NDSL DDS 시스템 지침서-협력기관관리자용

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NDSL DDS 시스템 지침서-협력기관 관리자용

발행인_양병태

편집인_최호남, 김정환, 이승희 발행처_한국과학기술정보연구원

주소_305-806 대전광역시 유성구 어은동 52-11

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Ⅰ. NDSL DDS 개요 ... 1

1. 특징 ... 1

2. 업무흐름도 ... 1

3. 협력기관 관리자 등록하기 ... 2

3-1. NDSL 협력기관 관리자 신청자격... 2

3-2. 관리자 아이디 신청방법... 2

1) 개인명의의 관리자 아이디 ... 2

2) 기관명의의 관리자 아이디 ... 2

4. 로그인... 3

Ⅱ. 이용자 등록과 인증... 5

1. 이용자 등록 ... 5

2. 이용자 조회 및 인증... 6

2-1. 조회하기 ... 7

1) 들어가기... 7

2) 이용자 간락정보 화면 ... 9

3) 이용자 상세정보 화면 ... 10

2-2. DDS 후불사용 인증 / 인증취소 ... 11

1) 수동인증... 11

2) 자동인증... 13

3) DDS 후불 인증여부에 따른 이용자 시스템에서의 아이콘 ... 14

2-3. 전자저널 Remote Access 서비스 인증 / 인증취소 ... 15

1) 간략정보에서 이용자 인증하기... 15

2) 상세정보에서 이용자 인증하기... 16

3) RemoteAccess 인증여부에 따른 이용자 시스템 아이콘 ... 17

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2-1. 이용자 권한인증 자동설정 ... 26

2-2. DDS에서 발생하는 이메일의 수신여부 설정 ... 27

2-3. 서비스 일시 중지기능 ... 28

2-4. 국외제공기관으로 신청허용 여부 ... 31

2-5. 신청자료 자동승인 기능... 33

2-6. 자료 제공방법 설정 ... 34

2-7. 구내서비스 신청허용 여부 및 제공방법 설정 ... 35

3. 우선순위기관 설정 ... 38

3-1. 들어가기 ... 38

1) 우선신청기관 설정하기 ... 39

4. 서비스 요금관리... 40

4-1. 조회하기 ... 40

1) 들어가기... 40

2) 서비스 요금 조회하기 ... 41

4-2. 구내서비스 요금 설정하기 ... 42

Ⅳ. 신청 및 제공업무 ... 45

1. DDS 홈페이지 구성... 45

1-1. 간략화면 구성 ... 47

1-2. 상세화면 구성 ... 49

1-3. 검색하기 ... 51

2. DDS 신청 ... 52

2-1. 들어가기 ... 52

2-2. 검색신청 ... 53

1) 검색 (Search) ... 54

2) 검색연산자 ... 55

3) 브라우즈 (Browse) ... 56

4) 사용자 시스템 간략정보화면 (검색결과, Browse화면) 활용하기 ... 57

5) 원문복사신청 (DDR: Document Delivery Request)... 60

2-3. 직접입력신청... 63

3. 신청관리 ... 64

3-1. 조회하기 ... 64

3-2. 이용자 신청자료의 신청승인 하기 ... 65

3-3. 제공받은 자료의 도착처리 하기... 67

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3-7. 전단계로 처리하기 ... 76

3-8. 신청자료에서 발송방법 및 제공기관 변경하기... 78

3-9 . 출력하기 ... 80

4. 제공관리 ... 83

4-1. 조회하기 ... 83

1) 들어가기... 83

4-2. 접수처리 하기 ... 84

4-3. 발송하기 ... 85

1) 발송처리... 85

2) 자료 발송하기 ... 87

4-4. 제공불가 처리하기 ... 89

4-5. 전단계로 처리하기 ... 91

4-6. 발송방법 및 요금 변경하기... 93

4-7. 출력하기 ... 95

5. 구내서비스 ... 100

5-1. 조회하기 ... 100

5-2. 접수처리 하기 ... 101

5-3. 발송하기 ... 102

1) 발송처리... 102

2) 자료 발송하기 ... 103

5-4. 완료처리하기... 104

5-5. 신청자료 취소하기 ... 105

5-6. 제공불가 처리하기 ... 106

5-7. 전단계로 처리하기 ... 107

5-8. 발송방법 및 요금 변경하기... 108

5-9. 출력하기 ... 109

Ⅴ. 정산보기 및 가정산... 111

1. 조회하기 ... 112

2. 정산자료 목록 보기 ... 113

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2. 협력기관 조회 ... 124

2-1. 조회하기 ... 124

1) 들어가기... 124

2) 메일보내기 ... 125

2-2. 출력하기 ... 126

Ⅶ. 출력 및 통계... 129

1. 정산공문서 (협력기관용)... 130

1-1. 조회하기 ... 130

1-2. 출력하기 ... 131

1) 최근 정산공문 ... 131

2) 지난 정산공문 ... 133

2. 목록 ... 134

2-1. 조회하기 ... 134

2-2. 출력하기 ... 135

3. 통계 ... 136

3-1. 조회하기 ... 136

3-2. 출력하기 ... 137

Ⅷ. 공지사항 및 메시지 주고받기 ... 139

1. 공지사항 ... 140

2. 메시지 주고받기... 141

2-1. 메시지 받기 ... 141

2-2. 메시지 보내기 ... 143

Ⅸ. 특별서비스 ... 145

1. 구내서비스 ... 145

2. 특별협의체 ... 146

[부록] 1. NDSL DDS 협력망 규정 ...147

2. NDSL DDS 협력기관 가입시 유의사항 ...155

3. NDSL DDS 협력기관 가입신청서(양식) ...157

4. 금융결재원 CMS 이용을 위한 계좌통지서(양식) ...159

5. 협력기관 학습지 소장목록(양식) ...161

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Ⅰ. NDSL DDS 개요

1. 특징

① 해외 학술지의 One-Click 토털서비스

: 전자저널 보기는 물론 인쇄저널에 대한 복사신청을 동일 인터페이스에서 처리

② e-Gate DB기반의 DDS(Document Delivery Services)

③ 이용자 구분에 따른 차별화된 서비스

④ 전자상거래 지원

: 신용카드, 계좌이체, 전자화폐(사이버패스)

⑤ 편리한 e-Mail 및 SMS 알림 기능

2. 업무흐름도

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3. 협력기관 관리자 등록하기

3-1. NDSL 협력기관 관리자 신청자격

- DDS 협력기관 담당자 - KESLI 참가기관 담당자 - 로컬 OPAC 연동기관 담당자

3-2. 관리자 아이디 신청방법

1) 개인명의의 관리자 아이디

- NDSL 사용자시스템(http://ndsl.or.kr)에서 일반이용자와 동일하게 이용자등록 - 등록내용을 센터로 통보 (master@ndsl.or.kr,

• NDSL에 등록한 아이디

• 기관명

• 담당자명 / 담당업무

• 연락처: 전화번호, 이메일

• 권한신청: 원문복사서비스(신청/제공 별도신청 가능함), 인쇄저널 소장정보 관리, 전자저널 라이선스 관리, Remote Access 이용자 인증 관리

- NDSL 센터에서 관리자 권한 인증하면 관리자 시스템 사용가능 - 한 기관에서 여러 개의 관리자 아이디 신청가능

- 담당자가 변경되면 기존 아이디는 권한변경(관리자Æ이용자)하고 새로운 관리자 아이디 발급

2) 기관명의의 관리자 아이디

- 개인용 관리자 아이디가 아닌 기관명의의 아이디를 사용하고자 하는 협력기관은 아래 내용을 센터로 통보(dds@ndsl.or.kr, master@ndsl.or.kr) 하명 센터에서 등록을 대행한다. (사유: 사용자시스템에서 이용자 등록 시 주민등록번호가 필수여서 사업자등록번호로는 등록불가)

- 통보할 내용

• 아이디

• 기관명/ 사업자등록번호

• 담당자명/ 담당업무

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4. 로그인

z NDSL 관리자 시스템 사이트 주소: http://ndsl.or.kr/adm/

z 관리자용 아이디와 패스워드를 입력한다. (아이디와 패스워드 대소문자 구분)

<NDSL 관리자 시스템 첫 화면>

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Ⅱ. 이용자 등록과 인증

1. 이용자 등록

z 이용자 등록 사이트:

z DDS는 NDSL에 등록한 이용자는 누구나 이용할 수 있다.

등록된 이용자는 이용자구분에 따라 차별화된 서비스를 받는다.

z DDS 협력기관 관리자가 인증한 이용자는 협력기관이용자

협력기관 이용자를 제외한 모든 NDSL 등록회원은 일반개인이용자이다.

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2. 이용자 조회 및 인증

z 신규 이용자가 NDSL에 이용자등록을 하면 소속기관 DDS 신청담당사서에게 통보한다. (등록일 23:00에 이메일 통보)

z 담당사서가 이용자의 자격여부를 판단하여 서비스 별로 이용권한을 인증한다.

(기존 가입 이용자 중 미인증 되어있는 경우 년 2회 이메일 통보)

z 이용자 인증이 필요한 서비스는

① DDS 후불인증 - DDS 협력기관 이용자 -

DDS후불사용을 인증 받으면 DDS 협력기관 이용자가 되고,

협력기관 이용자는 DDS를 후불로 사용할 수 있는 권한이 부여된다.

② 전자저널 Remote Access서비스 인증 - KESLI 참가기관

Site(학교, 연구소, 회사 등) 밖에서도 전자저널을 이용할 수 있는 권한이 부여된다.

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2-1. 조회하기

1) 들어가기

① NDSL 관리자홈페이지 [이용자 및 기관관리]에서 <이용자관리>로 직접 이동한다.

② [원문복사서비스] 홈페이지 오른쪽 중앙에서 “이용자인증”을 누르거나,

③ 버튼을 이용하여 <이용자관리>로 갈 수 있다.

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④ <이용자관리>에서 인증할 서비스 종류를 선택한다.

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2) 이용자 간락정보 화면

① 실행버튼 - 이용자 검색

- 이용자 상세정보 보기

- 인증하기: DDS 후불 인증 / 전자저널 Remote Access서비스 인증

② 출력물

- 이용자 간략목록, 이용자 주소 레이블의 인쇄 또는 엑셀파일로 출력

③ 디스플레이 조건

- 인증서비스 종류, 인증/취소여부, 검색건수, 디스플레이 건수

- 디스플레이 건수: 기본값은 100건, 수량을 변경하여 더 많은 이용자를 조회할 수 있다

④ 항목 타이틀을 이용하여 정렬(sort) 하기

- 각 항목 타이틀을 클릭하면 순차정렬, 역순정렬이 가능

⑤ 이용자 간략 목록 (간략목록 더블클릭 시 상세화면으로 이동)

① ②

④항목 타이틀을 클릭하면 정렬

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3) 이용자 상세정보 화면

① DDS 후불인증

② 전자저널 Remote Access서비스 인증

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2-2. DDS 후불사용 인증 / 인증취소

z DDS를 후불로 이용할 수 있는 권한을 부여하는 기능

z 인증방법: 수동인증방법과 자동인증방법이 있다.

1) 수동인증

z 간략정보에서 이용자 인증하기

① 간략정보에서는 여러 명을 한꺼번에 인증할 때 사용하면 편리하다.

② 이용자 목록에서 대상레코드를 선택하고 버튼을 클릭한다.

③ 일괄처리 창이 출력되면 “◎인증”을 선택하고 확인을 누른다.

④ 인증기간은 필요한 경우에만 입력한다. (입력하지 않으면 기간제한 없음)

⑤ 일괄처리 창에서 “◎불인증/취소”를 선택/처리하면 인증이 취소된다.

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z 상세정보에서 이용자 인증하기

① 이용자정보를 자세히 확인하고 인증하고자 할 때는 상세정보를 이용한다.

② 하단의 DDS 후불인증에서 인증상태와 인증기간을 입력.저장한다.

③ 인증기간은 필요한 경우에만 입력한다. (입력하지 않으면 기간제한 없음)

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2) 자동인증

z DDS후불이용자 인증을 자동으로 처리할 수 있는 기능이다.

① 기관 상세정보에서 이용자후불인증 방법을 “자동인증”으로 설정하면 신규 이용자가 등록할 시 자동으로 후불인증이 된다.

② 단, 자동인증설정 이전에 등록한 이용자는 수동으로 처리해야 한다.

※ 기관 상세정보 사용법은 “DDS 환경 설정하기 /조회”를 참조.

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3) DDS 후불 인증여부에 따른 이용자 시스템에서의 아이콘

z DDS 인증여부에 따라 디스플레이 되는 정보를 새로운 로직을 적용해서 보여줌

① DDS 인증상태 : 신청

② DDS 인증상태 : 인증

③ DDS 인증상태 : 불인증/취소

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2-3. 전자저널 Remote Access 서비스 인증 / 인증취소

z Site(학교, 연구소, 회사 등) 밖에서도 전자저널을 이용할 수 있는 권한 부여기능

z 인증방법: DDS 후불인증과 동일한 방법으로 인증하며 수동인증기능만 있다.

1) 간략정보에서 이용자 인증하기

① 간략정보에서는 여러 명을 한꺼번에 인증할 때 사용하면 편리하다.

② 이용자 목록에서 대상레코드를 선택하고 버튼을 클릭한다.

③ 일괄처리 창이 출력되면 “◎인증”을 선택하고 확인을 누른다.

④ 인증기간은 필요한 경우에만 입력한다. (입력하지 않으면 기간제한 없음)

⑤ 일괄처리 창에서 “◎불인증/취소”를 선택/처리하면 인증이 취소된다.

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2) 상세정보에서 이용자 인증하기

① 이용자정보를 자세히 확인하고 인증하고자 할 때는 상세정보를 이용한다

② 하단의 전자저널 Remote Access 인증에서 인증상태와 인증기간을 입력.저장한다.

③ 인증기간은 필요한 경우에만 입력한다. (입력하지 않으면 기간제한 없음)

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3) RemoteAccess 인증여부에 따른 이용자 시스템 아이콘

z RemoteAccess 인증여부에 따라 디스플레이 되는 정보를 새로운 로직을 적용해서 보여줌

① RemoteAccess 인증상태 : 신청

② RemoteAccess 인증상태 : 인증

③ RemoteAccess 인증상태 : 불인증/취소

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Ⅲ. 기관정보 관리 및 DDS 환경설정

z DDS 협력기관은 자관의 신청 및 제공업무에 대한 환경을 설정해야 한다.

z 환경설정은 다음과 같이 3종류가 있다.

① 기본환경설정 – 기관정보, DDS 담당자정보(신청/제공), 서비스 신청

허용범위(국외/국내), 이용자 자동승인여부, 신청자료 자동승인여부, DDS 메일 수신여부, 서비스 정지기간, DDS 제공방법 설정

② 우선순위기관 설정

③ 서비스요금관리– 구내서비스요금

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1. 기관정보관리

1-1. 조회하기

1) 들어가기

z 기관관리에서 기관정보 및 DDS 기본환경을 설정한다.

z NDSL 관리자 홈페이지 [이용자 및 기관관리]로 이동하여 <기관관리> 상세정보 화면으로 간다.

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2) 기관 상세정보 화면

z 기관 상세정보에서 관리하는 기능은 다음과 같다.

① 기본정보: 기관의 기본정보 관리

② 연락처(Office): 각 업무 담당자의 연락처정보 관리

③ CMS용 계좌정보: DDS 정산금액 입.출금 계좌. 협력기관은 조회만 가능

④ 참여서비스 & DDS정보: 기관이 참여하는 서비스종류 조회 및 DDS기본환경 관리

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1-2. 담당자 및 연락처

z 연락처에서는 각 업무 담당자와 연락처를 관리한다.

대표자 도서관장 또는 자료실장

KESLI 전자정보 공동구매 업무 담당자 DDS(신청) DDS 신청업무 담당자

자관 사용자화면의 DDS 문의처로 표시

신청자료에 대한 안내 메일 – 신청, 발송, 제공불가 원문복사자료 배달처

DDS(제공) DDS 제공업무 담당자.

제공요청자료의 안내 메일 – 제공요청, 재발송요청 타기관에서 DDS 협력기관 조회시 표시

전자저널(S) 전자저널 서비스업무 담당자

자관 사용자화면의 전자저널서비스 문의처로 표시 전자저널(L) 전자저널 라이선스 관리 담당자

소장정보 인쇄저널 소장정보 관리 담당자 Resolver Resolver 관리 담당자

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<적용 예>

▶ NDSL 홈페이지 (사용자시스템)

▶ 작업지시서 (후불신청자료) - DDS 신청담당 - 전자저널 서비스담당

제공기관 제공담당 신청기관 신청담당

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1-3. 협력기관이 참여하는 서비스 조회

z 협력기관이 참여한 서비스 종류를 표시한다. 협력기관에서는 조회만 가능하다

KESLI KESLI 가입여부

Remote Access 전자저널을 Site(학교, 연구소, 회사 등) 밖에서도 이용할 수 있는 기능 사용여부

e-Gate 인쇄저널 소장 및 전자저널 라이선스 DB구축 참여여부

CMS 금융결제원 CMS활용하여 DDS요금정산. DDS가입기관은 필수

Our Library 서비스설정 NDSL홈페이지 Browse “Our Library Journal” 에서 디스플레이하는 저널목록을 자관소장/구독저널로 할 것인지 별도로 기관에서 지정하는 저널로 설정할 것인지 선택하는 기능

(e-Gate 참여기관만 사용)

Local Opac 연동설정 NDSL과 로컬 OPAC을 연동하는 협력기관만 사용하는 기능

Resolver 링킹서버 운영여부

(NDSL사용자시스템의 논문상세화면을 통해 자관에서 구성한 링킹서비스를 귀 기관의 연구자에게 제공할 수 있는 기능) Resolver ImageURL 귀 기관에서 사용을 희망하는 이미지를 호출하는 URL Resolver URL 링킹서버 URL

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2. DDS 기본환경설정

z DDS 기본환경은 기관관리에서 설정하며, 협력기관에서 관리한다.

이용자후불인증 이용자 자동인증 여부

DDS발송메일 수신여부 DDS가 발생하는 메일 수신여부

DDS정지기간 DDS 중지기간 등록

국외신청허용/구내DDS 신청허용 DDS 신청허용범위 선정

(구내 DDS: 소장자료를 우리기관 소속 이용자에게 제공하는 서비스)

국내신청자동승인/국외신청자동승인 신청자료 자동승인여부

DDS 제공 자료제공이 가능한 발송방법

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2-1. 이용자 권한인증 자동설정

z 신규등록 이용자의 DDS 후불이용권한을 자동으로 부여할 것인지 수동으로 부여할 것인지를 설정한다.

z 자동인증과 수동인증에 대한 자세한 내용은 Ⅲ장 “2-2. DDS후불인증 / 인증취소”를 참조한다.

(34)

2-2. DDS에서 발생하는 이메일의 수신여부 설정

z DDS 시 발생하는 메일 종류

- 신청업무 담당사서에게 발송되는 메일: 이용자 자료신청안내, 이용자 신청취소 안내, 제공기관 자료발송안내, 제공기관 제공불가처리안내, 클레임- 센터신청 승인요청

- 제공업무 담당사서에게 발송되는 메일: 신청기관 자료요청안내, 이용자 및 신청 기관 신청취소안내, 클레임- 신청기관 지연자료처리요청, 신청기관 재발송요청

z 메일수신여부를 “수신”으로 설정하면 발생한 모든 메일이 담당자에게 발송된다.

z 메일수신여부를 “수신거부”로 설정하면 위 ①에서 밑줄로 표시한 제공불가처리 안내문과 클레임안내문(승인요청, 지연자료처리요청, 재발송요청)만 메일이 발송된다.

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2-3. 서비스 일시 중지기능

z DDS를 일정기간 중지하고자 할 때 사용한다.

z 정지기간과 사유를 입력하고,

정지하고자 하는 서비스를 선택(체크박스에 체크)한다. (신청, 제공 모두 선택 가능) - 신청: 신청업무 중지 - 우리기관 이용자의 신청 중지(후불만, 선불은 가능) - 제공: 제공업무 중지 - 타기관에서 우리기관으로 자료제공요청 중지 단, 이미 신청중인 자료나 제공요청중인 자료는 처리하여야 한다.

(36)

▶ 협력기관 조회기능 -- <<관리자 시스템>>

▶ 신청업무 중지안내 <<사용자시스템>>

(37)

▶ 자료신청 시 제공기관 리스트에 출력 안됨 <<사용자시스템>> <<관리자시스템>>

강원대학교 소장자료

자료제공기관 리스트에 강원대학교 나타나지 않음

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2-4. 국외제공기관으로 신청허용 여부

z 국외기관(예-BLDSC)으로 후불신청을 허용할 것인가 여부를 설정한다.

z 이용자는 서비스가 허용되지 않는 자료는 선불로 신청할 수 있다.

(39)

<적용 예>

▶ 국외 제공자료를 신청할 경우 – 국외신청 허용 안됨 Æ 선불신청 문의

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2-5. 신청자료 자동승인 기능

z NDSL 원문복사신청은 협력기관 관리자가 신청자료를 승인하여야만 다른 기관으로 제공요청이 된다.

z 이용자가 NDSL 사용자시스템에서 신청한 자료에 대해 신청승인여부를 자동으로 할 지 수동으로 할지를 설정한다

- 국내신청 자동승인: 국내 협력기관으로 복사 의뢰하는 자료의 자동승인 여부 - 국외신청 자동승인: 국외 제공기관으로 복사 의뢰하는 자료의 자동승인 여부

z 자동승인 된 자료는 신청자료관리의 신청승인단계에 신청목록이 출력되고 제공기관으로 제공요청이 메일이 발송된다.

z 자동승인 되지 않은 자료는 신청자료관리의 신청단계에 신청목록이 출력한다.

신청단계에 있는 자료는 제공기관으로 아직 제공요청이 되지 않은 자료이다.

(41)

2-6. 자료 제공방법 설정

z 협력기관에게 제공할 자료의 발송방법을 설정한다.

z 협력기관 및 일반개인이용자는 우리기관이 설정한 방법으로만 제공요청 할 수 있다

(42)

2-7. 구내서비스 신청허용 여부 및 제공방법 설정

z 구내 DDS신청허용: 구내서비스 신청 허용여부 설정한다.

(* 구내 DDS: 자관 소장자료를 우리기관 소속 이용자에게 제공하는 구내서비스)

z 서비스가 허용되지 않는 자료는 타기관으로 신청할 수 있다.

(단, 국내에서 자관만 소장한 경우에는 자관으로 선불로 신청할 수 있다. 이때는 다른 기관 이용자와 동일하게 취급한다.)

z 구내서비스를 허용한 경우는 반드시 구내 제공방법도 설정한다

z 구내서비스를 허용한 경우는 반드시 “내부요금”도 설정한다.

내부요금 설정방법은 Ⅳ.의 “4. 서비스요금관리”를 참조한다.

(43)

<적용 예>

▶ 자관 소장자료를 신청할 경우 - 구내 DDS 신청허용 NO 설정 시

Æ “귀 기관 소장자료입니다. 그래도 타 기관으로 신청하시겠습니까?”라고 문의 후 이용자의 선택에 따라 처리된다.

(44)

▶ 자관 소장자료를 신청할 경우 - 구내 DDS 신청허용 YES 설정 시 Æ 내부요금으로 자관으로 신청됨

(45)

3. 우선순위기관 설정

z 이용자가 원문복사 신청할 때 협력기관에서 설정한 우선순위에 따라 제공기관이 기본값으로 출력한다.

z 자료소장기관이 협력기관에서 설정한 우선순위기관 중에 포함되지 않는 경우는 협력기관에서 설정한 순위 다음으로 센터에서 설정한 순위에 따라 출력된다.

z 기본값으로 출력된 제공기관은 신청자나 신청기관 관리자가 변경할 수 있다.

만약, 특별한 협의체 등에 가입되어 보다 저렴한 가격으로 원문복사를 요청할 수 있다면 우선순위의 앞부분에 설정한다. (※특별협의체 요금 적용 가능)

z 국내 협력기관과 국외제공기관으로 나누어 설정한다. (단, 국외는 제공기관이 복수 일 때 사용)

3-1. 들어가기

z 환경설정의 “우선신청기관관리”로 이동한다

(46)

1) 우선신청기관 설정하기

z ⓐ란: 우선순위기관으로 설정된 기관이 출력된다.

z ⓑ란: DDS 협력기관 중에서 ⓐ란에 우선신청기관으로 설정하지 않는 기관이 출력된다.

z 해당기관을 선택하고, 화살표시를 ( ) 이용하여 설정과 해지를 할 수 있다.

z ⓐ란에서 기관을 선택하고 ⓒ란에서 변경순위를 입력하면 순위가 변경된다.

ⓐ ⓑ

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4. 서비스 요금관리

z NDSL DDS 요금체계에 따라 다르게 관리한다.

- NDSL협정요금과 일반개인요금은 NDSL DDS 협력망 규정에 따라 NDSL센터에서 관리한다.

- 특별협의체 내에서만 적용되는 특별협의체 요금은 각 협의체 요금을 반영하여 NDSL 센터에서 관리한다.

-

구내서비스 요금은 내부서비스 요금이므로 각 협력기관에서 관리한다

4-1. 조회하기

1) 들어가기

z 환경설정의 “서비스요금관리”로 이동한다

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2) 서비스 요금 조회하기

z 서비스 요금은 요금체계에 따라 조회할 수 있다.

- 요금유형을 선택하면 해당 유형의 요금을 조회할 수 있다 - 아래는 NDSL 협정요금의 일반우편요금을 조회하는 화면이다 - 조회 방법은 ⓐⓑⓒⓓ순으로 선택하면서 이동한다.

(49)

4-2. 구내서비스 요금 설정하기

z 기관 상세정보에서 구내DDS를 허용한 기관만 사용한다.

z 구내서비스 요금체계의 요금은 이용자 신청 시 요금유형이 “내부요금”으로 표시된다.

z ⓐ요금유형을 구내서비스 요금체계로 이동한다.

z 기관 상세정보의 구내 발송방법에 따라 해당 요금을 설정한다. (Ⅳ장의 “2-7.

구내서비스 신청허용 여부 및 제공방법 설정” 참조)

(50)

z 요금을 입력하는 방법

서비스요금관리화면 ⓑ의 요금정보에서 발송방법을 선택 후 ⓒ에서 요금을 입력한다.

- 수량/단위: 요금책정 단위 및 수량을 입력합니다.

예) Article 1편을 기준으로 요금을 책정하는 경우 Æ <수량 1, 단위 Article>

10 페이지를 한 Unit로 요금을 책정하는 경우 Æ <수량 10, 단위 Page>

1 페이지 단위로 요금을 책정하는 경우 Æ <수량 1, 단위 Page>

- 기본요금: Article 1편당 적용 (예. 우편요금 등)

- 복사금액: 수량/단위에 따른 요금 (예. 페이지당 50원, 또는 아티클당 900원) - 기타금액: Article 1편당 적용

- 소요일수: 발송방법별 소요 예상일수를 입력 (선택)

z 요금을 입력한 후에는 반드시 저장한다.

※ DDS 제공요금 계산법

1)수량/단위가 1/page인 경우: 기본요금 + (복사금액×페이지수)+기타금액 예) 기본요금이 1,000원, 페이지당 복사요금이 100원이라면

Æ 1,000원 + (100원 ×페이지수)= DDS제공요금 2) 수량/단위가 1/article인 경우: 기본요금+복사요금+기타금액

★ 구내서비스의 경우는 내부거래이므로 NDSL에서 정산대상이 아니며, NDSL수수료가 없다.

(51)
(52)

Ⅳ. 신청 및 제공업무

1. DDS 홈페이지 구성

① 로그인한 관리자정보

② 이동 및 로그아웃: 관리자 Home, DDS Home, 다른 관리자 메뉴로 이동 또는 로그아웃 기능

③ 메뉴바/ ④ 서브메뉴

- 서브메뉴를 이용하여 해당업무로 이동하기 기능

① ②

(53)

• 환경설정: 우선신청기관관리, 서비스요금 조회 및 구내서비스요금 관리

• 출력 및 통계

⑤ 신청, 제공, 구내서비스, 이용자인증 등의 주요 업무별 작업량표시 및 이동기능

⑥ 공지사항: 센터의 공지사항 보기기능

⑦ 메시지 주고받기: 협력기관간 메시지 전송 및 보기 기능

(54)

1-1. 간략화면 구성

신청자료관리, 제공자료관리, 구내서비스관리가 동일한 화면구성

① 실행버튼

- 검색버튼: 신청번호, 신청자, 신청/제공기관. 신청/승인/발송일자, 게재지, 논문명

- 상세화면보기 버튼

- 각 단계별 업무성격에 따른 실행버튼

- 간략화면에서는 여러 건을 동시 선택하여 처리가 가능하고, 상세화면에서는 정보를 정확하게 확인 후 처리할 수 있다. (간략화면, 상세화면 동일기능)

② 출력물

- 화면출력(미리보기), 엑셀파일, 인쇄 형태로 출력이 가능하다.

③ ④

항목 타이틀을 클릭하면 정렬

버튼을 클 릭하면 작업 단계 이동

(55)

- 작업단계별로 이동 버튼

- 각 단계별 신청 및 제공자료 수량

- 괄호()안의 숫자는 클레임건수: 신청승인 지연자료의 승인요청(신청), 지연자료처리요청(제공), 재발송요청(제공)

⑤ 디스플레이 조건

- 국내/외 제공처 구분에 따라 출력제한 기능

- 디스플레이 건수/이동 : 디스플레이 하는 기본값은 100건, 수량변경 가능

⑥ 항목타이틀을 이용하여 정렬하기

⑦ 신청 및 제공자료 간략목록

- 여러 건을 선택하여 한번에 실행할 때 편리하다.

- 클레임이 요청된 자료는 붉은색으로 표시된다.

⑧ 처리상태

- 선택된 레코드의 처리내역 정보를 보여준다.

- 메시지란에는 각 실행버튼을 실행할 때 일괄처리창에서 메시지 저장하기에 저장한 내용이 출력된다.

(56)

1-2. 상세화면 구성

(57)

① 출력물

– 상세목록, 영수증, 작업지시서, 주소레이블

② 실행버튼

– 각 단계별 업무성격에 따른 실행버튼

– 간략화면에서는 여러 건을 동시 선택하여 처리가 가능하고, 상세화면에서는 정보를 정확하게 확인 후 처리할 수 있다. (간략화면, 상세화면 동일기능)

③ 신청정보

– 신청자료의 서지정보

④ 페이지 및 페이지수 변경가능

- 제공기관에서는 페이지 및 페이지수를 변경하면 요금이 그에 따라 변경된다.

- 요금이 “0”원인 경우는 발송이 안된다. (제공자료 관리), 구내서비스는 발송가능

⑤ 제공정보

- 제공기관, 발송방법, 요금정보

- 요금정보는 페이지 수와 발송방법에 따라 자동으로 계산된다.

⑥ 제공방법 변경 버튼 ( )

- 신청기관에서는 발송방법 및 제공기관 변경가능

- 제공기관에서는 발송방법만 변경가능 (단, 선불(일반개인요금)은 변경 안됨)

⑦ 신청자정보

- 신청기관 / 구내서비스 화면에는 신청자 정보 - 제공기관 화면에는 자료 받을 곳 + 신청자 정보

⑧ 처리상태

- 업무처리 히스토리

- 신청기관이나 제공기관에서 입력한 메시지 정보

⑨ 메모

- 신청기관 내부업무: 신청기관 내부용이므로 제공기관에서는 보이지 않는다.

※ 제공기관에 전달할 주요내용은 신청정보-비고란을 이용한다.

비고란은 “작업지시서”에 출력되므로 제공기관에 반드시 전달하고자 하는 내용을 표기 할 때 유용.

- 제공기관: 제공기관의 메시지, 신청기관/제공기관 모두 볼 수 있다.

(58)

1-3. 검색하기

z 모든 간략화면에는 검색기능이 있다.

z 신청번호, 신청기관이나 제공기관, 이용자명, 게재지명, 논문명, 신청일자, 승인일자, 제공일자로 검색할 수 있다.

z 게재지명과 논문명은 키워드로 검색한다.

z 일자검색은 yyyymmdd로 검색한다.

z 어떤 개인이 신청한 자료 전체검색이나 검색이나 일정기간(ex. 2007/01/01~

2007/12/31 신청자료)의 목록을 출력할 때 등에 사용하면 편리하다.

(59)

2. DDS 신청

z 관리자가 직접 신청을 대행할 때 사용한다.

- NDSL 사용자시스템으로 연결기능 (검색신청) - e-Gate DB에 없는 자료 신청기능 (직접입력신청)

2-1. 들어가기

z [원문복사서비스] 홈페이지에서 <DDS신청>을 이용한다.

(60)

2-2. 검색신청

z e-Gate DB에서 검색하여 그 결과를 이용하여 신청하고자 할 때 사용

z NDSL사용자 시스템과 동일한 기능에 사서들이 많이 사용하는 ISSN과 ISBN 검색이 추가 되어있다.

(61)

1) 검색 (Search)

z 상단 메뉴바 [Search]에서 Article과 Journal/Proceedings 중에서 선택한다.

z Article은 논문명을 정확히 알고 있을 때 이용한다.

- 단, 논문정보가 DB에 입력되어 있지 않은 경우도 있으므로 Article로 검색하여 결과가 없을 경우는 Journal/Proceedings로 다시 검색한다.

- NDSL 수록논문 대부분 BL로부터 입수(1993년 발행분~현재까지)

그 외 Elsevier/Annual Review는 발행자료 모두, IEEE는 1982년~, Wiley는 1995년~, Nature/RSC는 1996년~ 등 20개 KESLI 관련 출판사의 논문정보

z Journal/Proceedings는 게재지명이나 ISSN등으로 검색할 때 이용한다.

- 게재지명을 정확히 알고 있을 때는 “Title starts with”을 이용하면 편리하다.

- 약어로 찾을 경우는 “Keyword in Title”에서 절단검색(*이용)으로 검색한다.

예) Jour* mater* sci* tech* Î Journal of materials science & technology외 18건

(62)

2) 검색연산자

z 검색화면의 오른쪽상단에 있는 을 클릭하면 검색방법에 대한 자세한 안내창이 출력된다.

(63)

3) 브라우즈 (Browse)

z 저널 브라우즈 기능이다. (Proceedings는 브라우즈 대상이 아님) z 상단 메뉴바 [Browse]에서 브라우즈 할 범위를 선택한 후 이용한다.

z 자세한 사용법은 오른쪽 상단 을 참조하면 된다.

(64)

4) 사용자 시스템 간략정보화면 (검색결과, Browse화면) 활용하기

(1) Article화면

① Author 또는 Publication Title 또는 Year로 정렬할 수 있다.

② e-Fulltext: PDF나 HTML 형태의 전자원문 보기

- e-Fulltext 컬럼의 청색 아이콘( )을 클릭하면 출판사의 논문 단위 웹 페이지로 이동하여 PDF, HTML 형태의 전자원문을 볼 수 있다.

- 주황색 아이콘( )이 표시된 논문은 전자적으로 출판되었으나 액세스 권한(라이센스)이 없어 전자원문을 볼 수 없다.

②③④

① 밑줄 그어있는 항목별로 클릭하면 정렬

(65)

⑥ 처리하고자 하는 명령어 버튼을 선택하여 실행한다.

- : 원문복사신청하기, 최대 10건까지 처리가능 – : 즐겨찾기에 저장하기

My NDSL > Favorite Articles에 저장 - : 바구니에 담기

바구니는 찾은 자료를 임시 저장하는 곳.

"View Basket" 버튼을 클릭하면 바구니에 임시 저장한 정보를 볼 수 있다.

바구니에 저장된 정보를 이용하여 원문복사신청 등을 할 수 있다 - : e-mail 전송 및 PC에 저장하기

(2) Journal/Proceedings화면

① Title 또는 Publisher로 정렬할 수 있다.

② e-Fulltext: PDF나 HTML 형태의 전자원문 보기

- e-Fulltext 칼럼의 청색 아이콘( )을 클릭하면 출판사의 논문 단위 웹 페이지로 이동하여 PDF, HTML 형태의 전자원문을 볼 수 있다.

②③④

① 항목 타이틀을 클릭하면 정렬

(66)

- TOC 칼럼의 청색 아이콘( )을 클릭하면 저널의 목차를 볼 수 있다

④ Holdings: 소장정보 보기

- 자료의 좌측 Holdings 칼럼의 청색 아이콘( )을 클릭하면 권호 (Volume/Issue)별 소장기관을 볼 수 있다.

⑤ 좌측 맨 앞의 체크박스( ) )를 클릭하여 해당 자료를 선택하고,

⑥ 처리하고자 하는 명령어 버튼을 선택하여 실행한다.

– : 즐겨찾기에 저장하기

My NDSL > Favorite Journals/Proceedings에 저장 - : Alerts 프로파일 등록하기

저널 신간 목차정보를 e-mail로 받아보거나 My NDSL > Alerts에서 확인할 수 있다.

- : 바구니에 담기

바구니는 찾은 자료를 임시 저장하는 곳.

"View Basket" 버튼을 클릭하면 바구니에 임시 저장한 정보를 볼 수 있다.

- : e-mail 전송 및 PC에 저장하기

(67)

5) 원문복사신청 (DDR: Document Delivery Request)

z 검색결과나 브라우즈 정보를 이용하여 원문복사신청을 할 수 있다.

- 신청방법은 TOC(논문정보)가 있는 경우는 논문정보(저널검색/브라우즈Æ⊙Table Of Contents / 또는 Article검색)에서 논문을 선택한 후 신청하고,

- TOC가 없는 경우는 소장(저널검색/브라우즈Æ⊙Holdings)에서 권호를 선택한 후 신청한다.

(1) 논문정보가 있는 경우

<논문정보를 선택한 후 버튼을 누르면 신청화면이 출력됨>

논문정보 선택 Æ

Document Delivery Request 버튼

(68)

(2) 논문정보(TOC)가 없는 경우

<논문정보가 없는 자료는 ⊙Holdings화면에서 해당 권호를 선택한 후 버튼을 누르면 신청화면이 출력된다>

Holding 선택Æ

Document Delivery Request 버튼

(69)

(3) 원문복사 신청화면

필요한 정보를 확인하거나 입력 후 하단의 버튼을 클릭하면 신청된다.

제공기관이나 발송방법을 수정하고자 할 때는 버튼을 클릭하면 변경할 수 있는 창이 출력된다.

논문 Æ

발송방법 변경가능

① 신청순위: 협력기관에서 설정한 우선신청순위에 의해 기본값이 출 력. 변경가능

② NDSL은 발송방법이 우선이기 때문 에 발송방법을 변경하면 신청기관 도 따라서 변경

(70)

2-3. 직접입력신청

z e-Gate DB에 없는 자료의 신청가능

① <DDS신청>의 직접입력신청을 클릭하면 “원문복사신청 창”이 출력된다.

② 신청 창에 필요한 서지정보를 입력한다. – 진한글씨는 필수항목이다

③ 버튼을 클릭하면 “제공정보 창”이 출력된다.

- ㉮국내/외 구분 선택 Æ ㉯발송방법 선택 Æ ㉰제공기관 선택 순으로 입력 - 발송방법을 변경하면 제공기관을 다시 선택하여야 한다.

④ 모든 신청정보를 입력한 후 화면 상단의 또는 버튼을 누른다.

- 신청버튼은 신청단계로, 신청승인버튼은 신청승인단계로 각각 저장된다.

- 기관관리에서 국내/국외신청자동신청 설정을 해 놓았어도 을 선택할 경우 신청단계로 이동한다. (신청 후 별도의 신청승인 필요함)

㉮ ㉯

(71)

3. 신청관리

z 우리기관 이용자가 사용자시스템에서 신청한 자료나 관리자가 신청한 자료의 관리기능

3-1. 조회하기

z [원문복사서비스]홈페이지에서 상단메뉴바 <신청관리>에서 서브메뉴로 이동하거나, 홈페이지 중앙의 “신청관리 대상”을 이용한다.

(72)

3-2. 이용자 신청자료의 신청승인 하기

① 대상자료

- [신청] (또는 이용자신청): 협력기관 이용자가 후불로 신청하고 협력기관 담 당자가 아직 승인하지 않은 자료

- [신청]단계 자료는 제공기관에서 확인할 수 없고 신청기관만 볼 수 있다.

② “신청승인” 하는 방법

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 신청승 인을 처리 할 수 있는 일괄처리창이 출력된다.

- 기관정보에서 국내신청자동승인/국외신청자동승인을 “Yes”로 설정한 경우는 사용자시스템에서 신청과 동시에 자동으로 신청승인이 처리된다. (Ⅳ장 “2- 5 신청자료 자동승인 기능” 참조)

- 신청이 승인된 자료는 [신청승인]단계로 이동하고 제공기관의 접수대기 상 태에 출력된다.

③ 안내메일 발송

- 제공기관과 신청자에게 각각 안내메일이 발송된다.

- to 제공기관: 자료제공요청 메일 (A01). 단, 제공기관에서 메일수신을 거부한 경 우는 전송되지 않는다. (메일수신 여부 설정은 Ⅳ장 “2-2. DDS에서 발생하는 이메일의 수신여부 설정” 기능 참조)

- to 신청자: 자료제공기관으로 복사 의뢰했다는 안내 메일. (U01)

④ 신청 승인한 자료를 [신청승인]에서 로 처리하면 신청승인이 취소되고 [신청]단계로 되돌아 온다.

⑤ [신청]단계에서는 취소도 가능하고, 제공기관이나 발송방법의 변경도 가능하다

(73)

<신청승인 하기>

- 메시지 저장하기 : 간략/상세정보의 처리상태 메시지란에 저장

- 이메일 보내기: 메일수신자에게 발송 메일 보내기 여부 선택 기능

(단, 수신기관에서 수신을 거부한 경우 는 발송 안됨)

(74)

3-3. 제공받은 자료의 도착처리 하기

① 대상자료

- [도착대기]: 제공기관 담당자가 발송처리하고 신청기관 담당자가 접수처리 하지 않은 자료

- 참고로 제공기관에서 발송처리하면 자료발송안내 이메일이 신청기관 담당자 에게 전송된다. 만약, 자료발송 안내메일을 받고 싶지 않은 경우는 기관정보 에서 DDS발송메일 수신여부를 “no”로 설정한다. (Ⅳ장 “2-2 DDS에서 발생 하는 이메일의 수신여부 설정” 기능 참조)

② “도착처리” 하는 방법

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 도착처 리 할 수 있는 일괄처리창이 출력된다.

- 도착처리된 자료는 [도착]단계로 이동하고 제공기관에서 요금을 변경하거나 발송을 취소할 수 없다.

③ 안내메일 발송

– 신청자에게 자료도착 안내메일이 발송된다. (U13)

④ 도착처리한 자료를 [도착]에서 로 처리하면 도착처리가 취소되고 [도착 대기]단계로 되돌아 온다.

⑤ 클레임 처리 기능 : 제공기관에서 발송처리한 자료가 미착되거나, 페이지 누락, 상 태불량, 복사오류 등의 문제가 발생하면 재발송 요청을 할 수 있다.

⑥ NDSL에서는 제공기관에서 발송 처리한 자료가 정산대상이므로 도착처리를 하지 않아도 정산이 된다.

⑦ 영수증 출력하기

- 제공기관에서 발송처리한 자료를 [도착대기], [도착], [인계], [완료]단계에 서 필요하면 영수증을 출력할 수 있다.

(75)

<도착처리 하기>

- 메시지 저장하기 : 간략/상세정보의 처리상태 메시지란에 저장,

사용자시스템에서 신청자 확인 가능

- 이메일 보내기: 메일수신자에게 발송 메일 보내기 여부 선택 기능

(76)

3-4. 도착자료 신청자에게 인계처리 하기

① 대상자료

- [도착]: 협력기관 담당자가 도착처리하고 아직 자료 인계처리 하지 않은 자

② “인계처리” 하는 방법

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 인계 처리 할 수 있는 일괄처리창이 출력된다.

- 인계 처리된 자료는 [인계]단계로 이동한다.

③ 안내메일 발송: 없음

④ 인계 처리한 자료를 [인계]에서 로 처리하면 인계처리가 취소되고 [도 착]단계로 되돌아 온다.

⑤ 영수증 출력하기

- 제공기관에서 발송처리한 자료를 [도착대기], [도착], [인계], [완료]단계에 서 필요하면 영수증을 출력할 수 있다.

<인계처리 하기>

(77)

3-5. 제공기관에 클레임 하기

z 제공기관에서 자료제공이 지연되고 있을 때, 발송된 자료가 미착되거나 페이지 누 락 등의 오류가 있을 때 제공기관에 클레임을 요청하는 기능이다.

(1) 지연자료 처리요청

제공기관에서 제공이 지연되고 있을 때 해당자료에 대한 제공독촉 기능

① 대상자료

- [신청승인]: 신청기관에서 신청승인하고 제공기관에서 발송처리 하지 않은 자료 중 제공이 지연되고 있는 자료

② “지연자료 처리요청” 하는 방법

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 지연자료 처리요청 할 수 있는 일괄처리창이 출력된다.

- 신청기관에서 지연자료 처리요청을 하면 제공기관의 DDS 메인 홈페이지와 제공관리 화면에 붉은 글씨로 표시된다. (클레임이므로 기관정보에서 DDS발 송메일 수신여부 설정과 상관없이 제공기관 담당자에게 이메일이 발송된다.)

③ 안내메일 발송

- 제공기관에게 지연자료 처리요청 안내메일이 발송된다. (A05)

(78)

<지연자료 처리요청>

- 메시지 저장하기 : 간략/상세정보의 처리상태 메시지란에 저장

- 이메일 보내기: 메일수신자에게 발송 메일 보내기 여부 선택 기능

(79)

(2) 재발송 요청

제공기관에서 발송처리한 자료가 미착되거나, 페이지 누락, 상태불량, 복사오류 등의 문제가 발생했을 때 재발송 요청 기능

① 대상자료

- [도착대기]: 제공기관에서 발송하여 도착대기상태에 있는 자료 중 미착되거 나 복사오류 등이 있어서 제공기관에 재발송 요구할 자료

② “재발송 요청” 하는 방법

- 클레임 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 재발송 요청 할 수 있는 일괄처리창이 출력된다. 이때, 반드시 클레임 사유 를 선택하고 처리한다.

- 재발송 요청을 하면 제공기관 담당자에게는 이메일이 발송된다. 그리고, 제 공기관 발송화면에 해당 자료가 붉은색으로 표시된다. (클레임이므로 기관정 보에서 DDS발송메일 수신여부 설정과 상관없이 제공기관 담당자에게 이메 일이 발송된다.)

③ 안내메일 발송

- 제공기관에게 재발송 요청메일이 발송된다. (A12)

(80)

<재발송 요청>

- 메시지 저장하기 : 간략/상세정보의 처리상태 메시지란에 저장

- 이메일 보내기: 메일수신자에게 발송 클레임 사유 반드시 입력.

메일 보내기 여부 선택 기능

(81)

3-6. 신청자료 취소하기

z 신청자료는 NDSL 홈페이지에서 신청자가 직접 취소하거나, 신청기관 관리자가 관 리자 시스템에서 신청을 취소할 수 있다. 단, 이미 제공기관에서 접수처리한 이후의 자 료(접수처리 중, 발송)는 신청을 취소할 수 없다.

① 대상자료

- [신청] 및 [신청승인]: 아직 신청을 승인하지 않은 [신청]단계 자료와 신청 승인을 하였으나 제공기관에서 접수하기 전 자료 ([신청승인]-접수대기자료)

② “취소처리” 하는 방법

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 취소할 수 있는 일괄처리창이 출력된다. 이때, 반드시 취소 사유를 선택하고 처리한 다.

③ 안내메일 발송

- [신청]에서 취소된 자료는 신청자에게 취소처리 안내메일 발송 (U03)

- [신청승인]에서 취소된 자료는 신청자에게는 신청취소 안내메일(U03)이, 제공 기관에게는 제공요청 취소메일(A03)이 각각 발송된다.

④ 취소 처리한 자료를 [취소]에서 로 처리하면 취소처리가 취소되어 각각 [신청]과 [신청승인]단계로 되돌아 온다.

(82)

<신청취소 처리하기>

- 이메일 보내기: 메일수신자에게 발송 취소 사유 반드시 입력.

(단, 수신기관에서 수신을 거부한 경 우는 발송 안됨)

메일 보내기 여부 선택 기능

- 메시지 저장하기 : 간략/상세정보의 처리상태 메시지란에 저장

(83)

3-7. 전단계로 처리하기

z 어떤 업무를 실행 후 그 실행을 되돌리는(Back) 기능

① 전단계로 처리할 수 있는 곳

- [신청승인] 전단계로: 신청승인을 취소하고 [신청]상태로 되돌리기, 신청자 와 제공기관에게 안내메일발송. 단, 제공기관에서 접수처리중인 자료는 전단 계로 처리 불가.

- [도착] 전단계로: 도착처리를 취소하고 [도착대기]상태로 되돌리기, 신청자 에게 안내메일발송

- [인계] 전단계로: 인계처리를 취소하고 [도착]상태로 되돌리기

- [취소] 전단계로: 취소처리를 취소하고 [신청]이나 [신청승인]상태로 되돌리 기, 신청자에게 안내메일발송, 신청승인상태로 되돌릴 경우는 제공기관에게 도 안내메일 발송

② “전단계로” 처리하는 방법

- 각각의 단계에서 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 로 처 리 버튼을 클릭하면 일괄처리창이 출력된다.

③ 안내메일 발송

- 신청승인, 도착처리, 취소처리 시 메일을 발송한 동일한 대상자에게 해당업무가 취소되어 전단계로 되돌렸다는 안내메일발송

- 필요에 따라 이메일 보내기의 보내기 항목에서 “no”를 선택하면 이메일이 전송 되지 않는다.

④ 주의사항: 센터에서 정산 후 “완료처리”를 한 자료는 어떠한 경우에도 되돌리기가 불가능하다.

(84)

<전단계로 처리하기>

ex. 신청 승인된 자료를 전단계로 처리하여 신청단계로 되돌리기

- 메시지 저장하기 : 간략/상세정보의 처리상태 메시지란에 저장

- 이메일 보내기: 메일수신자에게 발송 (단, 수신기관에서 수신을 거부한 경 우는 발송 안됨)

메일 보내기 여부 선택 기능

(85)

3-8. 신청자료에서 발송방법 및 제공기관 변경하기

z 제공기관에서 접수나 제공불가 처리 전에 발송방법 및 제공기관을 변경할 수 있는 기능

① 대상자료

- [신청] 및 [신청승인]: 아직 신청을 승인하지 않은 [신청]단계 자료와 신청 승인을 하였으나 제공기관에서 접수하기 전 자료

- 단, 이미 제공기관에서 업무처리가 시작된 자료는 제공방법을 변경 할 수 없다 : 접수처리 중이거나 제공불가 처리 후 접수대기 자료

② “제공방법 변경” 하는 방법

- 대상자료의 상세화면을 연다

- 상세화면 제공정보에서 버튼을 클릭하면 변경할 수 있는 제공 정보 창이 출력된다.

- 제공정보 창에서 발송방법이나 제공기관을 변경 후 저장한다.

- 주의사항: 발송방법 변경 Æ 제공기관 변경 순으로 처리한다. (NDSL은 발송 방법 우선으로 발송방법을 변경하면 제공기관을 다시 선택해야 하므로 주 의)

③ 안내메일 발송

- [신청]에서 제공정보가 변경된 경우에는 안내메일 발송이 없다.

- [신청승인]에서 제공기관이 변경된 경우에는 변경 전 제1 제공기관에는 자료제 공 요청 취소안내메일(A03), 변경된 제1 제공기관으로는 자료제공요청 안내메 일(A01)이 각각 발송된다.

(86)

<상세화면에서 제공방법변경하기>

변경순서: 발송방법 Æ 제공기관순

(87)

3-9 . 출력하기

z 신청자료관리에서 출력할 수 있는 출력물의 종류:

(1) 신청자료목록 (2) 상세목록 (3) 영수증

z 일반적으로 NDSL에서는 화면출력(미리보기), 엑셀파일, 인쇄 형태로 출력할 수 있 다. (단, 상세목록이나 영수증 같은 경우는 엑셀로 출력할 수 없다.)

① 출력할 수 있는 곳

- 신청자료목록, 상세목록: 모든 단계에서 출력가능

- 영수증: 제공기관에서 자료를 발송한 이후 출력가능 (도착대기, 도착, 인계, 완 료)

② 출력하는 방법

- 간략화면 및 상세화면에서 출력한다. (단, 신청자료목록은 상세화면에서 출력을 지원하지 않는다.)

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)한 후 리스트박스에서 출력물의 종류를 선 택하고 우측의 프린터 그림( )을 클릭한다.

- 출력방법을 선택한다. 단, 엑셀로 출력시는 엑셀프로그램이 설치되어 있어야만 실행할 수 있다.

③ 대상자료 범위 지정하기

- 여러 건을 처리할 때는 간략목록에서 범위를 지정한다.

- 필요한 경우는 검색기능을 이용하면 편리하다.

(88)

<출력하기 예>

(89)

상세목록 Î

영수증 ↓

(90)

4. 제공관리

z 다른 협력기관 이용자나 일반개인이용자가 제공 요청한 자료의 관리기능

4-1. 조회하기

1) 들어가기

① [원문복사서비스] 홈페이지에서 상단 메뉴바 <제공관리>에서 서브메뉴로 이동하거 나,

② 홈페이지 중앙의 “제공관리 대상”을 이용한다.

(91)

4-2. 접수처리 하기

① 대상자료

- [접수대기]: 협력기관 관리자가 신청 승인한 자료와 이용자가 선불로 신청한 자료로 아직 접수처리 하지 않은 자료

- [접수대기]단계 자료는 신청기관이나 신청자가 발송방법 및 제공기관 변경이 가능하고, 신청을 취소할 수 있다.

② “접수처리” 하는 방법

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 접수처리 할 수 있는 일괄처리창이 출력된다.

- 접수된 자료는 [접수처리 중]단계로 이동하고, 접수처리 중 자료는 신청자나 신청기관에서 변경 및 취소할 수 없다.

③ 안내메일 발송: 없음

④ 지연자료 처리요청을 받은 자료는 신속히 처리한다. (붉은색 표시)

⑤ 접수처리한 자료를 [접수처리 중]에서 로 처리하면 접수처리가 취소되고 [접수대기]단계로 되돌아 온다.

<접수처리 하기>

(92)

4-3. 발송하기

1) 발송처리

① 대상자료

- [접수처리 중]: 제공기관에서 접수처리한 자료

- [접수처리 중]단계 자료는 신청기관이나 신청자가 제공정보를 변경할 수 없고, 신청취소도 할 수 없다.

② “발송처리” 하는 방법

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 접수처리 할 수 있는 일괄처리창이 출력된다.

- 발송된 자료는 [발송]단계로 이동하고 신청기관의 [도착대기]에 출력된다.

- 신청기관에서 발송 요청한 방법으로 제공함을 원칙으로 한다. 단, 부득이한 경 우 제공방법변경 버튼을 이용하여 발송방법을 변경할 수 있다. (후불신청자료)

③ 요금변경하기

- 요금은 페이지수와 발송방법, 요금유형에 따라 자동으로 계산된다.

- 페이지나 페이지수, 발송방법은 상세화면에서 변경할 수 있다.

- 요금이 “0”원인 경우는 발송처리가 불가능하므로 상세화면에서 페이지 또는 페이지수를 입력하여 요금을 설정한다. (후불신청자료-NDSL협정요금, 특별협 의체요금)

- 선불신청자료(일반개인요금)는 발송방법 및 요금변경이 불가능하다.

④ 안내메일 발송

- to 신청기관: 후불신청자료(NDSL협정요금, 특별협의체요금)는 신청기관으로 발송안내메일을 보낸다. 단, 신청기관에서 메일수신을 거부한 경우는 전송되지 않는다. (메일수신 여부 설정은 Ⅳ장 “2-2. DDS에서 발생하는 이메일의 수신 여부 설정” 기능 참조)

- to 신청자: 선불신청자료(일반개인요금)는 신청자에게 발송안내 메일을 보낸다.

(93)

<발송하기>

- 메시지 저장하기 : 간략/상세정보의 처리상태 메시지란에 저장

- 이메일 보내기: 메일수신자에게 발송 이메일 보내기 여부 선택기능

(단, 수신기관에서 수신을 거부한 경 우는 발송 안됨)

(94)

2) 자료 발송하기

① 작업지시서 출력하기

- 작업지시서는 반드시 출력하여 신청자와 신청기관이 신청자료에 대한 정보를 쉽게 알 수 있도록 제공자료를 송부할 때 함께 동봉하여야 한다. (상단부분만) (작업지시서 출력방법은 Ⅴ장 “3-7. 출력하기” 참조)

- 발송방법이 이메일이나 팩스일 경우도 함께 송부한다.

② 주소레이블 출력하기

– 우편발송용 주소레이블을 출력하여 이용할 수 있다. (주소레이블 출력방법은

Ⅴ장 “3-7. 출력하기” 참조)

– 발송방법이 전자우편이나 팩스일 경우는 주소레이블이 출력되지 않는다.

– 하나의 송부처에 여러 건의 자료가 발송될 때에는 1개의 레이블만 출력된다.

(간략화면에서 여러 건을 선택하여 주소레이블을 출력할 때)

– 주소용 레이블 용지 (LS-3107 : 16칸)에 맞추어 출력되므로 편리하게 사용할 수 있다.

③ 자료송부처는

- 상세화면과 작업지시서에서 확인 할 수 있다.

- 후불신청자료(NDSL협정요금, 특별협의체요금)는 신청기관으로 발송하고, - 선불신청자료(일반개인요금)는 신청자 개인에게 발송한다.

④ 신청자의 요청이 있을 경우는 영수증을 출력하여 동봉한다. (영수증 출력방법은 Ⅴ 장의 “3-7. 출력하기” 참조)

(95)

<상세화면>

<작업지시서>Î

<주소레이블> ↓

발송용

보관용

(96)

4-4. 제공불가 처리하기

z 제공요청자료를 제공할 수 없을 때 제공불가 처리하는 기능.

z 사유에 따라 후속처리가 달라지므로 사유를 정확하게 입력해야 한다.

제공불가 사유 시스템 조치사항

중복신청 - 신청자와 신청기관에 제공불가 이메일 통보 후 종료

비소장, 결호, 분실

- 제공기관 소장정보 갱신

- 다음 제공기관이 있으면 다음제공기관으로 신청의뢰 (3순위까지) 다음 제공기관에 제공요청 이메일 통보

- 다음 제공기관이 없으면 신청자와 신청기관에 제공불가 이메일 통보 후 종료

저작권법 위반, 대출 중, 파본, 기타, 소재 불명, 미착, 제본중, 서지사항불확실, 미출 판, 영문판자료비소장

- 다음 제공기관이 있으면 다음제공기관으로 신청의뢰 (3순위까지) 다음 제공기관에 제공요청 이메일 통보

- 다음 제공기관이 없으면 신청자와 신청기관에 제공불가 이메일 통보 후 종료

① 대상자료

- [접수대기] 및 [접수처리 중]: 제공기관의 접수대기나 접수처리 중에 있는 발송하기 전 자료

② “제공불가 처리” 하는 방법

- 대상자료를 선택(간략화면/상세화면)하여 버튼을 클릭하면 제공불 가 처리할 수 있는 일괄처리창이 출력된다.

- 제공불가 사유에 따라 후속조치가 달라지므로 제공불가 사유를 정확하게 선 택하고 처리한다.

수치

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