우리 학회는 전자투표시스템, 학술대회 관리시스템 의 도입에 이어 온라인 논문 투고/심사 시스템을 도입 하게 되었다. 온라인 논문 투고/심사 시스템(이하 ‘논 문 투고 시스템’)은 국제적인 추세로서 기존에 우편을 이용하여 투고와 심사가 진행되던 것을 인터넷을 이 용하여 온라인상에서 처리함으로써 많은 효과를 얻을 수 있다. 따라서 본고에서는 온라인 논문 투고/심사 시스템을 소개하여 앞으로 화학공학회 학술지에 투고 하는 회원들과 연구자들에게 편리하게 본 시스템을 이용할 수 있도록 사용법을 소개하고자 한다. 대부분 의 투고자는 동시에 심사자로서의 역할을 하기 때문 에 여기에서는 투고자 뿐 아니라 심사자로서의 사용 법을 소개하기로 한다.
논문 투고 시스템의 장점
논문 투고 시스템을 온라인화함으로써 얻어지는 장 점은 다음과 같다.
① 논문 심사 및 처리의 전산화에 따른 비용 절감
② 모든 투고논문에 대한 상세한 기록의 온라인화를 통한 문서작업 절감
③ 편집을 위한 심사에 대한 각종 통계의 실시간 제공
④ 투고자를 위한 투고논문 심사진행 상태의 실시간 확인
⑤ 저널에 출판 전이라도 학회 홈페이지 등을 통하여 출판예정인 논문에 대한 정보를 제공하여 신속한 연구 성과의 유통
실제로 우리 학회 영문지 “Korean Journal of Chemical Engineering(ISSN 0256-1115)”의 투고에 서 채택결정까지 소요되는 평균 심사기간은 114일(출 처, 화학공학연구정보센터)로 약 4개월 정도가 소요 되고 있는데, 이 기간의 상당부분이 각 단계별로 문서 를 출력하여 우편으로 전달하는 데 소요되고 있다고 판단된다. 그러나 올해 초부터 시험적으로 가동 중인 논문 투고 시스템에 접수된 논문 중 최근 채택결정이 내려진 논문의 경우 접수에서 채택결정까지 소요된 시간은 정상적인 리뷰가 진행되면 약 2개월 이내로 단축할 수 있을 것으로 예상된다. 공정한 심사와 더불 어 빠른 처리는 우리 학회지의 발전을 위해 아주 중요 한 요소임은 부인할 수 없는 사실이다. 본 시스템은 논문 투고 과정의 빠른 처리 뿐 아니라 투고자와 편집 자 모두에게 번거로운 서류 정리를 줄여주고 체계적 인 관리가 가능하게 하는 반가운 시스템이라 할 수 있 다. 이러한 논문 투고 시스템은 일단 먼저 영문지에 대해 실시하고 국문지의 경우는 검증이 끝나는 대로 바로 시작할 예정이다.
논문 투고 시스템의 사용법
현재 논문 투고 시스템에 접속하기 위해서는 학회 홈페이지(http://www.kiche.or.kr)의 상단메뉴에서
“논문투고/심사”의 “투고자”를 선택하여 클릭하거나, 우리 학회의 논문 투고 시스템의 임시주소인 “http://
www.cheric.org/suite/review/”로 접속하면 된다. 논문 투고 시스템의 사용자는 투고자, 심사위원, 편집위원,
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양대륙·홍희도*
정보화위원회 위원장, dryang@korea.ac.kr
*화학공학연구정보센터, w3master@cheric.or.kr
편집위원장 자격으로 접속하게 되는데 이 모든 작업 은 통합된 인터페이스로 같은 형태의 화면을 사용하 여 처리된다. 즉, 어떤 사용자가 논문 투고 시스템에 로그인하면 새로운 논문을 투고할 수 있고, 자신에게 심사가 의뢰된 논문에 대한 정보를 확인하고 심사의견 서를 작성할 수도 있으며, 편집위원 또는 편집위원장 의 경우는 추가 제공되는 편집국 메뉴를 통해 자신의 담당분야에 투고된 논문을 확인하고 심사과정을 진행 할 수 있다. 본고에서는 일반 회원의 입장에서 논문을 투고하거나 심사위원으로 위촉되어 심사를 하는 경우 에 대하여 설명하도록 한다. 이해를 돕기 위하여 실제 화면을 통해 설명하며 화면의 구성과 내용은 기능 개 선을 위하여 언제든지 변경될 수 있다.
1. 심사 시스템 등록 및 로그인
논문 투고 시스템을 사용하기 위해서는 반드시 사 용자로 등록이 되어 있어야 한다. 본 시스템은 학회의 회원 DB와 연동이 되어 있으나 회원이 아닌 사람들 도 이용이 가능해야 하므로 로그인 시스템이 분리되 어 있다. 따라서 이미 학회에 등록된 회원이라 할지라 도 이시스템에 새로 사용자 등록을 해야 한다. 논문 투 고 시스템에 접속하게 되면 [그림 1]과 같은 초기 로 그인 화면을 만나게 되고 여기에서 새로운 사용자로 등록(“NEW USER?”버튼)을 하거나 비밀번호를 잊은
경우 “FORGOT PASSWORD?”버튼을 클릭한 후 등록 시 사용한 이메일을 입력하면 그 이메일로 비밀번호 를 받을 수 있다. 새로운 사용자로 등록하기 위해
“NEW USER?” 버튼을 클릭하면 먼저 사용자 언어와 국가를 입력하는 화면이 나온다. 본 논문 투고 시스템 은 외국인도 사용할 수 있기 때문에 먼저 사용할 인터 페이스의 언어를 한글과 영문 중에서 선택하고 거주 국가를 선택하여야 한다. 이를 입력하면 [그림 2]와 같은 화면이 나타난다. 개인 정보 입력화면 [그림 2]
에서 중요한 것은자신의 ID로 사용될 전자우편 주소를 입력하는 것인데, 이후 모든 심사진행은 여기에 등록 된 주소에게 이메일로 전달되므로 자신이 언제든지 확인할 수 있는 이메일 주소를 입력하여야 하며 다른 사람과 중복될 수 없다. 만약 우리 학회의 기존 회원 이라면 상단 부분의 “click here”를 눌러 학회 ID와 비 밀번호로 로그인함으로써 학회에 등록된 개인정보를 자동으로 가져올 수 있다. 이때 학회에 등록된 이메일 주소를 정확하게 수정하여야 한다. 두 시스템에 다른 이메일을 사용할 수도 있으나 경우에 따라 참조하는 이메일이 달라지므로 여러 주소를 늘 확인해야하는 불편함이 있어 하나로 통일하는 것이 바람직하다. 개 인정보 입력을 마치고 나면 [그림 3]과 같은 초기화
그림 1. 로그인 및 사용자 등록. 그림 2. 개인 정보 입력.
면을 만나게 된다. 이화면은 추후에 로그인하여도 보 이는 가장 첫 번째 화면이다. 여기서는 ① 논문 투고,
② 심사, ③ 기존 투고논문 상태 확인, ④ 출판/게재불 가된 투고논문 확인, ⑤ 편집위원일 경우 편집 작업을 할 수 있다.
2. 논문 투고
논문을 투고하기 위해서는 우선 투고할 대상 저널 을 선택한다. 이후 화면은 대상 저널에 따라 달라지게 된다. 여기에서는 영문지를 기준으로 설명할 예정이 나 국문지의 경우도 언어만 차이가 날 뿐 기본적인 사 항은 동일하다. [그림 3]의 초기화면
번 메뉴에서 영문지나 국문지를 선택하게 되면 투고 요령과 함께 투고자 본인이 교신저자(Corresponding author)인지, 아니면 교신저자를 대신해 투고하는 것 인지 선택[그림 4]하게 된다. 논문 심사 진행상황에 대한 모든 연락사항은 교신저자의 이메일 주소로 발 송된다. 교신저자와 투고자가 동일한 경우는 자신의 이메일로 내용을 전달받게 되지만, 교신저자를 대신 하여 투고하는 경우에는 연락사항은 받지 못하며 논 문 투고 시스템에 로그인하여야만 심사 진행상황을 확인할 수 있다. 교신저자를 대신하여 다른 사람이 투 고한 경우에도 교신저자 본인이 심사 시스템에 로그
인하게 되면 자신이 교신저자로 등록된 논문에 대하 여 심사 진행상황을 확인할 수 있다. 단, 논문 투고 시 스템 등록시 이메일 주소가 교신저자의 이메일 주소 와 동일해야 한다. 교신저자인지 여부를 확인하고 나 서 투고의 첫 단계는 교신저자의 연락처를 입력하는 것이다[그림 5]. 투고자가 교신저자와 동일한 경우는 자신의 정보가 자동으로 채워져 있지만 교신저자를 대신하여 투고하는 경우는 교신저자의 정보를 입력해 야 한다. 앞에서 언급한 바와 같이 심사에 대한 모든 연락사항은 교신저자의 이메일로만 전달되는 만큼 이 메일주소를 정확히 입력하는 것이 가장 중요하다. 교 그림 3. 논문 투고 시스템 초기화면. 그림 4. 투고 안내.
그림 5. 교신저자 연락처 입력.
신저자의 연락처를 입력하고 나면 투고 논문의 정보 를 입력하는 화면을 만나게 된다[그림 6]. 여기서 제 목과 키워드를 입력하고 투고분야를 선택한다. 투고 분야를 선택하게 되면 해당 분야를 담당하는 편집위 원을 선택한다. 다음으로 논문을 어떠한 형태로 투고 할 것인지 선택하게 되는데 영문지의 경우, Journal Review, Research Paper, Short Communication, Letter to the Editors 중에서 선택하도록 되어 있다.
편집위원에게 언급하고 싶은 특이 사항이 있으면 바 로 아래의 Letter to the Editor 란에 입력하고 해당 논문의 심사위원으로 적절하다고 판단되는 사람을 3 인까지 추천한다(저널의 설정에 따라 나타나지 않을 수도 있다).
투고논문에 대한 기본적인 정보를 입력하고 나면 원고 및 첨부파일을 업로드하는 화면으로 이동한다 [그림 7]. 논문의 원고는 필수적으로 업로드하여야 하 며, 저널설정에 따라 첨부파일을 업로드할 수 있도록 허용하는 경우에는 도표, 그림 등을 별도로 업로드 할
수 있는데, 이 경우에는 업로드하는 파일의 종류가 어 떤 것인지 입력하여야 한다. 파일을 업로드하고 나면 올려진 파일을 삭제할 수 있는 버튼이 나타나 삭제 후 다시 업로드할 수도 있다. 이때 업로드되는 원고는 자 동으로 바이러스 검사가 이루어지며 이때 문제가 있 으면 바이러스를 제거하고 다시 입력해야 한다. 논문 업로드가 완료되면 투고의 마지막 단계로 지금까지 입력된 내용을 최종적으로 확인한다. [그림 8] 각 단 계에서 입력된 내용이 간략하게 정리되어 보이며 해 그림 7. 투고 논문 파일 업로드.
그림 6. 투고논문 정보 입력.
그림 8. 투고논문 입력 내용 확인.
당 부분을 수정하고 싶으면 “EDIT”버튼을 눌러 해당 단계로 이동하여 수정한다. 모든 입력내용이 올바르다 면 “SUBMIT TO EDITORIAL OFFICE”버튼을 눌러 투고 를 완료한다. 논문 투고가 완료되고 나면 [그림 9]와 같이 논문이 잘 접수되었음을 알리는 이메일을 받게 되며 담당 편집위원에게도 논문이 투고되었음을 알리 는 이메일이 자동으로 발송된다. 이후도 투고 및 심사 과정에서 이와 유사한 형식의 이메일이 상황에 맞게 자동발송되어 관련자들에게 통보해준다. 이상의 과정 을 진행하는 도중 중단하고 다시 추후에 재개하고자 하면 “SAVE” 버튼을 이용하고 저장한 후 나중에 그 단계로부터 다시 시작할 수 있다.
3. 논문 심사
편집위원은 투고된 논문을 확인하고 적절한 심사위 원을 위촉하여 심사를 진행하게 된다. 심사위원으로 위촉된 사람은 심사위원으로 위촉되었음을 알리는 이 메일을 받게 되는데 메일의 내용에 보면 심사를 수락 하거나 거절하겠다는 의사를 표현할 수 있는 부분이 있다. 영문인 경우는 “Accept” 또는 “Decline”으로 표 시되어 있는 부분을 클릭함으로써 의사를 표시할 수 있으며 이 사항은 해당 편집위원에게 즉시 자동으로
통보된다. 거절의 의사를 표시하지 않는 경우는 자동 으로 수락의 의미로 간주하게 되나 편집위원이 상황 을 정확히 알 수 없으므로 분명한 의사를 표시해주는 것이 바람직하다. 심사위원이 심사를 거절하는 경우 는 거절의 사유를 입력해야 하며 편집위원은 새로운 심사위원을 위촉하게 된다. 심사를 수락한 심사위원 은 이메일에 포함된 심사 작업을 위한 하이퍼링크
“Review Now”를 클릭하거나 학회의 홈페이지를 통해 논문 투고 시스템에 로그인함으로써 심사대상 논문의 정보를 확인하는 화면에 접속할 수 있다. 심사위원은 반드시 논문 투고 시스템에 등록할 필요는 없다. 그러 나 심사위원은 개개인이 별도의 암호키로 구분되므로 본인이 논문 투고 시스템에 등록되어 있지 않다면 심 사위원 위촉 메일에 적시되어 있는 암호키가 포함된 하이퍼링크로만 논문 정보 화면에 접속할 수 있다. 등 록이 되어 있는 경우는 로그인하면 본인에게 주어진 심사 대상 논문의 목록을 볼 수 있으며 심사기한 등에 관한 내용 등 다양한 정보를 한눈에 볼 수 있다.
심사를 위해 심사위원은 먼저 대상 논문의 정보를 확인하고[그림 10], 파일 이름을 클릭하여 원고를 다 운로드 받고 검토한다. 검토가 완료되어 심사결과를 그림 9. 접수 확인 이메일.
그림 10. 심사대상 논문정보확인.
입력할 준비가 되면, 다시 논문심사 위촉메일에 포함 된 심사링크를 클릭하거나, 논문 투고 시스템에 로그 인하여 초기화면에서 해당 논문번호를 클릭하여 논문 정보 화면[그림 10]으로 이동한 후 “SUBMIT REVIEW” 를 눌러 심사의견서를 작성한다. 심사의견서 작성 화 면[그림 11]에서는 먼저 제출논문에 대해 ‘즉시 채 택’, ‘수정 후 채택’, ‘수정 후 재심’, ‘게재불가’ 중에서 선택하여 판정을 내리고, 이후 대상논문에 대한 세부 적인 평가항목에 답하게 된다. 다음으로 전체적인 심 사의견(Overall opinion)을 입력하고, 편집위원에게 전하는 의견을 입력하는데 이 의견은 편집위원에게만 전달되며 저자는 볼 수 없다. 마지막으로 논문의 각 부분에 대하여 세부적인 의견을 작성할 수 있는데 개 수에 상관없이 입력이 가능하다. 세부의견은 쪽수와 줄수로 정의하여 표시할 수도 있고 그냥 서술적으로
위치에 대해 언급하고 의견을 입력하면 된다. 입력된 내용은 추후에 수정이 가능하며 이때 가능하면 특수 기호 등은 사용하지 않는 것이 바람직하다. 특수기호 는 컴퓨터의 기종과 설치된 프로그램에 따라 달리보 일 수 있기 때문이다. 모든 입력이 완료되면 “Submit Review” 버튼을 눌러 심사의견서를 제출하거나,
“Continue Later”버튼을 눌러 심사의견서를 저장하고 나중에 다시 이어서 작업을 속개할 수 있다. 심사의견 서를 제출하고 나서 심사료 지급을 위해 계좌번호를 입력하고 나면 심사가 종료된다.
4. 논문 수정 및 심사 완료
심사의견서가 제출되면 편집위원에게 통보되고 위 촉된 모든 심사위원이 심사를 마치면 편집위원은 각 심사위원의 심사의견을 참고하여 대상 논문에 대해
‘채택’, ‘수정 후 채택’, ‘수정 후 재심’, ‘게재불가’ 중 에서 결정을 내리게 된다. 결정된 내용은 심사의견과 함께 교신저자에게 통보된다. 채택의 경우 저자는 편 집위원장의 추가적인 수정요청을 반영하여 최종 수정 된 논문을 제출하면 되고, 이후 저작권 양도 동의서 및 별쇄본 신청양식을 작성하고 영문지의 경우 영문 교정을 거쳐 최종 인쇄본 저자교정을 하여 출판에 들 어가게 된다. ‘수정 후 채택’ 또는 ‘수정 후 재심’ 결정 이 내려지게 되면 저자는 논문 투고 시스템 초기화면 의 번 메뉴를 선택하여 자신이 투고 한 논문의 심사진행 현황 화면에서 [그림 12] 해당 논 문의 “REVISE”버튼을 눌러 심사의견에 대한 답변 및 논문수정에 들어간다. 우선 자신의 모든 투고논문의 현재 심사진행 현황을 볼 수 있는 [그림 12]의 화면을 살펴보자. 투고 논문 현황 페이지는 크게 세부분으로 나뉘는데 미제출 목록, 심사 중 목록, 채택 및 출판 진 행 중 목록이 그것이다. 미제출 목록에서는 논문번호 를 누르면 이전에 중단된 단계에서 투고를 계속할 수 있고, 삭제하여 취소할 수도 있다. 심사 중 목록에서는 논문번호를 눌러 논문접수대장을[그림 13] 볼 수 있 그림 11. 심사의견서 작성.
는데 여기에는 모든 심사내역과 수정내역이 포함된다.
심사내역에서는 심사의견서가 제출된 경우 심사의견 서를 볼 수 있다[그림 14]. 심사 중 목록은 다시 처리 중 목록과 수정요구 목록으로 나뉘는데 심사가 진행 중인 경우는 처리 중 목록에, 편집위원의 결정에 따라
수정 후 재심 또는 수정 후 채택으로 결정된 경우는 수정요구 목록으로 이동된다. 채택으로 결정되면 편 집위원장은 추가적인 수정요구가 있을 경우 저자에게 이를 요청하고, 그렇지 않다면 출판대기 상태로 넘어 가 [그림 12]의 채택 및 출판 진행 중 목록으로 이동 된다. 이후 과정은 이전에 오프라인으로 투고했던 것 과 같은 과정을 밟아 출판된다.
다음에는 수정과정을 자세히 살펴보자. [그림 12]
에서 수정 후 채택 또는 수정 후 재심 결정이 내려져 수정에 대한 응답을 하고자 하는 경우에는 “REVISE” 버튼을 눌러 [그림 15]의 화면으로 이동한다. 우선 이 화면에서 편집위원의 수정요구 사항에 대해 답변하고, 탭으로 표시되어 있는 각 심사위원의 심사의견서를 확인하고, 해당 심사위원의 코멘트에 대해 답변한 다 음, 세부적인 코멘트가 있을 경우 그에 답한다. 이상의 답변과정을 마치고 나면, “SAVE” 버튼을 눌러 저장하 고 나중에 속개하거나, “REVISE MANUSCRIPT”버튼을 눌러 논문 수정에 들어간다. 논문 수정과정은 처음 투 고 시와 동일하지만 몇 가지 항목은 수정할 수 없으므 로 나타나지 않을 수도 있다. 수정사항이 없는 부분은 수정하지 않아도 상관없으나, 논문 파일은 반드시 수 정된 것을 다시 업로드해야 한다. 투고 내용을 수정하 고 제출하면 편집위원에게 통보되며 편집위원은 수정 된 내용을 확인하고 이후 처리를 결정한다.
그림 12. 투고논문 현황보기.
그림 14. 심사의견서.
그림 13. 논문접수대장.
5. 게재불가 및 반박
만약 편집위원의 결정에 따라 게재불가로 처리되었 다면 이메일로 통보를 받게 되며, 초기화면의 번 메뉴에서 그 결과를 볼 수 있다[그림 16]. 만약 심사결과에 이의가 없다면 그것 으로 종료되지만 만약 심사결과에 대한 이견이 있어 반박하고자 한다면 “REBUT” 버튼을 눌러 반박할 수 있다. 반박과정은 각 심사의견의 코멘트에 대해 답변 하고 그에 따라 수정한 원고를 다시 올리는 등, 상술 한 논문 수정과정과 동일하며 해당 반박 내용은 편집 위원에게 전달된다. 편집위원은 반박내용을 검토하여 최종 게재불가 처리하거나, 수정 후 재심으로 상태를 변경할 수 있다.
6. 추후 개발예정인 사항
현재 논문 접수대장[그림 14]에서 각 논문의 심사 현황, 수정현황 및 출판현황을 볼 수 있는 등 한눈에 전체적인 진행상황을 볼 수 있지만, 앞으로 좀 더 세 분화된 히스토리 기능이 추가될 예정이다. 현재 심사 시스템은 약 30여 가지 상황에 대하여 이메일을 이용 한 통보 기능을 갖추었으나 이것 또한 좀 더 세분화하 여 현재 자신의 투고논문이 어떠한 상태에 있는지 일 일이 논문 투고 시스템에 접속하지 않아도 이메일을 통해 진행상황을 확인할 수 있도록 할 것이다. 또한 편집위원에게는 현재 제공되는 심사위원의 심사기간 등에 대한 통계 이외에도, 각 전문분야별로 가용한 인 력풀을 구성하여 투고논문이 다루고 있는 분야에 적 합한 심사위원을 선정하는데 도움이 될 수 있도록 지 속적으로 발전시켜 나갈 것이다.
맺음말
이상과 같이 실제 화면과 함께 논문의 투고 및 심 사, 수정과정에 대해 간략하게 알아보았다. 현재 영문 지에 대해서만 시험 운영되고 있지만 국문지에 대해 서도 적용할 수 있도록 준비 중이다. 현재 온라인 논 문 투고/심사 시스템은 약 1년여에 걸쳐 의견 수렴과 테스트 과정을 거쳤지만 아직 초기단계이므로 여러 문제점은 물론 개선할 점도 많을 것으로 생각된다. 회 원 여러분의 적극적인 의견개진을 언제든지 환영하며, 좋은 의견은 반영하여 더 편리한 시스템이 되도록 노 력할 것이다.
그림 16. 출판완료/게재불가 목록 및 반박.
그림 15. 심사결과에 답하기.
