2004년도 노르웨이에서 개최된 세계농촌사회학회 이사회에서 2008년도에 개최될 제12회 세계농촌사회학대회 개최 준비를 위한 집행위원 6인이 선정되 었다. 이들 6인의 세계농촌사회학회 집행위원 명단은 다음과 같다.
집행위원회 위원장
-Alessandro Bonanno (학회장, 미국 샘휴스턴 대학교 교수) 위 원
-Mark Shucksmith (학회 제1부회장, 영국 뉴캐슬 대학교 교수) -조옥라 (학회 제2부회장, 서강대학교 교수)
-정기환 (세계대회 조직위원장, 한국농촌사회학회장)
-Yoshio Kawamura (프로그램위원장, 일본 류코쿠대학 교수) -David O. Hansen, (학회 사무국장, 미국 오하이오 대학교 교수)
7.1. 1차 집행위원회
제12회 세계농촌사회학대회 개최를 준비하기 위한 제1차 집행위원회가 2006 년 3월에 서울에서 개최되었다. 이 회의에 IRSA 회장인 보나노 교수, IRSA 제 2부회장인 조옥라 교수, 카와무라 프로그램위원장, 정기환 조직위원장이 참석 하고 한국 측에서 김태헌 회장, 김주숙 전임회장, 김철규 고려대 교수, 정호진 이사 등이 참석하였다.
제1차 집행위원회에서는 대회 장소에 대한 상세 시찰과 대회 개최에 따른 재 정 부담 능력 확인, 등록비 수준 결정 등이 논의되었고 개략적인 대회 일정과 프로그램이 제시되었다.
1) 대회 장소 확인
IRSA 보나노 회장과 집행위원 일행은 COEX와 KINTEX를 모두 둘러보고 대안으로 확정된 KINTEX에 대해서 만족을 표시하였다. KINTEX의 문제점은 숙박시설이 빈약해서 일부 참석자의 숙박을 서울 소재 호텔에서 소화해야 하 는 문제가 있었다. 이러한 숙박 문제를 제외하면 KINTEX는 세계농촌사회학대 회 유치를 위해 손색이 없는 대회장으로 평가되었다.
2) 재정 부담 능력과 등록비 수준
IRSA 측은 대회 개최에 따르는 재정 부담 능력에 대해서 큰 관심을 보였다.
그러나 조직위원회는 정부의 보조와 참가자 등록금, 기타 모금 계획에 의해서 재정 충당이 가능함을 설명했다. 따라서 등록비 수준에 대한 논의가 초점이 되 었다.
IRSA의 보나노 회장은 참가국의 소득 수준에 따라 등록금을 차별화하는 방 안을 제시하였지만 한국 측 조직위원회가 이를 받아들이지 않았다. 한국 측 조 직위원회는 대회에 참가하는 개도국 학자들은 대부분 장학금이나 기부금, 지원 금을 받아 오는 사람들인데, 이들이 참가를 신청할 경우 등록금까지 지원되는 것이 일반적이기 때문에 등록금을 차별화하는 것이 바람직하지 않다는 점을 강조하였다.
논의 결과 한국 측 조직위원회는 대회 참석자의 등록비를 차별화하지 않고 전차 대회 수준 혹은 이보다 역간 높은 수준에서 등록금 안을 제시하였다. 조직 위원회가 제시한 등록금 수준은 다음과 같다.
○ 회원인 경우
조기 등록: 350,000원(US$ 390) 등록 : 450,000원(US$ 490) 학생 : 230,000원(US$ 250) 동행인 : 130,000원(US$ 142)
○ 비회원인 경우
조기 등록: 450,000원(US$ 490) 등록 : 550,000원(US$ 600) 학생 : 300,000원(US$ 327) 동행인 : 180,000원(US$ 196)
3) 대회 프로그램
카와무라 프로그램 위원장은 개략적으로 2008년 7월 6일부터 11일까지의 대 회 일정에 필요한 프로그램의 개요를 다음과 같이 제시하였다. 즉, 전체 대회를 10개의 Cluster로 구분하고 각 Cluster 당 4개의 논문을 발표하는 것으로 정하 였다. 각 논문의 발표 시간은 20분 이내로 한다면 약 600편의 논문 발표를 위해 매일 15개의 논문 발표장이 필요하게 되었다.
<프로그램위원장이 제시한 대회 기간 중 프로그램 구성>
6 July (Sun) 7 July (Mon) 8 July (Tue) 9 July
(Wed) 10 July (Thu) 11 July (Fri)
09:00-10:45 Cluster 3
Study tour
PS
(KS 4,5) Cluster 9
10:45-11:00 Break
Break Break
11:00-12:45 Cluster 4
Cluster 7 Cluster 10
13:45-15:30 Cluster 1 Cluster 5
Cluster 8 PS
15:30-15:45 Break Break Break Break
15:45-17:30 Cluster 2 Cluster 6 PS
(IRSA) IRSA
18:00-21:00 Welcome Reception Farewell
Dinner
7.2. 2차 집행위원회
제2차 집행위원회는 제16회 세계사회학대회가 개최되는 남아공의 더번에서 2006년 7월 26일 개최되었다. 정기환 조직위원장은 보나노 IRSA 회장과 한센 IRSA 사무총장, 프로그램위원장인 카와무라 교수, 프로그램위원회 부위원장인 주삼 교수와 만나 일정별 프로그램의 점검, 학술 논문 제출을 위한 주요 일정 조정 등을 논의하였다.
이날 조직위원장은 대회장소가 COEX에서 KINTEX로 변경된 이유를 설명 하고 시설 및 호텔 숙박 시설 등에 대한 준비 상황을 보고하였다. 프로그램위원 회는 학술 프로그램 일정의 구체화와 주요 추진 일정표를 제시하였다. 대회의 주제에 대해서 논의가 있었으나 당초 주최 측의 의견을 존중하는 방향으로 정 리되었다.
2차 집행위원회의 논의 결과는 다음과 같다.
○ 1개 cluster는 105분, 1개의 session에 4개의 paper를 발표한다면 800개의 paper를 발표하는데 소요되는 session 수는 200개 정도, 600개의 논문이 발 표된다면 150개의 세션이 될 것으로 추산할 수 있음.
○ 따라서 대회 기간 중에는 최소한 15~20개의 발표장이 필요하며 keynote speech를 위한 plenary session, poster session, 이외에 부수적으로 대회 운 영에 필요한 방이 3~4개 더 필요할 것으로 판단
○ 주요 프로그램 추진 일정(시작 및 deadline)
- keynote speaker 초청 확정: 2006. 4 ~ 2006. 12
- First circulation(1차 홍보물 제작 배포): 2006. 12 ~ 2006. 12 - Call for session organizer: 2007. 1 ~ 2007. 7
- Second circulation(2차 홍보물 제작 배포): 2007. 7 - Call for papers: 2007. 5 ~ 2007. 12
- Due day for abstracts: 2007. 12
○ 프로그램위원회는 조속히 주제와 프로그램 session별 주제를 확정짓도록 하여 조직위가 연내에 1차 홍보자료를 만들 수 있도록 협조할 것을 결정함.
제
4
장대회 준비
1. 대행사 선정
1.1. 개 요
대회의 성공적 개최를 위해 국제회의 조직과 운영에 경험이 있는 전문기획 사를 공개경쟁입찰 방식으로 선정하여 행사를 대행하도록 함으로써, 인력 운영 과 기획에 효율성을 도모하고자 하는 것이 대행사 선정의 목적이었다. 특히 이 대회 기획업체의 공정한 선정을 위해 내부 및 외부 위원으로 심사위원단을 구 성하여 객관적 선정이 되도록 노력하였다.
1.2. 예 산
국제회의 기획을 위한 용역예산은 약 3억5천만 원으로 하였고, 여기에는 용 역범위에 해당하는 업무수행 경비 일체가 포함되었다. 업체는 일단 예산(안) 금 액보다 적은 금액을 제시하도록 하고 선정된 뒤 협상을 통해 조정하는 것으로 하였다.
정산은 사후정산으로 하고 회의종료 후 30일내 청구, 사후 원가계산서 작성 시 외부기관에 원가계산 용역을 의뢰할 수도 있는 것으로 하였다.
1.3. 용역 범위
대행업체가 담당할 업무 범위는 다음과 같이 설정되었다.
□ 조직위원회 업무보조
○ 회의준비를 위한 종합계획 수립
□ 회의기획
○ 회의장 : 회의장 조성 및 기자재 운영
○ 의전분야 : 영접, 영송, 수송, 숙박
○ 행사분야 : 개폐회식, 오․만찬, 현장방문 프로그램, 행사 전후 관광 프로 그램
○ 회의운영 : 전체회의, 워크숍, 이사회, 포럼, 특별세션 등
○ 회의지원 : 등록, 인쇄, 홍보, 진행요원 운영, 참가자 관리 등
1.4. 선정 심사위원회 구성
객관적이고 공정하게 대행업체를 선정하기 위하여 한국농촌경제연구원, 한 국농촌사회학회 등으로부터의 내부인사와 관련 전문가로 구성된 심사위원회를 구성하여 운영하였다.
선정 심사위원회
○ 내부위원
- 한국농촌경제연구원 2인
. 권오복 농업관측정보센터 정보화팀장 . 최지현 기획조정실장
- 한국농촌사회학회 2인
. 조옥라 한국농촌사회학회 부회장 . 문옥표 조직위원회 부위원장 - 대회 조직위원회 2인
. 정기환 조직위원장 . 허 장 사무국장
○ 외부위원 2인
- 김철원 경희대학교 호텔관광대학 컨벤션학과 교수 - 김기선 서울대학교 교수, 세계원예학대회 사무총장
1.5. 선정절차
대행업체 선정 절차는 다음과 같이 진행되었다.
□ 공고
○ 연구원 및 대회 홈페이지를 통해 선정 계획 공고
○ 사업설명회 개최를 통해 대회 내용 및 선정 절차 안내
□ 심사
○ 서류심사 : 일정 요건의 서류 및 제안서 심사
○ 프레젠테이션 : 서류 심사를 통과한 일정수의 업체가 제안내용을 설명하는 프레젠테이션 실시 (3개 업체 이내 심사)
□ 선정
○ 서류심사와 프레젠테이션 결과를 심사위원회에서 심사하여 우선협상 대상 업체 선정
○ 추후 협상을 통해 예산 및 세부 과업 내역서 확정
□ 계약
○ 계약 체결
1.6. 심사기준
대행업체 선정을 위한 심사기준 등은 다음과 같다(보다 자세한 사항은 <부록 5> 참조).
□ 서류심사
○ 자본금, 재무제표(최근 3년), 국제회의 수행실적 (최근 3년), VIP 참관행사 수 행실적(최근 3년), 포상경력, 법인설립등록일(사업자 등록일), 조직구성(이번 행사에 실제 투입되는 상근직원만 포함), 농업관련 국제행사 수행 실적, 2008.
6. 1 - 2008. 7. 30까지 다른 행사수행계획, 사업제안 내용의 우수성 등 - 국제회의 수행실적은 외국인 참가자 수 100인 이상인 경우에 한하고, 국
제회의 수행실적과 VIP 참관행사 수행실적은 중복 기재 가능하며, 전체 예산액과 용역업무내용․용역액수를 구체적으로 명시
□ 프레젠테이션
○ 기획력(40점) : 회의에 대한 이해도, 회의장 구성 및 행사장 구성 등 분야별 분석력을 포함한 전문성 및 창의성, 장소와 예산을 고려한 기획의 실용성 및 현실성, 홍보 기획력
○ 안정성(30점) : 회사 연혁 및 자본금 등 재무제표 평가, 회근 3년간 국제회
의 추진실적 (농업 농촌관현 행사 수행 우대), 전담팀 인력 수성, 추진 일정 의 합리성, 타 행사 수행 계획
○ 효율성(30점) : 예산편성의 적정성, 예산절감의 노력 및 효율적 인력 활용
□ 선정기준
○ 개 단체만 응모하였을 경우는 심사위원회 협의에 의하여 선정
○ 각 단계별 선정된 업체는 개별적으로 통보하되, 평가내용은 공개하지 아니함.
○ 1, 2차 심사단계에서 개개 업체별 가장 높은 점수와 가장 낮은 점수를 부여 한 심사위원의 평점점수를 제외한 나머지 심사위원의 점수를 합산하여 가 장 높은 점수를 얻은 업체를 선정 (단 가장 높은 점수와 가장 낮은 점수가 2개 이상 나올 경우에는 그중 1개씩만 제외)
○ 2차 심사에서 최고 점수를 얻은 업체를 협상 대상자로 지정
○ 총점이 동일하여 경합될 경우 위원회 협의에 의거 결정
○ 협상대상자와 협상을 진행하였으나 약정서 작성에 실패할 경우에는 위원 회 협의에 의하여 협상대상자 추가지정, 약정서 체결 추진
1.7. 주요일정
실제 대행업체 선정의 일정은 다음과 같이 진행되었다.
□ 선정 계획안 수립 : 2007. 7. 10 (화)
□ 주요일정 공고 : 2007. 7. 25 (수)
○ 공고처 : 본 대회, 한국농촌사회학회, 한국농촌경제연구원 및 한국 컨벤션 이벤트산업협회 홈페이지
○ 공고문 내용 : <부록5> 참조