미국과 캐나다는 각 나라의 정책과 여건에 적합한 기록물관리체제를 유지ּ운영해오고 있다. 미국과 캐나다의 기록관리체제중 특징적인 부분을 비교하면 다음과 같다.
첫째, 기록관리법과 관련된 제도적 측면에서 살펴보면, 미국의 기록관리법은 하나의 통 합법이 아니라 여러 관련 법규가 종합적으로 어우러져 적용된다. 미국의 기록물관련 시행 규칙은 기록관리 전반에 관한 사항들을 수백면에 걸쳐 상세하게 기술하고 있다. 미국의 기 록관리체제는 연방기관의 기록물에 대해 중앙집중식 지휘감독체계와 지방분산형 관리보존 체제를 갖추고 있다. 미국은 분산형 체제를 체계적이고 효과적으로 유지하기 위해 중앙의 강력한 표준체제를 준수하고 있으며, 법령에 규정된 바에 따라 각 연방기관들은 국가기록 관리청의 지휘감독체계를 따르고 있다.
한편, 캐나다의 기록관리법은 기본이 되는 국가기록보존소법이외에, 각 주마다 독자적인 기록관리법을 가지고 있다. 캐나다의 기록관리체제는 중앙 국가기록보존소의 정책과 지침 에 따라 각 주마다 고유 기록물관리법을 가지고 있어서 분산관리체제로 운영되고 있다. 미 국과 캐나다의 경우, 중앙의 지휘감독기관은 연방정부기관들뿐만 아니라 국가 전역의 각종 기록보존소에 막강한 영향력을 행사하고 있다.
둘째, 미국의 국가기록관리청과 캐나다의 국가기록보존소는 중앙기록물관리기관으로써 각 국가에서 선도적 위치를 차지하고 있다. 미국의 국가기록관리청은 총무처로부터 독립한 독립기관이고 캐나다의 국가기록보존소는 프랑스의 영향을 받아 문화유산부 산하에 있지 만, 이들 기관의 장은 모두 차관급에 해당한다.
셋째, 연방정부로 구성된 미국과 캐나다는 연방기록물센터를 운영하고 있으며, 이 연방 기록물센터가 유사한 기능을 수행하고 있지만 한 가지 구별되는 점이 있다. 미국의 연방기 록물센터는 연방정부의 비활용 기록물을 초기단계에서 폐기하는 역할과 영구보존 연방기록 물을 국가기록관리청으로 이관하는 중간수집거점의 역할을 수행한다. 그러나 캐나다의 연 방기록물센터는 연방정부의 비활용 기록물을 영구보존하는 역할을 수행한다.
넷째, 기록물의 수집범위를 살펴보면 미국과 캐나다 모두 공문서와 사문서를 분리하여 보존하고 있다. 연방정부의 기록관리기관들은 주로 공문서를 취급하고 있으며, 그리고 역 사적 가치가 있는 개인기록물을 주로 기증에 의해 수집하고 있다. 미국의 경우 국가통치자 료인 대통령기록물을 별도로 취급하고 있으며, 대통령관련 기록물의 범위를 구체적으로 정
의하여 수집, 관리하고 있다.
다섯째, 미국 국가기록관리청과 캐나다 국가기록보존소는 정보기술의 발달로 인해 가능 해진 분산형 기록관리체제를 활용하기 위해 기록물에 대해 표준화된 기술방식을 적용한다.
또한 미국의 일반기록물처리일정표(GRS)와 캐나다의 복수기관용 기록물처리지침(MIDA) 라는 기록물의 수집 및 분류체제를 사용하고 있다. 그러나 기록물의 이관시기에 있어 두 나 라는 차이를 보이고 있다. 미국의 경우, 기록물이 생산된 지 30년이 지나면 국가기록관리청 으로 기록물을 이관받는다. 그러나 캐나다의 경우 기록물의 생산기관에서 기록물 효용성이 없어지면 이관하게 되고, 이것은 국가기록보존소와 생산기관 문서담당자간의 협약에 의해 결정된다.
여섯째, 기록물의 보존처리방식을 살펴보면 미국과 캐나다는 이중보존방식을 취하고 있 다. 미국의 경우 다른 나라들과 유사하게 원본과 마이크로형태로 보존하고 있다. 그러나 캐나다의 경우 다양한 매체로 된 기록물의 상호보완적인 이중보존방식을 취하고 있다. 아 날로그형태로 된 기록물에 대해서는 디지털형태의 보존물을 생산하고, 디지털형태로 된 기 록물에 대해서는 아날로그 형태의 보존물을 생산한다. 또한 국가기록관리청과 국가기록보 존소는 모두 보존공간의 문제를 해결하기 위해 별도의 건물을 신축하였다. 캐나다의 국가 기록보존소는 보존공간의 부족을 기술적으로 해결하기 위해 기록물 디지털화에 치중하고 있다.
일곱째, 기록물의 열람측면을 살펴보면 미국과 캐나다는 기록물의 접근성 및 이용개선을 각 기관의 목표로 삼고 있다. 미국의 경우 기록물의 이관 즉시, 캐나다의 경우 일련의 보존 처리과정을 거친 후 일반 열람 및 공개를 제공하고 있다. 또한 미국과 캐나다는 기록물의 효과적인 열람을 위해 기록물 자동화를 추진하고 있다. 미국의 국가기록관리청은 기록물연 구목록(Archival Research Catalog, ARC)이라는 온라인 목록을 통해 각급 기록관리센터에 서 보유중인 기록물을 검색할 수 있도록 한다. 이용자들은 디지털화된 중요기록물이나 광 디스크에 보존된 기록물을 인터넷이나 온라인을 통해 열람할 수 있다. 캐나다의 국가기록 보존소는 캐나다기록물위원회(Canadian Council of Archives, CCA), 각 주 및 각 시의 기 록보존소와 공동으로 캐나다기록정보네트워크(Canadian Archival Information Network, CAIN)을 개발하여 캐나다 전역의 800여개 기록보존소가 소장하고 있는 자료를 온라인으 로 접근할 수 있도록 하였다.
<표 6> 미국과 캐나다의 기록관리제도 비교