도입 시스템을 평가하기 위해서는 조직의 요구사항을 어느정도 까지 충족 시 킬 수 있는가에 대한 기준을 제시 하여야 한다. 이러한 기준은 컨텐츠 관리 시스템의 구조적 속성을 바탕으로 마련 할 수 있다. 즉, 컨텐츠 생성 - 관리 - 배포 의 핵심 단계별로 기준을 마련 할 수 있다.(James Robertson)
<그림 2-4> 컨텐츠 관리 시스템의 요구 기능
컨텐츠 생성
컨텐츠 컨텐츠 배포
관리
1) 컨텐츠 생성
효과적인 컨텐츠 생성 기능을 가지지 않는다면 컨텐츠 관리 시스템을 이용하 는데 어려움을 겪을 것이며 시스템 도입의 실패로 귀결 될 수 있다. 따라서 컨텐츠 생성 기능을 얼마만큼 지원 하는지가 핵심 평가 기준이 된다.
컨텐츠 생성 기능에 있어 필요한 기준은 다음과 같다.
(1) 생성 기능의 통합적 환경
컨텐츠 관리 시스템의 생성 기능은 컨텐츠 생성자에게 일관적인 기능과 동일 한 기능을 제공해야 한다.
(2) 컨텐츠와 표현기능의 분리
하나의 컨텐츠를 다양한 형태로 표현 가능해야 한다. 즉 컨텐츠에 포함된 글 자 및 배경의 변경, 표현 위치의 변경 등이 지원되면 사용자의 취향에 맞게 개인화가 가능하며 컨텐츠의 특징을 보다 잘 표현 할 수 있게 된다.
(3) 다중 사용자 지원
동시에 많은 사용자가 시스템을 이용해도 무리 없이 기능을 지원 할 수 있도 록 설계 및 구현이 잘 되어 있어야 하며 충분한 하드웨어를 지원해야 한다.
(4) 메타데이터를 통한 컨텐츠 관리
생성되는 컨텐츠는 메타데이터를 통해 관리 되어야 한다. 컨텐츠 생성자, 생 성일, 버전, 기워드 등 관리 및 검색에 있어 효과적인 요소를 제공 해야 한다.
(5) 쉬운 컨텐츠 생성 지원
많은 사용자들이 HTML 등의 컴퓨터상에서 사용되는 전문 언어에 능숙하지 않 다. 따라서 시스템 사용을 늘리고 많은 사용자가 사용 할 수 있기 위해서는 유 저그래픽인터페이스(GUI :User Graphic Interface)등의 기능을 통해 사용자가 쉽게 컨텐츠를 생성 할 수 있도록 지원해야 한다.
2) 컨텐츠 관리
많은 컨텐츠 관리 시스템은 충분한 저장소와 관리 기능을 제공 한다.
(1) 버전 관리 기능
생성되는 컨텐츠는 버전을 통해 관리 되도록 지원 되어야 한다. 또한 재해 및
시스템 장애로부터 컨텐츠를 보호하기 위해 백업 및 복구 기능을 지원해야 한 다.
(2) 워크플로우의 지원
컨텐츠를 분산적으로 생성하는 것은 워크플로우의 지원에 있다. 워크플로우를 통해 생성 및 관리 기능을 커스터마이즈 할 수 있으며 조직의 변화에 시스템이 유연하게 대처할 수 있다.
(3) 보안 지원
보안 및 감사 기능을 통해 공개 불가 컨텐츠를 통제 할 수 있으며 사용자 및 그 룹별 접근 권한 등을 통해 보안을 유지 할 수 있다.
(4) 외부 시스템과의 연동
컨텐츠 관리 시스템은 기업에 있어 여러 정보 시스템 중 하나이다. 따라서 다양 한 외부 시스템과의 정보 교환 기능을 통해 컨텐츠 관리를 확장 할 수 있으며 시스템의 효율성도 높아지게 된다. 이러한 기능은 표준 기술이나 산업별 표준 프로세스를 통해 지원 될 수 있다.
(5) 보고서 생성
컨텐츠 관리 시스템은 사용자 및 관리자에게 유용한 폭넓은 보고서 기능을 지원 해야 한다. 시스템 상에서 일어나는 모든 이벤트에 대해 기록하고 통보하는 기 능을 통해 컨텐츠 변경 및 사용자 접속 등을 추적 할 수 있다.
3) 배포
배포 기능은 시스템의 저장소에 있는 컨텐츠를 최종 사용자 화면으로 출력 하는 기능으로서 실시간(real-time) 혹은 배치 프로세스(batch-process)를 통해 지 원 된다. 배포 측면에서의 평가 요소는 다음과 같다.
(1) 스타일쉬트(stylesheets)
스타일쉬트를 통한 최종사용자 화면의 생성은 확장성 및 유연성을 보장해 준다.
(2) 페이지 템플리트(page template)
사용자가 기술적인 노력을 들이지 않아도 최종사용자 화면의 컨텐츠 배치를 유 연하게 지원할 수 있는 기능이 필요 하다.
(3) 확장성
시스템이 다양한 스타일쉬트와 페이지 템플리트를 가질 수 있도록 확장 기능을
제공 해야 한다.
(4) 다양한 컨텐츠 포맷의 지원
컨텐츠 관리 시스템은 HTML, PDF, WAP 등과 같은 사용자 단말기에 따른 다 양한 컨텐츠 포맷을 지원해야 한다. 또한 지원 가능한 포맷을 확장 할 수 있도 록 기능을 지원해야 한다.
(5) 개인화(Personalization)
사용자에 따라 다양한 형태의 컨텐츠 화면을 제공 해야 한다. 이러한 기능은 특 히 많은 사용자가 이용할 경우 유용한 기능이다.
(6) 다양한 브라우저 지원
사용자 및 관리자의 위치에 구애받지 않고 시스템을 이용하기 위해서는 전용 브 라우저의 사용을 지양해야 한다. 표준 브라우저를 통해 인터넷이 연결된 어디서 나 접근 및 사용이 가능해야 한다.
4) 비즈니스 측면의 평가 요소 (1) 시스템 속도
출력되는 페이지 사이즈가 너무 커서 사용에 지장을 받지 않아야 한다. 또한 시 스템 성능이 낮아 출력이 느려서는 안 된다.
(2) 표준의 지원
시스템은 HTML, WAP 등의 표준을 최대한 준수하여야 한다. 이러한 표준이 준 수되지 않으면 사용 및 관리에 있어 어려움을 겪게 된다.
(3) 효과적인 탐색 기능의 제공
컨텐츠의 위치에 대한 탐색을 쉽게 할 수 있는 기능을 제공해야 한다.
(4) 적절한 비용
시스템이 아무리 좋아도 기업이 지출 할 수 있는 비용 이상의 가격이라면 시스 템 도입에 문제가 발생 한다. 주어진 비용에서 최적의 시스템을 도입 하는 것이 중요 하다.
(5) 시스템 제약성
시스템이 다양한 플랫폼 및 데이터베이스 에서 실행 될 수 있다면 비용 및 성능 측면에서 유연한 운영 계획을 수립 할 수 있으며 기업이 보유하고 있는 정보 기 술을 최대한 활용 할 수 있다.
컨텐츠 관리 시스템의 도입은 기업에 있어 많은 비용이 소모되곤 한다. 따라서 시스템 도입에 있어 무엇보다도 중요한 것은 기업의 전략과 목표에 합치되는 시 스템을 도입해야 한다는 것이다. 전략과 목표를 중심에 두고 도입 시스템의 요 구 사항을 평가 한다면 효율적인 도입이 될 것이다.