목 차

제1장 의 전 · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 1

제2장 국제회의 · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 19

제3장 국제협력 문서 · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 41

제4장 조 약 · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 59

제5장 기관간 약정 · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 71

제6장 공적개발원조(ODA) · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 77

제7장 국제예절 · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 89

부 록(관련법령) · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · 99

1. 여권법 ··· 101

2. 여권법 시행령 ··· 110

3. 공무국외여행규정 ··· 128

4. 공무원 여비 규정 ··· 132

5. 국가공무원 복무규정 ··· 151

6. 재외공무원 복무규정 ··· 164

7. 국가공무원 복무 ․ 징계관련 예규(공무국외여행, GTR) ··· 170

8. 공무원보수등의 업무지침(공무원여비업무처리지침) ··· 196

9. 국제행사의 유치 ․ 개최 등에 관한 규정 ··· 283

10. 문화체육관광부 국제행사의 유치 ․ 개최에 관한 규정 ··· 288

제 1 장 의 전

1. 의전(儀典, Etiquette as practiced on diplomatic occasion) 2. 외빈방한 영접 절차진행

3. 준비사항

4. 장․차관 참석행사 의전 5. 국기에 대한 의전

의전

1

가. 정 의

－ 국가의전 : 국가행사․외교행사, 국가원수 및 고위급 인사의 방문과 영접에서 행해지는 국제적 예의

광 의

－ 사교의례 : 사회구성원으로서 개개인이 지켜야 할 건전한 상식에 입각한 예의범절

나. 특 성

상식과 배려에 기초(Commonsense and consideration, John Quincy Adams) 권위 있는 공식예절로서 품위 있는 에티켓 필요

절차․격식․정확성 요구

다. 국가의전의 범위

주권국가간 외교행사에 있어 행해지는 의전 외교사절의 파견과 접수

국가원수 및 고위급 인사의 방문과 영접에 따른 의전

라. 의전의 중요성

우리나라의 국가위상이 높아짐에 따른 국제교류 빈도증가

－ 공무원 관련제도, 전자정부, 정부개혁 등을 벤치마킹하려는 외국정부의 고위 실 무급 인사 방한 크게 증대

※ 전자정부벤치마킹단(일본), OECD 정책센터 회의단(19개국 대표), 정부혁신연수단(인도네시아) 등

외교목표 달성을 극대화하기 위하여 정확하고 치밀한 의전수행은 필수

－ 우리의 것을 잘 알리고 호감을 갖도록 만드는 것이 의전의 역할

－ 의전을 통한 우리나라에 대한 인식은 우리의 경쟁력으로 연결

마. 의전의 5R(원칙)

R espect(상호존중) : 서로의 차이를 인정함에서 시작하여 차이를 효과적으로 조율 하는 것으로 종결됨

R eciprocity(상호주의) : 내가 배려한 만큼 상대방의 배려를 기대 R eflect(시대․공간 반영) : While in Rome, do as the Romans do R ank(서열) : 참석자들간의 서열은 의전행사의 기본

R ight(오른쪽) : 오른쪽이 상석이므로 손님에게 양보(단, 국기는 예외)

바. 일반적 의전예우 기준

－ 직급(계급) 순위

－ 헌법, 정부조직법상의 기관순위

－ 기관장 선순위

－ 상급기관 선순위

－ 국가기관 선순위

공적 직위가 없는 인사의 서열기준

－ 전직(前職)

－ 연령

－ 행사관련성

－ 정부산하단체 및 관련 민간단체장 등

사. 일상 생활속의 의전

[2인] [3인] [5인]

진 행 방 향

②① 동급자끼리,

하급자가 상급자에게 설명을 할 경우

① ②

하급자가 상급자를

단순히 수행할 경우 ③ ① ②

①

③ ②

⑤ ④

자동차 좌석의 순위

① 일반승용차의 경우 [운전기사가 있는 경우]

③ ①

운전자 ②

③ ①

④

운전자 ②

[직접 운전하는 경우]

① ②

주인 ③

① ②

④

주인 ③

※ 우리나라에서는 일반적으로 우측통행함으로써 상급자가 마지막에 타고 먼저 내리는 경우와 상급자 가 먼저 타고 나중에 내리는 두 경우가 있는데, 후자의 경우에는 하급자가 자동차 뒤로 돌아 반대 편 문으로 승하차 한다.

② 지프차의 경우

① ③

운전자 ②

승강기 사용시의 순위

－ 승강기 내에서의 상석은 들어가서 앞쪽(안쪽에서 우측)자리임

－ 상급자가 먼저 타고 먼저 내리는 것이 원칙 출 입 문

□

외부손님 영접시의 좌석순위

－ 주인보다 하급자가 방문하는 경우 주인은 원래 자리를 지키고, 외부손님은 우선 순위에 따라 착석

－ 주인과 동급이거나 상급자가 방문하는 경우 주인석을 비워둔 채 가장 상급자의 맞은편에 착석하는 것이 원칙

[주인보다 하급자가 방문하는 경우]

② ④ ⑥ ⑧

주인 탁 자

① ③ ⑤ ⑦

[주인보다 동급자나 상급자가 방문하는 경우]

주 인 ③ ⑤ ⑦

탁 자

① ② ④ ⑥

참고 : 방문의 종류

❍ 국빈방문(State Visit)

- 우리나라 대통령 명의 공식초청에 의한 외국 원수의 방한 - 우리나라 대통령 임기 중 나라별로 1회에 한함이 원칙

❍ 공식방문(Official Visit)

- 대통령 명의 공식초청에 의한 외국 행정수반(A급총리) 및 이에 준하는 외빈의 방한과 국무총리 명의 등 우리 정부의 공식초청에 의한 외국의 행정수반이 아닌 총리(B급총리), 부통령, 왕세자 및 이에 준 하는 외빈의 방한

- 우리나라 대통령 임기 중 나라별로 1회에 한함이 원칙

❍ 공식 실무방문(Official Working Visit)

- 우리 정부의 공식 초청에 의해 방한하는 B급 총리 이상 외빈의 방한

❍ 실무방문(Working Visit)

- 공식 초청장을 발송하지 않았으나, 공무 목적으로 방한하는 B급 총리 및 이에 준하는 외빈의 방한, 체제비용은 방한 외빈이 부담

❍ 사적방문(Private Visit)

- 국제회의 참가 또는 사적 목적의 방한

재미있는 의전

자동차 속에 숨겨진 의전

자동차 승차 예절

일반적으로 자동차 승차시 상석에 대해서는 잘 알려져 있다.

운전기사가 있는 경우에는 타고 내리기 가장 편한 조수석 뒷자리가 최상석, 그 왼편 에 운전석 뒷자리가 2석, 운전기사 옆자리(조수석)가 3석, 가장 불편하고 옹색한 뒷 자 석 가운데 자리가 4석이고 차주가 직접 운전을 할 경우에는 차주와 대등한 위치에서 대 화를 나눌 수 있는 보조석이 최상석이라는 정도는 인터넷 검색만 해도 금방 알 수 있다.

하지만 서열에 따른 자리배치와 Lady First 원칙에 따른 자리배치가 충돌하는 상황 등 실생활에서는 원칙이 곧이곧대로 적용되지 않아 난감한 경우가 많다. 아래와 같은 상황 에서는 어떻게 행동해야할까?

자가 운전하는 차량에 혼자 탑승하는 경우

차주가 직접 운전하는 차량에 탑승하는 경우에는 보조석에 함께 타는 것이 예의다.

간혹 이성간 어색하여 혼자 뒤에 타는 경우가 있는데, 이는 운전하는 차주를 기사취급 하는 듯한 인상을 주게 되므로 주의해야 한다. 이러한 상황에서는 어디에 앉는 것이 차 주에게 더 편안할지 물어, 따르도록 하는 것이 적절하다.

운전기사가 존재하고, 여성 부하와 남성 상사가 동승하는 경우

이때에는 남성의 서열이 월등하게 높을 경우 혹은 공식 스케줄인 경우에는 상사가 상 석을 차지하되, 직급이 크게 차이나지 않거나 비공식적인 스케줄인 경우에는 여성에 대 한 배려로 상석을 양보하는 것이 보통이다. 하지만 양성평등이 강조되고, 여성을 동등 한 파트너로 대우하는 오늘날에는 “Lady First”가 예전만큼 중시되고 있지 않다.

운전기사가 존재하고, 부부 중 1인만 공식직함이 있는 상황에서 동승하는 경우

일상생활에서야 공식직함이 어떻든 남편이 부인에 대한 배려로 상석을 양보하곤 한 다. 하지만 대통령이 국가원수의 지위로 외국 순방행사에 나설 경우, 대사가 나라를 대 표하여 공식행사에 참가하는 경우 등에는 공식직함을 가진 사람이 상석에 탑승한다.

따라서 Lady First 정신이 강한 서구에서도 대통령인 남편이 영부인에 비해 더 상석인 자리에 탑승하게 되는 것이다.

실생활에서 부딪히게 되는 난감한 상황에서는 ‘상식(Common Sense)’과 ‘배려 (Consideration)’라는 의전의 핵심(Core)으로 돌아가야 한다. 의전은 주어진 규칙을 1:1 의 관계로 적용시키는 것이 아니라, 상대방이 편안함을 느낄 수 있게 상식적인 선에서 배려하는 것이기 때문이다.

대통령과 영부인이 공식 행사장에 도착하여 하차할 때, 공식직함이 있는 대통령을 예 우하는 차원에서 보조석 뒷좌석에 앉아있는 대통령을 먼저 하차하게 할 것인가? 원활한 행사 진행을 위해서는 하차 선에 바로 접해 있는 대통령에 비해 하차 선까지 걸어 돌아 와야 하는 영부인을 먼저 하차시켜, 하차선에서 자연스럽게 만날 수 있도록 배려하는 것이 훨씬 더 적절하다.

실생활에서도 마찬가지이다. 남녀가 택시에 동승하는 경우 Lady First 라 하여, 여성이 먼저 승차해서 운전석 뒷자리까지 몸을 숙여 이동하게 하는 것은 여성에 대한 적절한 배려라 할 수 없다. 오히려 여성의 입장에서는 남성이 차 문을 열고 먼저 탑승한 후 여 성이 보조석 뒷자리에 탑승할 수 있도록 배려해 주는 것이 오히려 더 고마울 수 있다.

외빈방한 영접 절차진행 2

외빈접수 기본계획 수립

방문의 격/예우 범위 결정

방한일자 확정 구체 방한일정 수립

방문 희망국 답사단 접수

외빈 접수자료 입수

행사 관계기관 협조 요청

행사별 우리측 참석자 확정

외빈 영접행사 시행

연초에 대통령 보고

방한 희망국과 협의, 영접기준 결정

청와대 및 방한 희망국과 협의, 방한일자 확정

주한공관과 교섭, 일정(안) 수립

기본 영접계획 및 예우 등 확인

외빈/배우자 관련 자료, 수행원 명단 등 입수

국방부, 법무부 등에 협조요청 공문 시행

청와대 등 관계기관과 협의

▼

▼

▼

▼

▼

▼

▼

장․차관 방문요청시 정확한 방문목적을 확인하여 면담 필요성 여부 판단한 후, 비서실과 일정 협의

논의의제에 따라 관련 실국 및 관련기관에 외국인사 방문에 따른 협조공문 발송하 여 사전에 충분한 자료 확보

※ 면담자료 작성시 방문자의 이력은 대사관 또는 해당국 관계기관에 부탁, 개황은 외교부 또는 KOTRA 등에 정리된 자료 활용

우리 측에서 통역을 준비할 경우 방문목적에 대한 지식이 많은 통역 확보(2~3명의 통역을 지속적으로 활용하여 전문성 배양)

방문자의 직급․방문목적․방문자 수에 따라 회의실 예약 행사시 외부차량이 출입할 수 있도록 청사관리소에 협조요청

※ 방문당일 방문단 이용 출입구, 출입증 교환여부, 청사정문경비대에 차량번호 통보여부 재확인

보도자료 배포 등이 필요한 경우 사전에 홍보담당관실의 협조를 얻어 사진을 찍을 수 있도록 조치

준비사항 3

세부일정 확정 및 내빈 등 주요인사 관련 자료 입수 세부계획서 작성

－ 호텔 및 식당, 회의장 등 예약 확인

－ 공항, 역 등 도착 및 출발지점에서는 내빈보다는 한 단계 낮은 직위자가, 장관 또는 단체장 등 기관장은 집무실 내외에서 영접 또는 환송하는 것이 원칙. 단, 내빈의 지위 및 방문목적에 따라서는 기관장이 직접 공항, 역 등에서 영접하는 경우도 있음

－ 행사참여 운전자에게 행사일정, 계획 등 필요한 사항은 미리 알림

－ 방문자 개개인(수행원 포함)에게 그 지역의 지도, 행사일정, 숙소 배치, 관련자 전화번호가 포함된 일정표 배부

－ 내빈의 수행원에게도 같은 건물에 숙소를 제공해 주고, 그렇지 못할 경우 인근 지역에 숙소를 정한 후 교통편 마련

－ 방문, 예방, 식사에 충분한 시간 배정

－ 필요시 내빈 부인의 일정에 대해서 별도의 계획 작성

－ 고적답사, 현장시찰 등 야외일정 계획시 날씨에 유의하여 미리 우산을 준비하거 나 행사진행이 곤란할 경우를 대비한 예비일정 마련

행사물품 : 국기, 차량기 등 각종 자료수집

차량 : 차량점검, 운전자 교육, 차량표시, 차량배치(예비차량 포함) 등 숙소 : 방배치, 직통전화번호, 필요시 꽃․과일바구니 준비

선물 : 증정대상 및 품목결정

리셉션 : 진행절차 및 대기실, 음향, 주차장, 초청장 등

오․만찬 : 장소예약, 절차, 초청장 발송 및 참석자 확인, 주차장, 안내원 배치, 메 뉴, 연설문, 통역, 복장, 음악, 명패, 좌석배치 등

※ 외빈의 종교 등을 고려하여 메뉴 선정

공항영접 및 환송

－ 출영인사 결정 및 외빈 도착(출발)일시 안내

－ 군악대, 꽃다발 증정 등 환영행사 준비(필요시)

－ 귀빈실, 주차장 등 공항 특별시설 이용 요청

－ 출입국 수속시 통관편의 협조요청(공항 출입국관리사무소 및 공항세관) 면담장 영접

－ 방문인사의 직급을 고려하여 팀장 또는 사무관이 청사 1층에서 영접

－ 방문단 도착 10분 전 미리 연락을 하도록 협조요청하여 적절한 타이밍에 영접이 가능하도록 준비

－ 1층 영접자 이외의 배석자는 면담시간 5분 전 면담장소에 배석

－ 장․차관님은 면담장 또는 집무실 입구에서 외빈을 맞이함 자리배치

－ 참석인원이 5～7명인 경우 원형으로, 9～10명인 경우 장방형으로, 12명 이상인 경우에는 U형으로 좌석배치

－ 외국인이 많이 참석하는 경우․국제회의인 경우 국명 또는 성명의 영어알파벳 순으로 배치

－ 상대측을 상석으로 배치

※ 편의상 통역을 호스트나 주빈 바로 옆자리에 배치하기도 함

우리측

상대측 우리측 상대측

앞을 상석으로 할 경우 중앙을 상석으로 할 경우

명패

－ 명패 앞뒤를 다른 언어로 제작하여 상호 호칭시 편리도모

－ 착석 시 보는 사람의 시선을 고려하여 명패 배치

한국인사측에서

봤을 때

⇒

장 관

홍 길 동

U.S.A

장 관

존 스미스

방문인사측에서

봤을 때

⇒

Minister of Public Administration and Security

Gildong Hong

U.S.A

Secretary of State

John Smith

－ 선물은 면담 종료시점에서 자연스럽게 교환

－ 대부분의 방문자가 선물을 준비하므로 적정한 수준의 선물을 사전에 준비(인솔, 통역자 및 대사관과 예방자의 선물준비 여부 등 사전협의)

※ 외빈의 격을 고려하여 기념품을 준비하되 실무급 방한시에는 필기구 등 실용적인 품목으로 준비

장 ․ 차관 참석행사 의전 4

가. 참석요청 및 처리절차

주한공관에서 외교부 의전총괄담당관실로 정부대표 참석 요청 외교부 의전총괄담당관실에서 순번에 의해 각 부처로 요청

※ 순번이 아니더라도 장․차관이 전년도 참석했을 경우 주한공관에서 개인적으로 초청장 발송

참석요청 접수 후 해당공관에 구체적인 행사관련 내용확인

－ 행사개요 : 기념식 정확한 명칭, 장소․시간, 식순

－ 장관 역할 : 축사, 건배제의, 케이크 컷팅, 사진촬영 등

－ 기타 : 대사약력, 기타 국내 VIP 참석자(국회의원 등), 통역 등 장관 일정확인 및 보고

※ 외교관례상 정부대표로는 국무위원이 참석하므로 가능한 차관까지만 대참 검토, 불가능할 경우 의전 총괄담당관실과 협의

참석자 결정 후 외교부 의전총괄담당관실(02-2100-7324~9) 및 해당 공관에 참석자 등 관련사항 통보

－ 행사담당 외무관 및 해당 공관 담당영사 연락처 등 비상연락망 확보

나. 시간대별 진행사항

수행자(담당사무관 또는 팀장)는 출발 10분 전 비서실 대기

－ 행사개요, 말씀자료, 행사 관련 국가개황․대사약력 등 준비(붙임 참고)

행사장 도착 5분 전 외교부직원 및 해당공관 담당영사에게 연락하여 정부대표를 영접할 수 있도록 조치

－ 필요할 경우 우리부 직원이 사전 대기 및 이동 동선 파악 행사장의 위치를 고려하여 행사 시작 5분 전에 도착

－ 주한공관은 참석자를 고려하여 대부분 시내 중심가 호텔(롯데호텔, 신라호텔, 밀레니엄서울힐튼 등)을 주로 이용

행사장 도착 후 입구에 마련된 방명록 작성

－ 행사에 맞는 인사말 기재 및 서명

(예) 000의 국가독립 및 국가연합기념일을 진심으로 축하드립니다!

행사장 입구에서 해당국 대사와 인사

※ 대사는 입구에서 다른 하객을 맞이하므로 외교부 주한공관담당관과 대사관 차석(공사 또는 참사) 이 정부대표 영접

행사장은 보통 Standing Buffet 스타일로 진행되므로 간단한 음료를 마시면서 공식 (의전) 행사를 기다림

－ 일반적으로 식전까지 대사 또는 대사관 차석이 정부대표와 함께 있음

공식행사가 시작되면 국민의례 ⇒대사의 환영사 ⇒(우리정부 대표축사) ⇒케이크 컷팅 ⇒기념사진 촬영 순으로 진행

공식행사 후 오․만찬 시작

－ 장․차관의 일정에 따라 미리 자리를 이동할 경우 수행원이 해당공관 및 외교부 직원에게 통보 후 이동

※ 차량 대기시간을 고려하여 자리이동 10분 전 기사에게 연락

행사 후 해당공관에 연락하여 행사 사진을 입수, 홍보담당관실에 전달

국기에 대한 의전 5

가. 국기의 게양 및 관리

국기는 어느 나라 것이든 그 크기와 원형이 법규에 의해 정해져 있으므로 이를 절 대로 존중해야 함

※ 외국(특히 신생국이나 정변이 있는 나라 등) 국기의 경우 바뀌는 경우가 간혹 있기에 해당국 주 한대사관에 문의할 필요가 있음

국가, 지방자치단체 및 공공기관의 청사 등에는 국기를 연중 게양하여야 함. 단, 국기가 심한 눈․비와 바람 등으로 그 훼손이 우려되는 경우에는 게양하지 아니함 국기가 훼손된 때에는 지체없이 소각 등 적절한 방법으로 폐기하여야 하며, 때가 묻거나 구겨진 경우에는 국기를 훼손하지 않은 범위내에서 세탁하거나 다림질하 여 게양․보관할 수 있음

나. 국기 게양법

단독주택은 집밖에서 보아 대문의 중앙이나 왼쪽에, 공동주택은 집밖에서 보아 앞 쪽 베란다의 중앙이나 왼쪽에 게양

≪단독주택≫ ≪공동주택≫

건물의 옥상에는 그 중앙에 국기를 게양하고, 건물 안의 회의장이나 강당에서 깃 대에 달아 세워 놓거나 게시할 때에는, 식장을 바라볼 때 왼쪽 또는 중앙에 국기 가 위치하도록 한다.

※ 국기는 언제나 깃대의 꼭대기(깃봉)까지 올린다. 다만, 조의를 표하기 위하여 조기(弔旗)를 게양 할 때에는 국기를 일단 끝까지 올렸다가 기폭만큼 내린다.

리셉션이나 모임 등에서 우리국기와 외국기를 벽에 나란히 붙여 달 때, 벽을 향하 여 바라볼 때 우리국기는 왼쪽에, 외국기는 오른쪽에 오게 한다.

※ 국기를 위에서 아래로 걸 때에는 태극기의 건(乾)이 우측 상부에 오게 하고, 미국기의 경우는 성 조기를 뒤집어 별이 있는 부분이 좌측상부에 오게 한다.

우리 국기를 외국기와 교차시켜 게양하는 경우에는, 우리 국기는 정면에서 바라보 아 왼쪽에, 외국기는 오른쪽에 오게 세운다. 이때 우리 국기의 깃대는 외국기의 깃 대 앞쪽에 오도록 한다.

태극기와 외국기를 같이 게양할 때에는 그 크기와 높이를 같게 하여, 게양하는 기 의 수가 홀수인 경우에는 우리 국기를 가운데 오게 하고, 짝수인 경우에는 앞에서 바라보아 맨 왼쪽에 오게 한다.(외국기는 알파벳순으로 게양)

단, 국기게양대가 다른 기의 게양대보다 높게 설치되어 있는 경우 국기와 외국기 를 같은 높이로 게양하여야 하므로 국기게양대를 비워두고 아래 그림과 같이 국기 와 외국기를 게양한다.

〔 국기게양대가 높게 설치된 곳 〕

A국 국기 A국 국기 B국 국기

≪게양대가 3개인 경우≫ ≪게양대가 4개인 경우≫

〔게양대의 높이가 동일하게 설치된 곳〕

A국 국기 B국 국기 A국 국기 B국 국기 C국 국기

2 1 3 1 2 3 34

≪홀수인 경우≫ ≪짝수인 경우≫

국제회의에서 우리국기, 외국기, UN기를 함께 게양할 경우 국제연합기규정에 따 라 UN기, 우리국기, 외국기의 순서로 가장 윗자리부터 차례로 게양

국제연합기 외국기

국제연합기

국제연합기

B국 국기 A국 국기 C국 국기

A국 국기 B국 국기

우리나라의 경우 차량용 태극기를 달 때, 차밖에서 보닛(Bonnet)을 바라볼 때 좌 측에 달고, 외국기와 함께 달 때에는 외국기를 우측에 단다.

제 2 장 국제회의

1. 회의의 정의와 종류 2. 회의의 기본성격과 중요성 3. 국제회의 진행규칙과 토론예법 4. 제 안

5. 국제회의 의사결정 방법 6. 국제회의 협상기법 7. 국제회의 주요표현

회의의 정의와 종류 1

가. 정 의

－ 어떤 공통의 목적을 가진 사람의 모임(Merriam-Webster’s Collegiate Dictionary, 1994)

－ 사회단체 및 정당들 회원간의 회의, 사업 및 각종 무역에 관련된 모든 회의들과 정부간에 이루어지는 모든 회의(Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English, 1894)

※ 회의 : 일정시간 동안 소기의 업무(토론 또는 의사결정)를 수행하기 위해 한 장소에 결집한 회원 들의 모임

법률적 정의

－ 국제회의산업 육성에 관한 법률 제2조1항 : 상당수의 외국인이 참가하는 회의 (세미나, 토론회, 전시회 등을 포함한다)로서 대통령령이 정하는 종류와 규모에 해당하는 것

학계의 정의

－ 특별한 문제를 토론하기 위한 참가자들의 회의(Astroff & Abbey, 1998)

－ 특별한 목적을 달성하기 위한 사회단체, 정당회원들간의 회의, 사업이나 무역에 관한 회의, 통상적으로 공인된 단체가 개최하는 3개국 이상의 대표가 참가하는 정기적 또는 비정기적 회의(Berkman et al, 1986)

국제회의산업 육성에 관한 법률시행령 상의 국제회의

제2조(국제회의의 종류 ․ 규모) ｢국제회의산업 육성에 관한 법률｣(이하 “법”이라 한다) 제2조제1호에 따른 국 제회의는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 말한다.

1. 국제기구나 국제기구에 가입한 기관 또는 법인 ․ 단체가 개최하는 회의로서 다음 각 목의 요건을 모두 갖춘 회의

가. 해당 회의에 5개국 이상의 외국인이 참가할 것

나. 회의 참가자가 300명 이상이고 그 중 외국인이 100명 이상일 것 다. 3일 이상 진행되는 회의일 것

2. 국제기구에 가입하지 아니한 기관 또는 법인 ․ 단체가 개최하는 회의로서 다음 각 목의 요건을 모두 갖 춘 회의

가. 회의 참가자 중 외국인이 150명 이상일 것 나. 2일 이상 진행되는 회의일 것

나. 회의의 분류

－ 회의 조직의 주체(Who are organizing the meeting?)

－ 회의 참가자의 직급(Who are participating in the meeting?)

－ 회의의 목적(What are the major objectives of the meeting?)

－ 회의의 소집간격 및 크기(How often is the meeting held what is its size?) 주체에 따른 분류

－ 정부회의(Government Meeting) 예) UN

－ 반관반민 회의(Quasi-Governmental Meeting) 예) ISO

－ 비정부간 회의(Non-Governmental Meeting) 예) YMCA 참가자 직급에 따른 분류

－ 정상회의(Summit Meeting)

▪ 정상들의 결정으로 단시간 내 정치적 의지 집결효과

－ 각료회의(Ministerial Meeting)

▪ 대다수의 국제회의로 정상회의 개최시 보좌기능 수행

－ 고위 간부회의(Senior Officials Meeting : SOM) ▪ 차관보․국장 등 고위급 실무회의

－ 실무자회의(Expert or Working Group Meeting) 목적에 따른 분류

－ 토론회의(Deliberative Meeting)

▪ 특정한 의제에 대한 토의와 의견교환

－ 입법회의(Legislative Meeting)

▪ Treaty, Agreement, Convention, Protocols 등을 채택하여 정부를 구속하는 권 고 또는 결정을 함

－ 비공식회의(Informal Meeting)

▪ 특정문제에 대한 단순한 정보교환, 의견제시 소집간격 및 크기에 따른 분류

－ 빈도 : 정기회의, 특별회의, 연례회의, 속개회의, 분과회의

－ 크기 : 대중회의, 이사회 회의, 위원회 회의

참고 : 회의의 명칭 및 특징

명 칭 특 징

Convention (Conference)

∙ 정보전달을 목적으로 하는 정기집회

∙ 본회의와 분과회의 등을 포함하여 전시회가 함께 열리기도 함

※ 컨벤션은 정기적인 총회 성격이 강한 반면 컨퍼런스는 과학 ․ 기술분야 등에서 새로운 지식습득 및 문제해결을 목적으로 함

Congress ∙ 유럽이나 국제행사에서 자주 사용

∙ 컨퍼런스와 성격이 유사하며 참가인원도 매우 다양함

Forum

∙ 일반적으로 패널리스트나 연사의 주도하에 이루어지는 토론회로 청중이 토론회에 참여 할 수 있음.

∙ 2인 이상의 연사가 서로 상반되는 견해를 가지고 청중에게 연설을 하게 되며 사회자는 쌍방의 견해를 요약해주고 토론을 이끌어가는 역할

Symposium

∙ 포럼과 유사한 형식을 취하지만 포럼에 비해 형식적임

∙ 연사가 청중에게 프레젠테이션을 하며 청중이 질의를 할 수 있지만 포럼에 비해 형식적 이고 청중이 참여할 수 있는 기회가 적음

Lecture

∙ 강연회는 심포지움에 비해 더욱 형식적

∙ 전문가가 청중에게 프레젠테이션을 하는 방식으로 이루어지며 청중의 질의가능 여부는 상황에 따라 달라짐

Seminar ∙ 일반적으로 의견교환이 자유로우며 토론 참석자 중 한사람이 모임 주도

Workshop

∙ 소그룹 형태의 모임으로 특정문제나 과제를 다룸

∙ 교육담당자의 주도하에 참석자들은 서로 문제에 대한 새로운 지식이나 기술 등을 교환 하면서 교육이 이루어지며 참석자 전원이 참석함

회의의 기본성격과 중요성 2

가. 회의의 기본성격

검토 ․ 토의

➪

결 정

➪

이행 ․ 합의 과거에 일어났던 일을

검토 및 토의

앞으로 무엇을 할 것인가를 결정

결정사항을 어떻게 이행할 것인가를 합의

나. 국제회의의 중요성

교통․통신의 발달로 인한 세계화의 가속화로 각국의 상호의존도 증가 범세계적인 관리를 필요로 하는 초국경적인 문제들의 대두

※ 공공 대인연설(Public Speaking) 및 회의진행 규칙 이해가 필요

국제회의 진행규칙과 토론예법 3

가. 의사 진행규칙의 기본

동일한 제안에 대해서 반복 토론 불허 의사의결 정족수(quorum) 필요 불참한 사람의 권리도 보호

사안의 중요도에 따라 의결 정족수가 다름

※ 다수결(majority vote), 3분의 2 찬성(two-thirds vote) 및 합의제(consensus) 등

침묵은 동의의 표시 모든 회의 참가자는 동등 제안의 우선순위 존재

나. 의사 진행규칙 필요성

회의 진행의 정확성(Accuracy in Business) 시간절약(Economy in Time)

질서유지(To Maintain Order) 일관성 유지(Uniformity)

공정한 회의 운영(Impartiality Justice for All)

다. 토론예법

토론의제에 집중

참석자의 선의․동기 비판 자제 모든 발언은 의장을 통해 수행

상대방 또는 다른 참석자의 이름 직접거명 자제 의장(사회자)의 중립보장

라. 회의 참가자의 권리

회의참석(to attend meeting)

제안제출 및 토론참여(to make motions and debate) 투표(to vote)

의장 등 집행부 진출(to hold office) 집행부 지명(to nominate)

마. 회의 참가자의 의무

회의규칙 복종(to obey rules)

회의체․협의체의 목적달성 공헌(to further objects of the assembly) 회의 참석(to attend meeting)

회의규칙의 집행(to insist on enforcement of the rules)

부여된 의무 이행(to fulfill assigned duties until properly excused)

제 안 4

가. 정 의

회의시 특정 의제에 대한 결정을 내리기 위해 제기되는 의안 초안

나. 종 류

제안(Motion)

－ 회의시 특정 의제에 대한 결정을 위해 제기되는 의안 초안 또는 언급 주 제안(Main Motion)

－ 특정 의제의 본질적 내용과 관련하여 최초로 제기되는 제안

－ 간단 명확하게 제안을 제기하되 부정형 제안은 금물 이차적 제안(Secondary Motion)

－ 주 제안이 제기된 이후 토론 과정에서 나올 수 있는 다른 형태의 제안

－ 보충제안(주 제안의 내용과 본질에 변화를 줄 수 있는 제안), 우선제안(주 제안의 내용에 변화를 주지 않으나, 회의진행 절차에는 영향을 미치는 제안), 부수제안 (회의 시 부수적으로 발생하는 상황․사태와 관련하여 제기되는 제안)으로 분류

※ 제안⊃주 제안⊃이차적 제안(보충제안, 우선제안, 부수제안)

다. 보충제안의 종류 및 표현 예시(우선순위 기준으로 열거)

－ I move to lay the question on the table.

토의 종결

－ I move the previous question(on all pending question).

토의제한 및 연장

－ I move to limit debate on this motion to the next four speakers recognized by the Chair.

－ I move to limit debate on this motion to ten minutes.

토의 시한부연기

－ I move to postpone the motion to the next meeting.

회 부

－ I move to refer the motion to a committee of three to be appointed by Chair.

－ I move that the motion be referred to the Social Committee.

수 정

－ I move to amend the motion by deleting the word “now”.

토의 무기연기

－ I move that the question be postponed indefinitely.

라. 우선제안의 종류 및 표현 예시(우선순위 기준으로 열거)

－ I move that when we adjourn, we adjourn to meet at 7 p.m. tomorrow.

산 회

－ I move that we adjourn.

휴 식

－ I move to recess for ten minutes.

권리제기

－ I rise to a question of personal privilege.

회의의제 확인

－ I call for the orders of the day.

마. 부수제안의 종류 및 표현 예시(제기되는 순서대로 열거)

－ I move to take from the table the motion that...

투표의 재고려

－ I move to reconsider the vote on the motion that...

결정사항 번복 및 수정

－ I move rescind the motion that...which was adopted on Feb. 1st.

의장의 결정 번복요구

－ I appeal from the decision of the Chair.

의사진행 발언

－ I rise to a point of order.

국제회의 의사결정 방법 5

가. 투표의 종류

－ 회의시 상정된 의제에 대한 참가자의 공식적인 의사 또는 선호의 표현 투표의 종류와 관련 표현

① 음성투표 : 의제에 대한 찬반을 음성으로 표현, 논쟁이 심하지 않고 어느 정도 결과가 예상되는 의제에 대해 실시(과반수 결정일 때만 사용)하되 결과에 대한 불만 시 숫자 파악이 가능한 투표방법

표현) Chair now puts the vote on this motion. Those in favor, please say

‘aye’. Those opposed, please say ‘nay’.

찬성이 많을 때 : The ayes have it, and the motion is adopted.

반대가 많을 때 : The nays have it, and the motion is lost.

② 거수투표 : 의제에 대한 찬반을 거수로 표현, 비교적 회의 참가인원이 많지 않을 때 사용

표현) Those in favor of the motion, please raise your(right) hand.

Please lower your hand, the affirmative has it, and the motion is adopted.

※ 3분의 2 찬성이 요구되는 투표의 경우 결과는 “Three are two-thirds in the affirmative, and the motion is adopted.”라고 발표

③ 기립투표 : 의제에 대한 찬반을 기립으로 표현

표현) Those in favor of the motion, please rise and remain standing until counted. Please be seated.(결과발표는 거수투표방식과 동일)

④ 비밀투표 : 투표용지에 찬반기입

표현) This vote will be taken by ballot. If you are in favor of the motion, please write ‘yes’ on the ballot. If you are opposed, please write ‘no’.

Twenty-two ballots are cast. 15 voted in the affirmative, and 7 voted in the negative. The affirmative has it, and the motion is adopted. It is so decided.

⑤ 호명투표 : 호명에 따라 찬반 공개표현, 최신형태가 전자투표로서 주어진 시간 내에 찬반, 기권의 버튼을 누르게 함(대부분의 국제기구에서 사용)

표현) For those who are in the motion as their named are called, please answer

‘aye’ : those opposed will answer ‘no’. The secretary will call the roll.

⑥ 일반합의 투표 : 반대가 없을 경우 합의선포, 개인에 대한 투표를 실시하지 않고 반대유무를 확인하여 의사결정 시행

표현) Is there any objection to the motion? Hearing none, the motion is adopted.

나. 의사결정 방법

－ 의사결정에 필요한 수는 ‘단순과반수 투표(majority vote)’가 원칙이나, 의제의 중요도에 따라 ‘3분의 2 투표(two-thirds vote)’ 또는 ‘전원합의(consensus)’ 등의 기준을 둘 수 있음

참고 : 의사결정에 필요한 수

❍ 국빈방문(State visit)

❍ majority : 반수(半數)보다 적어도 하나 이상 많은 투표(more than half) 예) 21명➙11인 이상 찬성

❍ two-thirds vote : 의제가 중요할 경우, 소수점은 무조건 한 명으로 계산 예) 참석자 50명인 회의에서 2/3은 33.3명 ➙34명으로 계산

❍ consensus : 반대가 하나도 없는 상태, 집행력이 큰 반면 위험도가 높음

❍ plurality vote : 의제에 대한 선택이 3가지 이상 있을 때, 최다 득표 또는 과반수 이상 득표를 기준으 로 의사결정

다. 국제회의 토론 ․ 의사결정의 기본 8단계

Ⅰ. 발언권신청 A member rises and says “Mr. President” or “Madam, Chairman” or whatever is the chair’s proper title.

▼

Ⅱ. 발언권부여 The chair recognizes the member and assigns him the floor by calling his name or nodding to him.

▼

Ⅲ. 제안의 제출 A member introduces a motion by saying.

▼

Ⅳ. 재 청 Without rising, another member says, “I second the motion.” or simply,

“Second”.

▼

Ⅴ. 정 리 ․ 수 용

The chairman states the motion, “It is moved and second that~” and opens it to debate by saying, “Are you ready for the questions?” or “Are you ready for discussion?”

▼

Ⅵ. 토 론

Some members may speak for the motion, while others could speak against it.

Each member must be recognized before he discusses the motion.

All debate is directly to the chair or through the chair to other members.

Members never speak directly to one another.

▼

Ⅶ. 투 표 회 부

When debate seems to have stopped, the chair again says, “Are you ready for the question?”

If no one responds, the chair puts the vote by saying : We will now vote on the motion that... Those in favor, say aye. Those opposed, say nay.

▼

Ⅷ. 투표결과발표

The chair may then, if it seems advisable, add a brief explanation of the resulting action or the steps which will follow in order to carry out the decision just made.

Action is not complete until the chair has announced the result of the vote.

국제회의 협상기법 6

가. 협상의 정의와 과정

－ 이해관계가 상충하는 공동 관심사에 대한 협의. 토론을 통한 의사결정 과정

－ 서로 다른 이해관계에 대한 가장 신축적이며, 융통성 있는 동시에 평화적인 갈 등 해결방법

－ 자국의 이익을 도모하는 원만한 타협점을 찾아야 함 갈등 분쟁의 평화적 해결방법

협 상

⇓ 사실심사 ․ 조사

⇓

중 개 ․ 중 재

➙

⇓

주 선

➙

⇓

조 정

➙

※ 위 방법이 작동하지 않을 때, 준사법적․사법적․물리적 수단 활용

협상의 과정

① 목표설정 : 참석국의 목표에 따른 계획 및 준비

② 이해관련자와 접촉 개시 : 상대방 분위기 파악

③ 초기제안 제시 : 초안(draft), 단일협상 초안 등 활용, 자국의 견해, 각 참가국 의견 파악 및 수정

④ 정보교환 : 자국 이익반영을 위해 이해공유자와 연합형성

⑤ 목표차이․간격축소 및 해소 : 잠정 합의를 위한 괄호 등의 활용, 간격을 줄이고 타협점을 찾는 마무리 단계

⑥ 종결

나. 협상전략과 기법의 핵심

자기제안의 관철 : 자국의 이익을 도모하여 제안이 채택되도록 노력강구 상대방 제안의 저지 : 상대방의 제안은 가능하면 무산

협상 능력의 강화 : 원활한 조정과정에서 협상능력 필요

협상 환경의 조성 및 활용 : 회의행사 등 적절한 기회를 잘 활용

다. 자기 제안의 관철방법

지적논리 전개 : 적합성․일관성․균형잡힌 시각이 중요, 상대방의 설득을 통한 이해․수용․지지가 필요

약속의 제시 : 결제지원 및 상호지원 등의 약속 활용

높은 요구 또는 낮은 제시 : ‘Over-asking’ or ‘Under-offering’, 목표수준 이상부터 협상시작

위협과 경고 활용 : 협상의 최후수단

라. 상대방 제안의 저지 방법

맞제의 : 경합제안의 제출을 통한 타협유도

재정난관․재정부족 부각 : 이행의 어려움 집중조명 기존 제도․기구와의 중복 부각 : 중복․중첩 문제의 제기

의사진행규칙의 활용 : 우선순위 제안 및 토의 연기종결 등의 제안 최종 의사결정의 지연 : 훈령미비 등의 이유 제시

마. 협상 능력의 강화방법

－ 협상가는 외향적․적극적 성격과 사고를 갖춘 사람이어야 하며, 재정적 후원도 뒷받침되어야 함

의장단 및 집행부 참여

－ 영향력을 행사할 수 있는 중심부에 진출하는 것이 필요함 그룹 리더 또는 조정자 역할 수행

－ 연합, 그룹을 형성하도록 함 전문지식․경험 구비 및 축적

－ 전문지식과 충분한 경험을 갖추었을 때 토론 및 협상주도 가능

참고 : 회의 참가자 필요덕목

❍ 진실성과 정직(Truthfulness & Honesty)

❍ 정확성(Precision)

❍ 침착과 냉철(Calmness)

❍ 참을성, 겸손, 열정(Patience, Modesty & Zeal)

❍ 적응성(Adaptability)

❍ 조직에 대한 충성심(Loyalty)

❍ 정신적 ․ 육체적 인내심(Physical & Mental Endurance)

❍ 신속성(Speed)

❍ 언어표현력(Linguistic Versatility)

❍ 용기(Courage)

국제회의 주요표현 7

가. 국제회의 중요용어

Abstain(기권) : 특정 의제에 대한 의사결정을 내리는 투표시 찬반 어느 편에도 참 여하지 않고 중립을 지키겠다는 표현

Adjourn(산회) : 회의 도중 별도의 협상 또는 휴식을 위해 회의를 잠시 중단하는 표현 (예) The meeting is adjourned.

cf) 휴식의 경우는 recess 또는 take a break라는 표현 사용 Agenda(의제) : 회의에서 다루고자 하는 세부안건 또는 순서 provisional agenda : 정식 의제가 채택되기 전의 임시잠정 의제

Amend(수정) : 제안의 내용에 대해 단어를 추가하거나 삭제, 대체함으로써 변화를 가하는 표현

Call to Order(개회) : 회의의 공식개시(예) 회의시작 시 의장이 The meeting is called to order 또는 I now call the meeting to order라고 선언 Chair(의장) : 회의진행을 총괄하는 책임자로서, 흔히 President라고도 표현

Consensus(전원합의) : 특정제안에 대해 반대가 없고 참석자 전원이 찬성하는 합의.

침묵할 경우에도 전원합의가 이루어진 것으로 간주

Floor(발언권) : 의장의 허가를 받아 발언할 수 있는 권리. 발언권 획득은 obtain the floor 또는 take the floor라고 표현

Majority(과반수) : 회의 참석자 총수의 절반이 넘는 숫자로서 회의 의사결정은 과반 수투표(majority vote)가 기본원칙

※ 소수는 무조건 반올림(예 : 0.3은 1명으로 봄)

Minutes(의사록) : 회의의 토의내용, 결정사항을 기록한 문서

Motion(제안) : 회의시 특정의제에 대한 결정을 내리기 위해 참석자들로부터 제기 되는 문안(proposal) 또는 언급

Put the vote(투표회부) : 특정의제에 대한 토의 후 결정을 내리기 위해 투표의 개시를 알리는 선언(= take the vote, call for the vote)

Quorum(정족수) : 회의의 성립 또는 의결 조건을 충족시키는 참석자 수

Rules of Order(의사진행규칙) : 국제회의 진행에 필요한 규칙, 의장선출방식․제 안제출 방법․투표절차 등 규정

Second(재청) : 회의시 제안의 제출에 대한 동의표현. I second the motion 또는 I second it이라고 표현

나. 국제회의 진행 일반용어

－ Ladies and Gentlemen, I now declare the meeting now.

－ Shall we get started?

－ Let’s get down to business, shall we?

의사록 낭독 및 채택

－ Would someone move that the minutes of the last meeting be accepted?

－ Has every seen the minutes?

의제 설명 및 채택

－ Has everyone received a copy of the agenda?

－ May I propose that we adopt the agenda as it is?

주제 설명

－ The purpose of today’s meeting is...

－ The first problem we have to consider is...

발언권 부여

－ I’d like to give the floor to Ms. Hilton.

－ I recognize Ms. Hilton to whom now I give the floor.

－ I call upon(invite) Mr. Lee, Representative from Korea, to explain the proposal.

발언권 신청

－ Excuse me, Mr. Chairman, may I say something please?

－ With the Chair’s permission, I’d like to take up the point about...

토론종결

－ Has anyone anything further they wish to add before we move on to the next item on the agenda?

－ Has anyone anything here, please?

주의환기

－ We seem to be losing sight of main point. The question is...

－ This isn’t really relevant to our discussion. What we’re trying to do is...

－ Could you stick to the subject(point) under discussion, please?

의제토론 이동 및 전환

－ Could we move on to item 4 on the agenda?

－ Now, I’d like to turn to...

토론연기

－ Well, Ladies and Gentlemen, with your approval, I propose to defer this matter until we have more information at our disposal.

－ If no one has any objection, I suggest that we leave this matter until our next meeting.

－ Perhaps we could leave this for the time being. We can come back to it later.

투표회부

－ Perhaps we should take a formal vote on this.

－ Let’s put it to the vote.

－ Could we take a vote on it?

합의유도

－ It seems that we have a consensus.

－ Are we all agreed on that?

－ Well, it looks as if we’re broadly in agreement on this.

기타 의제토의

－ Is there any other business?

－ Any further points?

－ Is there anything else to discuss?

폐회

－ Well, I think that everything has been discussed. So, I now declare the meeting closed.

－ That concludes our business for today. Thank you.

－ That’s all for today. Thank you.

다. 사회자 실무 영어

－ I would like to remind participants of the meeting that the objective of this meeting is to reach an agreement by consensus. Therefore, I kindly ask all delegates to work constructively with one another towards our common objective.

토론감사 표현

－ Thank you very much for your insightful comments and contribution. Your remarks will be duly reflected in the final report.

시간부족 경고 및 집행촉진

－ We are 30 minutes behind the original schedule. So, we will quickly move on.

－ Since we are pressed for time, please make your remarks as brief as possible.

토론관심 전환

－ I would like to bring the following two points for your attention; First, ...

휴식 후 토론 재개

－ Now it is time to go back to the work. Let’s resume from where we left.

토론요약 정리

－ Let me try to summarize all the points that you raised.

회의보고서 수정채택

－ With this change, we adopt the report.

발언 확성 요청

－ Could you please speak a little bit louder, so that everybody can hear you clearly.

의장 사회자의 특권사용

－ I would like to exercise the chairman’s prerogative to make just a preliminary comment on this issue.

보고서 문법 점검

－ Please check whether the report language is correct.

상세설명 요구

－ Would you please give a little more detail about the new regulation?

질문제기

－ I would like to raise two questions about NATO, and these questions directly go to Dr. Brown.

라. 축사 ․ 건배의 영어표현

－ “Cheers, Toast, To our happiness!” 등이 많이 쓰이며 동양권에서는 흔히

“Bottoms up!”으로도 표현 건배제의 준비 알림

－ Glasses have been distributed to everyone. When all are ready, we shall call for a toast.

A를 위한 건배제의

－ Ladies and Gentlemen! I ask you to drink a toast to Mr. A.

－ I propose a toast to our new president.

저녁행사 성공 건배제의

－ Ladies and Gentlemen! I would like propose the toast of the evening.

행사 참석자 건강 건배제의

－ I propose a toast to the health of all the guests present here today.

행사 참석자의 우리나라 첫방문 축하 건배제의

－ I hope that each of you will enjoy your stay here and that it is only the first of many visits.

공동사업의 성공 및 수고한 모든 사람들을 위한 건배제의

－ I should like to propose a toast to the success of our joint venture and to the contribution of the many individuals who have made it possible.

특정기관을 대신한 상대방 측과의 협력 및 성공기원 건배

－ On behalf of the Ministry of Foreign Affairs and Trade, let me propose a toast to our future cooperation and continued success.

향후 지속적 협력 건배제의

－ May this glass be only the first of many that we will share together over the coming months and years.

모든 행사참석자의 장수, 건강, 번영 또는 회의 성공을 위한 건배 제의

－ I wish you long life, health, and prosperity.

－ Cheers! I wish you all the success of this meeting.

참고 : 국제회의 영어 기본원칙

❍ Would(Could, Might)를 써라

예) That is unacceptable. ➙That would be unacceptable.

❍ 의문문으로 제안하라

예) That is too late. ➙Is that too late?

❍ n’t를 사용하라

예) Is that too late? ➙Isn’t that late?

❍ I’m afraid를 적절히 사용하라

예) I’m afraid that would not be a good idea.

❍ Not very + 긍정의 형용사를 써라

예) The hotel was dirty. ➙The hotel wasn’t very clean.

❍ 서두에 actually, to be honest, well, in fact 등 안내어귀를 적절히 사용하라 예) Actually, the financial picture isn’t too bright here at the head office.

❍ 대안을 제시할 때 비교급을 사용해 보라

예) It’s cheap to go by air. ➙It might be cheaper to go by air.

❍ 과거진행형을 써라

예) I tried to call you yesterday. ➙I was trying to call you yesterday.

❙협상의 외교적 표현❙

❍ 외교적 표현은 직설적 표현보다는 간접적 ․ 우회적으로 표현

❍ 상대방의 인격을 존중할 수 있는 표현을 활용할 수 있도록 함

예) My delegation has the greatest sympathy for the proposal. However...

실제의미 We disagree with the proposal for the following reasons...

제 3 장 국제협력 문서

1. 영문서신 종류 및 특징 2. 영문서신 구성요소

3. 영문서신의 구성요소 상세설명 4. 서신의 종류

영문서신 종류 및 특징 1

가. 서한문

전화나 면담과 달리 내용을 번역․분석할 여유가 있어 오해를 극소화 구두로 전달된 내용이 아니므로 그 자체가 기록

상대에 대한 배려, 논리와 형식이 있어 보내는 사람의 정성을 전달 목적에 따라 안부․초청․축하․감사․위로․기타 교류서한으로 구분

나. 합의문

상호 동의(합의)한 사항을 명확히 하고자, 내용을 각 당사자의 공용어 또는 영어로 번역한 후 작성한 문서

목적에 따라 자매결연조인서, 우호교류협정서, 의향서, 기관약정서, 분야별 교류협 정서, 실무합의서, 비망록, 합의각서, 합의 의사록, 협의 사항 등으로 구분

영문서신 구성요소 2

가. 기본요소 : 모든 서한문에 공통적용

① Letterhead(서두)

② Date Line(발신일)

③ Inside Address(수신자 주소)

④ Salutation(서두인사)

⑤ Body(본문)

⑥ Complimentary Closing(결문인사)

⑦ Writer’s Identification(발신자 서명)

⑧ Reference Initials(편지작성자 이름약자)

나. 보조요소 : 필요에 따라 포함되는 요소

① Personal or Confidential Notation(친전 혹은 대외비 표시)

② Reference Line or Number(참조번호)

③ Attention Line(참조인)

④ Subject Line(제목)

⑤ Signature(기관직인 혹은 서명)

⑥ Enclosure Notation(동봉물 표시)

⑦ Mailing Notation(우편물 종별표시)

⑧ Carbon Copy Notation(사본 송부처)

⑨ Postscript(PS - 추신)

영문서신의 구성요소 상세설명 3

가. Letterhead : 기관의 로고와 주소가 들어간 인쇄부분

발신자에 대한 여러 사항들 즉 기관 혹은 보내는 사람의 주소, 이름, 기관로고, 팩 스번호, 전화번호 등을 미리 인쇄해 둠으로 수신자가 쉽게 연락을 취할 수 있도록 한 것

나. Date Line : 편지가 작성된 연도, 월, 일

후일 그 서한에 대해 언급하거나 회신할 경우, 쉽게 해당 편지를 참고할 수 있음

－ 작성방법 : 편지지 상단에서 2인치 아래(Letterhead의 2줄 아래)에 편지의 형식 에 따라 가운데서 시작하거나 오른쪽 정렬로 배치

－ 작성사례 : January 18, 2008, 또는 18 January 2008

※ 미국식 영어에서는 월, 일, 년 순/ 영국식 영어에서는 일, 월, 년 순

※ 월을 표기할 때는 혼돈을 피하기 위해 생략형(Jan., Feb.,)이나 숫자(1, 2, 3)등을 표기하지 않는다.

다. Inside Address : 수신자의 주소, 성명

회신 시에는 쉽게 주소를 찾을 수 있고 Window Envelope(창 봉투)를 사용할 때 봉투에 다시 주소를 쓸 필요가 없는 등 이점이 있음

영문 주소의 경우 작은 단위를 먼저 기입하고 맨 아랫줄에 도(미국의 주)단위 주 소를 기입함(아래 참고)

수신인의 이름, 직위 기관명

주소

국가주소와 사서함, 우편번호

Mr. John Smith U.S. Department of the Interior

1849 C Street NW 200 Washington D.C. 20240, U.S.A.

라. Attention Line : 특정인 지정

기관 내의 특정인을 수신인으로 지정하고자 할 때 수신인 주소 하단에서 1행 아래

“Attention : Mr. John Smith” 등으로 작성

마. Salutation : 편지의 서두로서 보통 수신인에 대한 호칭에 해당

Salutation 뒤에는 콜론(:)을 사용하여 본문과 구분

기본 형태는 ‘Dear Mr. ooo:’를 취하고 특정인을 지칭하지 않을 때는

－ To whom it may concern(관계자 제위)라고 사용

※ 경우에 따라 다음과 같이 변형하여 사용

수신인 남자 여자

개인 Dear Sir : Dear Madam : Dear Mr. Robert : Dear Ms. : 기관 또는 단체 Dear Sirs :

Gentlemen : Ladies :

수신자 경칭 보기

남자 단수 Mr. Mr. James K. Hunt 복수 Messrs. Messrs. Hunt and Walker

여자

기혼 단수 Mrs. Mrs. Jane K. Hunt 복수 Mmes. Mmes. Smith and White 미혼 단수 Miss Miss Mary Smith

복수 Misses (The) Misses Mary and Jane Smith 기/미혼 단수 Ms. Ms. Mary Smith

복수 Mses/Ms’s Mses Mary and Jane Smith

바. Subject Line : 편지의 주제 혹은 제목

사. Body : 본문

5가지 원칙 : clear(명료성)․concise(간결성)․complete(완전성)․courteous(공손함)․

correct(정확성)

본문이 두 쪽 이상 연결될 경우, 두 번째 쪽에 기재되는 본문이 맺음인사나 서명 만을 남긴 상태로 끝나지 않도록 주의

두 번째 쪽부터는 레터용지가 아닌 백지를 사용하고 용지의 위쪽에 수신인 성명, 쪽수, 날짜 기재

아. Complimentary Closing : 결어에 해당, 서신을 맺는 인사

본문으로부터 2행 아래에 작성하되, 첫 글자는 대문자로 쓰고 편지의 형식이 Open Punctuation이 아니면 끝에 쉼표로 맺음

[참고] Salutation에 부합하는 Complimentary closing

Salutation Complimentary closing

Dear Sir, 혹은 Dear Mr. and Ms.

(잘 모르는 불특정 인물)

Faithfully yours, Yours faithfully, (Very) truly yours, Yours(very) truly,

Dear Mr. Kim : (잘 아는 사이)

Cordially yours, Yours cordially,

Sincerely yours, (가장 일반적) Yours sincerely,

자. Signature : 발신자의 서명

대부분의 공식서한은 친필서명이 필요하며, 법률적 효력을 지님을 뜻함

※ 기관명이 인쇄되어 있는 레터헤드를 사용할 경우, 서명란에 기관명을 별도로 타이핑할 필요는 없 음. 그러나 기관명을 타이핑 할 경우 맺음인사로부터 1행을 띄우고 회사명 전체를 대문자로 타이 핑함.

차. Writer’s Identification : 서명란과 하단의 성명, 직위 등을 포함(아래참고)

Sincerely yours,

Gildong Hong, Ph. D

President of the Korean Administration Association

카. Reference Initials : 문서 작성인의 이니셜(Initials)

문서작성의 명확한 책임을 위하여 작성인의 성명을 하단에 밝히는 것으로 보통 서 명에서 2행 아래 좌측에 붙여서 표시

타. Postscrip : 추신, Reference Initials에서 2행 아래 입력

참고 : 여백은 좌우 35, 상단은 letterhead를 제외하고 날짜를 입력하는 부분이 위에서부터 약 6cm정도, 글씨는 보통 11point, 줄간격은 120%정도를 기준으로 한다.

서신의 종류 4

가. 축하서한

외국장관 취임시 보내는 서한

상대방 장관의 취임으로 해당 부처의 발전을 기원하고 향후 양국간 업무분야 협력 관계가 강화될 것으로 기대한다는 내용

나. 감사서한

우리장관 취임 축하서한에 대한 답신, 또는 국가방문 후 귀국하여 감사의 뜻을 전 하기 위한 서한

취임축하에 대한 감사, 방문시 환대 등에 감사한다는 내용

다. 초청서한

다른 나라 인사를 초청하기 위한 서한

통상 초청시기를 상대방이 편한 시기(Open Invitation)로 함