외부시설이 기록의 보존 업무를 수행할 수 있기 위해서는 기록관리 요건이 충족되어야 한다. 그 요건에는 법제가 요구하는 기록관리 업무 내용 및 프로세스, 그리고 시설·장비, 인력 기준 등이 충족되어야 한 다. 그러므로 공전선터를 포함한 외부시설이 공공기록의 보존 위탁 업 무를 수행할 수 있을지 판단하기 위해 현재 이 기관들의 업무규정이 기 록관리 법제가 정하는 규정과 어느정도 일치하는지를 확인하고 차이점 을 분석하고자 한다. 이를 위해 공공기록물법과 기록관리 업무 표준인
기록관 표준운영절차(NAK/S 10:2012 v1.1)와 정부산하공공기관 기록 물관리(NAK/S 17:2012 v2.1), 공전센터의 전자문서보관등 표준업무준 칙(이하 공전센터 준칙)을 분석하였다.
공공기록물법은 업무 활동과 하위의 프로세스도 규정하고 있지만 공 전센터 준칙에는 포괄적으로 다루어지고 있어 업무 활동에 관한 조항 이 규정되어 있는지의 여부를 비교하였으며, 업무를 지원하는 시스템기 능요건은 제외하고 업무 내용만으로 한정하였다. 또한 민간시설에서 기록관리를 수행하도록 하기 위한 인증 조건으로 제시된 TTPR 표준의 내용을 살펴보고 이를 준수하였는지 여부도 함께 검토하고자 한다.
업무 분석을 위해 다음의 <표 2>와 같이 공공기록물법에서 정한 기 록관리 업무를 기준관리와 기록물 정리, 평가 및 처분, 기록물 보존, 정 보서비스의 영역으로 범주화한 후, 기록관리 표준의 내용과 공전센터의 업무 준칙 중 해당 영역의 규정을 확인하였다. 그리고 TTPR 국내표준의 기능요건에서 기능영역별로 구분된 소기능단위로 관련 규정이 있는지 의 여부를 표시하였다. 관련 규정이 있는 경우는 (○), 일부 관련 내용 만 있는 경우는 (△), 관련 규정이 없는 경우는 (―)로 구분하여 표시하 였다.
기록관리 업무 기록관리법제 공전센터업무준칙 TTPR표준
기준관리 기록물관리기준 관리 ○ ― ○
정리 처리과 기록 인수 ○ △ ○
생산현황통보 ○ ― ―
평가 및 처분 평가 및 폐기 ○ △ ○
기록물 이관 ○ ― ○
보존
서고관리 ○ ― ―
비전자기록물의 보존 ○ ― ―
전자기록물의 보존 ○ ― ○
보안 및 재난 관리 ○ ○ ○
정보서비스 공개재분류 ○ ― ○
열람서비스 ○ ○ ○
<표 2> 기록관리 표준과 공전센터의 기록관리 업무 규정 비교
기준관리는 기록관리기준표 혹은 분류기준표 등의 기록관리기준의 관리를 의미하는 것이다. 공전센터 준칙에는 관련 규정이 없으며 공인 전자문서센터 시설 및 장비 등에 관한 평가지침에도 이와 관련한 점검 내용이 없다. 따라서 현행 공전센터로 지정받은 시설은 이와 관련한 업 무를 지원하는 시스템 요건 규정이 없으므로, 공전센터는 기록관리기준 관리 업무를 지원한다고 할 수 없다. TTPR 표준에는 분류체계, 처분일 정, 공개 및 비밀여부, 접근권한 등의 기준을 설정하고 변경사항 관리 에 관한 기능요건이 있다.
기록물 정리는 기록관이 처리과로부터 기록물을 인수하고, 영구기록 물관리기관으로 생산현황을 통보하는 업무이다. 기록관에서 처리과 기 록물 인수와 관련하여서는 공전센터 준칙 제10조(전자문서 등록업무)에 관련 내용이 명시되어 있다. 여기에서 사용된 “등록”이라는 용어는 이 용자가 전자문서를 공전센터에 등록하는 것을 의미하며, 이는 처리과의 기록물을 기록관이 인수받아 공전센터의 보존시스템으로 저장하는 것 으로 해석할 수 있다. 하지만 기록관리 측면의 이관 절차와 규정을 충 족하는 조건은 제시하지 못한 채, 공전센터가 이용자 등록 권한 확인과
등록할 대상의 속성정보 등을 확인한 후 일정한 포맷으로 저장하는 기 능만을 규정하고 있어 기록관리 표준과는 차이가 있다. TTPR 표준에서 는 기록 생산자로부터 기록을 인수하는 입수 기능 요건이 있다. 입수 기능은 특히 신뢰성 검증과 품질 검증을 강조한다. 한편, 생산현황통보 는 소관 기록관으로의 생산현황통보와 기타공공기관중 직접관리 대상 기관이 해야 하는 영구기록물관리기관으로의 생산현황통보가 있다. 생 산현황 보고 업무와 관련하여 공전센터 준칙에는 해당 규정이 없어 기 준관리 업무와 마찬가지로 공전센터는 이 기능을 지원하지 않는다.
TTPR 표준은 공공기록물 관리에만 해당하는 기능요건을 정의한 것이 아니므로 생산현황통보관련 기능요건은 명시되지 않았다.
기록물 평가 및 처분은 공공기록물법 제27조 기록물의 폐기와 제27 조의 2 기록물평가심의회에 규정된 내용이다. 공전센터 준칙에는 기록 물 평가와 관련한 업무를 내용이 포함되지 않았으며, 처분과 관련하여 제16조(전자문서 처분업무)에 보관기간의 만료 전 이용자에게 해당 사 실을 통보하고 이용자의 폐기 요청 시 폐기 사항에 관한 내용 등을 규 정하였다. 따라서 기록관리 표준상의 평가 및 폐기 심의 과정에 대한 업무 규정이 없고, 처분 요청이 있을 시에 폐기하도록 하는 절차에 관 한 규정만 있는 것이다. 사실상 위탁관리시설이 기록물 평가 및 폐기 업무를 수행하는 것은 불가능하다고 본다. 기록물 이관과 관련하여서 도 공전센터 준칙에는 관련 규정이 없다. 이 준칙에서 보이는 “이관”
업무의 의미는 제15조(전자문서의 이관업무)에서 볼 수 있듯이, 이용자 가 공전센터를 변경하거나 센터의 사정 상 타 센터로 전자문서를 이동 하는 경우를 “이관”이라는 용어를 사용하고 있어 기록관리 분야에서 사 용하는 이관과는 다른 의미를 갖는다. TTPR 표준은 보관기관 만료나 이관이 요청된 기록을 대상으로 처분 계획을 수립한 후 보관기관 연장, 반환, 타 TTPR로의 이관 폐기 등의 처분을 실행하는 기능요건을 규정 하였다.
기록물 보존 업무 중 서고관리와 비전자기록물의 보존 업무는 시행 령 제38조에 따라 기록관리 표준에 명시되어 있다. 그러나 공전센터 준 칙에는 해당 규정들이 없어 이러한 업무를 지원하는 기능을 갖추고 있 지 않다. 전자기록물의 보존은 문서보존포맷과 장기보존포맷으로 변환 하는 업무이다. 그러나 공전센터 준칙은 이와 관련한 규정이 명시되어 있지 않다. 다만 제14조(전자문서 변환업무)에 이용자가 전자문서 변환 을 요청할 시 이용자의 권한을 확인하고 변환 가능여부를 확인한 후, 변환 과정에서 내용이 변경되지 않도록 해야 한다는 규정만 제시되어 있어, 기록관리 업무에서의 전자기록물의 정수점검 및 상태점검, 보존 포맷으로의 변환 등의 기능을 수행하도록 한 규정은 없다. TTPR 표준에 서는 SIP를 보존 포맷인 AIP로 변환하고 적절한 저장과 관리, 장기보존 을 위한 조치 등의 요건들을 규정하였다. 한편 기록물의 보존 업무와 관련하여 보안 및 재난관리는 기록물 보안 및 재난 대책에 관한 내용들 이 포함된다. 공전센터 준칙은 비교적 상세히 보안대책에 관한 규정들 을 제시하고 있다. 로그관리업무, 취약성 평가업무, 손상과 복구업무, 물리적 보안대책, 절차적 보안대책, 인적 보안대책, 기술적 보안대책 등 으로 보안관련 업무를 규정하였다. TTPR 표준에는 보안 및 재난관리 관 련하여 데이터관리, 시점관리, 시스템관리, 통계관리, 백업 및 복구 기 능, 운영보안, 기술보안의 기능 요건들이 포함되어 있다. 이러한 요건들 은 데이터 무결성을 확보하기 위한 내용들과 시스템 관리 관련 내용, 보안관련 내용들이 포함된다.
정보서비스 업무는 공개재분류와 열람서비스 제공 업무로 구분하였 다. 공개재분류는 공개재분류 절차와 비공개 세부기준 관리 내용이 포 함되어 있다. 그러나 공전센터 준칙에는 공개재분류 업무를 지원하는 규정은 없다. TTPR 표준의 기준관리 기능에 공개·비밀여부·접근권한 등의 변경사항 관리에 관한 요건이 있다. 열람서비스 제공과 관련한 업 무는 공전센터 준칙에는 제11조 전자문서 검색업무, 제12조 전자문서
열람업무, 제13조 전자문서 발급업무, 제17조 증명서 생성 및 발급업무, 제18조 증명서 검증업무 규정이 포함되어 있다. TTPR 표준의 서비스 기 능요건에 이용자의 요구에 맞는 열람, 증명서의 발급, DIP 배부 등의 규 정이 포함되어 있다.
이상에서 검토한 바와 같이 기록관리 표준에 명시된 기록관에서 수 행해야 하는 업무 11개 범주 중에서 공전센터 준칙이 관련항목을 갖고 있는 업무는 4개에 불과하다. 기준관리, 생산현황통보, 기록의 평가 및 처분 업무, 공개재분류, 서고관리 및 정수점검, 매체수록, 전자기록의 보존포맷 변환 등의 7개 업무 영역은 관련 규정이 없다. 전자기록의 보 존포맷 변환 업무를 예로 보면, 현문수는46) 공공기관의 기록관이 표준 RMS를 활용하여 보존 포맷변환 기능을 평가한 연구에서 실제로 이 업 무가 제대로 수행되고 있지 않음을 밝혔다. 국가기록원의 주도로 개 발·보급된 시스템을 사용하는 기관의 현황이 이러한데 외부영리시설 인 공전센터가 기록관리 법제가 요구하는 보존 포맷 변환 업무를 스스 로 수행한다는 것은 불가능할 것이다.
또한 관련 규정은 있으나 그 용어가 의미하는 바가 다른 것도 있다.
기록관리 법제의 처리과 기록물 인수 업무는 공전센터 업무 규정에서 는 기록물 등록업무로 지칭하고 있으며, 그 업무 절차는 기록관리 표준
기록관리 법제의 처리과 기록물 인수 업무는 공전센터 업무 규정에서 는 기록물 등록업무로 지칭하고 있으며, 그 업무 절차는 기록관리 표준