법인카드 사용할 때 주의할 점
(법인카드 사용 규정에 꼭 반영하라)
1 법인카드는 사용 규정을 만들어 사용하라
법인카드 사용 규정은 법인카드를 사용하는 이에게 중요한 부분이기 때문에 법인카드 사용 규정에 대해 정확히 숙지하고 있는 것이 중요 하다. 법인카드 사용 규정에 법인카드로 지출이 가능한 것은 사내 소모품, 사무기기, 각종 비품 등 구매대금, 광고비, 접대비, 회의비, 차량 및 보험 관련 비용, 복리후생비, 직무교육비 등 특정 비용으로 제한해야 한다.
법인카드 사용을 제한해야 하는 업종 예시
1. 일반유흥주점 : 접객 요원을 두고 술을 판매하는 유흥주점(룸싸롱, 단란주점, 가라오케, 가요주점, 요정, 비어홀, 맥주 홀, 카페, 바, 스넥칵테일 등)
2. 무도유흥주점 : 무도시설을 갖추고 술을 판매하는 유흥주점(클럽, 극장식 주점, 나이트클럽, 카페, 스텐드바, 유흥주점 등)
3. 위생업종 : 이․미용실, 피부미용실, 사우나, 안마시술소, 발 마사지, 네일아트 등 대인 서비스
4. 레저업종 : 실내․외 골프장, 노래방, 노래연습장, 사교춤교습소, 전화방, 비디오 방, 골프연습장, 헬스클럽, PC방
5. 사행업종 : 카지노, 복권방, 오락실 6. 기타업종 : 성인용품점, 총포류 판매
7. 기타주점 : 대포집, 선술집, 와인바, 포장마차, 간이주점, 맥주전문점, 생맥주집 위 내용은 직원 복리후생비 처리상의 법인카드 사용 제한 업종이고, 접대비 지출 시에는 예외일 수 있다.
법인카드 사용을 제한해야 하는 구매 물품 예시
1. 금, 은, 보석 등 귀금속류 2. 양주 등 고가의 주류
3. 골프채, 골프가방, 골프화, 골프공 등 골프용품 4. 영양제, 비타민제 등 건강보조식품
5. 향수, 선글라스 등 고급 화장품이나 액세서리류
법인카드는 공식행사 등 특별한 경우를 제외하고는 주류구매에 사용을 제한해야 한다.
2 법인카드라고 무조건 인정해주지 않는다.
경비의 투명성을 높이기 위해 지급되는 카드인 만큼 법인카드 사용 규정은 엄격해야 한다.
법인카드 사용 시 업무와 직접적인 관련이 없는 경우에는 업무와 관 련이 있음을 증명해야 하는 자료가 필요하다.
법인카드 사용 관련 입증자료가 필요한 경우
① 근무일이 아닌 공휴일 또는 주말 사용 시
② 평소 업무 장소에서 멀리 벗어난 곳이거나 업무 장소 외에서 사용 시
③ 정상적인 업무시간 외, 심야 혹은 새벽에 사용 시
④ 본인이 아닌 친인척이 사용하거나 친인척을 동반한 출장, 기타 장소에서 사용한 경우
⑤ 특정 장소에서 여러 차례 걸쳐서 집중적으로 사용된 경우
⑥ 현금화하기 쉬운 품목 또는 사치성 물품구입 시(상품권, 금, 골프용품, 고가의 주류 등)
⑦ 병원, 미용실 등 업무와 관련성이 없어 보이는 곳에서 사용한 경우
➇ 한 거래처에서 같은 날 여러 번 분할 해서 사용한 경우
법인카드는 반드시 지출 내역이 업무와 관련이 있음을 입증할 수 있 어야 한다. 업무와 무관하다고 판단되는 항목의 경우 법인세법상 비 용으로 인정이 안 된다.
비용으로 인정되지 않는 경우 부가가치세 신고 시 매입세액공제가 되지 않아 사용한 금액에 따라 당연히 부가가치세가 증가하는 것은 물론 입증자료가 없어 경비가 인정되지 않으므로 납부해야 하는 법 인세가 늘어나거나 가산세가 발생하게 된다.
부당한 신고에 대해서는 약 20~40%까지의 가산세가 발생할 수 있 으니 꼭 주의하길 바란다.
법인카드 사용내역은 세무조사 시 주의 깊게 살펴보는 항목 중 하나 이다.
법인카드를 업무 목적으로 사용하지 않고 사적인 용도로 사용하면 회사와 사용자 모두에게 세금 부담이 증가함을 잊지 말아야 한다.
특히 회사대표는 이점을 잊지 말고 사적 사용에 관한 규정을 완비하 고 지출내역을 꼭 검증하는 시스템을 마련해야 한다.
법인카드 사용 후 경비인정을 못 받는다면
법 인 개 인
부가가치세 신고 시 공제되지 않기 때문에 사용 금액의 10%만큼 부가세가 증가한다.
법인세법상 경비인정도 부인되어 납부할 법인세 증가, 가산세가 발생한다.
법인세의 부당신고에 대해서는 20%~40%까지의 가산세를 부담할 수도 있다.
업무상 사용을 인정받지 못한 금액은 법인카드 사용자의 소득(급여, 상여 등)으로 보기 때문에 소득세가 부과된다.
소득 증가에 따른 4대 보험도 증가한다.
3 법인카드 사적 지출액은 비용처리 하면 안 된다.
법인카드를 사적으로 사용한 경우는 개인 통장에서 법인통장으로 사 적 사용액을 입금해주어야 한다. 또한, 사적인 사용액에 대해서는 법인의 경비로 처리하면 안 된다.
➊ 법인사업자의 대표이사나 등기이사의 경우 법인카드를 굳이 사용 하지 않아도 업무와 관련된 것에 한해 본인의 개인카드를 사용한 후 회사경비로 증빙 처리할 수 있다.
➋ 개인카드 사용 시 개인 종합소득세 공제보다, 사업자 부가가치세 그리고 법인세 공제로 활용하는 것이 더 많은 세금 공제 혜택을 받 을 수 있다.
➌ 회사 지출로 비용처리 한 사용내역의 경우 개인 세금에 포함되지 않기 때문에 연말정산 시 공제자료로 제출하면 안 된다.
4 법인카드 부정 사용에 주의하라
법인카드의 부정 사용유형으로 인한 해고
영업활동비, 접대비, 선물비 등에 대한 법인카드 부정 사용
가장 흔한 법인카드 부정 사용유형인데, 노동위원회 등에서는 법률 적 판단 시 대략 아래와 같은 사항들을 쟁점으로 본다.
회사의 지침이나 규정에 제시된 방법대로 사용했는지 정해진 금액, 용도로 사용했는지
활동비 지출에 대해 주기적으로 결재나 승인을 받았는지 부정청탁법 위반 여지는 없는지
사적 사용으로 의심되는 사정들이 얼마나 있는지(휴일· 휴가 시 사용, 자택 인근에서 사용 등)
상대 고객 등에 대한 사용 소명 정도 위반 금액이나 횟수, 기간 등
식대, 교통비, 주유비 등에 대한 법인카드 부정 사용
회사의 지침이나 규정에 제시된 방법대로 사용했는지
정해진 금액, 용도로 사용했는지
식대 한도나 용도를 넘어서 사용했는지(회의비, 회식비 등) 교통비나 주유비의 경우, 용도나 범위를 넘어서 사용했는지 (실제 업무와 직결되지 않는 사용, 사적· 공적 사용 범위가 혼재된 사용 등)
주기적 승인이나 결재 여부 위반 금액이나 횟수, 기간 등
유흥업소 등 제한 업소에 대한 법인카드 부정 사용
클린카드 등 규정이나 지침에 설정된 제한 여부 제한 업소 해당 여부나 확인 가능성
사용의 불가피성
위반 금액, 횟수 및 기간 등
법인카드 상품권 부정 구매 및 카드깡 의심 등 부정 사용
규정, 지침상 상기 제한 설정 여부
부정 구매의 구체적 경위나 불가피성 정도 카드깡 또는 현금화 의심 사정의 정도 위반 금액, 횟수 및 기간 등
법인 개별카드 부정 사용
개별법인카드 사용 관련 규정이나 지침 및 사용 관행 세부적 내
용에 대한 부합 여부
상기 규정, 지침 위반에 대한 구체적 경위나 불가피성 위반 금액 반환, 정산 요구에 대한 근로자 측의 구체적 반응
