▶ 감사 내용
- 계약기간이 만료되는 기존사업자와 재계약 하려면 계약만료 45일 전까지 별지 제12호 서식에 따라 사업수행실적을 평가하고, 평가 점수가 80점 이상을 받을 경우 평가서를 게시판과 홈페이지에 10일 이상 게시하여 게시기간 중에 입주자등의 이의신청을 접수 하여야 함
- 사업수행 평가 기한ㆍ평가 절차 및 공고 기간의 적정성 여부
▶ 관련 규정
- 「공동주택관리법」 제25조
- ‘주택관리업자 및 사업자 선정지침’ 제4조, [별표 2]
- 인천광역시 공동주택 관리규약 준칙 제44조의2
▶ 지적 사항
- 사업수행실적 평가 없이 수의계약
- 사업수행실적 평가기간(계약만료 45일전) 및 게시기간(10일 이상) 미준수
- 입주자등의 이의신청 절차없이 입주자대표회의 의결 후 수의계약 - 관리주체는 제외하고 입주자대표회의가 평가
▶ 개선 방안
- 계약만료 45일전까지 사업수행실적 평가 - 게시판 및 홈페이지 게시 기간 준수 - 입주민 이의신청 절차 필수
tip ☞ 계약기간 만료 후 부득이한 사정으로 기간 연장한 사업자의 경우 수의계약 대상 아님
사례 34
입찰ㆍ계약 당사자 관련
▶ 감사 내용
- 관리주체 또는 입주자대표회의가 주택관리업자 등 사업자를 선정 하는 경우, 입찰 및 계약 당사자는 주택관리업자 및 사업자 선정 지침 [별표 7]에 따름
- 입찰 공고 및 계약체결 당사자 적정성 여부
▶ 관련 규정
- 「공동주택관리법 시행령」 제7조, 제25조 - ‘주택관리업자 및 사업자 선정지침’ [별표 7]
▶ 지적 사항
- 경비ㆍ청소 등 용역업체 선정 입찰 및 계약 시 입주자대표회의가 공고ㆍ계약
- 장기수선공사의 계약자는 입주자대표회의이나 관리주체가 계약
▶ 개선 방안
- 입주자대표회의가 사업자를 선정하고 계약 주체인 경우
주택관리업자, 하자보수보증금ㆍ장기수선충당금 사용 공사, 전기 안전관리자 선정 입찰 및 계약
- 관리주체가 사업자를 선정하고 계약 주체인 경우 경비ㆍ청소 등 용역 사업자, 수선유지비 사용 공사 등
tip ☞ 외부회계감사 업체 선정, 옥상 중계기 임대 등은‘주택관리업자 및 사업자 선정지침’적용 대상 아니며 이 경우 계약의 주체는 입주자대표회의
사례 35
공사용역 입찰금액과 다르게 계약 체결
▶ 감사 내용
- 관리주체 및 입주자대표회의가 재도장공사, 옥상방수공사, 지하 주차장 에폭시공사를 시행하는 것과 관련하여 사업자 선정 시 공동주택관리법령 및 이에 따른 위임규정을 준수하였는지 여부 검토
▶ 관련 규정
- 「공동주택관리법」 제25조
- ‘주택관리업자 및 사업자 선정지침’ 제29조 제2항
▶ 확인 사항
- ‘주택관리업자 및 사업자 선정지침’에 따라 공사·용역 사업자를 선정한 경우 낙찰금액과 동일한 금액으로 계약서를 작성하여야 하나 00아파트 입주자대표회의는 전체 공사금액에서 1천만원을 감액하는 특약 조건으로 낙찰금액보다 적은 금액으로 계약서를 작성한 사실이 있음
▶ 개선 방안
- ‘주택관리업자 및 사업자 선정지침’ 제29조 제2항에 따라 제1항에 따른 계약은 입찰정보 및 낙찰금액 등과 동일한 내용으로 체결 하여야 함
□ 시설관리 분야
사례 36
시설물 유지관리 이력 등록[K-apt] 관련
▶ 감사 내용
- 의무관리대상 공동주택의 관리주체는 공용부분에 관한 시설의 교체, 유지보수 및 하자보수 등을 한 경우에는 그 실적을 시설별로 이력관리 하여야 하며, 공동주택관리정보시스템(K-apt)에도 등록 하여야 함
- 단지 내 시설물 유지보수 및 이력관리 등록 여부
▶ 관련 규정
- 「공동주택관리법」 제31조
- 「공동주택관리법 시행령」 제32조
▶ 지적 사항
- 공동주택관리정보시스템에 미등록
- 시설물에 대한 보수 완료 시 즉시 등록하지 않고 분기별ㆍ반기별로 일괄 공개
▶ 개선 방안
- 공동주택관리정보시스템에 등록 기한이 정해져 있지 않으나 공용 부분에 관한 시설의 교체ㆍ유지보수 및 하자보수 등을 한 경우에는 지체 없이 등록
tip ☞ 유지관리이력 등록 대상은 공동주택 공용부분의 시설물이므로 장기수선계획에 포함되어 있는 시설물로 한정되는 것은 아님 ☞ (적용시기) 「공동주택관리법」 부칙<법률 제13474호> 제3조
제2항에 따라 공동주택 시설의 교체 및 보수 등을 한 경우 그 내용을 기록․보관․유지관리하여야 하는 의무는 이 법 시행 (시행일 2016.8.12.) 후 최초로 공동주택 시설의 교체 및 보수 등을 한 경우부터 적용
사례 37
장기수선계획 검토ㆍ조정(정기) 관련
▶ 감사 내용
- 입주자대표회의와 관리주체는 장기수선계획을 3년마다 검토하고, 필요한 경우 이를 국토교통부령으로 정하는 바에 따라 조정하여야 하며 검토 사항을 기록하고 보관하여야 함
- 정기 검토기간 준수 여부
▶ 관련 규정
- 「공동주택관리법」 제29조
▶ 지적 사항
- 장기수선계획 정기검토 근거 없이 조정 - 장기수선계획 검토사항을 기록ㆍ보관하지 않음
- 입주자대표회의가 장기수선계획을 검토하거나 승인 또는 의결한 사실을 확인할 수 없음(조정 장기수선계획서만 존재)
▶ 개선 방안
- 입주자대표회의와 관리주체는 장기수선계획을 3년마다 검토하고, 필요한 경우 이를 국토교통부령으로 정하는 바에 따라 조정하여야 함 - 이 경우 장기수선계획 검토가 의무사항이므로 검토사항을 반드시
기록ㆍ보관
tip ☞ 장기수선계획 검토가 의무사항이며 검토 후 필요한 경우 조정 ☞ 주요시설을 신설하는 등 관리여건상 필요하여 전체 입주자
과반수의 서면동의를 받은 경우에는 3년이 지나기 전에 장기 수선계획을 (수시)조정 가능
사례 38
장기수선계획 준수 관련
▶ 감사 내용
- 입주자대표회의와 관리주체는 수립 또는 조정된 장기수선계획에 따라 주요시설을 교체하거나 보수하여야 하며, 장기수선충당금의 사용은 장기수선계획에 따름
- 장기수선계획에 따른 유지보수 일정ㆍ금액 등 준수 여부
▶ 관련 규정
- 「공동주택관리법」 제29조, 제30조
▶ 지적 사항
- 장기수선계획서의 수선주기가 도래한 공사 미실시
- 장기수선계획서 총론에서 정한 긴급ㆍ소액 공사 대상이 아님에도 공사 진행
- 장기수선계획서에 포함되어 있지 않은 공사 시행 후 장기수선충당금 사용
▶ 개선 방안
- 장기수선계획서의 수선주기ㆍ금액ㆍ범위 등 준수하여 시설물 보수 - 장기수선계획서에 포함되어 있지 않은 시설물을 장기수선충당금을
사용하여 보수 등 하고자 하는 경우 선 조정 후 시행
- 부득이한 사유로 장기수선계획서에 포함되어 있는 공사 일정을 연기하고 하는 경우 장기수선계획 조정
tip ☞ 부득이한 사정으로 당해 연도에 예정된 장기수선공사를 연기 하고자 하는 경우 회계연도 말까지 장기수선계획 조정 필요
사례 39
장기수선충당금 적정 부과 관련
▶ 감사 내용
- 장기수선충당금 적립 금액은 장기수선계획으로 정하며 적립요율은 관리규약으로 정함
- 장기수선충당금 적립요율 및 금액 적정성 여부
▶ 관련 규정
- 「공동주택관리법」 제30조, 제30조 - 「공동주택관리법 시행령」 제31조
▶ 지적 사항
- 관리규약의 요율과 다르게 장기수선충당금 부과
- 장기수선충당금 부과금액을 입주자대표회의 의결로 결정 (예: 00년 00월부터 200원/㎡ 부과(인상)하기로 의결 등)
▶ 개선 방안
- 장기수선충당금 부과금액을 입주자대표회의 의결로 결정할 수 없음 - 관리규약으로 정한 적립요율에 따라 장기수선충당금 부과ㆍ적립 - 장기수선충당금 부과금액 조정이 필요한 경우 관리규약 개정
절차를 통하여 요율 변경
tip ☞ 장기수선충당금은 관리규약으로 정한 요율에 따라 부과ㆍ적립 하여야 하며, 입주자대표회의 의결로 일정기간 증ㆍ감하여 부과 할 수 없음
사례 40
장기수선충당금 사용 절차 관련
▶ 감사 내용
- 장기수선충당금은 관리주체가 장기수선충당금 사용계획서를 장기 수선계획에 따라 작성하고 입주자대표회의의 의결을 거쳐 사용 - 장기수선충당금 사용계획서 작성 및 사용 절차의 적정성 여부
▶ 관련 규정
- 「공동주택관리법」 제30조
- 「공동주택관리법 시행령」 제31조 - 「공동주택관리법 시행규칙」 [별표 1]
▶ 지적 사항
- 장기수선충당금 사용계획서 미작성
- 입주자대표회의 의결 없이 장기수선충당금 사용
▶ 개선 방안
- 장기수선충당금을 사용하고자 하는 경우 사업자 선정을 위한 입찰 공고 전 장기수선충당금 사용계획서를 장기수선계획에 따라 작성 하고 입주자대표회의의 의결을 거쳐 사용
- 장기수선계획서 총론의 긴급ㆍ소액사용 대상 시설물은 장기수선 계획서에 등록된 시설물에 한 함
- 「공동주택관리법 시행규칙」 별표 1의 장기수선계획 수립 기준에 포함된 시설물은 반드시 계획에 포함하여 장기수선충당금 사용
tip ☞ 장기수선계획서에 없는 시설물의 경우 총론의 긴급ㆍ소액사용 대상이 아니며, 이 경우 장기수선계획을 조정하여 해당 시설물을 계획에 포함시킨 후 사용 가능
사례 41
전기안전관리업무 관련
▶ 감사 내용
- 전기안전관리자는 산업통상자원부령으로 정하는 바에 따라 전기 안전관리에 관한 기록을 작성ㆍ보존 및 제출하여야 함
- 전기안전관리업무 실시 여부 및 관련 기록 작성ㆍ보존 유무
▶ 관련 규정
- 「전기안전관리법」 제22조, 제24조
- 「전기안전관리법 시행규칙」 제30조, 제36조 - ‘전기안전관리자의 직무에 관한 고시’
▶ 지적 사항
- 전기안전관리법령에 따라 선임된 전기안전관리자는 “전기안전 관리자의 직무에 관한 고시”에 근거하여 전기안전관리 업무를 수행하고 해당 기록을 작성하고 보관할 의무가 있으나 관련 자료 부존재
▶ 개선 방안
- 전기안전관리법령에 따른 “전기안전관리자의 직무에 관한 고시”에 근거하여 업무를 수행하고 해당 기록을 작성ㆍ보관
tip ☞ 관리사무소장은 관리사무소 업무에 대한 지휘ㆍ총괄 의무와 책임이 있으므로 전기안전관리자 등 관리사무소 직원들이 대한 직무 및 입주민 대응 방법 등에 대하여 지속적인 관리ㆍ감독 필요