Metadata for records management in the current and semi-current stages

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논문

현용‧준현용 단계의 기록관리를 위한 메타데이터

0

¹⁾

곽 정

^*

1. 서론

2. 현용․준현용 단계의 기록관리 특징 1) 현용․준현용 단계의 기록관리 정의 2) 현용․준현용 기록관리 메타데이터의 필요성 3. 기록관리 메타데이터 설계

1) 업무맥락 관점의 메타데이터 모델들 2) 기록관리 엔티티 관계 모델 3) 메타데이터 모델

4. 행정기관 적용 사례

1) 엔티티 유형과 기록계층의 특징 2) 현용단계의 기록관리 메타데이터 3) 준현용단계의 기록관리 메타데이터 5. 결론

* 국가기록원 기록연구사

주요논저 :「행정기관의 기록관리시스템 개선모델 분석」,『기록학연구』14, 한국기록학회, 2006;「조계종 기록관리시스템 구축에 관한 연구」,『기록학연 구』11, 한국기록학회, 2005

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[국문초록]

전자기록의 생산이 보편화되어가면서 종이기록 중심의 기록 관리는 많은 변화를 요구받고 있다. 전자기록의 내용․맥락․구조 정보를 어느 시점에 어떠한 방법으로 확보하여 기록의 증거성․

진본성․신뢰성을 보존할 것인가가 기록관리에 있어서 주요한 이 슈로 제기되고 있으며, 이러한 논의의 중심에 기록관리 메타데 이터가 있다. 이 글은 기록관리 라이프사이클 중 현용․준현용 단계에서 요구되는 기록관리 메타데이터를 정립하는데 목적이 있다. 현용․준현용 단계에 주목하는 이유는 기록의 진본성을 ‘업 무활동의 증거’라는 측면에서 이해하고자 하는 것과 관련이 있 다. 기록이 업무맥락 가운데서 생산되고 관리의 영역으로 획득 되는 시기가 현용과 준현용 단계이며, 이때 기록의 진본성을 획 득하고 유지시키는데 중요한 역할을 하는 것이 기록관리 메타 데이터이기 때문이다. 이 글에서는 기록관리 메타데이터를 체 계적으로 설계하기 위한 방법으로서, 기록의 생산에 관여하는 엔티티간의 관계를 규명하고 이를 설명하기 위한 데이터 모델 의 수립을 통하여 메타데이터 요소를 제안하였다.

주제어 : 기록관리 메타데이터, 기록관리 엔티티, 진본성, 현용․

준현용 단계, 메타데이터 모델

1. 서론

공공영역에서는 2002년 사무관리규정의 개정에 따라 문서의 전자적 처리가 의무화되면서 중앙행정기관 및 지방자치단체로

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부터 정부산하기관에 이르기까지 전자기록의 생산이 보편화되 어가고 있다. 전자기록 생산의 증가는 종이기록 중심의 기록관 리에 많은 변화를 요구하고 있다. 종이기록은 기록의 내용․맥락․

구조가 종이 매체에 어느 정도 반영되어 있기 때문에 매체의 물 리적인 보존만으로도 종합적인 파악이 가능한 반면, 전자기록 은 물리적인 실체가 없어, 내용․구조․맥락이 각기 별도로 존재하 는 특성으로 인하여 기록의 증거성을 보존하는데 어려움이 있 다.¹⁾ 이러한 이유로 전자기록의 내용․맥락․구조 정보를 어느 시 점에 어떠한 방법으로 확보하여 기록의 증거성․진본성․신뢰성을 보존할 것인가가 기록관리에 있어서 주요한 이슈로 제기되고 있으며, 이러한 논의의 중심에 있는 것이 기록관리 메타데이터 이다.

기록관리 메타데이터에 대한 연구는 국내외에서 활발히 진행 되고 있다. 특히 관련 연구 프로젝트로서는 미국의 피츠버그 대 학 프로젝트, 호주 모나쉬대학의 SPIRT 프로젝트, 영국의 UBC 프로젝트, 국제 협동 연구인 InterPARES 프로젝트 등이 대표적이 다. 피츠버그대학과 모나쉬대학의 프로젝트는 기록자체보다는 기록의 증거적 속성에 주목하여 업무프로세스 지향의 접근방식 으로 메타데이터 요소를 도출하고 있다. UBC 프로젝트의 경우 는 전자기록의 진본성과 무결성의 보장을 위한 요건과 메타데 이터를 정의하여 기록 지향적인 접근방식을 취하고 있으며, 이 후 InterPARES 프로젝트에 의해 진본기록의 추정․평가․보존 등의 방법론 개발로 계승되었다. 이러한 연구결과는 미국, 영국, 호주 등 각국 기록관리 메타데이터 표준제정으로 이어졌다. 특히 호 주 NAA의 레코드키핑 메타데이터 표준과 빅토리아주의 영구보 존포맷 VEO의 메타데이터 표준은 SPIRT 프로젝트에서 제시된 1) 김명훈, 서석제, 김자경,「전자기록관리의 이해」, 한국국가기록원, 2004, p23

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개념모델을 수용하여 영구적으로 관리하는데 필수적인 메타데 이터 요소 세트를 설계하고 있다.

한편 국제 메타데이터 표준도 마련되었다. 2004년 ISO 23081-1 기록관리 메타데이터 원칙이 발표된 이후 2006년 ISO/PDTR 23081-2 이행이슈가 제시되었다. 이 표준은 ISO 15489의 기록관리 기능요건에 따라 업무과정에서의 기록관리 적절성, 업무와 기 록관리 과정을 지원하기 위한 메타데이터의 유형과 역할을 다 루고 있다.²⁾ ISO 23081-2에서는 기록관리 메타데이터의 업무상의 이점과 기록관리 엔티티간의 관계모델 및 데이터 모델을 제시 하고 있다. 이 표준에서는 필수 요소세트에 대하여 구체적으로 규정하고 있지 않은데, 그 이유는 제시된 개념적 모델과 요소들 을 가지고 조직이나 영역에서 요구되는 메타데이터 세트를 새 로이 결정할 필요가 있기 때문이다.³⁾

국내 연구로는 우선 기록의 라이프사이클 중 비현용 단계에 요구되는 메타데이터 요소 도출을 목적으로 전자기록물의 장기 적 보존⁴⁾ 및 ISAD를 기반으로 한 기록물 기술의 측면에서 접근 한 논문⁵⁾들과 기록의 생산과 유지에 주목하여 현용․준현용 단계 의 기록관리에서 필요한 메타데이터 설계를 목적으로 한 논문 들⁶⁾이 있다. 현용․준현용 단계의 기록관리 메타데이터의 논문

2) ISO, ISO 23081-1 Information and documentation-Records management processes-Metadata for records- Part1: Principle, 2004, Introduction

3) ISO, ISO 23081-1 Introduction

4) 김연정,「전자문서 보존용 메타데이터 요소 개발」, 연세대 대학원 석사학위논 문, 2004; 황윤영, 임혁수, 이규철,「국가 전자기록물 영구보존을 위한 메타데이 터 설계」,『학술대회지』, 한국정보과학회, 2005; 이경남,「전자기록의 장기 적 보존을 위한 보존 메타데이터 요소 분석」, 한국외대 대학원, 2006 5) 남궁황,「ISAD에 기반한 공문서 메타데이터 요소 설정에 관한 연구」, 『정보

관리학회지』제21권 제1호, 한국정보관리학회, 2004; 김현희「기록물정보 관리 를 위한 메타데이터 설계와 구현에 관한 연구」, 『정보관리학회지』제18권 제4호, 한국정보관리학회, 2001

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중 설문원과 이현실․한성국의 논문은 접근방식과 메타데이터 설계 방법론에 있어서 본 논문의 연구방향과 동일선상에 있다.

설문원은 ISO 15489의 기록관리 기능요건으로부터 메타데이 터 요소를 도출하고 이를 자료관시스템 규격의 데이터 요소와 비교함으로써 우리나라 기록관리 메타데이터 요소가 국제 표준 을 얼마나 준수하고 있는지 평가하고 있다. 이 글은 요소의 단 순비교가 아니라 기록관리의 특성과 기능요건을 통하여 메타데 이터를 설계하고 있다는 점에서 기존 연구와 차별성이 있으나 설계 원칙이나 개념 모델의 제시가 없다는 점에서 한계가 있다.

이현실․한성국은 메타데이터의 주요 원리와 특성을 근거로 개 념 모델을 개발하고 활용을 위한 프레임워크를 제안하고 있다.

이 글은 근본원리와 개념모델의 개발로부터 메타데이터 설계에 접근하고 있다는 점에서 본 연구의 방법론과 일치한다. 그러나 모델링의 접근방식이 기록의 특성 보다는 메타데이터의 일반 속성으로부터 출발하고 있어서 기술적인 측면과 구현에 치중하 고 있다.

본 연구의 목적은 기록관리 라이프사이클 중 현용․준현용 단 계에서 요구되는 기록관리 메타데이터의 정립에 있다. 현용․준 현용 단계에 주목하는 이유는 ‘업무활동의 증거로서 기록’을 이 해하고자 하는 것과 관련이 있다. 기록이 의도적인 산출물이 아 니라 업무수행의 산물이라는 점에서, 업무맥락을 유지하면서 획득되었을 때만이 업무처리의 증거가 보존될 수 있기 때문이 다. 기록이 업무맥락 가운데서 생산되고 관리의 영역으로 획득

6) 설문원,「행정기관의 기록관리 메타데이터 요소분석: ISO 15489를 기준으로」,

『한국비블리아』제15권 제1호, 한국비블리아학회, 2004; 김익한,「기록의 속 성과 메타데이터 표준을 통해 본 한국의 기록, 기록기술」,『기록학연구』 제 10호, 한국기록학회, 2004; 이현실, 한성국,「기록관리 메타데이터의 개념 모델 링」, 『정보관리학회지』제23권 제3호, 한국정보관리학회지, 2006

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되는 시기가 현용과 준현용 단계이며, 이때 기록의 진본성을 획 득하고 유지시키는데 기록관리 메타데이터는 중요한 역할을 한 다. 기록관리 메타데이터 설계 방법론에 있어서는 기존과 같이 요소의 단선적 비교방식이 아니라 기록의 생산에 관여하는 엔 티티간의 관계를 규명하고 이를 설명하기 위한 데이터 모델의 수립을 통하여 도출하고자 하였다.

2. 현용‧준현용 단계의 기록관리 특징

1) 현용‧준현용 단계의 기록관리 정의

‘현용 및 준현용’이라는 용어는 기록의 생애주기 모델에서 기 록의 가치변화에 따라 기록관리 단계를 구분하는 개념에서 나 온 용어로서, 비현용 단계인 영구기록관리(Archives management) 이 전의 기록관리(Records management) 단계를 의미한다. 생애주기 이 론에 따르면, 현용 단계란 기록이 생산되어 업무지원과 정책결 정 등을 위하여 수시로 활용되는 시기이며, 준현용 단계란 기록 의 활용가치는 여전히 존재하나 일상적으로 업무에 활용되지 못하고 생산조직 외부로 옮겨져 관리되는 시기를 말한다.⁷⁾ 비현 용 단계에서 연구나 증빙 등 일반인을 위한 정보서비스 제공이 늘어나고 업무활용이 최소화되는 것과 달리, 현용과 준현용 단 계에서는 모두 생산자 또는 생산기관의 업무활동과 밀접하게 관련되어 있다.

7) Richard Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminolgy, SAA, Chicago, 2004, p160

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현용‧준현용 단계의 기록관리 원칙인 ISO 15489-1에 따르면, 이 단계의 기록관리는 “기록의 생산부터 인수‧유지‧사용‧처분을 능 률적이고 체계적으로 통제하는 역할을 담당하며, 업무활동과 처리행위에 관한 증거와 정보를 기록 형태로 획득하고 유지하 는 과정을 포함한다.”⁸⁾ 현용‧준현용 단계의 기록관리가 생산기 관의 업무활동과 밀접하게 관련되는 이유가 여기에 있다. 특히 전자기록의 경우 기록의 내용과 구조 정보뿐만 아니라 업무활 동의 맥락까지 관리해야만 기록의 진본 가치, 즉 업무활동이나 행위의 증거로서 진본기록을 유지할 수 있다. 맥락정보는 생산 목적, 업무기능의 본질, 생산조직 정보 등을 의미하기 때문에 해당 기록을 생산한 기관의 업무활동이나 처리행위에 대한 정 보를 잘 관리하는 것이 기록관리의 중요한 목적이 되는 것이다.

다른 한편으로는 기록의 활용 목적과 관련되어 있다. 현용‧준 현용 단계에서 진본기록은 효율적이며 신뢰할 수 있는 방법으 로 업무를 수행하고, 정책 수립과 관리상의 의사결정을 지원할 뿐만 아니라 재난발생시 업무 연속성을 보장⁹⁾하기 위해서 활용 된다. 연구나 증빙에 주로 활용되는 영구보존기록과 달리 생산 기관의 이해당사자들에게 설명책임성을 분명히 해주고, 후일의 활동과 업무결정을 도울 수 있도록 해주는 업무적 활용이 중심 을 이루는 것이다. 그래서 이들 단계에서 운용되는 기록관리시 스템은 법적 기술적 목적을 위하여 신뢰할 만한 기록을 생산하 고 수행된 업무 활동과 연계하여 일관된 방식으로 기록을 조직 하며, 생산자가 요구할 때 효과적이고 신속하게 검색‧활용할 수 있도록 설계되어야 한다.¹⁰⁾

8) ISO, ISO 15489-1 sub-clause 3.16 9) ISO, ISO 15489-1 sub-clause 7 10) Richard Pearce-Moses, ibid p222

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정리해보면, 현용‧준현용 단계의 기록관리는 생산기관내에서 또는 생산기관과 관련하여 수행되는 기록관리 업무로서, 생산 자를 비롯한 조직내‧외 이해당사자들에게 업무수행의 설명책임 성과 의사결정을 지원하기 위하여 업무활동의 증거인 진본기록 을 획득하고 유지하는 관리과정이라고 정의할 수 있다. 우리나 라의 기록관리체계에 있어 현용‧준현용 단계는 처리과와 기록 관단계라고 할 수 있다. 특히 행정기관의 경우 현용단계에서는 전자문서시스템, 업무관리시스템, 각종 행정정보시스템 등의 생 산시스템을 통하여 기록이 생산되고, 준현용단계에서는 기록관 의 자료관시스템과 기록관리시스템을 통하여 유지‧관리되고 있 는 체계이다.

위에 제시한 현용‧준현용 단계의 기록관리 정의는 기록관리 메타데이터 설계를 위한 개념적 모델과 요소를 도출할 때 중요 한 기준이 될 것이다. 왜냐하면 특히 전자기록 환경에서는 기록 관리 메타데이터를 어떠한 관점에서 설계하느냐가 현용‧준현용 단계의 기록이 제대로 관리되고 이용될 수 있도록 하는데 핵심 적이기 때문이다.

2) 현용‧준현용 기록관리 메타데이터의 필요성

기록관리 메타데이터는 기록과 기록을 생산하고 이용하는 행 위자, 생산‧이용과 관련된 사건이나 상황의 관련성을 문서화한 정보를 의미한다.¹¹⁾ 기록관리 메타데이터가 일반적인 자원발견 메타데이터들과 달리 관계성을 중시하는 이유는 기록 자체가 업무활동이나 처리행위의 결과로서 생성되며 활동의 증거를 제

11) ISO, ISO/PDTR 23081-2 Information and documentation-Records management processes- Metadata for records- Part2: Implementation issues, 2006, sub-clause 4

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공하므로 생산자나 그 해당 업무맥락 속에서 파악할 때 가장 정 확하게 이해할 수 있기 때문이다.

현용‧준현용 단계의 기록관리 메타데이터는 기록의 진본성을 확보하고 유지하며 평가하기 위하여 필요하다.¹²⁾ 현용단계의 메 타데이터에는 기록의 생산맥락, 업무맥락, 관련된 사람들, 기록 자체의 내용, 외형, 구조 및 기술적 속성 등이 포함된다. 이러한 메타데이터는 기록 자체의 일부로서 기록생성과 직접적으로 관 련되어 있으며, 기록의 진본성과 신뢰성을 확보하는데 필수적 이다. 이러한 특성 때문에 Hofman은 기록이 생산될 때 메타데이 터가 기록과 함께 획득되어야 하며, 가능한 한 이른 시기에 확 보되어서 고정화하는 조치가 필요하다고 하였다.

또한 기록이 관리대상으로 획득된 이후에는 기록의 라이프사 이클 동안 어떤 일이 발생하였는지, 기록을 유지하기 위하여 어 떤 행위를 하였는지 또는 할 예정인지, 언제 기록이 폐기되어야 하는지를 관리할 필요가 있다. 이러한 기록의 지적, 관리적, 기 술적, 그리고 기록보유기간 관리 등 준현용 단계에서 수행되는 통제행위는 메타데이터의 생성과 누적을 통해서 이루어진다.

따라서 준현용 단계의 메타데이터는 기록을 관리하고 기록의 진본성, 신뢰성, 가용성, 무결성을 유지하기 위해서 필수적이라 고 할 수 있다.

현용‧준현용 단계에서 기록관리 메타데이터는 업무활동을 지 원하거나 의사결정을 위하여, 또는 설명책임성을 위하여 활용 된다. 이용자는 기록을 더 잘 이해하기 위하여 기록의 내용뿐만 아니라 어떤 업무에서 생산되었는지, 어떠한 구조인지, 어떠한 12) 이하 내용은 Hans Hofman이 제시한 생성과 업무프로세스와의 소통, 이용과 정

보자원 발견‧접근, 관리와 유지라는 메타데이터의 목적을 기록의 진본성의 관 점에서 재해석하였음, Metadata and Management of Current Records in Digital Form, [online] [cited 2006] <http://www.ica.org/sites/default/files/metadata_eng.html>

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맥락상의 일부분인지, 관련 기록은 무엇인지, 어떠한 연관성이 있는지를 알고자 할 것이다. 그리고 원하는 기록을 발견했을 때 내가 찾고자한 바로 그 기록인지, 생산이후 정보의 훼손이나 변 질이 발생하지 않은 진본기록인지 확인하고 싶어 할 것이다. 이 렇게 기록을 이용하고 접근하기 위해서 또는 검색한 기록의 진 본성을 평가하기 위해서는 현용과 준현용 단계에서 생성되고 누적적으로 관리되어 온 메타데이터가 중요한 역할을 하는 것 이다.

한편 기록관리 메타데이터는 조직의 업무관리 및 기록관리적 측면에서도 요구되어 진다.¹³⁾ 기록관리 메타데이터는 업무시스 템이 기록관리의 기능요건을 제대로 따르고 있는지 평가하기 위하여 필요하다. 기록관리시스템에서 관리되어야 할 기록은 업무시스템을 통해서 생성된 것이기 때문에 사전에 업무시스템 에 관련 메타데이터가 설계되어 있지 않으면 전달받을 수 없다.

따라서 업무시스템에서 기록관리 메타데이터가 제대로 생성되 고 있다면 이것은 기록관리에 필요한 기능요건을 충족하고 있 다고 볼 수 있는 것이다.

둘째, 업무맥락 속에서 정보를 찾을 수 있도록 도와준다. 개별 기록의 내용 속에 있는 단편적인 정보는 다양한 업무활동을 지 원하는데 한계가 있을 수 밖에 없다. 기록을 생산한 업무와 연 계하여 업무맥락을 이루는 집합적인 기록 속에서 정보를 검색 할 수 있게 함으로써 조직의 정보자원으로서 기록의 이용을 극 대화할 수 있다.

셋째, 조직의 위험관리와 접근관리를 지원하기 위하여 필요 하다. 메타데이터 요소를 통하여 조직에서 규정한 기록의 신뢰 13) 이하 내용은 ISO, ISO/PDTR 23081-2 sub-clause 4-Business benefits of recordkeeping

metadata를 참조하였음

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성, 진본성, 무결성을 판단하는 조직의 위험관리 요건을 충족시 키고, 접근통제 메타데이터를 통하여 기록에 대한 비인가자의 접근을 막음으로써 조직의 법적 업무적 중요 내용과 개인정보 를 보호할 수 있는 것이다.

넷째, 조직내․외의 관련 정보간 상호운용성을 위해 필요하다.

조직내 업무시스템간, 기록을 생산하는 업무시스템과 관리하는 기록관리시스템간, 동일 업무 프로세스에 포함되어 있는 다수 조직간, 다양한 업무목적으로 조직간에 기록을 교환하고자 할 때, 또는 업무시스템간 기록의 효과적인 마이그레이션을 하고 자 할 때 표준화된 메타데이터의 운용은 필수적이다.

마지막으로, 기록관리 메타데이터는 지속적인 이용과 안정적 보존을 위해 필요하다. 행정상 변동이 발생하거나 새로운 업무 시스템으로 기존 업무시스템의 기록을 이전해야 할 경우 지속 적인 이용을 보장할 수 있고, 소프트웨어의 업그레이드나 변화 시 전자기록을 안정적으로 장기보존할 수 있으며, 더 나아가 영 구기록관리시스템에서 필요한 기록과 그 생산맥락에 대한 기록 정보를 제공하기 위해서는 표준화된 메티데이터가 필요하다는 것이다.

3. 기록관리 메타데이터 설계

현용․준현용 기록관리 단계에서 필요한 메타데이터를 체계적 으로 도출해내기 위해서는 기록관리 원리에 근거한 개념모델이 필요하다. 이러한 개념모델은 기록생산과 관계된 구성요소를 식별하고, 구성요소간의 관계를 명확하게 함으로써 메타데이터

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요소의 추출을 도와준다. 이 장에서는 업무맥락의 관점에서 기 록관리 메타데이터를 설계하기 위하여 그간의 논의를 살펴보 고, 이러한 논의의 결과로서 정립된 ISO 23081의 기록관리 메타 데이터 개념모델을 통하여 현용․준현용 단계의 기록관리 메타 데이터를 설계해 보고자 한다.

1) 업무맥락 관점의 메타데이터 모델들

기록관리 메타데이터는 기록이 업무활동의 증거가 될 수 있 도록 기록간의 관계에 대한 증거를 획득하고 이들 관계가 지속 적으로 연계될 수 있도록 하는 것이 핵심이다.¹⁴⁾ 이러한 관점에 서 진행된 연구로는 미국에서 진행된 피츠버그 프로젝트(‘96)와 호주 모나쉬 대학의 SPIRT 프로젝트(’98)가 있다. 피츠버그 프로 젝트에서는 법, 규칙, 모범사례 등을 분석하여 ‘기록관리에서 있 어서 증거를 위한 기능요건(Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping)’을 도출하였으며, BAC(Business Acceptable Communication) 참조모델을 통하여 증거(evidentiality)와 기록속성 (Recordness)을 갖추기 위한 메타데이터를 제안하였다.¹⁵⁾ 전자적 환경에서 증거를 보장하기 위해서 이 프로젝트에서는 조직, 기 록관리시스템, 기록 등 3가지 영역에 대해 13가지 특성을 충족 하도록 권고하였다.¹⁶⁾

14) ISO, ISO/PDTR 23081-2 sub-clause 7.1

15) 세부내용은 David Bearman, Ken Sochat, Metadata Requirements for Evidence, Archives

& Museum Informatics, University of Pittsburgh, 1996 참조

16) 13가지 특성으로서, 기록관리를 위한 법적․행정적 요건을 충족함으로써 신뢰할 만한 조직이 되어야 한다는 점(1. Compliant), 업무처리과정에서 일상적으로 사 용할 수 있으며 기록의 신뢰성을 보장하는 방식으로 처리하는 공식성과 책임성 을 갖춘 기록관리시스템이 되어야 한다는 점(2.Responsible, 3.Implemented, 4.Consistent), 권한을 부여받은 생산자에 의해 모든 업무처리과정에서 포괄적으

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이 프로젝트가 중요한 의미를 지니는 이유는 기록에 대하여 기록 그 자체에 대한 기술로서 접근하는 관점에서 기록의 맥락 을 중시하는 업무활동의 관점으로 전환한 계기가 되었다는 점 에서이다. 피츠버그 프로젝트는 포괄적인 의미에서 증거를 보 장하기 위한 요건이라고 언급하고 있지만, 이후 수행된 SPIRT 프로젝트에 영향을 주어 기록관리시스템이 갖추어야 할 기능요 건을 도출하는데 기반이 되었다. 또한 BAC 참조모델에서 제시 된 Handle, Terms & Conditions, Structural, Contextual, Content, Use History 등 6개 레이어별 메타데이터는 SPIRT 프로젝트의 메타데이터와 개념적으로 유사성이 많아서 다수 부분이 계승되어 발전된 것 으로 보인다.

SPIRT 프로젝트는 업무, 조직, 사회적인 맥락을 광범위하게 분 석하고, 그 결과 컨티뉴엄을 위한 요건을 충족하는 레코드키핑 메타데이터를 식별하는데 초점을 두었다.¹⁷⁾ 이 프로젝트에서는 개념적 프레임워크를 제공하기 위한 3가지 모델을 제시하고 있 는데, 업무과정에서 기록을 생산하는 원리를 담은 업무모델, 특 정 업무의 필수적인 부분을 형성하는 기록관리모델, 내․외부 법 규의 통제하에 업무를 수행하는 업무맥락모델이 그것이다. 이 3 가지 모델에 등장하는 법규, 생산자, 업무, 기록 엔티티는 기록 이 생산되는 배경임과 동시에 기록의 증거력을 뒷받침하는 중

로 생산되고, 유일하게 식별되어 증명할 수 있으며, 내용․구조․맥락 모두를 포함 하여 완전한 기록이 획득되어져야 한다는 점(5.Comprehensive, 6.Identifiable, 7.Complete, 8.Authorized), 손상되지 않고 일관성 있으며 추적할 수 있도록 보존 하고 적절한 시기에 폐기될 수 있도록 기록을 유지해야 한다는 점(9.Preservation, 10.Removable), 타시스템으로 전송될 수 있고 생산당시의 모습으로 접근이 가능 하며 기록물 제공시 필요에 따라 수정이 가능하도록 기록이 이용가능해야 한다 는 점(11.Exportable, 12.Accessible, 13.Redactable)을 제시하고 있다.

17) 세부내용은 Sue Mckemmish, Glenda Acland, Nigel Ward, Barbara Reed, Describing Records in Context in the Continuum: the Australian Recordkeeping Metadata Schema, 1998 참조

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요한 요소로 제시되고 있다.

또한 SPIRT 프로젝트에서는 업무맥락 속에서 기록을 개념화 하고 있기 때문에 엔티티간의 복합적인 관계를 중시한다. 이 프 로젝트에서는 기록계층의 특정 레이어나 전 시간을 통하여 업 무․행위자․기록간의 관계를 설정하고 있으며, 특정 행위자․업무․

기록관리업무․기록이 풍부한 맥락정보를 생성하여 전체 기록계 층의 레이어로 확장한다고 설명하고 있다.

이 프로젝트에서 또 다른 중요한 점은 한정어 사용을 통해 다른 영역의 메타데이터와 일치를 시도했다는 점이다. 이것은 메타데이 터가 추구하는 상호운용성을 진전시킨 시도로서 국가적으로나 국 제적으로 기록관리의 소통이 이루어지는 계기라고 볼 수 있다. 이 연구를 토대로 호주 레코드키핑 메타데이터 스키마가 탄생하였고, 더 나아가 2004년에는 ISO가 이러한 개념적 프레임워크를 채택하여

‘기록관리 엔티티 관계 모델’을 제시하게 되었다.

2) 기록관리 엔티티 관계 모델

앞서 살펴보았듯이 현용․준현용 단계의 기록관리는 업무활동 으로서의 증거력을 확보하고 다시 업무활용에 사용하기 위하여 진본기록을 적합한 절차와 방법으로 유지하는데 목적이 있다.

이러한 점에서 기록생산에 관여한 엔티티가 무엇인지, 개별 엔 티티 내부가 어떻게 구성되는지, 그리고 엔티티 간에 어떠한 관 계가 형성되는지를 파악하는 것은 기록관리 메타데이터 설계 시 중요하고 필수적이라고 할 수 있다.

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<자료> ISO/PDTR 23081-2 Figure 3-'is a' Object class model for records metadata

<그림 1> 엔티티 관계 모델

기록관리 엔티티는 기록이 생산되는 단순한 원리를 통해서 도출될 수 있다. 사람은 내․외부 법규에 의해 규정되는 사회적․

조직적 맥락속에서 업무를 수행한다. 그들은 업무수행의 과정 에서 기록을 생산하고 관리하게 되는데, 이러한 기록은 수행된 업무를 문서화한 것이다.¹⁸⁾ 행위주체․법규․업무활동 및 기록관리 업무․기록 바로 이 4가지가 기록의 생산에 관여한 엔티티라고 볼 수 있다. ISO 23081에서는 이를 토대로 행위주체에 관한 메타 데이터, 업무규칙이나 정책과 법규에 관한 메타데이터, 업무활 동이나 과정에 관한 메타데이터, 기록관리과정에 관한 메타데 이터, 기록자체에 대한 메타데이터, 메타데이터 기록에 관한 메 타데이터로 그 유형을 구분하고 있다.

18) Sue Mckemmish, ibid pp9-10

(16)

이러한 4가지 엔티티는 <그림1>에서 보는 바와 같이 각각 하 위 엔티티로 구성된다. 기록 엔티티의 경우 기록의 최소 단위인 아이템, 물리적인 연관관계가 있는 아이템의 집합인 파일, 개인 이나 기관에 의해 생산되고 유지되는 기록의 집합인 시리즈, 조 직이나 개인의 기록 전체인 단일한 아카이브, 한 사회나 업무내 모든 기록인 아카이브즈로 구분된다. 행위자는 최소 업무처리 활동을 수행하는 개인, 업무활동을 책임지는 조직의 최하 업무 그룹(과 또는 팀), 기능을 수행하는 조직(본부), 상위수준의 기능 과 관련된 기관으로 나누어진다. 업무활동은 업무처리의 최소 단위, 기능을 수행하기 위한 주요 과제 규모의 활동, 조직의 목 적을 충족하는 주요 설명책임성을 나타내는 기능, 조직범위를 넘어서는 상위수준의 기능분야로 나누어지며, 법규는 업무규칙, 정책, 법규로 구분된다.¹⁹⁾

이들 엔티티와 개별 엔티티내의 하위 엔티티들은 복합적인 관계를 형성하면서 기록에 대한 증거를 생성한다. 먼저 엔티티 간의 관계는 일대일의 단선적 관계에서 벗어나, 업무 엔티티는 법규․행위자․기록․기록관리업무 엔티티와, 기록 엔티티는 업무활 동․기록관리업무․행위자 엔티티와, 행위자 엔티티는 업무․기록․

기록관리업무 엔티티와 일대다의 쌍방향의 다중 관계를 형성한 다. 뿐만 아니라 행위자와 행위자, 업무와 업무, 기록과 기록 등 개별 엔티티 간에 또는 아이템과 파일, 파일과 시리즈, 시리즈 와 아카이브즈 등 상․하위 엔티티간에도 관계가 형성된다.

결과적으로 기록관리 엔티티간의 이러한 복합적인 관계를 통 하여, 사회적․조직적인 활동을 담은 진본기록은 기관이나 집합 적 기억으로서 활동과 기능에 대한 증거뿐만 아니라 기록 자체 의 내용과 그들 상호작용의 맥락과 같은 가치있는 정보를 제공 하게 된다.

19) ISO, ISO/PDTR 23081-2 sub-clause 8.1

(17)

3) 메타데이터 모델

ISO 23081-2에서는 <그림2>와 같이 6개 영역으로 구분한 세부 메타데이터 요소에 의해 기록 엔티티의 과거, 현재, 미래상태를 설명할 수 있는 동적 데이터 모델을 제시하고 있다. 6개 영역이 란 아이덴티티(Identity), 기술(Description), 이용(Use), 관리이력(Event History), 관리계획(Event Plan), 관계(Relation)로서 메타데이터를 성 격에 따라 구분한 것이다. 이 영역에 포함된 메타데이터 요소는 기록 엔티티를 식별하고, 이용할 수 있도록 설명하며, 장기간 이용을 촉진하고, 다른 엔티티간의 관계를 설명할 수 있다. 또 한 이전에 기록 엔티티에 대하여 수행되었거나 앞으로 계획하 고 있는 기록관리활동을 표현할 수도 있다.²⁰⁾

<자료> ISO/PDTR 23081-2 Figure 7, Figure 8 Metadata model 통합

<그림 2> 메타데이터 모델 20) ISO, ISO/PDTR 23081-2 sub-clause 9

(18)

아이덴티티 메타데이터는 엔티티 유형(예: 기록), 엔티티 하위 분류(예: 시리즈), 등록 식별자가 포함되는데, 이것은 주로 등록 할 때 부여된다. 기술 메타데이터는 엔티티가 검색될 수 있고 맥락속에서 이해되어질 수 있도록 하기 위한 것으로서, 제목, 분류, 개요, 소장처, 관할권역, 현재 시스템 외부에서 부여된 식 별자 등이 포함된다. 이용 메타데이터는 엔티티의 사용 권한정 보로부터 엔티티를 표현하는데 요구되는 기술정보에 이르기까 지 기록 엔티티를 장기간 접근할 수 있도록 지원하는 메타데이 터이다. 관리계획 메타데이터는 미래에 수행될 관리활동에 대 한 설명으로서, 평가, 보존, 접근통제, 이용권한의 변경 등이 이 러한 활동에 속한다. 특히 활동계획, 관리활동을 하게 된 계기, 그 활동이 예정된 시기를 계산하는데 필수적인 메타데이터를 포함하고 있어 향후 예정된 조치사항에 대한 충분한 설명이 될 수 있다. 관리이력 메타데이터는 엔티티에 수행된 과거 기록관 리 활동 등에 대한 추적내용을 문서화한다. 이것은 엔티티와 관 련된 모든 중요한 관리이력을 생성함으로써 전과정에 걸쳐 기 록의 진본성을 유지하려는 것이 기본적인 기능이라고 할 수 있 다. 마지막으로, 관계 메타데이터는 2개 이상의 엔티티간의 관 련성을 설명하는 것으로서, 관계 자체에 대한 정보를 줌으로써 관련된 엔티티를 연결시켜주는 역할을 한다.²¹⁾

21) ISO, ISO/PDTR 23081-2 sub-clause 10

(19)

<표 1> 영역별 하위 메타데이터 요소²²⁾

Identity▪ Category Type

▪ Aggregation

▪ Registration Identifier

Description▪ Tittle

▪ Classification

▪ Abstract

▪ Place

▪ Jurisdiction

▪ External identifiers

Use ▪ Technical Environment

▪ Rights

▪ Access

▪ Audience

▪ Language

▪ Integrity

▪ Documentary Form Event

Plan

▪ Event Date/Time

▪ Event Type

▪ Event Description

▪ Event Relation

▪ Event Trigger

Event / Event History

▪ Event identifier

▪ Event Date/Time

▪ Event Type

▪ Event Description

▪ Event Relation

Relation ▪ Identifier or identifiers of related entity

▪ Relation type

▪ Relation date

위와 같은 메타데이터 모델을 통하여 메타데이터 요소 세트 를 도출해 보면 <표2>와 같다. 기록관리 메타데이터 요소 세트 는 SPIRT 프로젝트에서 제안된 ‘레코드키핑 메타데이터 요소 스 키마’를 참조하고 엔티티별로 요구되는 각 하위 요소를 추출하 여 완성하였다. 기록 엔티티의 경우 6개 영역의 하위 요소 전체 가 요구되며, 업무 엔티티는 아이덴티티, 기술, 이용, 관계 메타 데이터 중 업무활동을 설명하는데 필요한 11개의 하위 요소로 구성하였다. 행위자 엔티티는 아이덴티티, 기술, 관계 메타데이 터의 10개 요소가 포함된다. 그리고 법규 엔티티의 경우는 별도 의 하위요소를 구성하지 않고 기록, 업무, 행위자 엔티티의 관 련 근거로서 분산배치 하였다.

ISO 23081의 메타데이터 모델에서 제시된 하위 요소는 엔티티 에 따라 서로 다른 의미를 가지게 된다. 예를 들면, 기록 엔티티 에 있어서 Tittle과 Abstract는 기록의 표제명과 내용기술을 의미 하지만, 업무 엔티티에 있어서는 업무활동명과 업무활동에 대 한 설명으로 적용해야 옳을 것이다. 아래 표에서는 의미를 명확 22) ISO, ISO/PDTR 23081-2 sub-clause 10

(20)

Identity

기록 엔티티

Identity

업무 엔티티 Aggregation 하위 기록 엔티티 유

형 Aggregation 하위 업무엔티티

유형 Registration Identifier 등록 식별자 Registration Identifier 해당 업무활동 식

별자

Descripti on

Tittle 표제

Descript ion

Tittle 업무활동명 Classification 기록분류 Classification 해당 업무활동의

분류

Abstract 내용기술 Abstract 업무활동설명

Place 소장위치 Place 참조 전거

Jurisdiction 관할권역 Use Language 언어

External identifiers 외부 식별자

Relation

Identifier or identifiers of related

entity

4. 행정기관 적용 사례

1) 엔티티 유형과 기록계층의 특징

기록관리 메타데이터 설계를 위하여 우리나라 행정기관의 주 요 엔티티와 하위 엔티티를 살펴보면 아래 <표3>과 같다. 행정 기관의 기록 엔티티는 기록물철 및 분철, 개별 기록물건, 건에 부속된 문서파일로 분류된다. 행위자 엔티티는 업무나 기록관 리업무를 담당하는 업무담당자와 조직의 최소 단위인 팀․과, 그

(22)

리고 영구기록물관리기관으로 이관하는 단위인 부처 및 기관 계층으로 구분될 수 있다. 업무 엔티티는 정부기능분류체계에 따라 6레벨의 계층범주가 존재한다. 정책분야는 범정부적인 활 동 등의 업무영역의 구분이며, 이를 세부적으로 분류한 것이 정 책영역이다. 또한 각 부처의 국․실수준의 업무를 대기능으로, 팀․과수준의 업무를 중기능으로, 직제상 한 팀내의 세부업무를 소기능으로, 그리고 영역별․절차별로 소기능을 세분화한 단위과 제로 구분되어 있다. 법규 엔티티는 기관이나 업무단위에서 지 정한 업무지침이나 가이드, 기관이나 그 이상의 범주에 적용되 는 정책, 법적으로 규정된 법규가 이에 속한다. 이러한 엔티티 는 그들 간의 복잡한 관계를 형성하면서 행정기관에서 수행된 업무활동에 대한 증거를 기록을 통해서 확보하고 진본기록으로 서 유지하게 된다.

<표 3> 행정기관의 엔티티 유형과 하위 분류

기록 행위자 업무 법규

▪ 문서

▪ 기록물건

▪ 기록물철 또는 분철

▪ 기록생산, 처리, 보 존, 관리 등을 수 행하는 업무담당자

▪ 팀 또는 과

▪ 기관 또는 부처

▪ 단위과제

▪ 소기능

▪ 중기능

▪ 대기능

▪ 정책영역

▪ 정책분야

▪ 업무지침

▪ 정책

▪ 법률, ^시행령, ^시행 규칙, 규정

메타데이터의 적용 계층을 파악하기 위하여 기록 엔티티의 하위 분류에 대하여 살펴보자. 우리나라 행정기관의 경우 기록 엔티티의 구분은 법으로 규정되어 있다. 시행령에서는 단위과 제의 범위내에서 업무의 수행과정이 반영되도록 기록물철을 구 성하여야 하며, 기록물철 단위로 보존기간 책정, 이관, 폐기 등 을 수행하도록 규정하고 있다.²³⁾ 기록물철은 업무맥락을 보호하

(23)

고 기록물건간의 관계를 유지하는 단위로서, 보관, 이관, 폐기, 처분 등 기록관리 절차와 검색․활용의 기본단위가 되고 있다. 기 록을 담는 가상적인 용기²⁴⁾라고 볼 수 있는 기록물철은 전자파 일 등 기록자체는 포함하지 않고 메타데이터로만 구성되는 특 징이 있다.

기록물철은 분량에 따라 분철될 수 있다.²⁵⁾ 분철은 기록관리 시스템내에서 관리상의 목적으로 생성하는 단위가 아니라 비전 자기록의 편철량을 고려하고 이용자가 식별할 수 있는 접근단 위로 생성된다. 또한 기록물철과 동급의 계층으로서 철의 고유 번호를 제외한 다수의 메타데이터를 상속받는 특징을 지닌다.

기록물건은 공식적으로 선언된 단일한 객체로서 메타데이터 와 컨텐츠로 구성된다. 기록물건은 보고, 접수, 시행, 결재 등 개 별 업무행위를 위하여 작성된 단위이기 때문에 하나의 문서 또 는 본문과 붙임 등 다수의 문서 묶음으로 구성된다. 기록관리시 스템내에서는 이러한 문서(또는 전자파일)의 묶음으로서 논리적 인 기록물건의 계층을 두고 하위에 컨텐츠를 의미하는 물리적 인 문서계층을 설계하고 있다. 기록물건 계층에서는 이러한 묶 음에 대한 정보를 메타데이터로 관리하고 문서계층에서는 실제 컨텐츠인 문서파일을 관리하게 된다.

ISO 23081과 비교해 보면, 기록 엔티티 세부유형에 차이를 보 인다. 업무 엔티티의 경우 행정기관의 통합적인 분류를 위하여 정부기능분류체계가 사용되고 있으므로 우리나라의 특성으로 볼 수 있겠으나, 기록 엔티티의 경우는 기록계층의 개념이 기록 물철 단위에 머물러 시리즈, 아카이브즈 등 상위 기록 분류가 23) 시행령 제23조, 제26조, 제32조, 제43조

24) 설문원,「메타데이터 설계를 위한 기록의 계층 구조 분석」, 2005년도 3개학 회 공동 공동학술발표 논문집, 2005, p.28.

25) 시행규칙 제9조

(24)

개발되지 못한 측면이 있다. 앞으로 정부기능분류체계에 기반 을 둔 기록관리기준표에 따라 기록계층은 단위과제, 소기능, 중 기능, 대기능 등과 연계하여 기록물철의 상위의 세부 엔티티를 재규정할 필요가 있을 것이다.

2) 현용단계의 기록관리 메타데이터

현용단계에서 생성되는 메타데이터를 도출하기 위해서는 먼 저 생산시스템으로부터 획득되는 기록관리 대상을 살펴볼 필요 가 있다. 현재 행정기관에서 기록생산과 관련한 주요 시스템으 로는 업무관리시스템과 전자문서시스템을 들 수 있다. 그 외에 도 각 종 업무용 행정정보시스템이 있으나 이것은 각 기관이나 분야, 업무에 따라 상이한 형식으로 기록을 생산하기 때문에 이 글에서는 분석대상에서 제외하였다. 행정기관의 생산시스템에 서 기록관리 대상은 업무관리시스템에서는 단위과제카드를 비 롯하여 문서관리카드, 메모보고 등이 해당되며, 전자문서시스템 에서는 기록물철, 기안문, 접수문, 시행문 등이 포함된다. 이들 기록유형은 업무활동의 목적이나 업무패턴에 따라 관리항목과 서식이 다양하다. 특히 업무관리시스템의 경우 생산에 관여한 행위자의 정보가 풍부하고, 생산과정에서 발생할 수 있는 과정 정보와 변경정보가 기록내용에 포함되어 있어 기록의 진본성뿐 만 아니라 업무수행의 설명책임성을 확보하는데 중요한 요소를 담고 있다.

앞서 도출한 기록관리 메타데이터 세트를 기준으로 현용단계 의 기록관리 대상 중 업무관리시스템의 단위과제카드와 문서관 리카드, 전자문서시스템의 기록물철등록부와 기록물등록대장에 적용해 보았다.²⁶⁾ 그 결과, 업무 엔티티와 행위자 엔티티에 있어

(25)

서는 주요 메타데이터가 획득되고 있는 것으로 파악되었으나, 기록 엔티티는 다소 부족한 측면이 발견되었다. 기록 엔티티의 경우 기록을 식별할 수 있는 아이덴티티 메타데이터는 충분하 지만, 엔티티간의 관련성을 나타내는 관계 메타데이터는 거의 생성하지 않는 것으로 분석되었다. 독립된 기록 자체를 식별하 는 것에 초점을 두고 획득됨으로써 업무맥락 속에서 생성된 연 관정보가 소홀히 다루어지는 면이 없지 않다. 다만 단위과제카 드에 나타난 관련과제 메타데이터를 통해서 업무 엔티티간의 연관성을 확보할 수 있을 것으로 보인다.

기술 메타데이터에 있어서는 표제와 분류정보 등 기본적인 정 보를 중심으로 생산되고 있는 것으로 파악되었다. 소장위치 정 보는 누락되어 있으나 기록에 대한 생산취지나 업무이력정보가 확보되고 있다는 점은 업무맥락정보를 획득하는데 상당히 도움 이 될 것으로 보인다. 이용 메타데이터의 경우 접근이나 기록의 유형 정보의 획득은 문제가 없겠으나, 장기적인 이용을 위한 기 술환경정보나 이용권한정보, 무결성 확인정보(체크섬) 등은 부족 한 것으로 파악되었다. 이러한 정보가 부족할 경우 생산시스템 으로부터 기록관리시스템으로 이관되어 생산당시의 모습을 유 지하면서 관리하는데 많은 제약조건이 발생하므로 이에 대한 메 타데이터를 충분히 확보할 수 있도록 개선할 필요가 있다.

26) 업무관리시스템은 기록관리시스템과 업무관리시스템과의 연계 데이터 규격을 중심으로, 전자문서시스템은 자료관시스템과의 이관데이터 규격을 중심으로 분석하였다.

(26)

<표 4-1> 행정기관의 현용단계 기록관리 메타데이터_기록 엔티티

기록 메타데이터 요소

업무관리시스템 전자문서시스템

단위과제카드 문서관리카드 기록물철 등록

부 기록물등록대장

Identity

기록 엔티티 기록 기록 기록 기록

하위 기록 엔티티 유형 기록물철 기록물건 기록물철 기록물건

등록 식별자 단위과제카드

ID 문서관리카드

ID 기록물철 분류

번호 기록물건 등록 번호

Description

표제 단위과제카드명 문서관리카드

제목 기록물철 제목 기록물건 제목 기록분류 대-중-소-단위과

제명 과제카드명 단위업무코드

내용기술 내용 및 취지,

과제이력 문서취지, 검색

어 특수목록 내용요약, 특수

목록

소장위치 - - 보존장소 -

관할권역 - - - -

외부 식별자 - 문서번호 -

문서과 배부번 생산기관등록번호,

호

Use

기술환경 용량, 등록건수

용량, 파일순서, 등록건수, 파일

본문버전포맷,

기록물등록건 수, 쪽수 전자파일갯수

쪽수, 전자기록 물 여부

이용권한 - - - -

접근 열람범위

열람범위,공개 공개제한부분, 여부 비공개사유

- 공개여부, 공개 제한부분표시

이용자 - - - -

언어 - - - -

체크섬정보 - - - -

문서형식 기록유형 기록유형 기록물형태 기록물형태, 등

록구분 관련근거 및 관계자

정보 - - - -

Relation

관련 엔티티 식별자 관련 단위과제

ID - - -

관계 유형 - - - -

관계 일자 - - - -

Mandate 기록과 관련된 근거 - 비공개 사유 - 비공개 사유

(27)

<표 4-2> 행정기관의 현용단계 기록관리 메타데이터_업무 엔티티

업무 메타데이터 요소 업무관리시스템 전자문서시스템

단위과제카드 문서관리카드 기록물철등록부 기록물등록대장

Identity

업무 엔티티 업무 업무 업무 업무

하위 업무엔티티 유형 단위과제 단위과제 단위업무

해당 업무활동 식별자 단위과제 ID 단위과제 ID 단위업무코드 분류번호

Description

업무활동명 단위과제명 단위과제명 -

해당 업무활동의 분류 대-중-소-단위 과제명

대-중-소-단위 과제명

대-중-소-단위업 무 업무활동설명 단위과제 설명 단위과제 설명 단위업무설명

참조 전거 정부기능분류 체계(BRM)

정부기능분류 체계(BRM)

기록물분류기준 표

Use 언어 - - -

Relation