6장 비즈니스
문서작성 및 실습(II)
학습 내용
1. 영문 비즈니스 문서의 종류
2. 영문 비즈니스 문서 작성의 단계
3. 영문 비즈니스 문서의 조직화
4. 영문 business letter의 작성
5. 영문 business letter format
6. 영문 business letter 봉투 작성
1. 영문 비즈니스 문서의 종류
1) 영문 비즈니스 문서의 종류
business letter: 기업 간 거래문서
memorandum: 사내 연락 통지문
report: 보고서
minutes: 비망록, 회의록
news release: 회사 뉴스(기사) 보도
invitation: 초청문서
fax message: 팩스문서
e-mail: 전자편지
2) 영문 비즈니스 레터 스타일
비즈니스 레터의 의의: 상거래에서 사용되는 문서로 특히 국가, 기업 간 무역 거래에서 중요한 역할
비즈니스 레터 스타일 결정 요소: 종이(질/중량/색상), letterhead와 로고 디자 인, 잉크색상, body에 사용된 활자 스타일 및 유형, 포맷
2. 영문 비즈니스 문서 작성의 단계
1) 비즈니스 문서 작성 시 숙지해야 할 원칙
• 주제와 목적의 명확성
• 정보는 주제, 목적과 관계 있는 것만 제시
• 논리정연하게 주장점을 강조하고 제시
• 충분한 필수 정보의 제시
2. 영문 비즈니스 문서 작성의 단계
2) 비즈니스 문서 작성의 단계
(1) 계획(planning): 문서의 목적을 정하고 오디언스의 욕구와 반응을 분석하며 목적 달성을 위해 취해야 할 행동순서를 정하는 과정
(2) 조사(research): 사실, 의견, 신념 등을 뒷받침하기 위해 주제에 대한 체계적 조사 시행. 문서의 성격과 주제에 대한 가용 정보에 따라 시간소모가 달라지는 부분
(3) 조직화(organization): 문서작성자가 커뮤니케이션의 목적, 오디언스 의 요구사항, 서식에 맞추어 제시할 아이디어 순서를 정하는 단계
(4) 작성 및 디자인(composition & design): 서식에 맞추어 문서를 효 과적으로 작성하고 시선을 끌 수 있도록 정보 를 담는 과정
(5) 교정(revision): 문서작성 최종 단계. 초안을 완결된 문서로 변형
3. 영문 비즈니스 문서의 조직화
1) 개요와 아이디어의 조직화
개요(outline):
- 문서의 줄거리
- 전달하고자 하는 메시지를 3~4개의 핵심 아이디어로 축약한 뒤 논리적으 로 연결한 것
아이디어의 조직화(organization): 메시지를 만들기 위해 정보를 정리하고 아 이디어를 서로 연결시키는 과정
<개요의 구조> 메시지 목적
1. 주요 주장점 2. 주요 주장점 3. 주요 주장점 증거 1 증거 2 증거 1 증거 2 증거 3 증거 1 증거 2
3. 영문 비즈니스 문서의 조직화
2) 연역적 패턴 또는 귀납적 패턴의 선택
연역적 패턴(deductive pattern): 가장 중요한 정보를 먼저 제공하고 그 다음 에 그것을 뒷받침하는 증거자료, 사실 등을 기술하는 방법
- 수신자가 감수성이 풍부하거나 남의 생각을 잘 받아들일 때 적용
귀납적 패턴(inductive pattern): 구체적 사실과 관찰을 기술한 뒤 일반화된 넓은 의미의 결론을 맺는 방법
- 수신자가 타인의 생각을 잘 받아들이지 않고 평소 부정적인 생각을 갖 고 있을 때
3) 단문메시지 혹은 장문메시지의 선택
단문형태: 누군가를 설득할 때, 직접적으로 무언가를 요청하는 경우, 일상적 인 또는 호의적인 메시지일 때, 나쁜 소식을 전할 때
장문형태: 정보전달을 목적으로 할 때, 분석결과를 제시하는 경우
3. 영문 비즈니스 문서의 조직화
4) 독자중심적 문서 작성
작성자중심적 문서작성: 작성자 개인에 초점을 맞추어 작성(I attitude).
ex. You보다 I를 많이 사용
독자중심적 문서작성: 읽는 사람에 초점을 맞추어 문서 작성(You attitude) ex. I보다 you를 더 많이 사용
- 문서 작성 시 독자중심적으로 하게 되면 선의의 비즈니스 관계 형성에 도움
4. 영문 business letter 작성
<영문 비즈니스 레터의 구성요소>
Standard Elements Optional Elements letterhead heading reference line
dateline mail(delivery) notation
personal or confidential notation inside address attention line
salutation opening subject line
middle body identification line complimentary close enclosure notation signature closing copy notation
postscript
continuation-page heading
4. 영문 business letter 작성
1) LETTERHEAD(p9-①) : 보통 비즈니스 letterhead는 편지 윗부분 미리 인쇄된 문구를 말함– 회사명 또는 비즈니스 로고, 주소 및 사서함 번호, 전 화번호 및 팩스/e-mail주소, 때로는 영업종류 및 부서가 구체적으로 명시되 기도 함
2) DATELINE(발신일, p9-②): letterhead로 부터 보통 2~4 라인 하단에 위치. 미/영식 일자 기입 차이에 유의
(미국식: June 22, 2003/영국식: 22nd June, 2003 or 22 June 2003) cf. 숫자를 축약하지 말 것(6/22/2003 →ｘ)
3) REFERENCE LINE(참고선):
dateline의 1 스페이스 하단에 위치.편지왕래가 빈번할 때 주고 받는 당사자끼리 혼선을 없애기 위해 파일 번호 및 코드번호를 언급하는 것(수신자의 손쉬운 정리 및 조회를 도움)
-Your Ref. ABC33221-4/Our Ref. 33CCCM-4/Letter No. AB-123/ File No.
PQ-10
4. 영문 business letter 작성
4) MAIL(or DELIVERY ) NOTATION(우편사항):
배달방법 기재Certified/ registered / by messenger / by FedEx
5) PERSONAL or CONFIDENTIAL NOTATION(도착 후 우편취급사 항):
편지가 사신, 또는 비밀문건일 때 수신인만 볼 수 있도록 편지의 날짜선 에서 2라인 하단에 기재-PERSONAL or CONFIDENTIAL / Personal or Confidential
4. 영문 business letter 작성
6) INSIDE ADDRESS(수신인의 이름과 주소, p9-③):
Mr. or Ms. (courtesy title) + 수신인 이름 + 전문칭호 (professional title). 하단에 상대방 회사명, 그 밑에 회사 주소
상대방의 전문칭호(직함)는 짧게 표시하되 긴 경우 이름 아래에 표시.
ex. Mr. John Taylor, CEO
회사로 편지를 보낼 때는 수신인 주소란에 회사명, 부서명+회사주소 순으로 기입
상대방 주소는 보내온 편지에 적힌 주소가 우선.
숫자로 표시된 거리주소는 1~12까지는 알파벳 문자 사용(13이상 숫자는 아 라비아 숫자로 표기: 3004 Tenth Avenue/127 42nd Street ). 동서남북 구획 방향 있을 때는 기수/없을 때는 서수(333 East 30 Street/ 201 29th Street)
수신인 주소는 편지의 중앙선을 넘지 않도록
4. 영문 Business Letter 작성
7) ATTENTION LINE(주의선):
회사 내 특히 어떤 개인이 편지를 받아보도록 할 때 사용
Inside address 2- 3칸 아래
실례:
①ATTENTION: MS. MARGATET O’HARA, PUBLIC RELATIONS DEPARTMENT
②Attention: Ms. M. O’hara, Public Relations Department
③Attn: General Manager
8) SALUTATION(서두인사, p9-④):
보통 주의선이 없을 때는 inside address 2칸 아래에 위치(수신인 주소를 쓸 필요가 없을 때는 그 자리에 서두인사)
Dear + Mr. or Ms./Miss/Mrs. + 이름 + 콜론(:) or 콤마(,)
실례: Dear Mr. Taylor:
4. 영문 business letter 작성
9) SUBJECT LINE(주제선):
편지의 목적을 약술한 것으로 salutation(서두인사)과 message사이에 2칸 씩 사이를 두고 위치. 서두인사가 없을 때는 주제선 앞 뒤로 3칸 씩 띄움
10) MESSAGE(p9-⑤):
서두인사 혹은 주제선 다음 2칸 띄우고 시작
적어도 2개의 문단 이상으로 구성
콤마 뒤에 1자, 피리어드 뒤에는 2자를 띄우고 표기
편지가 2장 이상일 때: 2page부터 letterhead가 없는 종이 사용. 단, 이어진 page 상단에 수신인의 성명, 쪽번호, 편지 작성일 기재
ex. Ms. H. J. Yoo 2 March 27, 2010 ← 2페이지 상단
4. 영문 business letter 작성
11) COMPLIMENTARY CLOSING(마감인사, p9-⑥): 첫 문자는 대문자로 하 고 끝에 콤마 또는 콤마 없이 기재
12) WRITER’S SIGNATURE(작성자의 서명, p9-⑦): 마감인사 아래 4칸 띄 운 곳 위치
13) WRITER’S IDENTIFICATION(작성자의 신분증명, p9-⑧): 사인한 사람 의 이름과 직책 혹은 이름 또는 직책
15) IDENTIFICAITON INITIALS(인식선, p9-⑨): 편지를 누가 작성했고 누 가 typing했는지를 밝히는 부분
ex. ej : 타이피스트 영문명 이니셜
ex. ej/TH : 타이피스트 영문명 이니셜/작성자 영문명 이니셜
16) ENCLOSURE NOTATION(동봉사항, p9-⑩):동봉할 것이 있을 때 표기
18) POSTSCRIPT(P.S. or PS, 추서 혹은 추신):
편지 본문에서 빠트린 내용을 삽입하는 부분4. 영문 business letter 작성
가장 형식을 갖춤 보통의 형식성 가장 형식성이 적음
Very truly yours, Respectfully,
Very sincerely yours,
Sincerely,
Sincerely yours, Cordially,
Cordially yours,
Best wishes, Best regards, Regards,
Kindest regards,
마감인사의 예
5. 영문 business letter format
1) Full Block Form(완전블록형):
가장 유행하는 양식. 들여쓰기 (indention) 없이 모두 왼쪽 마진에서 시작2) Modified-Block Form(수정블록형):
크게 두 종류.(1) 들여쓰기를 하지 않은 형식(format without indented paragraphs):
날짜선(dateline), 마감인사(complimentary closing), 서명란(signature), 작성 자의 신분증명(writer’s identification)을 오른쪽 또는 페이지 중앙에서 오른쪽 으로 2~3 문자 떨어진 위치에서부터 기재, 나머지는 왼쪽 마진에 고정. 문단마 다 들여쓰기를 하지 않음
(2) 들여쓰기를 한 형식(format with indented paragraphs): 영국, 영연방, 유럽국가들 선호. Letterhead는 중앙 또는 오른쪽 마진에 위치하며 날짜선, 마감인사, 서명란, 작성자의 신분증명은 중앙에서 오른쪽 방향 2~3문자 떨어 진 곳에 수직으로 마진을 맞춘다. 문단마다 들여쓰기는 5~10문자 스페이스만 큼 들여쓴다.
(3) Simplified Form(단순형):
모두 왼쪽 마진에 붙여쓰며 들여쓰기 하지 않음. 단, 서두인사, 마감인사 생략. 주제선이 있고 주제는 대문자 표기. 서명선 을 5칸 아래에 두고 작성자의 성명은 대문자로 표기6. 영문 business letter 봉투 작성
편지봉투의 의의: 편지내용을 읽기 전 먼저 접하는 것이므로 좋은 인상을 주어야 함
(1) 편지지의 크기:
- 미국 레터 사이즈
표준형 가로 약 21.6cm/세로 약 27.8cm 공문서 및 계약서 가로 약 21.6cm/세로 약 33cm)* 한국 A4 사이즈 표준형 가로 약 21.3cm/세로 약 29.7cm
(2) 봉투의 크기:
가로 약16.3(공문서는 약 24)cm/세로 약 9.2(10.5)cm(3) 봉투의 쓰기:
1) 수신자 주소(mail address): 오른쪽 하단에 수취인명, 주소 작성. 블록스 타일로 모두 대문자 사용. 싱글 스페이스 첫 줄에 명예칭호
다음 성명, 이어서 직위 기재. 회사명은 inside address의 것과 일치해야 함. 도시명은 완전히 다 기입하되, 주 표시는 축약 사용.
2) 발신자 주소(Return Address): 위에서 3칸 내려오고 왼쪽 끝에서 ½ 인 치 지점부터 쓰기 시작. 첫글자만 대문자로 쓰며 발신자 명에 명예칭호를 적지 않음
6. 영문 business letter 봉투 작성
3) 우편취급방법(Postal Direction):
우표 붙이는 지점 아래에 배달방법 을 명시Ex. VIA AIR MAIL, PRINTED MATTER, REGISTERED. SPECIAL DELIVERY.
PHOTO(S) ONLY.
4) 주의선(Attention line):
사신 혹은 친전 사항을 밝힐 때 봉투 왼편 하 단에 기재. 기타 반송에 대한 언급은 발신자 주소 아래 2~3칸 내려와 왼쪽 마진에 붙여 기재Ex. PRIVATE AND PERSONAL/CONFIDENTIAL /URGENT AND IMMEDIATE