(1) 기록평가
진본 전자기록의 장기보존을 위한 정책 프레임워크의 마지막 범주는 기록 관리과정이다. 그 중의 첫 번째 소범주는 기록평가 이며, 다음의 <표 8>에서 보이는 바와 같다. 앞서 설명한 바와 같이, IP 1의 성과물인 지적 프레임워크의 아홉 번째 원칙에서 는 지속적 보존과정에 기록평가를 통합할 필요성을 명시하고 있다. 기록의 평가에 대한 개념은 기록의 지속적 가치, 진본성 에 대한 평가 및 그 보존에 대한 실용성을 기준으로 장기적으로 보존해야 할 기록을 선별해야 하는 것을 말하는 것이기 때문에, 보존의 연속적 과정에 기록 평가를 통합해야 한다(IF9)는 것을 가장 맨 앞의 조항으로 두었다. 전자기록 보존의 맥락에서는 기
록의 지속적 가치 뿐 아니라 진본 여부, 또 보존의 실용성 (feasibility)도 평가하여 장기적으로 보존할 기록을 선별해야 한다.
전자기록 보존에 드는 비용이 매우 높은 데 비하여 필요한 수준 의 품질을 확보한 장기적 보존의 성공가능성이 낮은 편이기 때 문이다. 진본이 아닌 기록, 즉 증거로서의 기능을 할 수 없는 기 록을 보존하는 데 막대한 비용과 수고를 투자할 이유는 없다.
따라서 보존자는 전자기록 진본성의 평가와 유지 모두에 대해 관련이 있음을 인식해야 한다. 전자기록의 진본성에 대한 평가 는 기록이 보존자의 관리권으로 이관되기 전에 평가 과정의 일 환으로써 이루어져야 한다. 반면, 일단 기록이 장기 보존 과정 의 일부로서 보존자의 관할권으로 이관되고 나면 전자기록 사 본의 진본성 유지 문제가 발생한다.
<표 8> 기록관리과정- 기록평가
내 용 출 처
보존의 연속적 과정에 기록 평가를 통합해야 한다. IF9 평가할 시에 해당 기록의 생산 혹은 활용에 기여하는 모든
업무 프로세스를 확인하고 분석하라 P10
기록의 진본성을 평가하라 P11
영구보존할 기록을 선별하라 PG2
보존자가 전자기록 진본성의 평가와 유지 모두에 대해 관련 이 있음을 인식해야 한다. 전자기록의 진본성에 대한 평가는 그 기록이 평가 과정의 일환으로 보존자의 관리권으로 이관 되기 전에 이루어져야 한다. 반면, 일단 기록이 장기 보존 과 정의 일부로서 보존자의 관할권으로 이관되고 나면 전자기 록 사본의 진본성 유지가 발생한다.
IF13
조기 평가 PG2.1
진본성 평가 PG2.3
평가 갱신 PG2.6
보존의 타당성 결정 PG2.8
보존자 원칙은 평가할 시에 해당 기록의 생산 혹은 활용에 기 여하는 모든 업무 프로세스를 확인하고 분석하라는 원칙(P10)과, 기록의 진본성을 평가하라는 원칙(P11)을 포함하고 있다. 같은 맥락에서, 보존자 가이드라인은 영구보존할 기록의 선별(PG2)하 라는 지침을 담고 있다. 먼저 영구보존할 기록을 선별할 때는 전자기록의 보존에 관계된 기술적 어려움을 고려하여, 가능한 한 조기에 평가를 수행하라고 명시하고 있다. 또한 디지털 객체 의 지적 요소가 다수의 소유자를 가지는 경우 이를 세분화하기 위해서 장기 보존을 위한 평가 과정 동안 소유자의 신원을 확인 해야 한다. 우선 기록의 생산 시기로부터 장기 보존의 책임을 지는 기록 주체로 이관될 때까지 완전한 보존 사슬이 존속되는 것을 확인해야 한다. 그리고 진본성 평가의 문서화와 장기 보존 을 위해 선별된 기록을 모니터링하고, 평가결과를 주기적으로 갱신할 필요가 있음을 말하고 있다. 조직의 기록 생산 및 기록 관리 시스템 내의 변화는 불가피하고, 조직의 위임과 책임 또한 변화함으로 장기보존의 가치가 커질 수 있기 때문이다.
한편, 보존자가 전자기록 진본성의 평가와 유지 모두에 대한 관련이 있음을 인식해야 하며, 전자기록의 진본성에 대한 평가 는 그 기록이 평가 과정의 일환으로 보존자의 관리권으로 이관 되기 전에 이루어져야 한다. 반면, 일단 기록이 장기 보존 과정 의 일부로서 보존자의 관할권으로 이전되고 나면 전자기록 사 본의 진본성 유지가 발생한다(IF13)라는 조항은 전자기록의 진본 성에 대한 평가는 벤치마크의 요건을 토대로 해야 하며 전자기 록의 사본에 대한 진본성의 유지는 베이스라인 요건을 토대로 해야 함을 역설한 것이다.
디지털 기록의 보존에 관계된 기술적 어려움을 고려할 때, 어 떤 기록을 장기적으로 보존해야 하는지에 대한 구별을 가능한
빨리 실행해야 한다. 조기 평가(PG2.1)의 조항에서는 평가를 실 행하고, 이관 방법을 수립하고, 기록 생산자와 함께 잠재적 보 존 전략을 파악함으로써 성공의 가능성을 증진시킬 수 있다는 것을 의미하고 있다.
진본성 평가(PG2.3)에서는 기록의 생산자나 기록의 정확성과 무결성을 유지하는데 있어서 이해관계를 위임받은 승계 기관이 일정한 형태의 보호 수단을 받지 못하는 기간이 존재한다면, 그 기록의 진본성에 대한 큰 의혹이 생길 수 있기 때문에 디지털 환경에서 생산된 기록을 평가할 때, 기록의 진본성에 대한 평가 는 보존자가 수행하고 문서화하는 등의 더 공개적이고 가시적 인 과정이 되어야 함을 말한다.
또한 이관하기로 한 기록을 모니터링하는 것보다 빈도수가 적기는 하지만, 평가도 주기적으로 갱신할 필요가 있다. 모니터 링 활동 중에 수집한 정보를 통해 다시 평가할 필요가 있음을 알게 될 수도 있다. 조직의 기록 생산 및 관리시스템 내의 변화 는 불가피한 경우가 많은데, 조직의 법적 책임과 책무조차도 책 임을 수행하는 방식과 마찬가지로 변화될 수 있기 때문에 평가 갱신(PG2.6)에 대한 조항이 포함되었다.
한편, 디지털 보존의 현재 상태는 보존비용이 계속 발생하는 것임을 인식해야한다. 하나의 물리적 전달 매체에서 다른 매체로 기록을 다시 복제한다면, 선택된 형식이 노화할 때마다 자주 실 행할 필요가 있을 것이기 때문이며 노화가 내용의 가독성을 위협 할 때 파일포맷을 전환할 필요가 발생할 것이다. 뿐만 아니라, 장 기 보존해야 할 디지털 기록은 보존기관의 현재의 기술적 환경과 보존 조직의 지식 자원에 비해 지나치게 복잡한 조치를 필요로 할 수도 있으며, 결과적으로 이관이 지연되는 수 있다. 이것이 보 존의 타당성 결정(PG2.8)에 포함된 내용이다.
(2) 기록화
기록관리과정 범주 중의 두 번째 소범주는 기록화 (documentation)이다. 기록화는 기록의 진본성을 보장할 수 있는 방식으로 기록관리 및 보존의 절차를 수립하여 운영해 왔음을 입증하기 위하여, 모든 기록관리과정을 상세히 기록으로 남기 는 것을 말한다. IP 1의 지적 프레임워크는 장기간에 걸친 진본 성의 보호와 평가를 위한 주요 수단으로서 지속적 보존과정을 철저하게 기록해야 한다고 강조하고 있다. 생산자로부터 이관 받아 보존해 온 전자기록이 진본이라고 주장하려면, 보존자는 최소한 다음과 같은 사항을 기록화해야 한다. 우선 기록생산자 가 진본으로 추정할 수 있을 만큼 벤치마크 요건을 준수하여 실 무를 수행하였음을 입증할 수 있는 증거를 남기고 유지해야 한 다. 또 기록의 진본사본 생산을 위한 베이스라인 요건을 준수하 여 기록 재생산 과정을 수행해 왔음을 입증할 수 있는 기록을 생산하여 관리해야 한다. 아래의 <표 9>는 IP 1과 2의 성과물로 부터 추출한 기록화에 관련된 조항을 담고 있다.
<표 9> 기록관리과정- 기록화
내 용 출 처
기록생산과 이용에 영향을 미치는 모든 업무절차를 명확
하게 기록화하라 C9, P10
모든 처리과정의 기록화를 하라 PG3.5
참조용 기록생산방식의 설명 PG5.1
진본성 평가의 기록화 PG2.4
재생산과 그 효과에 대한 기록화 B2
접근을 지원하는 기술적 요건을 기록화하라 PG5.2 지속적 보존과정에서 보존기록 기술(archival description) 을
통합해야 한다. IF10
지속적 보존과정은 장기간에 걸친 진본성의 보호 및 평
가를 위한 주요 수단으로서 철저하게 기록되어야 한다. IF11
생산자 원칙의 아홉 번째는 기록의 생산과 이용에 영향을 미 치는 모든 업무절차를 명확하게 기록화(C9)하도록 정하고 있다.
그리고 생산자 원칙 9번과 매핑된 보존자 원칙 10번은 직접적으 로 기록화를 명시하고 있지는 않지만, 기록생산과 이용에 영향 을 미친 업무절차를 기록화한 것을 기반으로 하여 기록을 평가 하라고 정하고 있다(P10). 기록화가 어떤 기록을 보존하고, 어떤 기록을 처분할 것인지를 평가하기 위한 기반 자료가 된다는 뜻 이다.
한편, 보존자 가이드라인의 세 번째 원칙 ‘보존하기로 결정한 기록의 획득’은 그 다섯 가지 하위요소 중의 하나로 ‘모든 처리 과정의 기록화(PG3.5)’를 포함시켰다. 정확한 정체성 정보는 생 산자와 보존자의 노력의 중복을 피하는 중요한 첫 단계이므로, 실수로 재 이관되는 것을 막기 위해서 이관하는 기록의 정체성 을 분명하게 식별하고 표시해야 한다. 특히 생산자로부터 보존 자로 기록을 이관한 후 가장 먼저 수행하게 될 정체성 검증, 바 이러스 체크, 파일의 무결성 검증, 파일 변환, 인캡슐레이팅 등 의 과정과 그 효과를 철저하게 기록화하여야 한다. 이러한 기록 은 향후의 진본 확인 시점에서 전자기록의 무결성을 가장 심각
한편, 보존자 가이드라인의 세 번째 원칙 ‘보존하기로 결정한 기록의 획득’은 그 다섯 가지 하위요소 중의 하나로 ‘모든 처리 과정의 기록화(PG3.5)’를 포함시켰다. 정확한 정체성 정보는 생 산자와 보존자의 노력의 중복을 피하는 중요한 첫 단계이므로, 실수로 재 이관되는 것을 막기 위해서 이관하는 기록의 정체성 을 분명하게 식별하고 표시해야 한다. 특히 생산자로부터 보존 자로 기록을 이관한 후 가장 먼저 수행하게 될 정체성 검증, 바 이러스 체크, 파일의 무결성 검증, 파일 변환, 인캡슐레이팅 등 의 과정과 그 효과를 철저하게 기록화하여야 한다. 이러한 기록 은 향후의 진본 확인 시점에서 전자기록의 무결성을 가장 심각