시간 관리
박찬균 교수
중앙대학교 경영경제대학 지식경영학부
시간이야말로 가장 간단한 문제다.
그러므로 시간을 관리할 수 없는 사람은 그 어떤 다른 것도
관리할 수 없다.
- 피터드러커
• 현대인의 바쁜 생활 속에서 시간은 참으로 중요합니다.
한정된 시간을 어떻게 관리하고 사용하느냐에 따라 인생의 결과 다르게 나타날 수 있습니다.
• 성공적인 삶을 살아간 사람들, 개인 및 조직의 리더로써 성공한 사람들의 경우를 생각해 봅시다.
그들은 어떻게 성공했으며, 시간관리를 어떻게 했는지에 대하여 알아봅시다.
시간 관리 왜 필요한가?
• 정 의
자기 자신과 자기의 생활을 관리하는데 주어진 시간을 극대화하여 의미있게 사용하 는 것이다.
• 시간관리의 4가지 목표
1) 스트레스 감소 2) 균형 / 자기통제 3) 생산성 향상
4) 목표달성 기간 단축
시간 관리의 정의와 목표
① 시간을 낭비하지 않고 업무를 처리할 수 있다.
② 일에 대한 계획과 준비를 더 잘 할 수 있다.
③ 작업 결과가 더 좋아진다.
④ 정신 없이 서두르지 않아도 되고, 스트레스도 덜 받게 된다.
⑤ 일에 대한 만족도가 더 커진다.
⑥ 일을 하고자 하는 동기 유발이 더 잘된다.
⑦ 좀 더 어려운 업무도 처리할 수 있는 능력이 생긴다.
⑧ 업무와 업적에 대한 압박감이 줄어든다.
⑨ 업무상의 실수가 줄어든다.
⑩ 일에 대한 목표 달성뿐만 아니라 인생의 목표 달성도 더 쉬워진다.
시간 관리의 혜택
시간의 의미와 가치를 생각해보라!
1) 당신은 시간이 충분한가?
2) 당신에게 시간은 어떤 의미인가?
3) 당신은 시간을
어떻게 활용하는가?
4) 당신에게 시간이 얼마나 남아있는가?
시간관리를 방해하는 5가지 요인들
1. 한꺼번에 여러 가지 일을 하려고 욕심을 낸다.
2. 해야 할 일을 뒤로 미루어둔다.
3. 적절하게 위임하지 않고 혼자서 다한다.
4. 다른 사람의 부탁을 거절하지 못하고 받아들인다.
5. 주변 정리를 못하고 산만하게 일한다.
1. 장기적인 목표를 세우면서 시작 1) 직장내외에서의 기대
2) 개인으로서의 기대
3) 가족, 사회인으로서의 기대
2.목표에 대한 기여의 정도에 따라 각 활동들의 우선순위를 매겨라 3.하루 동안 이루어지는 모든 활동을 장기목표와 연관시켜 기록하라 4.자신의 신체 리듬과 우선순위에 따라 각 활동들의 일정을 짜라.
5.예기치 못한 방화와 위기가 있더라도 최대한 계획에 따라 활동하라.
효율적인 시간 계획 원칙
1. 갑작스런 방문객을 퇴치하는 법 2. 회의 시간을 줄이는 법
3. 전화를 내편으로 만드는 법
4. 시간낭비 증후군에서 벗어나는 법 5. 확실하게 자기관리 하는 법
6. 현명하게 결정하는 법
7. 팀 시간관리를 위한 커뮤니케이션
시간관리를 위한 실천 포인트
• 방문객을 선별해 두어라
• 방문객을 맞는 장소, 접대, 시간
• 방문요청이 들어오면 방문약속을 정확하게 정하라
• 약속시간을 주도해서 정하라!
• 자신의 언어로 끝내기 말을 준비하라
1. 갑작스런 방문객을 퇴치하는 법
1. 정시에 시작하라!
2. 1분 발표
3. 정시에 끝내라!
4. 요약하라!
2.회의 시간을 줄이는 법
1) 방해물을 차단하라 2) 메모하라
3) 모아서 한꺼번에 하라 4) 육하원칙을 이용하라
3. 전화를 내편으로 만드는 법
• 시간낭비 증후군은 원인을 명확히 알 수 없는 시간 낭비 습관들 을 이야기함.
• 커피타임 증후군, 월요병 증후군, 사교 활동 증후군은 좀 더 '편 한 것'을 찾으려다 보니 나타나는 증상들.
• 시간낭비 증후군은 2단계에 걸쳐 제거될 수 있는데, 1단계는 자 신이 증후군에 걸려 있는지 체크하는 것, 2단계는 증후군에서 벗어나기 위한 방법을 생각해 내는 것입니다.
4.시간낭비 증후군에서 벗어나는 법
[ 시간일지 작성 절차 ]
• Step 1 : 사실대로 기록한다.
실제 했던 행동들을 구체적으로 기록한다.
(회의, 자료 찾기, 전화, 구상 등)
• Step 2 : 미션에 비추어 우선 순위를 판정한다.
나의 미션에 비추어 집계된 행동들의 우선 순위를 판정한다.
• Step 3 : 원인을 분석한다.
원인이 외부 혹은 내부(자기 자신) 중 어디에있는지를 분석한다.
• Step 4 : 유형별로 나누고 집계한다.
같은 행동들을 묶고 소요 시간을 집계한 후, 전체에서의 비중을 계산한다.
5. 확실하게 자기관리 하는 법
• 의사결정을 내릴 때도 우선 순위를 정하라
• 의사 결정을 내리기 위해 목적에 따라 우선 순위를 정하라
• 의사결정시 가능성을 80%(결정)~ 미결정을 20%
6. 현명하게 결정하는 법
7. 팀 시간관리를 위한 커뮤니케이션
1. 언어 특성 우리말은 끝까지 들어 봐야 한다.
2. 경청태도 상대의 말을 끝까지 들어 준다.
3. 반복 확인 숫자는 다시 반복하여 상대와 확인하며 전달하고 전달 받는다.
4. 들을 자세가 갖추어져 있음을 확인하고 말을 하라.
5. 전달수단 전화, 메모, 편지, E-Mail 등 가장 적합한 수단을 골라 활용하라.
6. 눈높이 상대방의 언어와 개념적 능력에 맞게 눈높이 소통을 해야 한다.
1. 내일 아침 출근은 늘 오던 길이 아니라 새로운 길을 따라 가 보도록 합시다.
2. 오늘 점심은 매일 가던 식당이 아닌 새로운 곳에서, 메뉴도 다르게 새로운 음식을 접해보도록 합시다.
3. 외부로 자료를 보내야 할 경우, e메일 사용가능성을 물어 본 뒤, 가능하다면 e메일을 이용하도록 합시다.
4. 외출을 할 때는 외출의 목적, 돌아오는 시간을 책상 위나 게시판에 메모로 남겨 둡시다.
5. 한 주를 시작하기 전에 수첩, 다이어리, 탁상일지에 그 주에 해야 할 중요한 일 들에 대해 적어 봅시다.
6. 아침에 삼 십분 일찍 출근해서 인터넷 서핑과 e메일 체크를 생활화합시다.
7. 퇴근하기 전 내일자의 탁상 일지에 6가지 할 일을 우선순위대로 적어 놓고 갑시다.
8. 엘리베이터를 기다리는 시간, 엘리베이터를 타고 내려오는 시간에 무엇을 하십니까?
필요한 전화를 하거나 머리나 옷을 점검하십시오. 혼자 있다면, 옆구리 운동이라도... 계단을 이용하면 더욱 좋습니다.
9. 예고 없이 찾아온 방문객은 사무실 밖에서 복도나 로비에서 만나서 용건을 마치도록 합시다.
10. 다른 부서와 협의할 사항이 있을 때, 내가 방문객이 되어 시간을 절약합니다.
11.퇴근하면서 책상 위에 있는 서류를 말끔히 정리합시다.
성공적인 시간관리를 위한 실천 예시
• 어떤 사람이 숲 속을 산책하다가 나무꾼을 만났다. 나무꾼은 이미 베어 넘어뜨린 나무의 줄 기를 조각 내느라 분주하게 톱질을 하던 참이었는데, 무척이나 힘겨워 보였다. 그래서 그 사 람은 산책을 멈추고 가까이 다가가 나무꾼이 왜 그토록 애쓰고 있는지를 살펴보고, 이렇게 말해주었다. “실례합니다만, 제가 보기에 당신의 톱날이 완전히 다 닳아서 무뎌진 것 같은데 요. 일단 톱날을 먼저 날카롭게 가는게 좋지 않을까요?”
• 그러자 나무꾼은 한숨을 쉬며 이렇게 대답했다.
“그럴 시간이 없답니다. 톱질을 해야 되기 때문에 바쁘거든요.”
“당신도 혹시 바쁘다는 핑계로 톱날을 갈지 않고 톱질하고 있진 않으십니까?”
나무꾼
• 세계적인 컨설팅 기업 맥킨지(Mackenzie)는 자문 활동을 하면서 수천 명 의 중간 관리자들에게 문의한 결과, 다음과 같은 통계적 자료를 얻어냈다.
• 관리자 100명 중 시간이 충분하다고 응답한 사람은 1명에 불과했으며
• 10명은 지금보다 10%의 시간이 더 필요하다고 했고,
• 40명은 지금보다 25%의 시간이 더 필요하다고 응답했으며,
• 나머지 49명은 지금보다 50%의 시간이 더 필요하다고 답했다.
중간 관리자들의 시간 사용 현황
·더 빨리 더 많은 일을 하라.
·사람 때문에 '일'할 시간을 낭비하지 마라.
·하루의 업무계획표를 완벽하게 작성하라.
·한 번 세운 목표를 반드시 지켜라.
·긴급한 일을 우선하라.
·속도보다는 올바른 방향이 중요하다.
·'일'보다 '사람'을 우선하라.
·하루가 아니라 주간 단위로 계획을 세워라.
·더 중요한 일이 생기면 그것부터 먼저하라.
긴급하지 않지만 중요한 일을 우선하라.
[기존의 시간 관리] [21세기 시간 경영]
