목록으로 매월 점검하고, 약제부에서는 6개 월에 한 번씩 약제부의 비품목록을 가지고 병동에 올라 가 비품을 점검하여 수량 및 유효기간을 기록하였다.

이러한 수기 관리 방식은 보유하기로 약속된 비품의 수 량에 변화가 생겼을 때 목록에 누락되는 경우가 많고 회사가 변경되어 신규코드가 열렸음에도 비품목록 상 에는 이전의 코드로 수량이 집계되는 경우 등이 있어 두 목록 간에 차이가 발생했다. 그리고 점검 주기가 6 개월인 것이 기존의 수기방식에서 시간적, 인력적 소모 가 크기 때문인데 주기가 너무 길다는 점도 이러한 차 이를 가중시켰다.

병동과 약제부 비품목록 및 수량을 일치시켜 비품관 리에 전산 시스템을 도입함으로써 전산상으로 동일한 목록을 가지고 비품을 관리할 수 있게 되었다. 따라서 비품의 수량 및 유효기간의 관리가 효율화되어 비품 손 실이 최소화 되고 병동별로 비품이 적정량으로 유지될 것이다. 이로써 비품의 정확한 자산관리도 가능하게 된 다. 설문 조사 결과에서도 약사와 병동 수간호사 모두 비품의 관리 측면에서 편리성 및 효율성(시간, 인력의 소모)이 증대될 것으로 기대하였다.

비품관리의 전산화로 편리성과 효율성이 증대된다면 비품관리 횟수를 늘리는 것 또한 가능하다. 종전의 연 2

회로는 주기가 길어 약제부에서 병동의 비품 상황을 면 밀히 파악할 수 없었던 것을 감안하여 점검횟수를 연 6 회(격월)로 늘려 약제부와 병동간 소통을 원활히 하고 자 하였다. 이에 대하여 약사와 수간호사를 상대로 설 문조사를 한 결과 두 부서에서 모두 서로간의 협조가 증대될 것이라 기대하였다. 약사는 매우그렇다 1명 (12%), 그렇다 5명(63%), 수간호사는 매우그렇다 1명 (7%) 그렇다 9명(65%)으로 나타났다(Fig. 7). 따라서 점검 횟수를 연 6회(격월)로 늘려 약제부와 병동간 소통 을 원활히 함으로써 병동 비품을 좀 더 철저하게 관리 해 나가야 할 것이다.

참고문헌

1) 원내 비상보유의약품 관리지침, 인증기준번호 6.2.2 (2010.04.02)

2) 양진아, 이지연, 최지영, 박윤희, 이은영, 김재연, 송영천 : 응급카트 약품 관리시스템 변경과 업무개 선 사례. J Kor. Soc. Health-syst. Pharm, 2008; 25(1):64-70

Fig. 7 격월 비품관리 시 부서간 협조증대에 관한 설문조사

첨부

비상보유의약품(비품) 관리 만족도 설문지

1~4) 종전의 수기 비품목록에 의한

1. 비품 관리 방식이 어떻다고 생각하십니까?

1) 매우 편리 2) 편리 3) 보통 4) 불편 5) 매우 불편 2. 불편하시다면 그 이유는 무엇입니까?

3. 비품 관리 시 시간, 인력의 소모는 어떻다고 생각하십니까?

1) 매우 많다 2) 많다 3) 보통 4) 적다 5) 매우 적다

4. 비품 관리 업무에 대한 만족도는 어느 정도 입니까?

1) 매우 만족 2) 만족 3) 보통 4) 불만족 5) 매우 불만족

5. 비품 관리 방식이 어떨 것이라고 예상하십니까?

1) 매우 편리 2) 편리 3) 보통 4) 불편 5) 매우 불편 6. 불편할 것이라 예상된다면 그 이유는 무엇입니까?

7. 비품 관리 시 시간, 인력의 소모는 어떻게 될 것이라고 예상하십니까?

1) 매우 많다 2) 많다 3) 보통 4) 적다 5) 매우 적다

8. 간호부와 약제부가 전산상으로 동일한 비품목록을 가지고 비품을 관리함으로써 효율성이 증대될 것이라고 예상 하십니까?

1) 매우 그렇다 2) 그렇다 3) 보통 4) 그렇지 않다 5) 매우 그렇지 않다

9. 비품 점검을 격월로 진행하면 약제부와 간호부와의 협조가 이전보다 잘 이루어지게 될 것이라고 생각하십니까?

1) 매우 그렇다 2) 그렇다 3) 보통 4) 그렇지 않다 5) 매우 그렇지 않다 10. 기타 의견이 있으시면 적어주시기 바랍니다.

5~10) 현재 재고를 맞추기 위한 청구 및 반납 작업이 진행 중에 있습니다. 2016년부터는 약제부와 병동에서 각각 관리하던 비품목록을 공통된 MIS 전산재고로 관리하게 될 예정입니다.