시장조사 기관인 오범(OVUM)은 CMS의 정의를 “생성에서 최종보관까지의 컨텐츠 라이프를 통합적으로 관리하는 작업과 프로세스의 총체”라고 제시한 다.
일반적으로 컨텐츠 관리 시스템(Content Management System: CMS)이란 기입 내·외부에 존재하는 다양한 컨텐츠를 생성, 출판, 배포, 보관 등의 컨텐 츠 라이프사이클에 기반을 두어 총괄적인 관리를 하는 시스템을 말한다.(이승 철, 2001) 즉 웹 사이트를 구성하는 컨텐츠의 관리 과정을 자동화하여 효율 성과 체계성을 제고하며 안정된 운용의 바탕을 갖추는 것을 의미한다.
홍은주(2001)는 컨텐츠를 웹 서비스용 컨텐츠와 일반 기업 내 컨텐츠로 구분 하고 웹 서비스용 컨텐츠를 관리하는 것을 웹 컨텐츠 관리 시스템(Web Contents Management System : WCMS)으로 부르며 CMS를 WCMS를 포 함하는 일반 컨텐츠 관리로 정의한다.
그러나 웹 컨텐츠의 범위를 단순히 웹 페이지나 그래픽 이상으로 기업 내 문 서 및 정보로 확대 할 경우 CMS는 단순한 HTML 페이지의 관리를 넘어 기 업 내 정보 관리 기능을 수행하게 된다. 나아가 어플리케이션이나 기타 컴포 넌트 및 전자상거래와 관련한 트랜잭션 정보들까지도 포함시키는 견해도 있기 때문에 CMS를 기업 정보 포탈로 보는 시각도 존재 한다.
한민옥(2002)은 CMS 솔루션을 관리하고자 하는 콘텐츠가 기업내부에 존재하
느냐, 외부에 존재하느냐에 따라 구분되며, 일반적으로 웹컨텐츠 관리를 위한 WCM과 기업간(B2B) 전자상거래에 필요한 상품카탈로그 관리를 위한 CMS(Catalog-Commerce), 기업내부의 문서관리를 위한 DMS(Document Management System), 비디오 및 오디와 같은 디지털 자산을 관리하는 DAM(Digital Asset Management), 그리고 DMS와 DAM을 통합한 ECM(Enterprise Content Management) 등으로 구분한다.
또한 컨텐츠 생명주기의 각각에 해당하는 CMS 모델을 통해 CMS를 분류하기
System)으로 분류하는데 카탈로그 관리 시스템은 전자상거래의 상품관리 관 점에 더 가까우며 결국 B2B 혹은 B2C로의 상거래를 위한 SCM의 일부분, 즉 통합된 상품데이터 관리 시스템으로 구분 짓는 것이다.
제 2 절 웹 기반 컨텐츠 관리 시스템의 필요성
서혜현(2001)에 따르면 CMS의 도입 필요성에 대해 5가지 이유를 제시하고 있다.
첫째, 컨텐츠량 증가 및 유료화 추세
컨텐츠 시장의 확대와 함께 컨텐츠량과 이용량의 증가, 포맷의 다양화, 컨텐 츠간 관계 복잡화, 조직 내 콘텐츠 분산 등의 문제가 생겨났다. 또한 콘텐츠 유료화로 인해 다양한 콘텐츠 상품관리의 요구가 생겨났으며, CMS의 자동화 및 모듈화의 체계적 관리가 필요하게 됐다. 아울러 디지털 콘텐츠 저작권 인 식이 확산된 것도 CMS 수요확대에 한몫을 하고 있다.
둘째, 웹 사이트 재구축 시기 도래
웹 사이트 또한 PC 구매 라이프사이클과 마찬가지로 기업의 사업모델 및 조 직변화에 따라 ‘구축-변경-재구축’등의 순환을 거친다. 99년 이후 폭발적으로 늘어난 기업의 웹 사이트 구축은 현재시점에서 변경 또는 재구축의 시기를 맞 이하고 있다. 이에 따라 기존 주먹구구식으로 운영되던 사이트의 체계적 관리 의 필요성과 함께 CMS 기반으로 마이그레이션(migration) 하려는 움직임이 발생하고 있다.
셋째, 기업 내부 시스템의 웹 전환
기업의 사업 가치사슬이 전자상거래로 촉발된 신규 시장진입자의 참여로 인해 재구축되고 있거나 해체 및 통합되고 있다. 이중 오프라인 기업의 온라인 진 출 요구 증가에 따라 기업 가치사슬의 전반적 재조정은 불가피한 실정이다.
이에 따라 기존 기업의 내부 정보시스템과 리소스가 웹 기반으로 전이되고 있 으며 최근 1~2년 사이에 e비즈니스 시스템 도입 및 구축을 위한 각종 솔루
션 출시가 봇물을 이루고 있다. 이에 기업 데이터의 통합 관리와 조직 내 콘 텐츠 통합의 필요성이 대두되면서 CMS가 e비즈니스 플랫폼 구축을 위한 필 요 솔루션으로 자리매김하고 있는 것이다.
넷째, 구축에서 관리로 관점 이동
시장선점 논리에 따라 그동안 경쟁자보다 더 빠르고 신속히 구축하는데 초점 이 맞춰졌다면, 이제는 기 구축된 것을 얼마나 효율적으로 관리하느냐가 중요 한 이슈로 부상하고 있다. 통상 관리에 따른 변동비 지출이 초기 구축시 투입 비용보다 적게는 50%, 많게는 100% 이상 소요되고 있다. 조직 내 디지털 자 산의 효율적 관리이슈와 함께 기업의 IT부문 아웃소싱 활성화, 그리고 비기술 인력의 콘텐츠 생산증가가 CMS의 가치와 효용성을 증대시켜 줄 것으로 기대 된다.
다섯째, 전자 카탈로그의 체계적 관리 필요성 대두
B2C, B2B, B2G 등 점차 전자상거래 시장의 규모가 확산되면서 상품정보 관 리, 잦은 트랜잭션 처리, 고객 성향분석을 통한 타깃 마케팅 등 제반활동을 위한 콘텐츠 관리의 중요성에 무게가 실리고 있다. 특히 B2B 전자 카탈로그 (catalog) 시장의 경우, 공개형 e마켓플레이스(e-marketplace)가 수익성 악화 로 부진을 면치 못하는 반면, 반대급부로 성장세를 타고 있는 전자 구매 (e-procurement)시장에서 그 중요성이 부각되고 있다.
조선주(2002)는 CMS의 등장 요인을 7가지로 나누어 설명하고 있다.
첫째, 웹 사이트와 관리시스템 사이의 컨텐츠 불일치 둘째, 부서별 콘텐츠 중복 생산 및 충돌
셋째, 방대한 콘텐츠 통제 불가로 생산성 및 효율성 저하 넷째, 콘텐츠 재활용 및 멀티 서버로의 자동화된 배포 불가 다섯째, 멀티 사이트 및 글로벌 사이트 운영의 어려움 여섯째, 구축시대에서 효율적인 관리로 관점 이동
일곱째, 포털, e-CRM 등의 비즈니스에서 콘텐츠의 활용이 적극적이지 못함 따라서 CMS는 현재 및 미래의 기업의 웹 기반 정보시스템의 중요한 일부분 을 차지할 것이다. 이와 같이 컨텐츠 관리 시스템은 기업의 컨텐츠 관리에 효 과적인 영향을 미칠 수 있기에 많은 관심을 얻고 있다.