제 1부
제 1 장 제 2장
Global Business English Layout of Business Letter Business Letter 구성요소
최낙복 저
도서 두남
출판
제1장 1. The Template for a Letter
2. The Template for a Memo
• 메모는 회사 내에서 직원 간 또는 고객간의 커뮤니케이 션을 위한 내부 통신 표준 양식
**대학교 **학과
(1) Company Address (2) Recipient
(3) Writer (4) Date
(5) The Heading/ The Subject
(6) The Body
(7) The Recipients (8) The CC line
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3. The Template for a Fax
• 팩스의 사용: 시간장벽 초월 필요; 메시지 hard copy 필요, 메시지에 대한 수신자 관심 즉시 필요
(1) Letterhead
(2) The Name of the Recipient
(3) The Name of the Sender
(4) Date
(5) Number of Pages (6) Heading
(7) Body
4. The Template for a Circular
**대학교 **학과
• 회람은 내부 및 외부통신 문서이며, 편지, 메모 또는 팩 스의 형태로 사용
(1) Letterhead
(2) Reference Number (3) Date
(4) Attention Line (5) Salutation
(6) The Subject Line, (7) Body
(8) Complimentary Close
(9) Signature Area
(10) Name and Title of the sender
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5. The Template for an Email
• 이메일은 컴퓨터 네트워크간의 메시지 송신 방법, 속도 제공 및 당사자들 간 비공식적 통신 가능
(1) Email Address and/or Proper Name of
Recipient
(2) Email Address and/or Proper Name of Writer (3) Carbon Copy
(4) Blind Carbon Copy (5) Subject
(6) File (7) Salutation (8) Body
(9) Complimentary Close (10) Name of the Sender (11) Signature
6. The Template for a Report
• 보고서는 상황이나 사건의 조사 결과를 제공하는 질서 있고 객 관적인 문서, 컴퓨터 화면에 기 인쇄 형식 또는 서한과 정형화 된 원고 등으로 모든 모양과 크기 제공
• 각 장의 구성 예
(1) Half - Title Page (2) Title (3) Title Page (4) Title
(5) The Name (6) Prepared person/ group/ organization (7) The Date (8) The Executive Summary of the Report
(9) The table of Contents (10) The Headings (11) A list of Illustrations
(12) The Headings (13) Introduction
(14) Body (15) Heading (16) Subheading (17) Conclusion (18) Recommendations (19) References
(20) Appendix
**대학교 **학과
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7. The Template for a Proposal
• 제안서는 특정 고객의 요구에 부응할 수 있는 서면 설 득 설명서, 독자를 격려하도록 설계된 매도문서 일종
• 각 장의 구성 예
(1) Half Title Page (2) The Title of the Proposal
(3) Title Page (4) Title (5) Name (6) Name (7) Date (8) Executive summary
(9) Table of Contents (10),(12) Headings (11) List of Illustrations
(13) Introduction (14) Background (15) Body
(16) Reference (17) Appendix
8. The Template for a Notice
• 통지문은 대내외용 문서로 사용, 의도하는 바를 읽을 수 있는 장소에 표시되는 공식 발표, 명확하게 작성
(1) Company Name (2) Reference Number (3) Date
(4) Writer
(5) Heading (6) Content (7) Signature
**대학교 **학과
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제2장 제1절 주요구성요소
제1절 주요구성요소
(1) Letterhead(서두)
무역서한 용지의 윗부분에는 발신자의 상호, 주소,
전신약호, 전화번호 등을 미리 인쇄해 쓰며, Letterhead 또는 Heading
(2) Date(발신일자)
– Date line의 두 가지 style
① American style:May 10, 20
② British style:10th May, 20
**대학교 **학과
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제1절 주요구성요소
(3) Attention Line(參照人)/ Particular Address
– 특정인 주소는 서한내용의 성질에 따라 상대편 회사 의 특정인, 부, 과 앞으로 보내기를 원할 때 사용
– Inside Address와 Salutation 사이에 놓이기도 함 – 표현 형식
Attn : Mr. L. B. Choi
Attention of Mr. L. B. Choi Attn : Overseas Sales Dept.
제1절 주요구성요소
(4) Inside Address(수신인 성명 및 주소)
– Inside Address는 수신인의 회사명과 주소 – 대개의 경우 3～5행으로 기재
– Mr. Mrs. Dr. 등의 호칭은 이름 앞에 , 직위나 직분을 나타내는 단어는 이름 뒤에 기재
**대학교 **학과
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제1절 주요구성요소
(5) Salutation(서두인사)
– 서한의 본문이 시작되기 전의 인사말
– Inside Address에서 2행정도 아래에 Left Margin Line에서부터 시작
– Inside Address 수신인의 단·복수에 따라 Salutation 맟추어야
① 영국식과 미국식
(가) 영국식:salutation 뒤에 comma 예) Dear Sir,
(나) 미국식:salutation 뒤에 colon 예) Gentleman :
②단체와 개인에 대한 Salutation
(가) 두 사람 이상 또는 단체: Man Woman
Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen: Ladies:
(나) 개인에 편지할 때에는 친근의 종류에 따라 다른 표현
제1절 주요구성요소
(6) Letter Subject(서한의 제목)
– 우리말의 ｢～에 관한 건｣에 해당되는 말
– 전체 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 하기 위한 서한의 제목
(7) Body of the Letter
– 본문의 행간(Between Lines)은 Single Space – 절간(Between Paragraphs)은 Double Space
– 본문의 내용이 짧을 때에는 전부 Double Spaces, 절간은 Three Spaces
– 통신문의 내용이 두 장 이상일 경우, 다음 용지는 Letterhead가 없는 용지 사용
**대학교 **학과
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(8) Complimentary Close(결문인사)
– 결문인사는 본문이 끝난 후의 인사말, 본문 2행 아래 및 중앙에서 시작
– 결문인사의 첫 글만 대문자로 하며, 끝에 구두점
①Common Close in Commercial Correspondence
Very truly yours, (Most popular in U. S. A) Yours faithfully, (Most common in England)
②Formal Closes in Commercial Correspondence
Respectfully, Respectfully yours, Yours
respectfully ③Personal and Friendly Closes Sincerely, Yours sincerely, Sincerely yours,
Very sincerely, Cordially yours,
제1절 주요구성요소
제1절 주요구성요소
(9) Signature(서명)
서명은 자필로 하며, 서명은 서신문의 책임소재를 밝히는 데 그 의의
(10) Enclosure Direction(동봉물 지시)
서한에 동봉물이 있을 때에는 Initials Line 밑에 Encl:offer sheet, B/L 등으로 표기
(11) Mailing Notation(郵送 指示)
(12) Carbon Copy Notation(사본배부처)
Blind Copy Notation(BCC): 수신자에게는 사본 배부 사실을 알리지 않고 사본을 송부하는 경우 사용
**대학교 **학과
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제2절 추가구성요소
(1) Reference Number(참조번호): File Number
– 오른쪽 Date Line 아래에, 왼쪽의 Left-hand
Marginal Line에 맞추어 Inside Address 위에, 또는 Salutation과 같은 Line
– File NO.～;또는 Your Ref.(No.)～:Our Ref.(No.)～
등의 말을 미리 인쇄 또는 필요에 따라 참조번호를 기재
– 통신문의 정리나 조회에 도움을 주기 위하여 번호나 기호를 기재
제2절 추가구성요소
(2) Identification Marks(통신책임자 식별기호) – Initials라고도 함
– 통신책임자의 책임소재를 명확히 하기 위함
서명자(signer), 서한 작성자(Dictator) 등 성명의 첫 자를 서명란 밑에 기재
– 그 형식의 예
– Charles Brown이 Signer, William Rich가 Dictator, 고 Jane Turner가 Typist인 경우: CB/WR/JT 또는 CB:WR:JT로 표기
**대학교 **학과
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제2절 추가구성요소
(3) Postscript(추신)
– 본문의 내용과 관계없는 사항을 추가로 보낼 경우 이용
– 추신 예
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