““컨벤션산업론 컨벤션산업론””

““컨벤션산업론 컨벤션산업론””

국제회의 기획 및 운영

(제5주)

1. 유치(留置) 단계(段階)

1) 유치 가능(可能)단체(團體) 발굴(發掘) - 국제기구에 가입한 국내 단체

- 국제기구 내에서의 활동이 활발한 단체 2) 유치 계획(計劃) 수립(樹立)

- 유치 타당성 분석, 경쟁국가 현황 분석, 예산 조달방안 검토 3) 유치추진위원회 구성(構成)

- 관련 기관 및 단체

4) 유치 제안서(提案書) 제출(提出) : Bidding Document

5) 국제기구 임원(任員) 현지 답사(踏査) : Fam Trip(familiarization trip) - 개최국의 수용여건 조사, 개최지의 장점 부각

6) 개최지(開催地) 홍보(弘報) 활동

- 프레젠테이션 실시, 국제기구 임원 로비 활동 7) 개최지 결정(決定)

국제회의

국제회의 기획 기획((企劃 企劃) ) 및 및 운영 운영((運營 運營))

1. 유치(留置) 단계(段階)

1) 유치 가능(可能)단체(團體) 발굴(發掘) - 국제기구에 가입한 국내 단체

- 국제기구 내에서의 활동이 활발한 단체 2) 유치 계획(計劃) 수립(樹立)

- 유치 타당성 분석, 경쟁국가 현황 분석, 예산 조달방안 검토 3) 유치추진위원회 구성(構成)

- 관련 기관 및 단체

4) 유치 제안서(提案書) 제출(提出) : Bidding Document

5) 국제기구 임원(任員) 현지 답사(踏査) : Fam Trip(familiarization trip) - 개최국의 수용여건 조사, 개최지의 장점 부각

6) 개최지(開催地) 홍보(弘報) 활동

- 프레젠테이션 실시, 국제기구 임원 로비 활동 7) 개최지 결정(決定)

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Bidding Document

Bidding Document

2. 기획(企劃) 단계(段階)

- 회의 준비 단계의 핵심, 기본 전략과 목표 수립

- 회의 준비와 운영과정에 대한 전반적 의사결정기관 - 사무국 및 분과위원회

2) 회의 목표 및 기본 방침 수립

- 회의 목표 : 실현가능성(possible), 목록화(listed in writing), 평가 용이 (assessable), 계량화(numerical) 요소를 고려

3) 전문운영업체(PCO) 선정 4) 예산 계획 수립

- 예산의 예측 : 비용예산 조사를 통해 최종적인 운영예산 책정 - 예산의 통제 : 재무 관리, 예산관리시스템

5) 장소 선정 : Site Selection

- Meeting Planer의 전문 능력 필요

국제회의

국제회의 기획 기획((企劃 企劃) ) 및 및 운영 운영((運營 運營))

2. 기획(企劃) 단계(段階)

- 회의 준비 단계의 핵심, 기본 전략과 목표 수립

- 회의 준비와 운영과정에 대한 전반적 의사결정기관 - 사무국 및 분과위원회

2) 회의 목표 및 기본 방침 수립

- 회의 목표 : 실현가능성(possible), 목록화(listed in writing), 평가 용이 (assessable), 계량화(numerical) 요소를 고려

3) 전문운영업체(PCO) 선정 4) 예산 계획 수립

- 예산의 예측 : 비용예산 조사를 통해 최종적인 운영예산 책정 - 예산의 통제 : 재무 관리, 예산관리시스템

5) 장소 선정 : Site Selection

- Meeting Planer의 전문 능력 필요

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PCO

PCO 선정을선정을 위한위한 제안서제안서: : 포함포함 사항사항 samplesample

3. 준비(準備) 단계(段階)

- 회의 부문별 예상업무에 대한 세부실행계획서 작성 - 가변적 요소 고려

- 준비 및 실행, 현장운영에 이르는 일련의 과정을 준비

3) 숙박(宿泊)

4) 본(本) 행사(行事) : 개막식, 폐막식, 각종 세션, 회의 프로그램

5) 식음료 및 부대(附帶)행사(行事) : 사교행사(오찬, 만찬 등), 관광행사 6) 인쇄 및 출판, 각종 제작물 설치

8) 수송(輸送) 및 VIP안내

9) 인력(人力) 및 장비(裝備) 운영 10) 전시회(展示會)

11) 안전관리(安全管理) 및 외부(外部)기관(機關) 협조

국제회의

국제회의 기획 기획((企劃 企劃) ) 및 및 운영 운영((運營 運營))

3. 준비(準備) 단계(段階)

- 회의 부문별 예상업무에 대한 세부실행계획서 작성 - 가변적 요소 고려

- 준비 및 실행, 현장운영에 이르는 일련의 과정을 준비

3) 숙박(宿泊)

4) 본(本) 행사(行事) : 개막식, 폐막식, 각종 세션, 회의 프로그램

5) 식음료 및 부대(附帶)행사(行事) : 사교행사(오찬, 만찬 등), 관광행사 6) 인쇄 및 출판, 각종 제작물 설치

8) 수송(輸送) 및 VIP안내

9) 인력(人力) 및 장비(裝備) 운영 10) 전시회(展示會)

11) 안전관리(安全管理) 및 외부(外部)기관(機關) 협조

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4. 실행(實行) 단계(段階) : 운영(運營)

1) 위기(危機)상황(狀況)에 대비한 가이드라인 준비 (

(2) 참가자의 관점과 운영요원(staff)의 관점에서 발생할 수 있는 상황 고 려

(3) 수시로 커뮤니케이션을 통한 문제파악과 해결방법 모색 (4) 시설물 점검, 외부 공급업체 대한 명세 사항 수시로 확인

2) 문제 발생시 문제해결을 우선하고 사후(事後)에 문제를 제기함 3) 운영매뉴얼(operation manual)과 체크리스트 작성

4) 대응(對應) 방안(方案)을 문서화(文書化)

국제회의

국제회의 기획 기획((企劃 企劃) ) 및 및 운영 운영((運營 運營))

4. 실행(實行) 단계(段階) : 운영(運營)

1) 위기(危機)상황(狀況)에 대비한 가이드라인 준비 (

(2) 참가자의 관점과 운영요원(staff)의 관점에서 발생할 수 있는 상황 고 려

(3) 수시로 커뮤니케이션을 통한 문제파악과 해결방법 모색 (4) 시설물 점검, 외부 공급업체 대한 명세 사항 수시로 확인

2) 문제 발생시 문제해결을 우선하고 사후(事後)에 문제를 제기함 3) 운영매뉴얼(operation manual)과 체크리스트 작성

4) 대응(對應) 방안(方案)을 문서화(文書化)

5. 사후(事後) 단계(段階)

1) 회의 평가(評價)

(

(2) 참가자들이 각 세션에 대한 만족도 (3) 회의 목적 달성 정도

2) 평가(評價) 항목(項目)

(1) 무엇을 평가 : What to evaluate?

. 개최 시설, 프로그램 등

(2) 언제 평가 : when to evaluate?

. 세션 종료 후, 전체 회의 종류 후 등 (3) 어떻게 평가 : How to evaluate?

(4) 회의 결과를 어떻게 분석하고, 해석하고, 활용할 것인가?

: How to analyze, interpret and use evaluation findings?

국제회의

국제회의 기획 기획((企劃 企劃) ) 및 및 운영 운영((運營 運營))

5. 사후(事後) 단계(段階)

1) 회의 평가(評價)

(

(2) 참가자들이 각 세션에 대한 만족도 (3) 회의 목적 달성 정도

2) 평가(評價) 항목(項目)

(1) 무엇을 평가 : What to evaluate?

. 개최 시설, 프로그램 등

(2) 언제 평가 : when to evaluate?

. 세션 종료 후, 전체 회의 종류 후 등 (3) 어떻게 평가 : How to evaluate?

(4) 회의 결과를 어떻게 분석하고, 해석하고, 활용할 것인가?

: How to analyze, interpret and use evaluation findings?

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