Abstract : This quality improvement was performed to reduce medication inventory amount, administrative time, paperwork, and number of inventory control personnel. For these purpose, medication management system needed to be streamlined.
New system included internet delivery order, mobile phone message transfers for delivery order, bar-code scanning for identifying medicine, and on-line work process between hospital and wholesaler.
After implementing new system, number of papers and personnel which related to medication inventory management were respectively diminished to 24.1% and 67.1%. Internet delivery order and using bar-code medication inventory management improved convenience, facilitation and precision of medication management process.
[Key Words]Bar-code, Medication inventory management
배경
다양한 약제업무를 수행해야 할 병원약국은 약품 관리업무에 소요되는 시간과 인력이 상당한 부담이 다. 전남대학교병원(이하 본원)은 신속한 약품의 공
급과 적절한 재고관리 등 업무의 편의성을 향상시킬 목적으로 약품관리 업무를 변경하였다. 우선 절감된 인력 및 시간을 업무 확대에 활용할 계획으로 중간창 고를 없애고, Internet을 통하여 계약업체에 납품 지시하여 사용부서로 직접 공급하는 의약품공급시스
업무개선사례
Internet 납품지시와 Bar-code를 활용한 약품관리
윤재경, 강성영, 한혜선, 정경희 전남대학교병원 약제부
Internet delivery order
and using bar-code medication inventory management
Jae Kyoung Yun, Sung Young Kang, Hye Sun Han, Kyoung Hee Jung
Departmnent of Pharmacy, Chonnam National University Hospital 8, Hakdong, Dongu, Gwangju city, Korea
템을 도입하였다.
도입된 의약품공급시스템이 중간창고의 재고를 줄 이는 효과는 있었으나 사용부서 담당자의 업무 감소 는 기대에 미치지 못했고 적정재고 수준과 안전재고 의 확보에 따른 어려움 등 업무의 효율성 제고를 위 하여 업무프로세스의 변화가 요구되었다. 이에 이미 구축된 시스템에 현재의 문제점을 보완하고자 개선 활동을 시작하였다.
현 황
1. 재고수준의 최소화 한계가 있다.
일 평균사용량 대비 일 최대사용량 배수가 5배를 초과하는 약품이 45%를 차지하여(Table 1) 일평균 사용량을 기준으로 소요예정량 5배의 약품재고를 보 유해도 45%의 약품은 불특정하게 발생되는 최대 사 용량에 대처하지 못한다.
2. 약품 검수에서 입고까지 과정의 단순화가 필요 하다.
업체 및 병원이 동일 업무를 중복 수행하며 전산에 서 수행한 업무를 출력물에 의하여 다시 입력함으로 서 오류가 발생되고, 검수과정에서 납품서의 수정이 필요할 경우 업체를 재 방문해서 수정해야 하므로 납 품서 제출 및 입고등록이 지연되어 약품의 납품현황 및 현 재고를 실시간으로 확인하기 어렵다.
3. 납품지시에 관련한 계약업체와의 소통을 위한 통로가 필요하다.
Internet 납품지시는 약품 및 수량만을 등록하게 되므로 업체 담당자와 납품지시 세부 설명을 위하여 전화연락 등에 소요되는 시간이 많고, 업체 담당자는 병원 약품수급에 필요한 상황의 이해가 부족했다
4. 미납약품의 처리에 개선이 필요하다.
재고관리 담당자의 미납약품 반복 납품지시를 방 지하고, 업체에서는 미납약품의 납품을 신속하게 처 리하기 위한 개선이 필요하다.
개선 활동
1) 물류관리시스템(Fig. 1)을 이용한 납품지시와 Barcode를 이용한 검수 시행
병원의 재고관리시스템에 한국보건산업진흥원에 서 제공된 의약품 Bar-code 정보를 자산코드에 등 록(Fig. 2)하고 수시 update하였다. 일부 수입 완제 품 등 의약품 Bar-code정보가 없는 경우 직접 등록 하여 사용하는 모든 약품에 대하여 Bar-code정보를 등록하였다.
본원 재고관리시스템에서 납품지시 등록 후 전송 하면 물류관리시스템으로 이동되고, 업체가 납품수 량을 등록 후 전송하면 동시에 본원의 재고관리시 스템으로 등록된다. 본원 납품내역확인프로그램 (Fig. 3)에서 전표 조회 후 스캐너로 납품된 약품의 Bar-code를 읽으면 본원 사용 약품인지 여부와 납 품수량 및 미납수량을 확인한다. 업체는 검수 후 물 류시스템에 접속하여 납품지시및인수증을 출력하고 사용부서 담당자와 업체 담당자가 확인 후 입고 등록 한다.
2) 정산방법의 변경
중간창고를 없애 창고 보유재고는 감소했으나 사용 량 변동이 많은 약품들은 안전재고 확보에 대한 불안 일 평균사용량 대비
일 최대사용량 배수* 품목수 비율
1 ~ 5 55%
6 ~ 10 25%
11 ~ 20 13%
21 ~ 40 6%
40 ~ 84 1%
Table 1. 일 평균사용량 대비 일 최대사용량 배수
* 일 최대사용량/일 평균사용량
감으로 오히려 재고수준이 더 높아지고, 소모부진 약 품의 반납, 유효기간 경과 전 교환, 파손약품 처리 등 현품관리의 부담을 줄이고 반납 교환이 용이하도록 사용량에 대하여 정산하는 방법으로 변경하였다.
3) 납품지시 후 Mobile phone을 이용한 문자 전송
정규 납품지시, 응급 납품지시, 선납정산 등 납품 지시 유형을 분류하여 일반, 응급, 선납정리, 반납 등
Fig. 1 물류관리시스템
Fig. 2 Bar-code
업무별로 납품 지시가 가능하도록 전산 업무를 변경 했다. 해당 납품지시를 업체담당자에게 문자로 전송 하여 세부 설명을 위한 전화통화를 줄이고, 업체담당 자가 물류시스템에 접속하여 확인할 수 없는 경우에 도 납품지시 상황을 즉시 파악하여 대처하게 하였다.
평가
1) 약품관리업무 간소화에 대한 평가
개선활동 전 약품은 조제실 담당자가 청구및불출 증으로 청구, 약무과에서는 납품지시서 발행, 계약업 체에서는 약품의 납품과 납품서 제출, 물류관리과에 서 입고 등록 후 검수조서를 발행, 약무과에서 검수 조서와 납품서를 대조 후 결재된 검수조서를 물류관 리과로 다시 제출해야 약품의 납품 절차가 완료된다.
(Fig.4)
이러한 모든 과정은 각종 서류와 담당자·관리자의 결재 및 관련 업무가 수반되므로 Internet 납품지시 와 Bar-code를 활용한 약품검수가 업무 간소화에 미치는 영향을 평가하기 위하여 시행 전후의 월 평균
Fig. 3 납품내역 확인
Fig. 4 Bar-code 검수 시행 전 업무 흐름
Fig. 5 Bar-code 검수 시행 후 업무 흐름 조제실
조제실 재고관리프로그램
재고관리프로그램
검수 물류관리시스템
(Internet) 물류관리시스템
(Internet)
Barcode 검수 납품서 출력 조제실로 출고 납품내역 등록
약무과 청구및불출증 출력
조제실로 출고 납품내역 확인 계약업체
납품지시확인 납품수량등록
계약업체 납품지시확인 납품수량등록 납품서 출력
서류매수 및 관련서류 결재 연 인원을 다음과 같이 비교하였다.
◆ 조사기간
· 개선활동 전: 2003년 10-11월
· 개선활동 후: 2004년 3-7월
◆ 조사대상
· 납품지시서, 납품서, 검수조서, 청구및불출증 의 월 평균 매수
· 납품지시서, 납품서, 검수조서, 청구및불출증 의 관련 결재 연 인원
2) 약품관리업무의 편리성 및 신속성에 대한 평가
검수에 참여하는 약사 및 보조근무자의 업무강도 감소는 계량적으로 평가하기 어려웠고, Mobile phone을 이용한 문자 전송과 정산방법변경이 업무의 편리성과 신속성의 개선에 미치는 영향에 대한 평가 는 업무흐름을 따라 납품지시, 검수, 납품서 확인, 납 품서 출력, 입고등록을 업무개선 전 후로 비교하였다.
결과
개선활동으로 납품지시서와 청구및불출증 통합, 검수 수량를 On-line에서 공유하여 검수 후 납품서 수량 정정, 납품서및인수증과 청구및불출증 출력, 임 시입고 등록 등 중복 처리하거나 출력물로 입력하던 업무를 확인 후 재고관리시스템 내에서 On-line으 로 전산처리였다. 개선활동 후 월 평균 서류매수 (Fig.6)가 984매에서 747매로 24.1% 감소하였고,
Fig. 6 월 평균 서류매수
Fig. 7 관련서류 결재 연 인원
관련서류 결재 연 인원(Fig.7)은 1,409명에서 463명 으로 67.1% 감소하였다.
납품지시 유형을 구분하고 Mobile phone으로 문 자를 전송함으로서 사용부서 담당자의 전화 통화를 줄였고, Bar-code활용으로 검수에 소요되는 시간 및 담당자의 업무 강도를 현격히 줄여주었다.
납품서 확인은 업체에서 전송한 납품수량을 대조 후 납품서를 즉시 출력하므로 재 출력 소요되는 시간 이 단축되었고, 정산방법의 변경으로, 입고등록에 소 요되는 시간이 약 1일에서 담당자의 현품 확인 후 즉 시 입고 등록되어 재고관리 담당자가 실시간으로 확 인 가능하게 되는 등 개선활동 전 후 약품관리업무가 (Table 2)와 같이 개선되었다.
고찰
Internet 납품지시와 Bar-code를 활용한 약품검 수는 약품관리업무에 업체와 본원이 On-line으로 시스템 내 등록된 정보를 상호 활용함으로서 업무의 편리성과 신속성을 개선하였다. 하지만 약품관리담 당자의 응급수요에 대처한 약품 수급, 정기적인 청구 등 현품 관리의 어려움은 아직 많은 부담으로 남아있 다. 미납약품 관련 건은 이번 활동으로 개선되지 못 하였으나, 장기적으로는 공급자인 업체와 소비자인 병원이 독립적으로 운영하고 있는 물류정보시스템의 연계로 물류정보를 공유하여 공급자는 원활한 공급 을 준비하고 병원은 업체의 안전재고 보유 현황을 확 인할 수 있는 시스템구축이 필요하겠다. 한국보건산
업진흥원 Bar-code 등록정보에 약품 유효기간이 추 가로 제공된다면 약품관리업무에 활용도를 더욱 향 상시킬 수 있겠다.
결론
Internet 납품지시와 Bar-code를 활용한 검수는 업체와 본원이 On-line 등록 약품정보를 공유하고, 검수에 Bar-code등록정보를 활용함으로서 약품관 리업무의 신속성과 편리성이 개선되었다.
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28-30.
구 분 시행 전 시행 후 개선된 내용
납품지시 납품지시 상황에 대한 확인을 위한 전화설명
일반, 응급, 선납정리, 반납 등 구분 하여 납품지시와 동시에 업체 담당자 에게 문자전송
담당자의 업무 납품지시에 따른 업무량 감소
검 수 납품서와 현품을 대조하여 수량, 약품명, 유효기간 등 확인
Bar-code를 이용 병원등록정보와
대조 검수 담당자의 업무 강도 줄임
납품서확인 현품과 납품서로 검수 후 수량 등 정정 계약업체 재 출력
업체 전송 납품 수량을 Bar-code 검
수 후 전송한 납품수량과 대조 확인 미납수량 확인 및 약품 확인
납품서출력 출력된 납품서 정정할 경우 계약상 대자의 회사에서 재 출력하여 제출
계약업체는 검수 완료 후 물류시스템 에 접속하여 인수증 출력
검수 현장에서 납품서 확인 납품서 제출 소요시간 단축
입고등록 납품서로 해당 청구 전표로 납품 수량 입고등록 후 확인
검수시 현품수량과 계약상대자가 전 송한 납품수량을 대조확인 입고등록
사용부서 입고 등록 시간 단 축
Table 2. Bar-code 검수시행 및 정산 방법 변경 전후의 비교
