직장생활에서 문서작성의 핵심은 결론을 먼저 쓰도록 하는 것이다.
A-2-나. 1 왜 자꾸 다시 쓰라는 거지?
￭ 문서작성 시 주의사항
회사마다 각 문서에 대한 정형화된 기본 틀이 있다. 문서작성은 공적으로 자신을 표현하고, 대외적으로는 회사를 대표하는 것이기 때문에 실수가 있어서는 안되므로, 이러한 정형화된 기본 틀을 갖춰 문서작성 시에 항상 주의하도록 한다.
∘ 문서는 육하원칙에 의해서 써야 한다.
∘ 문서는 그 작성시기가 중요하다.
∘ 문서는 한 사안을 한 장의 용지에 작성해야 한다.
∘ 문서작성 후 반드시 다시 한 번 내용을 검토해야 한다.
∘ 문서의 첨부자료는 반드시 필요한 자료 외에는 첨부하지 않도록 한다.
∘ 문서내용 중 금액, 수량, 일자 등의 기재에 정확성을 기하여야 한다.
∘ 문장표현은 작성자의 성의가 담기도록 경어나 단어사용에 신경을 써야 한다.
∘내용이해 : 전달하고자 하는 내용과 그 핵심을 완벽히 파악해야 한다.
∘목표설정 : 전달하고자 하는 목표를 정확히 설정해야 한다.
∘구성 : 효과적인 구성과 형식이 무엇인지 생각해야 한다.
∘자료수집 : 목표를 뒷받침해 줄 자료를 수집해야 한다.
∘핵심전달 : 단락별 핵심을 하위목차로 요악해야 한다.
∘대상파악 : 대상에 대한 이해와 분석을 철저히 해야 한다.
∘보충설명 : 질문을 예상하고 그에 대한 구체적인 답변을 준비해야 한다.
효과적인 문서작성 Tip
학습평가
1. 다음은 문서작성 주의해야할 사항을 설명한 것이다. 잘못된 것은?
① 문서의 작성 시기는 중요하지 않다.
② 문서의 첨부자료는 반드시 필요한 자료 외에는 첨부하지 않도록 한다.
③ 문서작성 후 반드시 다시 한 번 내용을 검토해야 한다.
④ 문서내용 중 금액, 수량, 일자 등의 기재에 정확성을 기하여야 한다.
2. 다음 문서작성의 원칙에 관한 설명 중 맞으면 ○, 틀리면 ×를 표시하여 보자.
◦ 문장은 짧지 않아도 된다.
◦ 문장은 부정문 형식으로 작성해도 괜찮다.
◦ 문서의 주요한 내용을 먼저 쓰도록 한다.
3. 다음 설명에 해당하는 문서작성 원칙은?
문장 표현시에 되도록 간결체로 쓰는 것이 의미전달에서 가장 이해가 빠르다.
적절하게 행과 단락을 나누어 문서가 난잡하게 보이지 않도록 하여야 하며, 그 내용에 따라 알맞게 행과 단락을 바꾸도록 한다.
A-2-나. 1 왜 자꾸 다시 쓰라는 거지?
학습정리
1. 직장에서의 업무와 관련된 문서작성은 조직의 비전을 실현 것으로, 직장의 성공여 부를 결정하는 매우 중요한 것이라 할 수 있다. 그러므로 직장인에게 있어서 문서 작성은 개인의 의사표현이나 의사소통을 위한 과정으로서의 업무뿐 아니라, 더 나 아가 조직의 사활이 걸린 중요한 업무라고 할 수 있다. 문서는 왜 작성하여야 하 며, 문서를 통해 무엇을 전달하려 하는지 명확히 한 후에 작성해야 한다.
2. 문서작성은 직장생활에서 가장 기본이 되는 필수능력이다. 문서는 같은 직장에서 근무하는 사람들의 의사소통의 수단이 될 수도 있고, 자신의 업무능력을 평가받을 수 있는 잣대가 될 수도 있다. 아무리 성실하게 업무를 수행하더라도 상황과 목적 에 맞는 적절한 문서를 작성하지 못하면 자신의 능력이 제대로 평가될 수 없다.
3. 문서는 상황과 목적에 맞는 체계적인 구조로 작성되어야 한다. 직장생활에서 요구 되는 문서는 요청이나 확인을 부탁하는 경우, 정보제공을 위한 경우, 명령이나 지 시가 필요한 경우, 제안이나 기획을 할 경우, 약속이나 추천을 위한 경우 등 작성 해야 하는 상황에 따라 내용이 결정되고, 그 내용에 따라 문서의 성격이 달라지 며, 구성도 변하므로 목적에 맞게 문서를 작성해야 한다.
4. 모든 문서에는 그에 맞는 문서작성 원칙과 주의사항이 있다. 직장에서의 문서작성 은 일반 글에 비해 형식적인 면을 상당히 중요시한다. 그러므로 내용을 일목요연 하고 간단하게 전개해야 한다. 개인적인 글이 아니고 직장생활에서 의무적으로 작 성해야 하는 글인 만큼 문서에 따라 주의하여 정확하고 확실하게 작성해야 한다.
5. 내용을 효과적으로 전달할 수 있어야 좋은 문서이다. 길이가 길고 중구난방으로 나열한 글은 요점을 파악하기 어렵다. 그러므로 문서의 내용이 효과적으로 전달될 수 있도록 보기 쉽고, 이해하기 쉬우며, 숫자나 그래프 등으로 다채롭게 표시된 문서가 이해하기 쉽고 잘 작성된 문서라 할 수 있다.
경청의 개념과 중요성을 확인하고, 업무 수행 상황 및 대상에 따라 실천할 수 있는 능력을 기를 수 있다.
1. 경청의 개념과 중요성을 설명할 수 있다.
2. 올바른 경청을 방해하는 요인을 설명할 수 있다.
3. 효과적인 경청 방법을 설명할 수 있다.
4. 경청훈련을 통하여 올바른 경청법을 실천할 수 있다.
세 부 목 표
일 반 목표
학습모듈 A-2-다 : 경청능력
경청능력은 다른 사람의 말을 주의 깊게 들으며, 공감하는 능력이다. 직장인들이 개인이나 조직 간에 원만하게 관계를 유지하고 업무 성과를 높이기 위해서는 적절하게 의사소통할 수 있는 능력이 필수적이다. 특히, 의사소통을 하기 위해서는 다른 사람의 말을 주의 깊게 들으 며, 공감할 수 있는 능력을 갖추는 것이 우선시 되어야 할 것이다.