의사소통능력 - 전주대학교

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NCS

직업기초능력 특강

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중심으로

전주대학교 지역기반경영커플링 사업단

이기훈

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교 재

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1. 의사소통능력

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의사소통의 의미

• 사전적 의미

• 의사의 전달과 상호교류

• 직장생활에서 의사소통

• 목적 : 생산성향상 , 사기진작 , 정보전달

• 기능 : 정보를 공유

• 중요성 : 팀워크 향상 , 능률향상

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의사소통능력의 종류

문서에 의한 의사소통능력

언어에 의한 의사소통능력

문서이해능력

문서작성능력

경청능력

의사표현력

기초외국어능력

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문서이해능력

문서를 읽고 문서를 읽고

내용이해 내용이해 요점파악 요점파악

필요한 행동추론

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문서의 종류

1. 공문서

- 정부 행정기관에서 대내적 , 혹은 대외적 공무를 집행하기 위해 작성하는 문서를 의미하며 , 정부기관 이 일반회사 , 또는 단체로부터 접수하는 문서 및 일반회사에서 정부기관을 상대로 사업을 진행하려고 할 때 작성하는 문서도 포함된다 . 엄격한 규격과 양식에 따라 정당한 권리를 가지 사람이 작성해야 하 며 최종 결재권자의 결재가 있어야 문서로서의 기능이 성립된다 .

2. 기획서

- 적극적으로 아이디어를 내고 기획해 하나의 프로젝트를 문서형태로 만들어 , 상대방에게 기획의 내용 을 전달하여 기획을 시행하도록 설득하는 문서이다 .

3. 기안서

- 회사의 업무에 대한 협조를 구하거나 의견을 전달할 때 작성하며 흔히 사내 공문서로 불린다 . 4. 보고서

- 특정 일에 관한 현황이나 그 진행 상황 또는 연구 검토 결과 등을 보고하고자 할 때 작성하는 문서이다 ․

.

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5. 설명서

- 대개 상품의 특성이나 사물의 성질과 가치 , 작동 방법이나 과정을 소비자에게 설명하는 것을 목적으로 작성 한 문서이다 .

6. 보도자료

- 정부 기관이나 기업체 , 각종 단체 등이 언론을 상대로 자신들의 정보가 기사로 보도되도록 하기 위해 보내는 자료이다 .

7. 자기소개서

- 개인의 가정환경과 성장과정 , 입사 동기와 근무자세 등을 구체적으로 기술하여 자신을 소개하는 문서이다 . 8. 비즈니스 레터 (E-mail)

- 사업상의 이유로 고객이나 단체에 편지를 쓰는 것이며 , 직장업무나 개인간의 연락 , 직접방문하기 어려운 고 객관리 등을 위해 사용되는 비공식적 문서이나 , 제안서나 보고서 등 공식적인 문서를 전달하는데도 사용된다 . 9. 비즈니스 메모

- 업무상 필요한 중요한 일이나 앞으로 체크해야 할 일이 있을 때 필요한 내용을 메모형식으로 작성하여 전달하

는 글이다 .

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문서작성능력

문서의 종류 파악 문서의 종류 파악

사고력 표현력 사고력 표현력

대상 목적 기대효과 시기

형식에 맞춤 형식에 맞춤

회의록 작성예제 전주대 이사회

전주대 평의회

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요즘 대학생들 '작문맹' 많다

서울 S대에서 신입생 대상 글쓰기 수업을 하는 강사 이모(31)씨는 학생들의 과제물을 볼 때마다 난감하다. 항상 "학술적으로 써달라"고 강조하지만 으 레 과제물에는 '아무리 생각해도 난 너무 이성적이다'' 그냥 일단 쓰고 보련다''참 거시기 하다'처럼 수준을 의심케 하는 표현이 난무한다.

이씨는 "1,000자가 넘는 글이 한 문단인 경우도 있고, 문단의 처음 한 칸은 띈다는 원고지 작성법의 기본조차 모르는 학생들이 많다" 고 말했다. 그 는 "인터넷 채팅과 휴대폰 문자 메시지에 익숙해서인지 '마니'(많이) '모든지(뭐든지)' '묵여 있던(묶여 있던)'처럼 소리 나는 대로 적은 표현이나 심지 어 이모티콘도 사용하고 있다"고 전했다.

대학생들의 '틀린 글쓰기'가 심각하다. '디지털 세대'의 잘못된 글쓰기에 대한 우려는 어제오늘의 이야기가 아니지만 시간이 지날수록 개선은커녕 악화 하고 있다. 이에 따라 각 대학도 글쓰기 교육을 강화하는 등 대책 마련에 나서고 있다.

각 대학에 따르면 연세대는 신입생 사이의 글쓰기 수준 차가 갈수록 커지고 있다고 판단, 내년 1학기부터 신입생을 기초ㆍ중간ㆍ고급반으로 나눠수준 별글쓰기 수업을 실시하기로 했다. 또 '학술적 글쓰기''예술적 글쓰기''논증적 글쓰기''과학 글쓰기' 등 고급글쓰기 과목을 새로 개설해 심화 교육을 하기로 했다. 연세대는 아예이달 초부터 글쓰기 지원 서비스를 시작했다.

한성대는 지난해 글쓰기 첨삭 지도용 전용 프로그램을 개발, 국어ㆍ작문 강의를 듣는 학생들의 과제물을온라인에서 지도하고 있다. 서울대는 '글쓰기 교실'을 운영하면서 2003년부터는 온ㆍ오프 글쓰기에 관한 상담 및 '리포트 작성법' 등에 관한 워크숍을열고 있다. 숙명여대도 6년째 '의사소통개발 센터'에서 글쓰기 상담과 연구를 진행 중이다.

서울대 기초교육원이 5일 개최한 '제1회 대학국어발전을 위한 심포지엄'에서 이 대학 최명옥 (국문과) 교수는 "객관식 위주의 수능시험을 준비하면서 독서와 깊이 있는 사고를 하지 못한 탓에 대부분 학생들은분명한 글을 쓰지 못하거나 질문의 내용조차 이해하지 못한다"며 "다른 것 필요 없이 문단 하 나만이라도 똑바로 쓰도록 가르쳐야 한다"고 말했다.

자신의 생각에맞는 적절한 단어를 골라 정리ㆍ표현할 수 있는 능력은 물론맞춤법, 띄어쓰기 등 글쓰기 기본을 집중적으로 훈련해야 한다는 이야기다.

같은 대학 장소원(국문과) 교수는 "저학년일수록 사고의흐름에맞는 글의 전개를 위해 문단을 적절히배열하는 능력이 떨어진다"며 "반복적으로 글쓰 기를 연습하고 고치는 과정을 거쳐야만 향상이 가능하다"고 진단했다.

대학 글쓰기 교육을 완전히 새로뜯어 고쳐야 한다는 목소리도 나온다. 이화여대 한수영(국문학) 강사는 "글쓰기 교육의초점이맞춤법이나 어법 같은 기술적 문제에만 맞춰져 있다"며 "생각하는훈련을 함께 하지않으면 '국화빵' 같은 기술자만 만들 것"이라고 우려했다.

출처 : 한국일보. 2007년 10월 7일자.

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문서작성의 개념

• 문서는 왜 작성하여야 하며 , 문서를 통해 무엇을 전달하려 하는지 명

확히 한 후에 작성해야 한다 . 문서를 작성할 때에는 작성하는 개인의

사고력과 표현력이 총동원된 결정체이며 , 문서에는 대상과 목적 , 시

기가 포함되어야 하며 , 기획서나 제안서 등 경우에 따라 기대효과 등

이 포함되어야 한다 .

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문서작성의 구성요소

∘ 품위 있고 짜임새 있는 골격

∘ 객관적이고 논리적이며 체계적인 내용

∘ 이해하기 쉬운 구조

∘ 명료하고 설득력 있는 구체적인 문장

∘ 세련되고 인상적인 레이아웃

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문서를 작성해야 하는 상황

• 요청이나 확인을 부탁하는 경우

• 정보제공을 위한 경우

• 제안이나 기획을 할 경우

• 약속이나 추천을 위한 경우

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문서작성의 원칙

1. 문장은 짧고 , 간결하게 작성하도록 한다 . 2. 상대방이 이해하기 쉽게 쓴다 .

3. 중요하지 않은 경우 한자의 사용을 자제해야 한다 . 4. 간결체로 작성한다 .

5. 문장은 긍정문의 형식으로 써야 한다 . 6. 간단한 표제를 붙인다 .

7. 문서의 주요한 내용을 먼저 쓰도록 한다 .

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경청능력

듣고 공감하는 능력

습관화 습관화

상대를 존중 성실한 마음 응대 상대 입장에 공감

이해받는 느낌 전달

Lou Holtz 강연 듣기

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Lou Holtz 의 졸업축사

1. 나는 가난하게 태어났다

2. 나는 노터데임대학 코치로 어마어마한 성공을 거뒀다

3. 그러나 실은 실패였다

4. 나는 그 성공에 만족하며 그 성공을 유 지하기만 바랐다

5. 여러분은 성장하거나 혹은 죽어갈 것 이다

6. 인생은 단순하다

7. 여러분에게 필요한건 4 가지

8. 해야할 일 , 사랑할 사람 , 믿을 사람 , 희망

9. 실패를 두려워 말라

10. 다른 사람에게 네 문제를 말하지마라

11. 당신을 믿으세요

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성실한 경청이란 ?

남의 이야기를 듣는 태도를 보면 , 상대방에 대한 성실성 유무를 알 수 있다 . 말하는 사람을 만족시키기 위해서는 성실성이 필요하다 . 말하는 사람은 짧게 내용만 전달하여 이야기의 목적을 달성하려는 경우도 있지만 , 대개는 말을 많이 하고 싶어 하는 경향이 있다 . 때문에 장황한 이야기를 끝까지 들어주는 데는 상당한 끈기가 필요하다 . 상대방의 말을 들을 때 , 다음 사항에 유의할 필요가 있다 .

첫째, 열심히 듣는다 .

☞ 말하는 사람이 의욕을 잃지 않도록 하자 . 말하는 사람이 말한 사실에 만족할 수 있는 경청자가 되자 . 둘째, 물으면서 듣는다 .

☞ 물으면서 듣는다 . 말하는 사람에게 구체적인 방안을 제시하고 , 질문에 대답할 수 있는 경청자가 되자 . 그저 들려오니까 듣는다는 상태가 아니라 적극 적으로 귀를 기울여야 한다 .

셋째, 분명하지 못한 점은 확인하면서 듣는다 .

☞ 이해하기 어려운 용어 , 미흡한 상황 설명으로 인하여 이해가 부족한 내용을 적당히 듣고 넘기면 오해가 생긴다 . 넷째, 어떻게 하면 좋은지 , 상대가 무엇을 기대하는가를 생각하면서 듣는다 .

☞ 듣는다는 말은 ‘hear'와 ’listen'이 있지만 , ‘hear'는 들린다 , ’ 들려온다 라는 의미가 강하고 , ’listen'‘ 은 ‘듣는다 라는 의미가 강하다 .’

한편 , 'listen'은 말하는 사람으로부터 떨어지고 싶다는 자기와의 투쟁이기도 하다 . 듣는다는 것은 견디는 노력이다 . 그러한 의미에서 듣는다는 것은 엄

격한 자기 수련의 과정이라고 할 수 있다 .

‘경청’이란 말은귀를 기울여서 (傾) 듣는 (廳) 것이다 . 열심히 듣고 , 물으면서 듣고 , 확인하면서 듣고 , 생각하면서 듣는 식의 노력을 통해 우리는 사회 인으로서 성숙한 인간이 되는 것은 아닐까 ?

출처 : 윤치영(2007). 커뮤니케이션의 프로가 되기 위한 설득 경청 논박의 기술․

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의사표현능력

생각과 감정을 표현

철저한 준비 철저한 준비

공식적 말하기 의례적 말하기 친교적 말하기 공식적 말하기 의례적 말하기 친교적 말하기

이미지를 결정 이미지를 결정

김미경 강연 듣기

음성언어

신체언어

음성언어

신체언어

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의사표현의 종류

• 공식적 말하기

• 사전에 준비된 내용을 대중을 상대로 하여 말하는 것

• 연설은 말하는 이 혼자 여러 사람을 대상으로 자기의 사상이나 감정에 관하여 일방적으로 말하 는 방식

• 토의는 여러 사람이 모여서 공통의 문제에 대하여 가장 좋은 해답을 얻기 위해 협의하는 말하기

• 토론은 어떤 논제에 관하여 찬성자와 반대자가 각기 논리적인 근거를 발표하고 , 상대방의 논거 가 부당하다는 것을 명백하게 하는 말하기

• 의례적 말하기

• 정치적 문화적 행사에서와 같이 의례 절차에 따라 하는 말하기

• 식사 , 주례 , 회의 등

• 친교적 말하기

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의사표현의 방해요인

1. 연단공포증

• 영국의 유명한 작가 버나드 쇼도 젊은 시절 매우 내성적인 청년

• 런던에서 공개되는 모든 토론에 의도적으로 참가한 결과 장년에 이르러서야 20 세기 전반에 가 장 재치와 자신이 넘치는 웅변가

2. 연단공포증 극복 방법

① 완전무결하게 준비하라

② 청중 앞에서 말할 기회를 자주 가지라

③ 시간보다 더 많이 준비하라

④ 충분히 휴식하라

⑤ 처음부터 웃겨라

⑥ 심호흡을 하라

⑦ 청자분석을 철저히 하라

⑧ 청자를 호박으로 보라 .

⑨ 청자의 코를 보라 .

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의사소통능력을 키우는 방법

• 책을 읽는다

• 장문을 읽는 연습 , 글을 요약하는 연습

• 공문을 들여다 본다 ( 자세히 )

• 익숙하지 않은 글들 , 공문서 , 기안 , 보도자료 등을 자주 접한다

• e-mail 을 쓴다 ( 교수에게 )

• 기출문제 풀이집을 사서 풀어본다

• 발표할 기회가 있으면 그냥 한다

• 친구가 말할 때 물개박수를 친다

• 4 차산업혁명시대에는 공감능력이 필수조건이다

• 새롭게 알게된 사실은 누군가에게 꼭 말해준다

• 인간의 생각은 언어를 통해 구조화된다

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NCS 의사소통능력 출제 경향

• 문서의 내용을 이해 답을 찾음

• 내용을 이해한 후 진행할 업무 또는 대화 찾기 형태

• 문제해결능력 , 자원관리능력 , 조직이해능력 등과 결합된 출제도 가능

• 문서의 중심내용과 세부내용을 분석적으로 파악할수 있어야 함

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Tip: 의사소통능력을 키우는 방법