배경 및 목적
의료기관에서는 수술 및 시술, 암성 통증의 조절 목적 이외에도 일반 진통제로 조절되지 않는 만성 통증 및 환 자들의 삶의 질 향상을 위하여 마약성 진통제가 사용되 고 있으며, 그 사용량과 종류가 점점 증가하고 있는 것 이 현실이다. 현재 의료기관에서는‘마약류 관리에 관한 법률’과 동법 시행령, 시행규칙 및‘종합병원 마약류 관 리지침’등에 근거하여 마약류를 사용, 관리하고 있으 며, 병원약사들에게 마약류의 조제와 관리는 가장 많은 노력과 주의가 필요한 업무 중 하나이다.
‘마약류 관리에 관한 법률’및‘종합병원 마약류 관리 지침’등에서는 직종별로 업무의 범위를 정하고 있다.
그 중 약사는‘마약류관리자’로서 마약류를 환자에게 투약하거나, 투약하기 위하여 조제∙수수하고, 사용에 관한 기록을 작성하고, 비치 및 보존해야 한다. 또한 병 원 내에서 사고마약류가 발생하지 않도록 지도 감독하 여야 하며, 사용 중 발생되는 잔여 및 반품 등의 폐기마 약류와 유효기간 경과 마약류, 사고마약류 등의 처리 업 무를 수행하고, 병원 내 모든 마약류 취급자에 대한 정 기적인 교육 역시 실시하여야 한다.
‘마약처방전’에 대해서는 의사 또는 치과의사가 마약 을 기재한 처방전을 발급할 때, 발급자의 업소 소재지,
상호 또는 명칭 및 면허번호를 기재하여 서명 또는 날인 하고, 처방전을 받은 환자의 주소, 성명, 성별, 나이, 병 명 및 발급 연월일을 기입한 후, 그 기록을 다른 의약품 과 구별하여 작성, 비치 및 보존하도록 정하고 있다. 이 러한 법률 등을 근거로 대부분의 병원에서는 외래환자 뿐 만 아니라 입원환자의 마약처방전도 종이 마약처방 전으로 작성하여 2년간 의무 보존하고 있다.
이와 같이 마약류는 다른 의약품에 비하여 훨씬 더 엄 격하고 철저한 관리가 요구되고 있기 때문에, 마약류 관 리를 담당하고 있는 약사들은 큰 부담감을 느끼고 있으 며, 많은 시간과 노력을 할애하고 있다. 본원에서는 이 러한 마약 관련 업무에 대한 약사들의 부담을 감소시키 고, 보다 효율적인 관리를 위하여 마약 관련 프로그램을 개발하게 되었다.
문제점 파악 및 개선 방향
개선 전 본원의 마약 조제업무 프로세스는 다음과 같 았다.
1) 의사가 OCS(Order Communication System)를 이용하여 마약처방을 입력 후, 마약처방전을 출력 하고 서명 또는 날인과 면허번호를 기록한다.
2) 간호사가 마약처방전에 서명한다.
업무개선사례
마약 조제 프로세스 변경 및 전산 프로그램 개발에 의한 업무 개선
허미정, 안효초, 김주신 전북대학교병원 약제부
3) 약제부에 마약처방전을 접수한다.
4) 약사는 접수된 마약처방전을 검토 후 바코드를 이 용하여 개별 집계한다.
5) 마약처방전을 이용하여 약품별 사용량을 계산하여 준비 후 환자별로 조제한다.
6) 이월된 재고와 집계된 마약처방전을 근거로 마약 재고를 계산 후 실재고와 비교 확인한다.
7) 마약처방전을 약품명 및 환자명 순으로 정리한다.
8) 일별 마약관리대장을 작성한다.
기존의 업무 프로세스 및 프로그램의 문제점을 파악 하고 개선 방향을 결정하기 위하여 본원 약사들에게 마 약업무 관련 설문조사를 실시하였다. 그 결과, 42.9%의 약사가 마약 조제업무 과정 중 마약처방전의 접수 및 집계가 가장 어렵다고 답변하였다(Fig. 1). 마약처방전
의 접수 및 집계 단계에서 발생되는 오류 중 가장 빈번 한 것으로는 71.4%가 마약처방전의 의사 서명 또는 면 허번호 누락이라고 하였다(Fig. 2). 가장 해결하기 어려 운 오류는 76.2%가 마약처방전을 출력한 후 전산 처방 을 변경함으로 인한 종이 마약처방전과 전산 마약처방 의 상이함이라고 답변하였다(Fig. 3). 전산처방과 종이 마약처방전의 상이함은 조제오류로 이어질 가능성이 있기 때문에 반드시 해결해야 할 오류 중 하나였다.
이러한 마약처방전의 접수 및 집계 과정에서 발생되 는 어려움과 문제점들을 해결하기 위하여 의료진 및 간 호부와 협의를 진행하였고, 의사가 공인인증 전자서명 을 이용하여 마약처방을 입력하면 약제부에서 마약처 방전을 집계 및 출력하는 것으로 마약처방전 출력 위치 와 업무 프로세스를 변경하기로 하였다.
마약처방전의 접수 및 집계 다음으로 어렵다고 느끼
Fig. 1 The most difficult step in dispensing of narcotic drugs
Fig. 2 The most frequent error in receiving narcotic drugs prescription
Fig. 3 The most difficult error to resolve in receiving narcotic drugs prescription
Fig. 4 Reason for dispensing of narcotic drugs is burdensome
는 마약 조제업무 단계는 실시간 마약 재고확인(33.3%) 이었다(Fig. 1). 기존의 재고 프로그램에서는 전일 이월 재고만을 확인할 수 있었고, 실시간 마약 재고를 확인 하기 위해서는 조제 완료된 마약처방전을 이용하여 약 품별 사용량을 합산한 후 이월된 재고에서 계산해야만 했다. 이러한 방법을 이용한 재고 확인은 번거롭고 많 은 시간이 소요되며, 무엇보다 실시간 재고 확인이 어 려운 것이 가장 큰 문제점이었다. 이를 해결하기 위하 여 각 조제실별로 조제된 마약 사용량이 실시간으로 재 고에 반영될 수 있도록 계획하였다.
약사들은 다른 조제업무에 비하여 마약조제 업무가 부담스러운 이유로 71.4%가 조제오류로 인한 재고 불 일치라고 답변하였다(Fig. 4). 이에 대한 방안으로 마약 처방을 집계할 때 집계표에 약품별 총량이 표시되도록 함으로써, 조제에 필요한 약품별 수량을 계산하는 번거 로움을 해소하고, 계산 잘못에 대한 우려와 그로 인한 조제오류의 가능성을 예방할 수 있도록 하였다.
마약 담당 약사의 업무 중 조제 완료된 마약처방전을 약품명 및 환자명 순으로 정리하는데 소요되는 시간과 번거로움, 마약관리대장 작성의 어려움은 보완이 필요 하였다. 이를 해결하기 위하여 마약관리대장은 각 조제 실의 마약 불출을 기준으로 자동으로 작성되도록 하고, 마약처방전은 별도의 순서 정리가 불필요하도록 프로 그램을 구상하였다.
마약 업무 프로세스 변경 및 전산 프로그램 개발
1. 마약 업무 프로세스 변경
의료진 및 간호부와의 협의 하에 다음과 같이 마약조 제 업무 프로세스를 변경하게 되었다(Fig. 5).
1) 의사가 전자서명을 이용하여 마약처방을 입력한다.
2) 간호사가 불출 요청을 입력한다.
3) 약사가 처방 검토 후 불출 요청된 마약 처방을 일 괄 집계한다.
4) 집계표에 기재된 총량을 이용하여 환자별로 조제 한다.
5) 조제된 마약 사용량이 반영된 조제실별 전산재고 를 이용하여 실시간 재고를 확인한다.
6) 일별 마약관리대장과 마약처방전을 일괄 출력한다.
2. 마약 집계 프로그램
의사는 마약 뿐 아니라 모든 의약품을 공인 인증된 전 자서명을 이용하여 처방하도록 하였고, 간호사의 서명 은 EMR(Electronic Medical Record) 프로그램을 이 용한 간호요청으로 대체하였다. 약제부의 마약집계 프 로그램에서는 집계되지 않은 모든 마약 처방을 한꺼번 에 조회할 수 있도록 하고, 처방 검토 후 일괄 집계할 수 있도록 하였다. 집계 시에는 마약처방전 대신 집계 내역과 약품별 집계 총량이 표시된 집계표가 출력되도 록 하였고, 집계표의 약품별 총량을 이용하여 조제에 필요한 약품을 준비 후 조제할 수 있도록 하였다(Fig.
6).
3. 실시간 마약 재고 확인
마약 재고관리를 위하여 각 조제실별 불출이 가능하 도록 하였고, 조제한 마약을 실시간 불출 입력하면 각 조제실 재고에 즉시 반영되도록 하였다. 마약 재고 확 인을 위한 별도의 프로그램을 개발하였고, 각 조제실별 전체 마약의 재고 총량 뿐 아니라 상자와 낱개수량이 같이 표시되도록 하여 상자단위로의 환산 없이도 재고 를 확인할 수 있도록 하였다(Fig. 7).
4. 마약관리대장 및 마약처방전 출력
마약 담당약사에게 가장 큰 애로사항이었던 마약관리 Fig. 5 Change of process for narcotic drugs
대장의 작성은 불출 조제실 기준으로 자동 작성되도록 하고, 조제 완료된 마약처방전은 조제실별로 필요 시 또는 일자별로 마약관리대장과 동일한 순서로 일괄 출 력할 수 있도록 하였다(Fig. 8).
결과
조제업무 중 약사들이 가장 큰 부담을 느끼고 있는 마약 업무를 보다 안전하고 효율적으로 수행하기 위하 여 업무 프로세스를 변경하고 전산 프로그램을 새롭게 개발하였다.
마약처방전의 출력위치를 진료과에서 약제부로 변경 함으로써 마약처방전의 발행, 접수 및 집계 단계에서의 Fig. 6 Program for data collection of narcotic drugs prescription
Fig. 7 Program for check the real time inventory of narcotic drugs
오류 발생 가능성과 이를 처리하기 위한 노력, 그로 인 한 조제지연 등의 문제점들을 한꺼번에 해결할 수 있었 다.
마약 조제업무 프로세스 및 전산 프로그램 변경 후 약 사들에게 실시한 업무 난이도 설문조사 결과, 마약처방 접수 및 집계 단계는 변경 전 7.0점에서 변경 후 3.0점 으로 난이도가 낮아졌다(Table 1). 프로그램 변경 전 실 시하였던 설문조사에서 42.9%의 약사가 마약 조제업무 과정 중 가장 어렵다고 답변하였던 마약처방의 접수 및 집계 단계가 변경 후에는 94.7%가 쉽거나 약간 쉽다고
하였고, 5.3%는 보통의 난이도라고 답변하였다(Fig. 9).
마약 조제 수행에 있어서는 변경 전 6.5점에서 변경 후 4.1점으로 난이도가 낮아진 것으로 평가되었고, 마 약처방 집계 시 출력되는 집계표에 약품별 집계 총량이 표시되는 것이 가장 큰 이유라고 하였다(Table 1).
마약 조제 프로세스 변경 및 전산 프로그램 개발과 조 제오류와의 관계를 묻는 질문에는 89.5%의 약사가 조 제오류 감소에 도움이 되었다고 답변하였으며, 그 이유 로는 마약 집계표에 약품별 집계량 표시, 전산 마약처 방과 종이 마약처방전과의 불일치 가능성 제거, 마약조 제 소요시간 단축에 의한 심리적 압박 감소 등이라고 하였다.
결과적으로 마약 조제업무 프로세스의 변경 및 전산 프로그램의 개발은 약사 뿐 만 아니라 의사, 간호사의 업무 편이성도 증대되었고, 정규 마약 조제에 소요되는 시간을 30분 이상 단축시키는 효과가 있었으며, 조제오 류의 발생 가능성 역시 감소시킬 수 있었던 것으로 판 단된다.
마약 재고확인에 있어서는 각 조제실별로 불출이 가 능해지고, 불출과 동시에 재고에 반영됨에 따라 각 조 제실의 실시간 재고를 파악할 수 있게 되었고, 약품별 재고 총량과 함께 상자 수량과 낱개 수량이 표시되도록 Fig. 8 Output program for narcotic register and prescription
Fig. 9 The difficulty in the receiving step of narcotic drugs prescription
함으로써 포장단위로의 환산 없이도 쉽게 재고를 확인 할 수 있게 되었다. 변경 전에는 모든 약사가 보통 이상 의 난이도라고 평가했던 실시간 마약 재고확인 업무에 대하여 변경 후에는 84.2%가 쉽거나 약간 쉽다고 하였 고, 15.8%의 약사는 보통 수준의 난이도라고 답변하였 다(Fig. 10). 뿐 만 아니라 하루에도 수차례씩 수행되는 마약 재고 확인에 소요되는 시간 역시 매회 10분 이상 절약할 수 있게 되었다.
마약 담당약사에게 가장 큰 애로사항이었던 마약관리 대장의 작성과 마약처방전의 약품명 및 환자명순 정리 는 각 불출 조제실별로 마약관리대장이 자동 작성되도 록 하고, 이와 동일한 순서로 마약처방전을 일괄 출력 할 수 있도록 함으로써, 매일 아침 마약 담당약사의 마 약관리 업무 시간이 1시간 이상 단축되었다.
고찰
의료기관 내 의약품 관리 중 가장 많은 시간과 노력이 소요되며, 큰 심리적 부담을 주고 있는 마약류 관련 업 무에 있어서 합리적인 업무 프로세스로의 변경 및 전산 프로그램의 개발은 마약 조제업무의 편이성을 증대시 켰고, 조제시간의 단축과 함께 조제오류의 발생 가능성 도 낮출 수 있었다. 또한, 약사 뿐 만 아니라 의사, 간호 사의 마약 관련 업무 부담도 감소시킬 수 있었다.
향후 본원에서는 잔여 및 반품마약류 관리를 위한 추 가적인 프로그램 개선을 계획하고 있으며, 마약처방전 의 의무 보관기간 준수를 위한 공간 확보의 어려움을 해소하고, 종이 마약처방전 출력 시 소모되는 물적 자 원의 절약을 위하여 마약처방전의 전자문서화 역시 고 려하고자 한다.
모든 약제 업무에 있어서 적절한 업무 프로그램의 개 발은 업무 편이성 및 효율성의 향상 뿐 만 아니라 약사 인력 문제 및 조제오류 예방에도 긍정적인 영향을 줄 수 있을 것으로 판단되며, 향후에는 조제 업무 이외에 약사 직능 향상에 도움이 되는 프로그램의 개발에도 관 심과 노력이 필요하리라 생각되어진다.
Fig. 10 The difficulty in the check the real time inventory of narcotics
업무 난이도 쉽다
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
약간쉽다 보통 약간어렵다 어렵다
평균 (N=19)
구분
Table 1. Difficulty in dispensing of narcotic drugs
개선 전
개선 후
접수/집계 조제 재고확인 접수/집계
조제 재고확인
1 1 6 2 7 2 7.0
2 2 8 2 2 3 6.5
5 4 2 6 2 7.7
6 8 4 1 3.0
2 6 5 2 3 1 4.1
6 9 1 2 1 3.1
