전화 응대 예절전화 응대 예절

전화 응대 예절

 대면서비스와 마찬가지로 전화를 건 고객과 직접 마주앉아 대화하듯이 고객 의 말을 적극적으로 경청하는 것이 중요한 전화기술이다 .

 상대방의 표정 , 태도 , 주변의 환경을 알기 어려우므로 상대방의 전화 응대 상황을 항상 고려하여 적절하고 신속하고 확실한 답변을 취한다 .

 메모를 받는 경우 , 해당자에게 정확한 내용을 반드시 전달하고 중요한 내용 인 경우 재차 확인한다 . 번호 , 금액 , 수량 , 일시 , 장소 , 품명 등을 말할 경우 강조하여 또박또박 말하면서 상대에게 정확히 전달되었는지 확인한다 .

 업무상 전화는 처음부터 끝까지 항상 바른 말로 정확하게 전문적인 대화표현 을 유지하도록 하고 유행어나 속어 , 낯선 외국어 등은 피한다 .

 내 시간뿐 아니라 상대방의 시간도 중요하다 . 고객에게 전화할 경우 미리 생 각을 정리하여 용건만 간단히 한다 . 고객에게 정보를 제공하는 데 시간이 걸 리는 경우 중간보고를 하며 무작정 기다리게 하기보다 알아본 후 연락할 것을 제안한다 . 간결하게 통화하며 , 보고나 결과 통보의 경우 예정시간 등을 미 리 알린다 .

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전화 응대 예절 전화 응대 예절

 상대방이 말하는 도중 끊지 않고 끝까지 경청하며 적극 호응하도록 한다 . 필요시 재확인하거나 질문을 한다 .

 통화 도중 끼어들거나 주변 사람의 대화를 엿듣고 같이 웃거나 하는 것은 무 례한 행위이며 , 의사소통이 단절되게 된다 .

 가끔 간격을 두고 말한다 . 말을 하거나 질문할 때 잠시 간격을 두어 대화의 흐름을 여유 있게 하고 긴장감을 해소한다 .

 업무 중에는 사적인 전화를 되도록 삼간다 .

 공중전화나 핸드폰으로 전화를 걸 때에는 미리 양해의 표현을 하는 것이 에 티 | 켓이다 . 그래야 통화 도중에 갑자기 끊겨도 상대가 불쾌하게 느끼지 않으며 , 상대에게 신속 , 간단하게 전화해야 함을 알려 주는 것이 된다 .

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전화 응대 예절 전화 응대 예절

 자신의 할 말만을 얘기하고 먼저 끊는 경우가 있다 . 이 경우 상대는 매우 불쾌한 느낌을 가지게 된다 . 전화 통화를 어떻게 마무리 짓는가는 전화상 으로 전달되는 이미지에 큰 영향을 끼친다 . 우선 상대에게 고맙다는 인사 말로 통화를 마무리한다 . 좋은 이미지를 주려면 상대방이 수화기를 놓을 때까지 방심해서는 안된다 .

 “ 전화 주셔서 감사합니다 .”

 “ 안녕히 계십시오 .”

 “ 좋은 시간 되십시오 .”

 “ 즐거운 하루 되십시오”

라는 마무리 인사말과 상대가 끊는 것을 확인한 후에 수화기를 내려놓는 다 .

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전화 응대 예절 전화 응대 예절

 고객응대 때 다음과 같은 무성의한 전화 응대는 상대방이 전화상으로도 충 분히 느낄 수 있으므로 피한다 .

 옆 사람과 얘기하면서 하는 통화

 음식물을 먹으면서 하는 통화

 수화기를 턱과 어깨 사이에 걸치고 하는 통화

 다른 작업을 하면서 하는 통화

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